仇艷華

(廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西南寧 530226)

淺談?dòng)?jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

仇艷華

(廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西南寧 530226)

目前計(jì)算機(jī)被廣泛的應(yīng)用在企事業(yè)單位檔案管理中計(jì),其為各種信息管理提供了非常方便快捷的技術(shù)支撐,為企事業(yè)單位的檔案管理提供更為深刻的管理內(nèi)涵,這樣對(duì)檔案管理以及企事業(yè)單位其他事宜的進(jìn)展是非常有利的。本文筆者對(duì)詳細(xì)分析了計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用,闡述了對(duì)計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的內(nèi)容,應(yīng)用的重要性、優(yōu)點(diǎn)以及技巧,提出了目前企事業(yè)單位檔案管理信息化應(yīng)采取的措施。希望能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)化提供參考。

計(jì)算機(jī) 企事業(yè)單位 檔案管理

1 計(jì)算機(jī)進(jìn)行企事業(yè)單位檔案管理的重要性及其優(yōu)點(diǎn)

1.1 計(jì)算機(jī)進(jìn)行企事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及,計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)已經(jīng)不容置疑的進(jìn)入了我國(guó)不同單位的各個(gè)領(lǐng)域,并且在我國(guó)企事業(yè)單位的諸多方面發(fā)揮了不可或缺的作用,這樣就標(biāo)志著我國(guó)企事業(yè)單位檔案的管理的企業(yè)管理漸漸地向現(xiàn)代化與信息化邁進(jìn),計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)成為了企事業(yè)單位檔案管理中不可或缺的重要工具之一。目前企事業(yè)單位正面臨著國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的嚴(yán)峻考驗(yàn),準(zhǔn)確的完成企事業(yè)單位的檔案管理、提高自己的財(cái)務(wù)管理能力以及技術(shù)水平,實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的電子化與信息化,創(chuàng)建一個(gè)集成的系統(tǒng)平臺(tái),這樣就可以大大提高企事業(yè)單位的綜合管理能力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用使人員基本信息的管理流程變得流暢,實(shí)現(xiàn)了人事部門(mén)和項(xiàng)目經(jīng)理部之間基本信息的共享,使準(zhǔn)確及時(shí)的掌握員工的基本信息成為現(xiàn)實(shí)。企事業(yè)單位檔案管理中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理也變得更加的快速和準(zhǔn)確,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率都能夠達(dá)到百分之九十五以上。企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的流動(dòng)順暢,可以使施企事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)可以在最短的時(shí)間獲得該部門(mén)或者是其他部門(mén)提供的數(shù)據(jù),為企事業(yè)單位高效準(zhǔn)確的掌握各個(gè)員工的基本信息提供了有力的科學(xué)的依據(jù)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用,使大部分手工報(bào)表逐漸的取消,這樣就大大節(jié)省了辦公的費(fèi)用,又使員工的檔案變得更加準(zhǔn)確快速,使檔案實(shí)現(xiàn)了資源共享。計(jì)算機(jī)可續(xù)技術(shù)運(yùn)用還實(shí)現(xiàn)了員工檔案的收集整理的一體化以及基本信息集成化的管理,使得原來(lái)相對(duì)混亂的部門(mén)銜接,通過(guò)措施的合理運(yùn)用,準(zhǔn)確自然地銜接在一快,充分體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理上的優(yōu)越性。計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用使得科學(xué)的管理方法與先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)了集成,從而達(dá)到了科學(xué)管理和先進(jìn)技術(shù)共同發(fā)展的目的。

2 企事業(yè)單位在檔案管理計(jì)算機(jī)化采用的措施

2.1 深入做好“四化”工作

企事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)要做到檔案工作規(guī)范化、裝具標(biāo)準(zhǔn)化、管理現(xiàn)代化、文件材料信息化,企事業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)心、重視檔案工作,及時(shí)研究解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題,把檔案管理工作的信息化納入單位同步發(fā)展規(guī)劃,提出盡早做好企事業(yè)單位檔案“四化”工作,通過(guò)企事業(yè)單位檔案工作信息化管理市一級(jí)的認(rèn)定。

2.2 明確工作責(zé)任,規(guī)范工作步驟

企事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理信息化工作時(shí),檔案接收、移交都要記錄清楚;檔案統(tǒng)計(jì)要與事實(shí)相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確;檔案鑒定、銷毀程序規(guī)范,手續(xù)齊全;檔案庫(kù)房溫濕度測(cè)定記錄準(zhǔn)確,利用空調(diào)、除濕機(jī)確保庫(kù)房溫、濕度符合要求。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常關(guān)注檔案管理的安全管理,督促制定安全管理規(guī)章,做到責(zé)任明確。

