范英

摘要：在社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，我國的司法檔案管理也在不斷的進(jìn)行改革，但是在實(shí)際的改革中，司法檔案的管理遇到了檔案管理制度落后、壓力大和管理模式不當(dāng)?shù)葐栴}。所以，該文主要分析了司法檔案的特點(diǎn)和數(shù)字化檔案管理的涵義，概述了數(shù)字化檔案管理的作用以及在司法行政工作中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；司法檔案；司法行政工作

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）15-3465-02

The Use of Digital Archives Management Work in Judicial Administration

FAN Ying

（Jiangsu Province， Zhenjiang， Judicial Bureau， Zhenjiang 212050， China）

Abstract： In the period of social transformation， our country's judicial records management also in unceasing reform， but in actual， the reform of the judicial records management met archives management system lags behind， the stress and problems such as improper management mode. So， this paper analyzes the characteristics of judicial documents and the meaning of digital archives management， overview of the digital archives management role， and in the application of the judicial administrative work.

Key words： the digital archives management； the judicial files； the judicial administrative work

社會(huì)的轉(zhuǎn)型對檔案管理工作的轉(zhuǎn)型具有一定的推動(dòng)作用，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下，檔案管理面臨著發(fā)展的新機(jī)遇，但是司法管理工作的要求也越來越高。在新的發(fā)展機(jī)遇面前，如何做好司法行政工作，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中的運(yùn)用，提升司法機(jī)關(guān)的工作效率，已經(jīng)成為一個(gè)亟待解決的問題。

1 簡述司法檔案的特征

司法檔案是具備查考利用價(jià)值的集中保管的訴訟文書與聲像材料，是在司法機(jī)關(guān)依法開展的活動(dòng)中直接形成的，并且是按照相關(guān)規(guī)定立卷歸檔的。司法檔案具有三大特征：第一，嚴(yán)肅性。司法檔案和案件當(dāng)事人有著直接的聯(lián)系，所以，司法檔案也具有如司法一般的嚴(yán)肅性，彰顯著法律的公平與正義。第二，原始性。司法檔案大部分都是手抄的孤本，是對案件辦理的原始記錄，具備高于一般文獻(xiàn)的原始價(jià)值。第三，專業(yè)性。司法檔案記錄了司法機(jī)關(guān)依照國家的相關(guān)法律偵查、審理與起訴案件的真實(shí)過程，并且在國家司法機(jī)關(guān)的工作中使用的比較頻繁，需要在穩(wěn)定社會(huì)治安和打擊犯罪的工作中查閱相關(guān)的司法檔案。第四，保密性。司法檔案內(nèi)容涉及到當(dāng)事人的個(gè)人隱私，基于對個(gè)人隱私保密的原則，非相關(guān)人員不得查閱。正是由于司法檔案的這些特點(diǎn)，決定了司法檔案管理工作的高要求，高規(guī)范性，司法檔案一旦發(fā)生丟失或者損壞，相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)的法律責(zé)任也會(huì)比較大。司法檔案由司法行政機(jī)關(guān)單獨(dú)管理，主要是按照其行政職能區(qū)劃的原則進(jìn)行管理。另外，司法檔案的管理多為長期性和永久性的，具有很強(qiáng)的史料價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。所以，強(qiáng)化司法檔案的管理，能夠有效的提升司法機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量與效率，可以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和當(dāng)事人提供最為原始和真實(shí)的依據(jù)[1]。

2 概述數(shù)字化檔案管理的涵義

數(shù)字化檔案管理是將收集起來的科學(xué)數(shù)據(jù)、文本、語音、影像、圖像和軟件等多媒體信息，進(jìn)行數(shù)字化處理之后，建立能夠夸庫檢索的數(shù)字化信息資料庫群，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子存取的一種服務(wù)。數(shù)字化檔案管理是可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和組織的信息集合，也可以稱之為儲(chǔ)存數(shù)字化信息的資料庫，主要是利用數(shù)字技術(shù)對信息資源進(jìn)行管理與組合，可以儲(chǔ)存大量的信息，當(dāng)事人只需要在指定的地方進(jìn)行查詢與檢索以獲得自己需要的信息。所以，數(shù)字化檔案管理必將為檔案管理的主要形式[2]。

3 分析數(shù)字化檔案管理的作用

3.1 提升工作效率

對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠及時(shí)將資料歸檔并進(jìn)行利用。數(shù)字化檔案管理能夠真實(shí)反映情況，使用戶對資料的查詢變得更加的便捷，能夠讓辦公人員只要?jiǎng)觿?dòng)手指就能對當(dāng)前發(fā)生的事情有一個(gè)全面的了解，數(shù)字化檔案管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，真正做到了超時(shí)空流動(dòng)，將檔案庫的管理從文件實(shí)體轉(zhuǎn)變成了信息管理。

3.2 提升了檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案大部分都是以文件文本為載體，保存在檔案室或者是檔案館，不太方便當(dāng)事人的使用。利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理，能夠使當(dāng)事人更加方便和準(zhǔn)確的搜尋到對自己有用的資料，數(shù)字化檔案管理徹底打破了時(shí)間與空間的限制，使檔案的使用效率得到了大大地提升。

