武秋實(shí)，陳鵬飛

（北京賽迪信息工程監(jiān)理有限公司，北京100044）

隨著金教工程的逐漸深入，眾多子項(xiàng)目紛紛立項(xiàng)。各個(gè)子項(xiàng)目都提交了需求規(guī)格說明書和實(shí)施方案等大量的相關(guān)文檔，監(jiān)理人員面臨著巨大的審核壓力。

在賽迪監(jiān)理與教育部教育管理信息中心同事的相互配合下，金教工程已經(jīng)形成了《教育服務(wù)與監(jiān)管體系信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案及文檔規(guī)范要求》等較為系統(tǒng)的對(duì)于文檔的要求，明確提出了承建單位需要提交的文檔，以及這些文檔所應(yīng)遵守的規(guī)范。

但是，這些規(guī)范內(nèi)容較多，在巨大的文檔審核壓力下，監(jiān)理人員難以嚴(yán)格按照規(guī)范的逐條要求，對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審。同時(shí)，金教工程已經(jīng)進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)，并引進(jìn)了總集成，很多子項(xiàng)目已經(jīng)完工，這對(duì)新立項(xiàng)的子項(xiàng)目提出了很多新的要求，也要求監(jiān)理單位在評(píng)審工作上需要添加新的關(guān)注點(diǎn)。

因此，本文擬將文檔評(píng)審的要點(diǎn)進(jìn)行梳理和濃縮，方便監(jiān)理人員在評(píng)審時(shí)參閱；同時(shí)將賽迪監(jiān)理進(jìn)行文檔審核的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和提煉，完善監(jiān)理工作的方法論；既方便信息工程監(jiān)理從業(yè)者進(jìn)行交流，又可以對(duì)新員工就信息工程檔案審核進(jìn)行初步培訓(xùn)。

一、規(guī)范性

《計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范》、《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》和《教育服務(wù)與監(jiān)管體系信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案及文檔規(guī)范要求》等相關(guān)文件，對(duì)金教工程文檔的規(guī)范性進(jìn)行了嚴(yán)格的要求。

規(guī)范性是文本的外型美觀大方，文字及圖片等內(nèi)容格式工整，用語規(guī)范，編號(hào)一致。同時(shí)，金教工程的各文檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范性要求。

規(guī)范性是判斷一篇文檔是否合格的基本要求，也是關(guān)系到文檔能否通過專家評(píng)審的重要事情。對(duì)于不合乎規(guī)范性的文檔，監(jiān)理人員應(yīng)直接發(fā)回廠商處進(jìn)行修改，合格后再進(jìn)行其他方面的評(píng)審。在評(píng)審時(shí)，可以從以下四個(gè)方面來著重審核文檔的規(guī)范性。

第一，封面和書脊的制作。文檔的版本信息是值得監(jiān)理人員注意的內(nèi)容。文檔編制單位在形成文檔初稿時(shí)版本號(hào)定義為V0.1；在文檔提交評(píng)審之前，文檔編制單位內(nèi)部版本號(hào)應(yīng)控制在V1.0以下；在文檔提交評(píng)審時(shí)，文檔版本號(hào)升級(jí)為V1.0；在評(píng)審后，進(jìn)行文檔修改過程中，版本號(hào)應(yīng)控制在V2.0以下；在文檔修改完成形成正式稿時(shí)，版本號(hào)確定為V2.0。

第二，內(nèi)頁的制作?！督逃?wù)與監(jiān)管體系信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案及文檔規(guī)范要求》已對(duì)頁眉、頁腳、標(biāo)題、正文、圖表等方面的格式進(jìn)行了明確的要求。在此著重強(qiáng)調(diào)圖表的編號(hào)和正文的格式。部分廠商在所提交的文檔中，圖片粘貼隨意，不注重圖片的編號(hào)和格式，常常造成某些圖片沒有編號(hào)，或者圖片所在的段落格式混亂，缺少標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。還有些文檔，正文中部分內(nèi)容是粘貼過來的，格式上不符合要求，甚至保留著網(wǎng)頁的格式。這是在格式方面常見的兩個(gè)錯(cuò)誤，需要監(jiān)理人員格外注意。

