□任春霞

(晉中職業(yè)技術學院，山西晉中030600)

干部人事檔案是國家企事業(yè)單位、社會團體組織等在人事管理活動中形成的，記述反映每個干部學習和工作經(jīng)歷、政治思想、身份、德才能績、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術水平的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，人事檔案在國家檔案管理體系中占據(jù)重要的地位。特別是在中共山西省委組織部下發(fā)的關于在全省開展干部人事檔案專項清理工作的過程中，干部人事檔案顯得尤為重要，它為此項活動的展開提供強有力的查閱和參考平臺，使得干部人事檔案的專項清理工作能夠順利進行。

1 充分認識干部人事檔案專項清理的重要性

干部人事檔案專項清理工作，必須堅持以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發(fā)展觀為指導，深入貫徹落實黨的十八大三中全會精神，根據(jù)省委組織部關于干部人事檔案專項清理目標要求，對所有在職干部檔案進行一次集中審核和專項清理，切實解決干部人事檔案管理不嚴、失真失實、涂改造假等突出問題，確保干部人事檔案信息真實準確、材料齊全完整、管理規(guī)范嚴謹、充分發(fā)揮干部人事檔案在規(guī)范干部人事管理和整治選人用人不正之風工作中的重要作用。

2 干部人事檔案專項清理工作中存在的問題

2.1 領導重視度不夠

人事檔案與每個人的切身利益、工作和生活等密切相關。按照相關檔案管理政策，檔案管理人員應該是專職管檔人員，而且要求業(yè)務能力特別強。但是個別單位由于領導重視度不高，認為有個人管理、丟不了就行了，所以都沒有配備專職管檔人員，更不要說培訓學習進一步獲取新的檔案知識了，管檔人員經(jīng)常在沒人重視的場所默默工作，卻無人問津、無人關心、無人肯定存在價值，這樣使管檔人員沒有積極性，也就逐漸的沒人愿意去從事此項工作，造成惡性循環(huán)，更不要說在工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，精益求精，總結經(jīng)驗了，檔案管理質量也就越來越差。

2.2 管檔人員素質不高或兼職太多

由于領導不重視和過問的少，致使配備的管檔人員在管理檔案方面素質不高，即專業(yè)管檔知識缺乏。再者管檔人員兼職過多，常常被其他工作牽扯，用于人事檔案管理工作的時間有限，使得無法集中精力搞好檔案管理工作。人事檔案的管理本身是個動態(tài)的過程，既要保證人事工作的政策性、紀律性，又要保證人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，管檔人員要提供完美的服務目標，這就需要管檔人員不斷學習，以創(chuàng)新的精神改進人事檔案管理手段，從而才能在人事檔案管理工程中落實和踐行科學發(fā)展觀。當然管檔人員必須是業(yè)務素質高的、有管理檔案實踐經(jīng)驗的人，同時必須是專職管檔人員。

2.3 個人本身對檔案重視度不夠

通過檔案案卷的查看，每個人在每次填寫的個人信息中會出現(xiàn)不一致情況，特別是學習和工作經(jīng)歷中的時間，幾乎都有涂改和瞎填的現(xiàn)象，自己對檔案的認識度不夠，造成自己檔案的混亂。還有的隨意填寫參加工作時間和出生時間，特別是出生時間，有個別人檔案中，曾出現(xiàn)跨3年的情況，每次填表沒有那種嚴肅感，對自己的檔案材料不負責任。把入檔案的材料看得很隨意，填寫材料的筆的顏色也是有的用藍圓珠筆甚至出現(xiàn)用鉛筆的現(xiàn)象。履歷表上缺照片的很多，或沒蓋公章等情況時有發(fā)生，有獲取新學歷或學位的人不及時交到人事檔案室，認為害怕檔案管理人員把他的材料丟失，自己保存檔案的大有人在，還有的畢業(yè)就畢業(yè)了，有個畢業(yè)證、學位證就行了，至于說檔案有無都無所謂，當?shù)綍r用到的時候才發(fā)現(xiàn)無學歷檔案，趕緊才去找，檔案信息得不到及時更正和變動，致使到了關鍵時刻用到檔案時才后悔莫及。

