郭靜

【摘要】 現(xiàn)代化協(xié)同辦公體系可以為人們帶來(lái)許多便利，攜帶了諸多實(shí)際意義上的功能為人們服務(wù)，成為人們安全通訊、高效生產(chǎn)的工具。了解現(xiàn)代移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀，尋求突破口進(jìn)行完善，從而設(shè)計(jì)一款全新智能的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)，因此，新的辦公系統(tǒng)的功能，特性，以及使用將是人們關(guān)注的焦點(diǎn)，如何設(shè)計(jì)一套完美的辦公體系成為人們奮斗的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)辦公 現(xiàn)代辦公系統(tǒng) 設(shè)計(jì)理念 主要功能

優(yōu)良的工作系統(tǒng)可以提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，從而推動(dòng)企業(yè)和民族經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)將相關(guān)軟件應(yīng)用于通訊工具手機(jī)的身上，建立了隨身的工作系統(tǒng)，人們拿著手機(jī)就可以完成操作，進(jìn)行管理與監(jiān)測(cè)。例如高線內(nèi)部的辦工資統(tǒng)，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公操作系統(tǒng)可以讓人工作人員坐在家里、走在路上，隨時(shí)隨地的進(jìn)行信息的觀看查閱，并可以及時(shí)發(fā)布信息。

一、現(xiàn)代移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)體系狀況

1.1 現(xiàn)代移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)

現(xiàn)代移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)的中心功能是配合移動(dòng)辦公設(shè)備，創(chuàng)新一個(gè)移動(dòng)辦公綜合處理的客戶端。武漢市規(guī)劃管理移動(dòng)辦公系統(tǒng)首先開(kāi)發(fā)此計(jì)劃的典型案例。移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浞矫嬷饕蔁o(wú)線專網(wǎng)和無(wú)線公網(wǎng)建構(gòu)。這2種類型的鏈接都存在一定的缺陷和優(yōu)勢(shì)，需要正確認(rèn)識(shí)它們，并合理應(yīng)用。移動(dòng)辦公網(wǎng)絡(luò)的專網(wǎng)類于一般的區(qū)域網(wǎng)或者是內(nèi)網(wǎng)。這樣方式的網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性能，通過(guò)專網(wǎng)專用，可采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證機(jī)制，保證系統(tǒng)的安全、高效。但是這樣的專網(wǎng)需要構(gòu)建的工程太復(fù)雜，費(fèi)用也比較昂貴。公網(wǎng)是一類不用架設(shè)專門(mén)通信渠道的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，可以在短時(shí)間能構(gòu)建出整個(gè)移動(dòng)辦公地系統(tǒng)，但是當(dāng)工作人員應(yīng)用這個(gè)系統(tǒng)時(shí)需要采用繁瑣數(shù)字編程技術(shù)，防火墻和安全防護(hù)等設(shè)置就保證不了用戶對(duì)于移動(dòng)辦公的安全需求。表1是這兩種網(wǎng)絡(luò)方式的性能比較。

1.2 面對(duì)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的必然性

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)展，便利的同時(shí)必然會(huì)帶來(lái)許多問(wèn)題，如果辦公系統(tǒng)的硬件設(shè)施無(wú)法快速更新，工作過(guò)程中沒(méi)有一定的安全性，可靠性，還有信息的應(yīng)用管理不夠靈活，也就無(wú)法滿足各領(lǐng)域的需求。開(kāi)發(fā)一套全新的智能辦公系統(tǒng)得到了普及，便捷的同時(shí)同樣的壓縮了企業(yè)的成本，節(jié)省了人力資源，是各部門(mén)的工作結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單且嚴(yán)謹(jǐn)。所以，新一代的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)被協(xié)同辦公系統(tǒng)具有很高的研發(fā)價(jià)值。具體規(guī)劃與基本思路同樣是極其重要的一部分，在系統(tǒng)中讓每一個(gè)工作人員以及同學(xué)擁有一個(gè)信息查詢的通道。并賦予一部分工作人員信息管理以及信息修改的權(quán)限，可以利用特定的賬號(hào)密碼進(jìn)行操作。另外修改的信息在第一時(shí)間得到自動(dòng)發(fā)布，可以讓其他人及時(shí)的查詢合了解，做到下一次登陸后可以直接使用修改的信息資源，避免使用陳舊信息造成麻煩。

