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醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用分析

2014-08-14 07:36:40許霞
卷宗 2014年6期
關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng)檔案管理應(yīng)用

許霞

摘 要:要建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng),這就需要充分認(rèn)識醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性以及現(xiàn)狀,進(jìn)而對醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行分析,找到一些行之有效的方法來不斷完善醫(yī)院檔案管理工作。本文在行文中理論聯(lián)系實際,結(jié)合本人所在醫(yī)院的工作情況以及醫(yī)院在使用信息管理系統(tǒng)的情況,闡述醫(yī)院信息系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義,并對醫(yī)院應(yīng)用信息化系統(tǒng)給醫(yī)院人事檔案管理帶來的一些問題進(jìn)行探討分析,希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院人事;檔案管理;信息系統(tǒng);應(yīng)用

隨著十八大三中全會的重要部署,當(dāng)前,我國的社會主義建設(shè)進(jìn)入一個全新的發(fā)展時期,各行各業(yè)取得的成績進(jìn)一步夯實。尤其,在科教興國戰(zhàn)略的推進(jìn)下,我國進(jìn)入到一個信息化高速增長的時代??床‰y、看病貴等醫(yī)療衛(wèi)生問題依然是醫(yī)院的一大難題,而醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)要取得長足的發(fā)展,有賴于醫(yī)院管理的進(jìn)一步完善。這種完善的有效途徑之一就是通過實現(xiàn)醫(yī)院管理的“電子化”、“網(wǎng)絡(luò)化”、“信息化”,以建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng)來提升醫(yī)院人事檔案管理工作水平,最終促使醫(yī)院實現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展。因此,要建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng),就必須充分認(rèn)識醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性以及現(xiàn)狀,進(jìn)而對醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行分析,找到一些行之有效的方法來不斷完善醫(yī)院檔案管理工作。本文在行文中理論聯(lián)系實際,結(jié)合本人所在醫(yī)院的工作情況以及醫(yī)院在使用信息管理系統(tǒng)的情況,闡述醫(yī)院信息系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義,并對醫(yī)院應(yīng)用信息化系統(tǒng)給醫(yī)院人事檔案管理帶來的一些問題進(jìn)行探討分析,希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

1 醫(yī)院信息系統(tǒng)的涵義

1.1 “醫(yī)院信息系統(tǒng)”的含義

“醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System)”簡稱為“HIS”,囊括了醫(yī)院管理的方方面面,包含住院系統(tǒng)、門診系統(tǒng)等方面,這些系統(tǒng)既可以獨立運轉(zhuǎn)又彼此間有緊密的聯(lián)系,構(gòu)成了醫(yī)院管理的不同的功能模塊,是凝聚了醫(yī)院先進(jìn)管理方法與理念的醫(yī)院信息系統(tǒng)的一種軟件,能夠促使醫(yī)院效益得到不斷提高的一種有效的信息管理平臺。正是醫(yī)院信息系統(tǒng)本身具備的這些強大的信息管理功能,使得醫(yī)院管理者能夠及時了解醫(yī)院醫(yī)療工作的動態(tài),及時掌握院務(wù)的進(jìn)展情況以及各個科室工作的進(jìn)度等,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策、決定提供強有力的支持和依據(jù)。

1.2 醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用

本人工作所在的醫(yī)院是一所集中西醫(yī)臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防、保健、康復(fù)于一體的綜合性三級中醫(yī)醫(yī)院,醫(yī)院擁有良好功能的醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng),并已建成集診療、辦公為一體的現(xiàn)代化管理體系。伴隨醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷深化改造與完善,醫(yī)院信息化系統(tǒng)的水平得到不斷提升,不但有利于提高醫(yī)院在醫(yī)療方面的科研能力,還有利于減少醫(yī)院的經(jīng)營管理開支,為醫(yī)院創(chuàng)造了較好的社會效益與經(jīng)濟效益。

現(xiàn)今,人事檔案已經(jīng)成為各黨政及企事業(yè)單位用來管理職員的一種專門化的集中式信息檔案管理模式,已經(jīng)成為全面、科學(xué)、準(zhǔn)確地真實記載與客觀反映個人信息的一種有效方法,也是組織各種人事工作和關(guān)系中十分重要的參考依據(jù)。為此,醫(yī)院需要進(jìn)一步加強醫(yī)院的人事檔案管理,借此來充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案所掌握的有效資源,為醫(yī)院對人才的有效選拔及使用提供更多更加真實、科學(xué)、客觀的第一首材料。而且,當(dāng)前的計算機多媒體技術(shù)突飛猛進(jìn),采用信息管理的方式去開展日常事務(wù)已經(jīng)成為一定潮流、趨勢。

