張恒波

摘 要：在科學(xué)技術(shù)日新月異的二十一世紀(jì)，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對我們檔案事業(yè)的發(fā)展提出了更新更高的要求。檔案管理工作正在發(fā)生翻天履地的變化，傳統(tǒng)的管理手段與技術(shù)，正逐漸被現(xiàn)代化的管理手段與技術(shù)所代替。加快檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)步伐，適應(yīng)時代的需要，成為檔案工作的一個重要內(nèi)容。

關(guān)鍵字：檔案管理；檔案現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化概念

檔案管理現(xiàn)代化，是檔案工作現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，它是指檔案管理部門運用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，采用先進科學(xué)的管理方法，開發(fā)與保護檔案信息資源，全方位、多形式、高效率地提供檔案信息的一個綜合性系統(tǒng)工程。檔案管理現(xiàn)代化是一項長期的任務(wù)，它至少包括四個方面的現(xiàn)代化：檔案管理意識的現(xiàn)代化、檔案管理人員的現(xiàn)代化、檔案管理方法的現(xiàn)代化、和檔案管理手段的現(xiàn)代化。

2 檔案管理現(xiàn)代化推進中面臨的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當(dāng)前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。由于檔案意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，也造成人才引進困難，甚至人才流失。

2.現(xiàn)代化的檔案人才不足。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。像我們基層單位由于工作的復(fù)雜性，許多檔案工作人員大都身兼數(shù)職，對專業(yè)性較強的檔案工作來不及認真鉆研學(xué)習(xí)，并且檔案人員時常更換，缺乏相對穩(wěn)定，以至于對檔案方面的基礎(chǔ)知識都知之甚少，易造成基層單位檔案人員的業(yè)務(wù)技能普遍偏低。

3.檔案管理的傳統(tǒng)方法制約凸現(xiàn)。首先，傳統(tǒng)的立卷方法對立卷的要求過高，在利用和保存上側(cè)重于保管，使得整理的目的——檔案利用工作受到影響。其次，傳統(tǒng)的立卷標(biāo)準(zhǔn)可操作性較低，隨意性較大，案卷質(zhì)量很難把握。再者，由于傳統(tǒng)方法中要顧及案卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，檔案人員在收集文件時，一般是在每年的上半年收集上一年的文件，然后對收齊的文件進行整理立卷，有些文件還要跨年度審批，延誤立卷時間，造成下半年工作量增大。在傳統(tǒng)的手工模式下，主要依靠人工管理，手段比較落后，查找資料費時費力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，直接影響了工作的進展和效率。

4.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。目前我國檔案現(xiàn)代化管理工作基本上是松散型管理，條塊分割、各自為政、無序發(fā)展，它帶來的后果是：檔案管理軟件低水平重復(fù)開發(fā)，浪費嚴重；檔案數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)，輸入內(nèi)容缺乏規(guī)劃和分工；應(yīng)用軟件程序設(shè)計語言各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，數(shù)據(jù)難以交換與共享。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的最終目的，是最大限度地開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，實現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，從而滿足社會不斷增長的對檔案信息資源的需求。

3 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐的幾點思路

筆者所在單位屬于基層，檔案管理現(xiàn)代化起步較晚，原先并無專職人員負責(zé)，原始檔案的收錄保存都比較混亂。為此，我們向上級部門市民政局和市檔案局相關(guān)部門請教，通過多次學(xué)習(xí)和上級部門領(lǐng)導(dǎo)的熱情幫助，為檔案管理現(xiàn)代化的起步積累了很多實用經(jīng)驗。由此，筆者認為在新形勢下，要加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，應(yīng)從以下幾個方面著手：