二、 面對(duì)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的構(gòu)建

2.1 協(xié)同辦公系統(tǒng)的框架

對(duì)于新時(shí)代的辦公系統(tǒng)的移動(dòng)性主要在兩個(gè)方面體現(xiàn)，實(shí)際實(shí)用板塊和移動(dòng)流動(dòng)的板塊。實(shí)際中應(yīng)用板塊主要與個(gè)人筆記本連接已經(jīng)是傳統(tǒng)的模式，隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，辦公的移動(dòng)性更強(qiáng)，靈活度要求更高。應(yīng)用板塊中引進(jìn)了很多新型的移動(dòng)概念，如“云技術(shù)”的應(yīng)用使得移動(dòng)辦公更加的虛擬，更多辦公軟件直接壯大，使得日常辦公事件在互聯(lián)網(wǎng)和云客戶端就直接實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的完成。另一方面就是移動(dòng)的技術(shù)板塊，這部分主要與IT行業(yè)有著密切的結(jié)合。如何使得技術(shù)和移動(dòng)辦公得到大范圍的使用，首先是這板塊的推廣和客戶如何使用。通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)需要再一定的平臺(tái)上公布發(fā)行，構(gòu)成一個(gè)足夠大流量的客戶端。

2.2 框架特點(diǎn)

首先，協(xié)同辦公系統(tǒng)是由多元化辦公體系構(gòu)成，例如，互聯(lián)網(wǎng)，移動(dòng)通訊設(shè)備，云端，以及更多的信息存放發(fā)布平臺(tái)，將各個(gè)領(lǐng)域集中起來(lái)，形成全新的技術(shù)手段機(jī)型數(shù)據(jù)處理以及邏輯分析是各個(gè)部分高度統(tǒng)一。新的辦公體系功能齊全，使用起來(lái)并不復(fù)雜，操作界面簡(jiǎn)單實(shí)用，各個(gè)領(lǐng)域皆可安全使用。部分企業(yè)資源以及工作方向隨時(shí)會(huì)發(fā)生變動(dòng)，主要取決于用戶的需求，而古老的工作體系極其浪費(fèi)人力物力，新的辦公系統(tǒng)將會(huì)與永固的需求保持緊密聯(lián)系，因?yàn)榭蛻艨梢噪S時(shí)將自己新的需求發(fā)布到工作平臺(tái)，這樣就可以得到及時(shí)處理。

2.3 架構(gòu)安全性

如果沒(méi)有大量的信息資源如何能使工作效率得到提高，更無(wú)法滿足人們的需求，可部分信息資源的公開(kāi)必然會(huì)帶來(lái)一定的安全隱患。另外協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)行程序也會(huì)在外界的干擾下中斷，或遭到惡意破壞，所以就必須對(duì)系統(tǒng)的安全框架進(jìn)行設(shè)計(jì)和構(gòu)建?？梢栽诓糠謧€(gè)人信息資源設(shè)置權(quán)限，這樣除了一些專業(yè)工作人員用特定賬號(hào)和密碼可以查看以外，其他人員就無(wú)法看到。工作人員對(duì)客戶的個(gè)人信息資源擁有查閱的權(quán)利，但絕對(duì)禁止商業(yè)行業(yè)，要規(guī)定相應(yīng)的法律法規(guī)。在使用的同時(shí)會(huì)就有使用人員的身份信息，方便事故出現(xiàn)后的責(zé)任追蹤。針對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的保護(hù)的特點(diǎn)，設(shè)置特定的防火墻，保護(hù)客戶遠(yuǎn)程客戶端。

三、面對(duì)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公體系的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 建立虛擬平臺(tái)

在這個(gè)協(xié)同工作平臺(tái)上，所有工作人員攜手辦公，可以相互查詢他人工作進(jìn)度，這樣不僅可以完善自己的時(shí)間規(guī)劃，還可以變相的激勵(lì)自己更高效的完成任務(wù)，工作人員相互督促同樣會(huì)提高企業(yè)的效益。同時(shí)便于不能領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)監(jiān)督工作人員的工作進(jìn)展情況，并可以在工作中做出必要的指示，對(duì)不滿意的部分可以在平臺(tái)內(nèi)部就是的修改，各部門(mén)員工工也可以通過(guò)平臺(tái)相互交流，交流經(jīng)驗(yàn)提出寶貴建議。同樣具體操作要將自己的賬號(hào)登陸在平臺(tái)之上，協(xié)同辦公系統(tǒng)將提供語(yǔ)音視頻等功能，然后工作人員的交流更加便利，每位工作人員的意見(jiàn)都是實(shí)名制的，這樣便于提高工作人員的自覺(jué)性和自律性。

3.2 工作流管理

在協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺(tái)之中，各個(gè)企業(yè)單位必須要明確分工，劃分工作人等級(jí)以方便平臺(tái)內(nèi)部授權(quán)問(wèn)題，不同的等級(jí)擁有不同的權(quán)限，如此才能夠更好的實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理。具體操作還要落實(shí)每一個(gè)工作人員的賬號(hào)之上，內(nèi)部應(yīng)配有相應(yīng)的決策功能，管理功能，監(jiān)督功能，參考功能。依照企業(yè)的分工不同來(lái)劃分工作人員權(quán)限，例如，不同工作人員僅享用資源參考權(quán)限，不具有決策，監(jiān)督功能，以此類推，如此下來(lái)就可以讓協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行。

