萬(wàn) 赟 匡文婷

“對(duì)比法”在電算化會(huì)計(jì)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬教學(xué)中的應(yīng)用

萬(wàn) 赟 匡文婷

本文對(duì)電算化會(huì)計(jì)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬及其在教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行了分析總結(jié)，、并針對(duì)這些問(wèn)題引入“對(duì)比法”教學(xué)以提高教學(xué)質(zhì)量、降低課堂教學(xué)錯(cuò)誤率，使學(xué)生熟練掌握自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能。

電算化會(huì)計(jì)；自動(dòng)轉(zhuǎn)賬；對(duì)比法

一、概述

電算化會(huì)計(jì)主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及代替部分由大腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過(guò)程，整個(gè)過(guò)程的順利完成依賴(lài)財(cái)務(wù)軟件的有效運(yùn)行。在賬務(wù)處理中，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)比較特殊，這類(lèi)業(yè)務(wù)種類(lèi)比較繁雜，數(shù)量比較多，需要通過(guò)一定的技術(shù)上的計(jì)算匯總才能完成，卻有一定的規(guī)律，只要前期轉(zhuǎn)賬定義準(zhǔn)確，下一會(huì)計(jì)期間若有相同的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，不必再轉(zhuǎn)賬定義，直接選取生成憑證即可，大大減輕了工作量。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分為內(nèi)部轉(zhuǎn)賬和外部轉(zhuǎn)賬兩種。內(nèi)部轉(zhuǎn)賬位于總賬系統(tǒng)內(nèi)，包括自定義轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。外部轉(zhuǎn)賬位于其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)內(nèi)，其生產(chǎn)的憑證由其所在系統(tǒng)轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)。本文討論的是內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。

二、教學(xué)中的困惑

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過(guò)程需分三步完成：選擇自動(dòng)轉(zhuǎn)賬類(lèi)型、轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成，其中最難處理的是轉(zhuǎn)賬定義，不同的轉(zhuǎn)賬類(lèi)型在轉(zhuǎn)賬定義中常出現(xiàn)以下問(wèn)題。

（一）自定義結(jié)轉(zhuǎn)

自定義結(jié)轉(zhuǎn)一般用于涉及到相關(guān)賬戶(hù)發(fā)生額的情況，如預(yù)提短期借款利息，計(jì)提職工教育經(jīng)費(fèi)等。其特點(diǎn)是借貸一方結(jié)果需要計(jì)算，而另一方結(jié)果直接取對(duì)方結(jié)果即可。需計(jì)算的一方在計(jì)算中常常出現(xiàn)問(wèn)題。如預(yù)提短期借款利息的分錄為

借：財(cái)務(wù)費(fèi)用

貸：應(yīng)付利息

貸方應(yīng)付利息的金額公式=本金×月利率=“短期借款”賬戶(hù)的期末余額×月利率=QM（“短期借款”，月）×月利率，學(xué)生在定義的時(shí)候，經(jīng)常不注意將系統(tǒng)默認(rèn)的公式QM（“應(yīng)付利息”，月）×月利率中的“應(yīng)付利息”改成“短期借款”，這種錯(cuò)誤說(shuō)明學(xué)生沒(méi)有完全掌握貸方“應(yīng)付利息”計(jì)算公式的含義。恰當(dāng)合理地理解并運(yùn)用函數(shù)公式是進(jìn)行該種自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的關(guān)鍵。

（二）銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)

銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)需要滿(mǎn)足以下條件：①庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)科目，都必須設(shè)有相同的明細(xì)科目結(jié)構(gòu)；②庫(kù)存商品科目和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目下的明細(xì)科目，都必須設(shè)置數(shù)量核算，這樣才能保證期初有庫(kù)存數(shù)量，當(dāng)填制發(fā)生銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的記賬憑證時(shí)可以錄入銷(xiāo)售的數(shù)量，期末才有可結(jié)轉(zhuǎn)的銷(xiāo)售數(shù)量。③結(jié)轉(zhuǎn)前所有的日常業(yè)務(wù)憑證已經(jīng)記賬，只有記過(guò)了賬的憑證，數(shù)據(jù)才被系統(tǒng)輸入識(shí)別，才能保證銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)正確。