1.加大檔案建設(shè)宣傳力度，這是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的首要前提。宣傳工作要經(jīng)常、持續(xù)、連貫做。檔案作為歷史的見證，有其他事物不可替代的一面。宣傳工作要統(tǒng)籌規(guī)劃?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，沒有計劃的工作，就不會有目的性、科學(xué)性、針對性。檔案宣傳工作在積極配合紀(jì)念日開展外，可以通過陳列室里大量有價值的圖片展示給社會，向社會灌輸檔案知識、讓他們意識到檔案的存在、感受到檔案的價值。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理意識，為檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實的思想基礎(chǔ)。要重點強化三種意識，一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。二是要有強烈的信息推銷意識。檔案有巨大的信息量和需求市場，檔案部門要把檔案轉(zhuǎn)化為“適銷對路”的信息，就要搞好調(diào)整研究，了解市場需求，掌握市場動態(tài)，確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容。三是要進一步強化檔案的效益意識。市場經(jīng)濟的發(fā)展，為檔案工作充實了豐富的內(nèi)涵，要想適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，使檔案更加有效地為經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù)，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案的效益意識。

3.提高單位檔案人員素質(zhì)，人員的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。作為新時期的檔案管理人員，不能只單單對檔案專業(yè)知識有所了解，還需要不斷擴展自己的學(xué)習(xí)范圍，對計算機、法律、信息技術(shù)等方面的知識都應(yīng)有所涉及，使自己成為一名具備綜合工作能力的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。我們要加大對檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，在指導(dǎo)的過程中，注重向基層單位灌輸依靠檔案管理軟件，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段快速利用檔案來服務(wù)本單位各項工作的意識。通過加大指導(dǎo)力度，轉(zhuǎn)變指導(dǎo)重心，幫助提高檔案人員的現(xiàn)代化業(yè)務(wù)技能，充分運用現(xiàn)有的現(xiàn)代化手段進行檔案管理。

4.加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以現(xiàn)代化的技術(shù)手段推動檔案管理現(xiàn)代化工作。當(dāng)前計算機已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索、微縮技術(shù)在檔案保管中的作用已越來越得到我們的重視、檔案管理專業(yè)軟件的功能正得到逐步完善和加強，而這些都依賴于先進的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)。如：筆者所在單位市軍隊干休所，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化給予了充分的重視，劃撥經(jīng)費為檔案室添置更新了設(shè)備。由于之前檔案管理方式較為落后，為純手工方式，這次我們在充分學(xué)習(xí)上級部門做法的基礎(chǔ)上，采購了包括數(shù)碼復(fù)印機、高精度掃描儀、打印傳真一體機及高性能工作站級電腦（配置大容量雙硬盤雙備份，充分保證電子數(shù)據(jù)的安全性）。通過這次設(shè)備大更新，從硬件上就初步達到了檔案管理信息化的基本要求。

5.注重共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為檔案管理方法現(xiàn)代化提供根本途徑。當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)發(fā)展一日千里，各方面信息的網(wǎng)絡(luò)化是不可避免的趨勢。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，點多、面廣、難度較大，必須靠腳踏實地的真抓，不能急于求成。首先以建立手工式的檢索目錄為切入點，然后創(chuàng)造條件，由手工檢索逐步過渡到應(yīng)用計算機存儲、查找檔案信息，最后除紙質(zhì)檔案備份外，力爭全部材料內(nèi)容能夠上網(wǎng)，在各方面條件成熟時允許查閱者持有效身份證或是其他有效證驗證后方可下載使用，但必須要到檔案行政部門加蓋專用印章。如：目前我們對現(xiàn)有檔案進行整理，將有利用價值的檔案妥善保留；重新組卷，分類整理，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。并在實際工作中，將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。在重組案卷的過程中還對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案管理形式、科學(xué)保管而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率，為檔案實施計算機管理提供更好的檢索平臺。再如：我們重視充分利用檔案原有基礎(chǔ)，認真分類管理。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄，可以在的原有基礎(chǔ)上減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。如今檔案館正在向文件中心、資料中心、信息中心的方向發(fā)展，所以，在建設(shè)中應(yīng)注重幾個問題：一要注意選準(zhǔn)突破口，然后逐步推開；二在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中要注意堅持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，上網(wǎng)材料必須對人民群眾真正有用的；三要堅持建網(wǎng)與開發(fā)利用并重的原則。