林惠真

摘要：簡述了目前企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的主要需求，并對系統(tǒng)功能模塊、功能架構(gòu)、設(shè)計目標(biāo)和開發(fā)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行簡單的介紹，為文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計提供了參考方向。

關(guān)鍵詞：文檔管理系統(tǒng)；功能；設(shè)計目標(biāo)；開發(fā)環(huán)境

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095－6835（2014）09－0102－02

文檔管理實際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)文檔自動化管理的目標(biāo)，為企業(yè)提供安全、可靠、開放和高效的文檔管理功能。文檔管理系統(tǒng)的建立，使文檔管理的日常操作更加方便，同時也避免了手工管理中出現(xiàn)的一系列錯誤，提高了企業(yè)的辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合測評。

目前，大多數(shù)文檔管理系統(tǒng)在實現(xiàn)企業(yè)各部門日常文件管理的功能外，還增設(shè)了很多新功能，以滿足文檔管理系統(tǒng)電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求，例如功能強(qiáng)大的檔案查詢模塊，使管理者對日常文檔的查找更加方便，解決了傳統(tǒng)管理中查找困難、耗時等問題。采用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿足了企業(yè)“無紙化”的辦公要求，實現(xiàn)了通過計算機(jī)對文檔管理進(jìn)行全程跟蹤的目標(biāo)。

文檔管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，使企業(yè)克服了傳統(tǒng)文檔管理方法中存在的缺點(diǎn)，提高了管理部門的日常辦公效率，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作的能力。文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在方便管理者有效管理文檔的同時，也大大提高了文檔查找的效率，進(jìn)而提高了企業(yè)的綜合效率。

1文檔管理系統(tǒng)的需求分析

根據(jù)市場需求，要求文檔管理系統(tǒng)需具有以下功能：①處理大量復(fù)合型文檔的數(shù)據(jù)信息；②通過系統(tǒng)查看文檔內(nèi)容和屬性；③通過系統(tǒng)可以完成對文檔一系列的日常操作，保證系統(tǒng)的安全性和可靠性；④由于操作人員的計算機(jī)操作能力普遍較低，因此要求系統(tǒng)具有良好的人機(jī)交互界面；⑤完全人性化設(shè)計，無需專業(yè)人士指導(dǎo)，即可操作本系統(tǒng)；⑥系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)還原功能，能夠保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

2文檔管理系統(tǒng)的主要功能

文檔管理系統(tǒng)由以下幾個功能模塊組成（見圖1）：①系統(tǒng)設(shè)置模塊。該模塊包括用戶管理、口令修改和退出系統(tǒng)。②基本信息模塊。該模塊包括單位檔案、文檔類別兩部分。③文檔管理模塊。該模塊包括添加文檔、修改文檔、刪除文檔、文檔瀏覽和查看文件屬性五部分。④數(shù)據(jù)庫管理模塊。該模塊包括數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)庫還原和日志管理三部分。

圖1文檔管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

3文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)

文檔管理系統(tǒng)是根據(jù)中、小企業(yè)的實際需求開發(fā)的，能夠完全實現(xiàn)企業(yè)對制度文檔的自動化管理，通過本系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下幾個目標(biāo)：①系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，安全可靠；②界面設(shè)計美觀，人機(jī)交互界面友好；③信息查詢靈活、方便、快捷、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)存儲安全可靠；④操作員可以隨時修改自己的口令；⑤對用戶的輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗，盡可能排除人為錯誤；⑥數(shù)據(jù)保密性強(qiáng)，為每個用戶設(shè)置了相應(yīng)的權(quán)限級別。

4文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境

文檔管理系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行環(huán)境如下：

系統(tǒng)開發(fā)平臺：Visual C++6.0或C#；數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件：SQL Server 2000；系統(tǒng)運(yùn)行平臺：Windows XP/Windows 2000；分辨率：最佳效果1 024×768像素。

文檔管理系統(tǒng)概念模型如圖2所示。

圖2文檔管理系統(tǒng)概念模型

5結(jié)束語

綜上所述，文檔管理實際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文檔管理自動化的目標(biāo)，提高了企業(yè)的辦公效率。以上對目前企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的主要需求、功能模塊、功能架構(gòu)、設(shè)計目標(biāo)和開發(fā)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了介紹，以期為相關(guān)方面的研究提供一定的參考。

參考文獻(xiàn)

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［3］明日科技.Visual C++項目開發(fā)實例自學(xué)手冊［M］.北京：人民郵電出版社，2008.

〔編輯：劉曉芳〕

Document Management System Requirements AnalysisLin HuizhenAbstract: This paper briefly describes the current enterprise document management systems main demand, and introduces a simple system function modules, functional architecture, design and development of target structure for the document management system designed to provide a reference direction. Key words: document management system; function; design objectives; development environment