第三，文檔的用語。首先，檢查廠商所使用的語言和表達(dá)方式與讀者是否相應(yīng)。給領(lǐng)導(dǎo)閱讀的報(bào)告，表達(dá)方式以圖表等形式為宜，分析應(yīng)盡量詳盡，少使用專業(yè)性較強(qiáng)的詞匯；給技術(shù)人員的設(shè)計(jì)說明等報(bào)告，則可以使用簡(jiǎn)約的描述和專業(yè)性詞匯。其次，檢查文檔中口語化的語言，建議廠商替換為書面語言。

第四，文檔的編號(hào)和符號(hào)。首先，檢查文檔的檔號(hào)，是否能夠標(biāo)識(shí)文檔的分類，序號(hào)是否連續(xù)。其次，檢查文檔內(nèi)部的章節(jié)編號(hào)，章節(jié)編號(hào)不能重復(fù)；同時(shí)應(yīng)具有適當(dāng)?shù)姆止?jié)，能夠體現(xiàn)文章的結(jié)構(gòu)性。如整篇文檔只有第一章，則在編號(hào)上需要重新調(diào)整。

二、邏輯性

邏輯性可以概括為內(nèi)容不重不漏，說理層層深入，結(jié)構(gòu)條理清晰，表達(dá)順情合理。

文檔的邏輯性直接影響著讀者的理解，關(guān)系到廠商能否清晰表達(dá)思想，以及能否讓人信服。IT從業(yè)人士多為理工科出身，往往具有較強(qiáng)的技術(shù)能力而欠缺文字功底和表達(dá)技巧，導(dǎo)致廠商和業(yè)主單位之間的溝通障礙。因此，在文檔的邏輯性方面給予點(diǎn)評(píng)和指正，是監(jiān)理人員不可推卸的責(zé)任，也是文檔評(píng)審工作中最具有挑戰(zhàn)性的部分。

5.強(qiáng)化集貿(mào)市場(chǎng)建設(shè)。一是切實(shí)規(guī)劃實(shí)施好定點(diǎn)屠宰工程，改變過去那種無規(guī)劃、交易混亂、環(huán)境較差問題，讓居民吃上“放心肉”、“方便肉”；二是不斷強(qiáng)化超市的流通能力，逐漸淘汰并取締現(xiàn)有“臟亂差”的農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)。

評(píng)審文檔的邏輯性，可以從以下四個(gè)方面著手。

第一，文檔內(nèi)容是否全面。《計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范》等相關(guān)文件中，明確規(guī)定了信息系統(tǒng)全生命周期需要提交哪些文檔，并且給出了每個(gè)文檔的模板，對(duì)每個(gè)文檔中需要提交的內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定，監(jiān)理人員可以根據(jù)相應(yīng)規(guī)范，檢查廠商的文檔在內(nèi)容上是否全面。如《需求規(guī)格說明書》，是否覆蓋了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追蹤性需求等各個(gè)方面。

第二，文檔內(nèi)容是否重復(fù)。文檔重復(fù)性的審核，體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是注意審核每篇文檔中，不同章節(jié)之間是否存在內(nèi)容重復(fù)。二是不同文檔間，是否存在內(nèi)容重復(fù)或者相互參考，盡量避免讀一篇文檔時(shí)需要參考另一篇文檔。部分入行較淺的從業(yè)人員，對(duì)項(xiàng)目的某些概念或內(nèi)涵理解不夠深入，或者對(duì)用戶的需求把握不足，難以與操作聯(lián)系到一起，體現(xiàn)在文檔中就容易出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)。因此面對(duì)新手提交的文檔，尤其需要注意這方面的審核。

第三，文檔結(jié)構(gòu)是否清晰。文檔的結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循人的思維規(guī)律，對(duì)背景信息和思考過程進(jìn)行充分介紹，使讀者能夠獲得相同的思考過程，從而認(rèn)同作者的結(jié)論，我們稱之為層層深入。因此在評(píng)審的過程中，應(yīng)注意廠商的思路是否清晰，是否存在論證與結(jié)論混雜在一起，令人難以閱讀的情況。

埃森哲在中煤集團(tuán)MIS的實(shí)施方案中，第一章描述系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)；第二章由建設(shè)目標(biāo)推演出系統(tǒng)的建設(shè)范圍、工作內(nèi)容和工期；第三章根據(jù)工作內(nèi)容和工期等內(nèi)容，制定了項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、人員計(jì)劃、采購計(jì)劃和變更計(jì)劃等內(nèi)容；第四章進(jìn)一步明確了項(xiàng)目的質(zhì)量措施、溝通措施、風(fēng)險(xiǎn)管理措施等內(nèi)容，隨后依次說明了項(xiàng)目交付物、驗(yàn)收方式和上線支持等事宜。整篇文檔可謂層層深入，條理清晰。