1.3 醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理里的功能

本人結(jié)合工作實際,認(rèn)為醫(yī)院的人事檔案管理中的醫(yī)院信息系統(tǒng)主要包含了下面幾種功能:一是錄入各項信息,如全院職工的基本信息、職稱、工資、干部任免情況、各種培訓(xùn)信息的情況以及家庭狀況和獎懲狀況信息等的錄入,此外,還可以對以上各項信息的修改。二是及時更新修改調(diào)入與調(diào)出的信息、離職與退休人員的信息。三是提供各種檔案信息的查詢,例如,能夠依照個人姓名或者部門或者關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索查詢。四是能夠進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計,如統(tǒng)計人數(shù)、年齡分布、政治面貌、技術(shù)職務(wù)、文化程度等。五是檔案信息的輸出,例如,能夠把單位名冊、人事卡片、全體檔案、黨團員名冊、個人檔案等信息輸出到打印機。六是還可以對數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行設(shè)置,例如,可以設(shè)置登陸賬號、登陸密碼以及登陸權(quán)限等。

2 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 部分醫(yī)院對人事檔案管理重視不夠,缺乏人事檔案管理的意識

由于醫(yī)院中心工作是醫(yī)療、教學(xué)、科研。醫(yī)院管理的重點工作都是如何提高醫(yī)療教學(xué)水平,改善環(huán)境條件,為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),因此,醫(yī)院管理者往往會忽視對人事檔案管理,使得醫(yī)院人事檔案管理工作存在硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位、檔案管理人員落實不到位等現(xiàn)象。這些導(dǎo)致人事檔案管理工作在移交檔案手續(xù)未能嚴(yán)格按程序辦理,對移交檔案中正本與散件數(shù)量的檢查未能做到嚴(yán)格清點,部分檔案該清理的不清理,移交中該簽字的漏簽字,以至存在檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清的現(xiàn)象。

2.2 部分檔案材料缺失或不按時歸檔

主要缺失以下幾種材料:《干部履歷表》、學(xué)歷學(xué)位材料、工資變動材料、評聘職稱、干部任免表、入黨志愿書、黨員登記表等。歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補充,使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況,導(dǎo)致人事檔案的不完整。

2.3 很多醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠健全,嚴(yán)重影響并制約了醫(yī)院人事檔案管理的工作開展

如今,很多醫(yī)院都存在一種較為常見的現(xiàn)象就是單單重視醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的發(fā)展,而未重視醫(yī)院各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作,往往投入不足,嚴(yán)重影響并制約著醫(yī)院的整體發(fā)展;很多醫(yī)院在人事檔案管理方面的工作還是采用手工來操作完成,不僅工作步驟繁瑣,而且工作效率不高,嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案信息的利用率。

2.4 大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍不高

很多醫(yī)院還未設(shè)立有專職的醫(yī)院人事檔案管理工作人員,大多人員是從其他部門改行或過來兼職工作,往往對醫(yī)院信息系統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識不足,業(yè)務(wù)操縱不熟練,工作態(tài)度不夠?qū)R?,?dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量較低,嚴(yán)重影響醫(yī)院的整體工作。

因此,基于醫(yī)院人事檔案管理急需解決的現(xiàn)狀以及醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用、我們有必要推進(jìn)醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用,優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理,最終促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)的發(fā)展。

3 信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用

通過長期的實踐,我們知道,“借助現(xiàn)代計算機與現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將人們在人事工作當(dāng)中產(chǎn)生的各種各樣的信息展開傳輸、檢索、加工與存儲,并及時、高效地為人事工作提供服務(wù)”,這是醫(yī)院人事檔案的信息化管理的核心內(nèi)容。當(dāng)前,部分醫(yī)院逐步運用的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng),借助現(xiàn)代計算機將錄入的醫(yī)院人事檔案信息展開輸出、統(tǒng)計、檢索、分析、排序、選優(yōu)、比較、查詢以及對個人的素質(zhì)情況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行分析,為醫(yī)院遴選人才提供及時有效的數(shù)據(jù),為有關(guān)政策的制定提供有效的依據(jù),可以有效的克服平時檔案材料的滯后性,提高時效,還可以簡化檔案信息的搜集、整理、分類以及歸檔等工作環(huán)節(jié),很大程度上減少失誤,讓檔案材料的科學(xué)性、完整性、合理性、準(zhǔn)確性得到很大提升。根據(jù)醫(yī)院干部年輕化、知識化、專業(yè)化的指導(dǎo)方針以及德才兼?zhèn)湓瓌t,有效地借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來構(gòu)建醫(yī)院的人事信息數(shù)據(jù)庫,能夠準(zhǔn)確、便捷、快速地了解到醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的個人情況、技能、特長、素質(zhì)和在“德、能、勤、績、廉”等方方面面的有關(guān)信息,方便工作人員隨時、隨地、快速地查詢道有關(guān)人才方方面面的資料,有利于醫(yī)院加深對有關(guān)人才的了解,以便又快又好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的依據(jù),進(jìn)而達(dá)到“知人善用”的目的。

總之,實施醫(yī)院信息系統(tǒng),不但提高了醫(yī)院檔案工作的效率,擺脫了過去繁重的手工勞動,也提升了醫(yī)院管理者的管理意識,讓醫(yī)院管理工作日趨“簡單化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化”。醫(yī)院信息管理已經(jīng)成為醫(yī)院實現(xiàn)科學(xué)化管理的前提和保障,我們必須在醫(yī)院的人事檔案管理工作當(dāng)中,重視人員的人事檔案管理觀念的培養(yǎng),并加強對醫(yī)院的人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度,確保檔案管理人員的工作高質(zhì)量完成。

參考文獻(xiàn)

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