學(xué)生在這個(gè)過(guò)程中，常常是設(shè)置了庫(kù)存商品和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)而忘了主營(yíng)業(yè)務(wù)成本明細(xì)，對(duì)庫(kù)存商品科目設(shè)置數(shù)量核算又忘了對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目下的明細(xì)科目設(shè)置數(shù)量核算，也常常因?yàn)闆](méi)有對(duì)憑證進(jìn)行記賬而使得系統(tǒng)獲取不了數(shù)據(jù)而報(bào)錯(cuò)。

學(xué)生以上錯(cuò)誤說(shuō)明他們并沒(méi)有完全掌握主營(yíng)業(yè)務(wù)成本是由庫(kù)存商品結(jié)轉(zhuǎn)而來(lái)，主營(yíng)業(yè)務(wù)成本=已經(jīng)銷(xiāo)售的庫(kù)存商品數(shù)量×（庫(kù)存商品期初余額÷期初數(shù)），已經(jīng)銷(xiāo)售的庫(kù)存商品數(shù)量由應(yīng)收系統(tǒng)銷(xiāo)售發(fā)票數(shù)據(jù)得到。

（三）期間損益結(jié)轉(zhuǎn)

期間損益結(jié)轉(zhuǎn)先要確定憑證類(lèi)別，再輸入本年利潤(rùn)科目即“本年利潤(rùn)”，然后再選擇結(jié)轉(zhuǎn)收入或結(jié)轉(zhuǎn)支出，進(jìn)行全部結(jié)轉(zhuǎn)，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)判斷該結(jié)轉(zhuǎn)哪幾個(gè)損益類(lèi)科目。生成轉(zhuǎn)賬憑證：

①借：收入類(lèi)賬戶(hù)

貸：本年利潤(rùn)

②借：本年利潤(rùn)

貸：支出類(lèi)賬戶(hù)

由于期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的金額來(lái)源于損益類(lèi)賬戶(hù)賬簿上的發(fā)生額，并非憑證上的金額，所以期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的前提條件是在做該結(jié)轉(zhuǎn)前，要將所有憑證審核記賬，才能使得當(dāng)前會(huì)計(jì)期間所發(fā)生的所有損益被順利結(jié)轉(zhuǎn)。而學(xué)生往往忽視審核記賬這一步，在還有為記賬憑證的情況下進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，因?yàn)榇藭r(shí)結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)只包含了已記賬的損益類(lèi)賬戶(hù)數(shù)據(jù)而把未記賬的損益類(lèi)賬戶(hù)數(shù)據(jù)排除在外。

三、“對(duì)比法”的具體應(yīng)用

（一）自定義結(jié)轉(zhuǎn)的對(duì)比

1.核算背景相同。無(wú)論是手工會(huì)計(jì)還是電算化會(huì)計(jì)，自定義結(jié)轉(zhuǎn)都是基于預(yù)提、計(jì)提等內(nèi)容考慮的，核算的出發(fā)點(diǎn)是相同的。

2.會(huì)計(jì)確認(rèn)相同。在兩種核算方式下，自定義結(jié)轉(zhuǎn)都是依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則和收入與費(fèi)用配備原則，將結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容計(jì)入本期費(fèi)用，采用歷史成本計(jì)量，計(jì)量屬性相同。

3.金額計(jì)量相同。在兩種核算方式下，每期應(yīng)分?jǐn)偟睦?、折舊費(fèi)用、報(bào)刊費(fèi)等費(fèi)用的計(jì)算方法和金額是相同的。

4.記賬時(shí)間可不同。在手工會(huì)計(jì)下，一般來(lái)說(shuō)，預(yù)提發(fā)生在月初，計(jì)提發(fā)生在月末。但在電算化會(huì)計(jì)中，根據(jù)總賬系統(tǒng)各模塊的設(shè)置順序，一般是先根據(jù)日程業(yè)務(wù)填制憑證，等日常業(yè)務(wù)全部處理之后再做轉(zhuǎn)賬，因此，這部分內(nèi)容的時(shí)間一般發(fā)生在月末。即使不是發(fā)生在月末，也可以通過(guò)刪除“制單序時(shí)控制”的勾，在月末記賬。