而筆者曾經(jīng)評(píng)審的某篇實(shí)施方案中，則先提出項(xiàng)目的施工計(jì)劃等內(nèi)容，而后一邊對(duì)項(xiàng)目的背景信息進(jìn)行介紹，一邊說明工作內(nèi)容，令人難以領(lǐng)會(huì)其思路。

由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目是具有創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)，因此在邏輯性的評(píng)審中，也允許文檔存在較大的靈活性。文檔的表現(xiàn)形式，可以用自然語言，也可以用圖表和代碼等語言；章節(jié)和條目可以按照項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行擴(kuò)張與縮并；由于相關(guān)文檔的配合，文檔的詳細(xì)程度可以進(jìn)行調(diào)整；文檔也可以保留一定的擴(kuò)展內(nèi)容，在后續(xù)文檔中進(jìn)行體現(xiàn)。（GB8567-2006計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范）

三、科學(xué)性

科學(xué)性是指文檔所使用的支撐理論、技術(shù)方法、相關(guān)數(shù)據(jù)既尊重客觀規(guī)律，又符合項(xiàng)目的實(shí)際情況，能夠指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)。

科學(xué)性是編寫項(xiàng)目文檔存在的意義，任何廠商撰寫的任何文檔，都是為了順利地完成項(xiàng)目。沒有科學(xué)性，文檔便失去了用途。

評(píng)價(jià)文檔的科學(xué)性，賽迪監(jiān)理通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)認(rèn)為可以從如下幾點(diǎn)著手：

第一，內(nèi)容是否有理論基礎(chǔ)。作為國家級(jí)重大項(xiàng)目，金教工程的文檔中所闡述的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)理論提出，而非憑空想象。若文檔中的內(nèi)容有理論基礎(chǔ)，則應(yīng)關(guān)注該理論是否被業(yè)內(nèi)認(rèn)可。

第二，結(jié)論是否有分析或數(shù)據(jù)支撐。文檔中的結(jié)論性文字，需要有相關(guān)的分析或者數(shù)據(jù)作為支撐。如果有相應(yīng)支撐，則應(yīng)關(guān)注，其分析是否合乎邏輯，數(shù)據(jù)來源是否可靠，需要計(jì)算的結(jié)論是否進(jìn)行了計(jì)算驗(yàn)證。

第三，技術(shù)與工具是否滿足先進(jìn)性與成熟性。在金教工程所使用的技術(shù)中，不論是軟件開發(fā)技術(shù)、集成技術(shù)，還是硬件架構(gòu)技術(shù)、項(xiàng)目管理技術(shù)，都應(yīng)注意先進(jìn)性與成熟性的統(tǒng)一。一方面，確保所采用的技術(shù)成熟，能夠?qū)崿F(xiàn)所需功能而且風(fēng)險(xiǎn)低；另一方面，確保技術(shù)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不會(huì)被替代，具有適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展維護(hù)性，可以節(jié)省升級(jí)換代的費(fèi)用。

第四，在非技術(shù)層面是否符合金教工程的統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)。金教工程具有詳盡的頂層規(guī)劃和設(shè)計(jì)，在文檔的評(píng)審中，應(yīng)注意文檔是否符合這些要求；首先，審核文檔是否符合兩級(jí)建設(shè)、五級(jí)應(yīng)用的原則：其次，審核系統(tǒng)間的功能是否重復(fù)，是否能覆蓋不同的需求重點(diǎn)；再次，審核系統(tǒng)能否與其他系統(tǒng)兼容，是否具有接口，能與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換；然后，審核系統(tǒng)在進(jìn)度、質(zhì)量、安全性等方面是否滿足金教工程的要求；然后，審核按照該文檔的方案是否充分利用了原有資源；最后，審核該文檔的方案和計(jì)劃，在管理實(shí)踐中能否實(shí)現(xiàn)。

[1]國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].DA/T 28—2002.

[2]國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法[S].檔發(fā)[2008]3號(hào).

[3]計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范[S].GB8567-2006.

[4]電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].GB/T 18894—2002.

[5]教育服務(wù)與監(jiān)管體系信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案及文檔規(guī)范要求[S].JYFJ-CZZN-XMWDGF-001.