張麗鷗

(深圳市中波轉(zhuǎn)播(633)臺,廣東深圳 518055)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張麗鷗

(深圳市中波轉(zhuǎn)播(633)臺,廣東深圳 518055)

檔案管理的信息化建設(shè)作為目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的重點,是隨著事業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變而不斷推進的,提升檔案管理的信息化對于事業(yè)單位檔案的工作優(yōu)化作用具有進一步的凸顯功能。本文從檔案管理的信息化建設(shè)的各個方面著手,對如何構(gòu)建符合各個事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展要求的檔案管理信息化做了淺要的分析。

檔案管理 事業(yè)單位 信息化

一般情況下的“檔案管理信息化”指的是事業(yè)由原來的實體檔案保管模式為重點,逐漸轉(zhuǎn)向通過對檔案實體資料的信息化形式為社會來提供信息服務(wù)為重點。

目前的事業(yè)單位在檔案管理的時候,仍然習慣使用傳統(tǒng)的手工管理操作。即使有的事業(yè)單位已經(jīng)安裝了如“人力資源管理系統(tǒng)”和“人事檔案管理系統(tǒng)”,一般也會由于管理系統(tǒng)功能上的制約,只把部分的個人檔案與資料輸入到計算機中。在人們需要調(diào)閱檔案或檢索資料時,也只習慣去檔案室進行手工操作,檔案信息化的“無紙化閱檔”在實際上也沒有得到實行,這樣的檔案管理并不能適應新時代的要求。在現(xiàn)有的經(jīng)濟環(huán)境下,檔案管理要求事業(yè)單位改變這樣的檔案管理傳統(tǒng)模式,進行檔案的信息化建設(shè)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

1.1 檔案管理信息化存儲環(huán)境優(yōu)勢

我們傳統(tǒng)的檔案記錄一直都依靠紙張,這樣的記錄方法無法保障資料進行長久的保存。因為紙張很容易被蟲蛀,潮濕的環(huán)境下也容易有發(fā)霉現(xiàn)象,這一特點導致紙質(zhì)的資料大多只能保存很短的時間,并且在保存的過程中,還要注意檔案所處的存放環(huán)境,以此保障資料不會被破壞。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存太過繁瑣,其消耗的人力也多。如果信息化的檔案管理能滲透到事業(yè)單位的檔案管理中,那么我們則可以將檔案錄入進電子磁盤,而且可以把檔案備份,檔案占的空間也會縮小,跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存比較,信息化的檔案對環(huán)境的要求只有無磁場干擾和干燥,相比傳統(tǒng)檔的紙質(zhì)檔案儲存繁瑣的要求優(yōu)勢明顯。

1.2 檔案管理信息化使用查詢優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式其工程比較龐大,對于一份檔案在查詢和借閱的程序上很是復雜、繁瑣,并且人們在通過了各項的程序?qū)徍撕?檔案的查閱過程中檔案難免會與空氣里的灰塵接觸,這也會導致紙質(zhì)的檔案受到一些破壞,不利于資料和檔案的長期保存。檔案管理信息化能夠快速的查找人們所需要資料,而且也保障了原有檔案不受破壞。在查詢檔案和資料時,人們只需對檔案的主要信息進行搜尋和借閱,對檔案的環(huán)境沒有任何影響。此外,檔案的信息化使得查閱的流程更加方便,也不再受到檔案環(huán)境的約束。因此,檔案管理信息化是一種方便快捷的檔案管理方式,在信息使用與查詢方面都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具備較大優(yōu)勢。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)要制定總體規(guī)劃時,應該按照事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的基本戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位的自身特點和發(fā)展目標基礎(chǔ)上,要深入調(diào)查研究和科學推理論證,制定一個可行的檔案管理信息化的長期規(guī)劃和近期規(guī)劃,形成一個更大的網(wǎng)絡(luò)管理模型的檔案信息管理模式,促進檔案信息的協(xié)調(diào)發(fā)展。同時,還應注重檔案信息系統(tǒng)的應用效果,高度重視系統(tǒng)對事業(yè)單位的信息服務(wù)目標支持,強調(diào)了系統(tǒng)的可擴展性和靈活性,為檔案管理的未來發(fā)展道路,留下大量的可擴展空間。

2.2 建立實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立信息的網(wǎng)站,一般以網(wǎng)頁的形式提供相應的相關(guān)人事檔案信息服務(wù),實現(xiàn)檔案信息咨詢,在線搜索,電子文化的實際歸檔,下載和瀏覽。

在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)中,首先,要選擇有升級能力、在開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng),用來適應檔案網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展的日益更新的需求,突出檔案信息網(wǎng)站強大的檢索功能,發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)管理重要的優(yōu)勢;其次,在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè),要選擇標準化的設(shè)備。設(shè)備的選擇必須符合我國有關(guān)標準,最好是目前市場上的主流產(chǎn)品,或者和與國內(nèi)外實力雄厚的企業(yè)合作,為事業(yè)單位量身定制檔案文件管理部分的開發(fā)檔案管理系統(tǒng)操作,以此保障檔案信息化建設(shè)的良好開展,提供一個確保文件管理可以安全有效的更新、升級,降低在未來的開發(fā)成本。同時,在網(wǎng)絡(luò)中選擇配置時應充分考慮實際的網(wǎng)絡(luò)容量,響應時間和傳輸速度。

2.3 加快事業(yè)單位檔案管理

檔案信息資源數(shù)字化對于檔案信息化建設(shè)是一個重要的前提和基礎(chǔ),也是對原始文件有效保護的重要途徑。現(xiàn)如今,我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化主要是通過先進的信息手段,在檔案部門各種材料的載體形式上,處理成數(shù)字信息模式,建立一個系統(tǒng)、規(guī)范、便于查找的檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫,并在互聯(lián)網(wǎng)上對資源隨時更新發(fā)布新信息,提供高質(zhì)量,快速的檔案信息服務(wù)工作?，F(xiàn)如今,我國館藏檔案的全文數(shù)字化,不是對館藏的所有檔案進行數(shù)字化,而是對館藏檔案資源數(shù)字化進行全面分析,突出重點,逐步解決。在檔案數(shù)字化管理模式建立的同時,應該強調(diào)建立數(shù)字檔案并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理模式、檔案載體的消亡,而是要適應時代發(fā)展的潮流,形成一種長期共存,相互補充的合作。

3 結(jié)語

本文通過對事業(yè)單位檔案管理信息化的簡要的研究,了解到了事業(yè)單位的檔案管理,使用信息化的現(xiàn)代管理手段,是我國當前市場經(jīng)濟科學技術(shù)進步、發(fā)展的必然需求,這種進步對我國社會主義事業(yè)建設(shè)有著非常重要的促進意義。所以,事業(yè)單位在往常的檔案管理工作中,需要增強對單位檔案管理信息化的制度建設(shè),建設(shè)好適合自己單位的檔案管理信息化模式,使的事業(yè)單位檔案信息化更能符合我國的發(fā)展標準,從而適應時代的發(fā)展潮流。

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