2.3 科學(xué)管理,培養(yǎng)專業(yè)人才

企事業(yè)單位要建立規(guī)范、科學(xué)的計(jì)算機(jī)檔案管理體系,全面準(zhǔn)確地記錄和反映各個(gè)員工的基本信息建設(shè)與企業(yè)項(xiàng)目發(fā)展的歷史過(guò)程。企事業(yè)要部門(mén)培養(yǎng)專業(yè)人才,就需要舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班,并要求企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位及單位的項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)、及檔案管理人員都要參加該培訓(xùn)。企事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)班要采取理論講解、典型案例分析、現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)答疑相結(jié)合方法,對(duì)項(xiàng)目檔案的含義,檔案意識(shí)的法律涵義,項(xiàng)目管理辦法、管理流程,檔案的歸檔、整理、分類及檔案的信息化管理等課程進(jìn)行全方位地培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn),使各單位充分認(rèn)清檔案管理信息化的重要性,高度重視檔案管理信息化工作,充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)作用。同時(shí)也會(huì)提高了檔案管理人員的管理與實(shí)際操作水平,為積極做好計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理的普遍應(yīng)用起到了積極作用。

3 企事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)化應(yīng)解決的問(wèn)題

3.1 企事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)化采取相應(yīng)措施的重要性

檔案信息化過(guò)程中,還存在著一些亟待解決的問(wèn)題,需要注意企事業(yè)單位檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)性的工程,在工作的前期需要經(jīng)過(guò)充分研究和調(diào)研,結(jié)合企事業(yè)單位檔案信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建立數(shù)字資源。規(guī)劃企事業(yè)單位檔案信息化的過(guò)程中一定要注意解決存在的問(wèn)題。

3.2 在企事業(yè)單位檔案信息化的過(guò)程中突出重點(diǎn),分層要分明

在企事業(yè)單位檔案信息化過(guò)程中首先就要做好數(shù)字資源的建設(shè),隨著企事業(yè)單位數(shù)字化項(xiàng)目工作的深入開(kāi)展,以紙質(zhì)為載體的檔案內(nèi)容已經(jīng)采用圖像掃描等方式以數(shù)據(jù)集的方法存儲(chǔ),對(duì)于這種數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)該首先提供利用,確保用最短的時(shí)間內(nèi)以最快的速度達(dá)到企事業(yè)單位檔案信息化在實(shí)際生活中的應(yīng)用。

3.3 注重對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)

在企事業(yè)單位檔案信息化的過(guò)程中,有關(guān)部門(mén)一定要注重對(duì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng),這樣才能夠從根本上改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式,應(yīng)該重新對(duì)檔案管理崗位以及管理模式流程做出定位,聘用專業(yè)知識(shí)過(guò)硬的、有工作經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才。另外企事業(yè)單位內(nèi)部也可以對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行思考整合,一起解決企事業(yè)單位檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題。

3.4 企事業(yè)單位信息系統(tǒng)存在的安全問(wèn)題

信息系統(tǒng)的安全不單單是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題,它還與系統(tǒng)的管理以及法律法規(guī)的保障有關(guān)。另外信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性也是系統(tǒng)安全的重要保障,信息系統(tǒng)除了應(yīng)該具有處理大量數(shù)據(jù)而且在短時(shí)間內(nèi)快速處理數(shù)據(jù)的能力之外,還要能夠提供最好的措施來(lái)解決系統(tǒng)災(zāi)難性恢復(fù),最大限度的避免因?yàn)橄到y(tǒng)的不穩(wěn)定性所帶來(lái)的安全問(wèn)題。

3.5 對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行管理時(shí)存在的問(wèn)題

在工作人員對(duì)數(shù)字化企事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行整理存入檔案時(shí),比較普通的資料保存為一般平臺(tái)都能使用的TXT文本格式就可以了,但是對(duì)于特殊格式的資料就必須要在歸檔信息中存儲(chǔ)能夠打開(kāi)該特殊格式資料的軟件以及改軟件如何使用的說(shuō)明。對(duì)已經(jīng)整理存入檔案的電子文件每隔一段時(shí)間就要精心的抽查巡檢,如果出現(xiàn)文件存儲(chǔ)載體損壞的現(xiàn)象時(shí),就要在短時(shí)間內(nèi)對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)處理,對(duì)存入該軟件的存儲(chǔ)載體要進(jìn)行刻錄備份。企事業(yè)單位檔案信息化通過(guò)不斷努力一步一個(gè)腳印,一步一個(gè)階梯來(lái)實(shí)現(xiàn)的,因此在企事業(yè)單位檔案信息化的過(guò)程中就要經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐探索和發(fā)展,期間一定要遵循實(shí)用性的原則,這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的跨越式發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之,我們要深刻的認(rèn)識(shí)到,伴隨著企事業(yè)單位人事改革的不斷進(jìn)行,為企事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)帶來(lái)巨大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),與此同時(shí)還帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位的檔案管理具有巨大的挑戰(zhàn)性,企事業(yè)單位檔案管理是企業(yè)知識(shí)共享的主要平臺(tái),它能夠反映出知識(shí)型企業(yè)文化。在日后的工作中,需要工作人員對(duì)檔案管理質(zhì)量不斷地提高,提高檔案的利用率。企事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)化,使員工檔案檔案管理業(yè)務(wù)水平得到跨越式提升,也為文書(shū)檔案信息化的全方位覆蓋奠定基礎(chǔ),必將極大地提高檔案管理和利用服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

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