3.3 個(gè)人辦公平臺(tái)的建立

無(wú)論是工作人員還是客戶，都可以依據(jù)自己的個(gè)人喜好和喜歡來(lái)設(shè)計(jì)自己的遠(yuǎn)程客戶端，具體玩遵從分工特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行構(gòu)建，從而每一位員工里用戶都可以順心的投入工作，享受平臺(tái)帶來(lái)的樂(lè)趣。為企業(yè)帶來(lái)更好的收益，為客戶提供更好的服務(wù)。

四、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)辦公體系優(yōu)勢(shì)

協(xié)同辦公功能構(gòu)建極其重要，所有的便捷操作都要依靠于相應(yīng)的功能構(gòu)建，將功能平臺(tái)進(jìn)行單位劃分可得：工作流程管理功能，公文管理功能，個(gè)人事務(wù)功能自己系統(tǒng)維護(hù)功能。

4.1 管理的流通優(yōu)勢(shì)

工作流程管理功能是一項(xiàng)核心功能，因?yàn)閮?nèi)部存在很多具體事項(xiàng)，在工作中的相應(yīng)工作人員都會(huì)有具體分工，各部門(mén)依靠信息的自動(dòng)化和普及化的優(yōu)勢(shì)來(lái)更好的完成任務(wù)，企業(yè)高層掌握著工作流程管理的權(quán)限。具體有文件的收取與發(fā)放，對(duì)員工完成的文件進(jìn)行審核，企業(yè)高層在必要的情況下可以實(shí)時(shí)指導(dǎo)并提醒員工。另外，協(xié)同工作系統(tǒng)需要配備自動(dòng)的工作流程，具有優(yōu)化文件，篩選文件的功能，可以自動(dòng)添加，刪減，尤其是一些病毒性軟件的踢除，得到優(yōu)化軟件和文件，節(jié)省大量人力資源。

4.2 移動(dòng)辦公對(duì)于公文管理的優(yōu)勢(shì)

為了加快工作效率，協(xié)同辦公系統(tǒng)需要建設(shè)相應(yīng)的文本處理功能，利用公文管理功能處理文件的傳入和輸出，將公文管理功能智能化，對(duì)外界文件進(jìn)行分類存檔并合理發(fā)放，發(fā)放后公文管理系統(tǒng)將會(huì)識(shí)別各類文本類型，對(duì)各類文本進(jìn)行自動(dòng)模板設(shè)計(jì)，例如識(shí)別工作人員的印章以及領(lǐng)導(dǎo)的親筆字跡等。有愛(ài)公文管理功能作為協(xié)同辦公的基礎(chǔ)功能也為其節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。

4.3 移動(dòng)辦公對(duì)于個(gè)人事務(wù)的優(yōu)勢(shì)

這項(xiàng)功能便是每個(gè)員工自己客戶的記事功能。員工們可以在其中發(fā)表自己所遇到的問(wèn)題，積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)供大家分享，還有個(gè)人日程的安排，這樣極其重要，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)每個(gè)人不同的日程安排進(jìn)行合理的工作分配，如此便于統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

五、結(jié)論

綜上所述，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作體系在各行業(yè)的作用可想而知，根據(jù)現(xiàn)代移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)工作特性狀況存在的一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行本質(zhì)上的修訂，首先發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代工作體系在信息資源整合上單一的弊端進(jìn)行信息共享功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，將各層次工作人員以及客戶群體建立緊密聯(lián)系，達(dá)到及時(shí)溝通的工作流程，而后在理想設(shè)計(jì)的同時(shí)進(jìn)行設(shè)想，在新的構(gòu)思與實(shí)際狀況相結(jié)合的基礎(chǔ)上尋找新的缺陷，用戶的信息保密工作是相對(duì)現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，從而能加強(qiáng)隱私防護(hù)工作，將系統(tǒng)防火墻與工作人員辦公實(shí)名制結(jié)合來(lái)尋求解決方案。然后建立一系列的內(nèi)部功能體系，包括智能化的文檔處理系統(tǒng)，將篩選修訂功能相互整合并在實(shí)際當(dāng)中加以利用。最后移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作體系進(jìn)行內(nèi)部完善，主要目標(biāo)便是構(gòu)建員工之間，員工與管理者之間的香菇溝通協(xié)作，監(jiān)督，管理體制。希望這套新的辦公體制回發(fā)揮他應(yīng)有的作用。

參 考 文 獻(xiàn)

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