3.3 提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式為了滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對大量信息的需求，大量的增加辦公人員與辦公費(fèi)用，直接導(dǎo)致檔案管理的成本的增加。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，改變的傳統(tǒng)的管理模式，將以文件文本為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)變成了機(jī)讀檔案，節(jié)約了大量的管理費(fèi)用，節(jié)省了占地空間。提高的檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益[3]。

4 探討數(shù)字化檔案管理在司法行政工作的應(yīng)用

4.1 建立完善的數(shù)字化管理制度

要保證數(shù)字化檔案管理的建設(shè)安全和有序開展，作為司法行政機(jī)關(guān)，就應(yīng)建立歸檔制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度一系列的管理制度。檔案作為文獻(xiàn)資料具有一定的特殊性，有些檔案是不能公布，需要保密，在將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，應(yīng)特別重視其安全工作，尤其是對于司法行政檔案而言，其特殊性和重要性更是十分突出。所以，建立電子文檔的安全制度顯得尤為重要。電子文檔管理制度包括軟硬件的安全管理，硬件的安全管理主要是要嚴(yán)格把關(guān)存儲(chǔ)載體的質(zhì)量，做好電子文檔的保存工作，延長電子文檔的保存時(shí)間，并安排專人負(fù)責(zé)儲(chǔ)存電子文檔的設(shè)備與磁介質(zhì)，防止溫度和濕度對電子文檔的保存造成一定的影響。軟件管理制度主要是利用密碼管理與多級(jí)權(quán)限等多種安全控制手段來提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的保密性，保護(hù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不受非法的修改、訪問與破壞。

4.2 構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是確保司法實(shí)施數(shù)字化管理的重要舉措。因而必須確保所構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備平滑升級(jí)能力，利用光纖連接磁盤陣列來確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高性能，利用增多擴(kuò)展模塊來擴(kuò)大數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須具備高可靠性，為確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，系統(tǒng)使用的磁盤陣列必須在機(jī)構(gòu)和硬件構(gòu)成上都采用的是冗余設(shè)計(jì)，沒有單點(diǎn)障礙的存在。為了滿足司法檔案管理的需求，磁盤陣列需要采用級(jí)別不同的RAID保護(hù)。為保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使用的連續(xù)性，系統(tǒng)所使用的所有硬件都必須能夠支持熱插拔。由于司法檔案的數(shù)字化管理對數(shù)字化系統(tǒng)的要求很高，應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行數(shù)據(jù)隔離和共享。另外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還要具備良好的性能，整個(gè)系統(tǒng)必須采用全光纖磁盤陣列，可以實(shí)現(xiàn)在線升級(jí)。并且系統(tǒng)具有一定的開放性，能夠?qū)崿F(xiàn)不同廠家產(chǎn)品的互聯(lián)，還支持不同的主機(jī)系統(tǒng)，維修比較的方便。

4.3 建立信息查詢子系統(tǒng)和案件管理系統(tǒng)

作為司法行政檔案管理人員，應(yīng)利用自身的優(yōu)勢，構(gòu)建司法信息查詢系統(tǒng)，以提高辦案工作的效率和便利性，節(jié)約司法的工作成本。構(gòu)建一套標(biāo)準(zhǔn)的司法機(jī)關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，科學(xué)管理當(dāng)前案件數(shù)據(jù)信息，為司法案件的查詢和辦理提供及時(shí)有效的查詢渠道，以盡可能地全面實(shí)現(xiàn)案件辦理的公開性與透明化[4]。例如：人口信息查詢、審判信息查詢、公訴和批捕信息查詢、公證業(yè)務(wù)辦理等系統(tǒng)，原來需要當(dāng)事人提供時(shí)間、姓名等類別對案卷進(jìn)行手工逐一調(diào)閱查找，現(xiàn)在進(jìn)行數(shù)字化管理后，則可根據(jù)利用者提供的時(shí)間、姓名、案由、檔號(hào)、字號(hào)等等在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢索，查閱者只要知道其中一項(xiàng)或二項(xiàng)，便可迅速地調(diào)閱所需案卷，既方便利用者，也可使檔案人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，又提高了查詢效率，而且工作效率高、質(zhì)量好。所以在現(xiàn)代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計(jì)算機(jī)上完成的，必將使檔案管理的方式向數(shù)字化的檔案管理發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，在司法檔案管理工作中，傳統(tǒng)的司法檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今司法工作的需要，不能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。在司法行政工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，能夠提高司法工作人員的工作效率，提高檔案使用效率，提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。所以，司法行政工作人員在數(shù)字化檔案管理過程中不斷的健全檔案管理制度，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的安全性；構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)，做好數(shù)字化檔案管理的保密工作；司法機(jī)關(guān)要利用自身的優(yōu)勢資源，建立信息查詢子系統(tǒng)和案件管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)案件資料的共享，提高辦案工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙德美，和英.淺議數(shù)字化檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006（21）：119-120.

[2] 黨景麗.數(shù)字化檔案管理的思考[J].甘肅科技，2011（11）：97-99.

[3] 鄭建.試論數(shù)字化檔案管理建設(shè)[J].網(wǎng)友世界，2013（23）：74.

[4] 過新宏.淺析檔案數(shù)字與數(shù)字化檔案管理[J].考試周刊，2013（44）：196.