（二）銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)的對(duì)比

1.科目及其結(jié)構(gòu)相同。兩種核算方式下，要進(jìn)行銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)，需在庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)科目下設(shè)相同的明細(xì)科目結(jié)構(gòu)。

2.在電算化會(huì)計(jì)下，庫(kù)存商品科目和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目下的明細(xì)科目，都必須設(shè)置數(shù)量核算，這樣才能保證期初有庫(kù)存數(shù)量，當(dāng)填制發(fā)生銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的記賬憑證時(shí)可以錄入銷(xiāo)售的數(shù)量，期末才有可結(jié)轉(zhuǎn)的銷(xiāo)售數(shù)量。手工會(huì)計(jì)下，只要填制數(shù)量金額式明細(xì)賬的時(shí)候登記相應(yīng)數(shù)量即可。

3.在電算化會(huì)計(jì)下，必須保證結(jié)轉(zhuǎn)前所有的日常業(yè)務(wù)憑證已經(jīng)記賬，只有記過(guò)了賬的憑證數(shù)據(jù)才被系統(tǒng)輸入識(shí)別，才能保證銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)正確。手工會(huì)計(jì)下，成本的結(jié)轉(zhuǎn)沒(méi)有這個(gè)要求。

4.電算化會(huì)計(jì)下設(shè)置比較繁瑣，但因?yàn)槭亲詣?dòng)核算，速度快，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，不容易出錯(cuò)。手工會(huì)計(jì)下的成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置雖然設(shè)置沒(méi)那么繁瑣，但因?yàn)榉亲詣?dòng)核算，因此核算速度較慢，且準(zhǔn)確度不及電算化會(huì)計(jì)。

（三）期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的對(duì)比

1.設(shè)置程序不同。在電算化會(huì)計(jì)下，期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)需要先設(shè)置，即先做轉(zhuǎn)賬定義才能做轉(zhuǎn)賬生成。手工會(huì)計(jì)不需要定義，可以直接結(jié)轉(zhuǎn)。

2.制單數(shù)量可不同。電算化會(huì)計(jì)下，可將收入和費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)在同一張憑證上，即生成一張損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證。手工會(huì)計(jì)下一般是將收入類(lèi)賬戶(hù)余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤(rùn)”賬戶(hù)為并形成一張憑證，將費(fèi)用類(lèi)賬戶(hù)余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤(rùn)”賬戶(hù)形成另一張憑證。

3.電算化會(huì)計(jì)下，在期末損益結(jié)轉(zhuǎn)之前所生成的憑證必須要審核記賬，否則未記賬的憑證數(shù)據(jù)無(wú)法在系統(tǒng)中更新，無(wú)法進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，造成已結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)少于應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)而出現(xiàn)錯(cuò)誤。而在手工會(huì)計(jì)下沒(méi)有此要求。

4.電算化會(huì)計(jì)下，轉(zhuǎn)賬定義是不受控制的，可以無(wú)限制的重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)并生成憑證，這就會(huì)造成憑證重復(fù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。而手工會(huì)計(jì)下的損益結(jié)轉(zhuǎn)不會(huì)出現(xiàn)因重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)而數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況。只是因手工結(jié)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致對(duì)收入和費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)比較費(fèi)時(shí)。

四、小結(jié)

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過(guò)程中出現(xiàn)的許多問(wèn)題往往是因?yàn)閷?duì)其核算內(nèi)容理解不到位、對(duì)核算程序含混不清造成的。在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬教學(xué)過(guò)程中引入“對(duì)比法”，在對(duì)比中讓學(xué)生進(jìn)一步理解會(huì)計(jì)核算內(nèi)容及核算程序，通過(guò)手工會(huì)計(jì)與電算化的對(duì)比，進(jìn)一步掌握電算化核算方法，有效規(guī)避操作錯(cuò)誤，提高操作效率。

[1]趙英麗.用友財(cái)務(wù)軟件期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的探析[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì),2013(08).

[2]師銀萍,梅青.對(duì)會(huì)計(jì)電算化“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能”教學(xué)的探討[J].中國(guó)管理信息,2013(11).

（作者單位：南昌大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院）