2.4 內(nèi)容簡單、雷同

普遍體現(xiàn)在一年一度的個別人的行政考核表中，每年的工作總結是一模一樣，一字不差，沒有絲毫修改，而且考核表都是電腦打印的;在領導意見一欄中，往往是千篇一律的套話，“同意”“同意上述意見”等字樣，甚至有的在招聘審批表上，一批招聘的每個人表現(xiàn)情況一欄中填寫內(nèi)容又是完全雷同，體現(xiàn)不出個性特色，失去了真正意義上的參考作用，不能為單位的選人、用人、提拔等提供有價值的檔案資料，進而直接影響到人員的正常晉升、崗位設置的排隊打分、干部提拔等，挫傷了人們的工作創(chuàng)新熱情。

2.5 人員身份確定材料短缺比較多

年輕人檔案中派遣證、上學報考登記表等檔案材料大部分都在，以此好確定身份;老一點，有的上班報到的時候上級計委收取存檔，有的單位檔案室存放，致使檔案中無派遣證，這樣給人員身份確定帶來很大的困難。

2.6 后取學歷的認證問題

由于現(xiàn)在社會復雜多變，后取學歷學習形式也多種多樣，有網(wǎng)絡教學的、遠程教育的、自修的、成人的、函授的等，有的學生畢業(yè)只有學生畢業(yè)生登記表，除此外任何學習檔案材料都沒有，還有的甚至只有畢業(yè)證和學位證兩個證件，其余的材料都沒有，不過大多數(shù)比較正規(guī)，有報名表、錄取通知書、學生鑒定表、學生畢業(yè)生登記表、授予學位表等，各式各樣。有很多單位感覺有學習檔案材料，不管材料是否齊全和完整就默認了，并進行了學歷學位認定，無法辨析學歷、學位的真假。所以對于后取學歷和學位的人員，要進一步進行學歷、學位的網(wǎng)上認證，確保學歷、學位的真實性。

2.7 檔案材料個別凌亂

檔案內(nèi)容應當真實、可靠，有一定參考價值。對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明，涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，如需查清，應轉交有關黨組織審查處理后，方能歸檔。如未被批準的入團、入黨志愿書、申請書及工會會員登記表、申請書等，應分別由干部所在單位黨團基層組織和工會保存，不應放入個人人事檔案中。有的本來屬于第五類的檔案，結果放在第四類，檔案材料未按規(guī)定分類存放、分類管理，材料混雜、散亂、甚至根本沒有整理、清理，結果使得檔案利用帶來諸多不便，檔案使用價值大打折扣。

2.8 對檔案收集范圍狹小

一些單位人事部門更多關注領導干部檔案材料，能及時收集和催要需歸檔的檔案材料，所以他們?nèi)耸聶n案比較齊全完整。而有些普通老百姓的檔案材料缺失現(xiàn)象普遍存在。按理來講，人事檔案不管對領導干部還是普通老百姓來講都是非常重要的，所以收集檔案材料的范圍不應只局限于領導干部或主要人物，而應是單位的每一個人，他們都是單位寶貴的人力資源和珍貴的財富。

3 干部人事檔案專項清理過程中需改進的措施和方法

3.1 進一步增強對干部人事檔案重要性的認識

干部人事檔案是干部職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和工作實績的真實記錄，是各級黨組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要手段，是做好組織干部工作不可或缺的重要依據(jù)。從這個意義上說，一個人在成長的道路上不能缺少個人檔案，否則，其歷史和具體情況將難以得到組織的確認。檔案是歷史的記錄，材料的形成多數(shù)是當事人的手跡，并經(jīng)人事檔案管理部門的鑒別、整理，剔除了虛假不實和錯誤信息，因此，干部人事檔案具有權威性，能為組織提供第一手材料，所以考察干部的重要手段之一就是查閱干部人事檔案。所以我們高度重視人事檔案，同時更要重視人事檔案給單位領導和個人帶來的參考和使用價值。

3.2 進一步更新領導的工作理念，切實重視檔案的管理工作

單位部分領導應從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，要高度重視人事檔案對單位和個人的重要性，并把檔案管理工作做到實處，不斷加強檔案管理機制、完善檔案管理制度，真正做到人事檔案齊全、完整、安全。盡量創(chuàng)造條件滿足檔案的保管要求，特別是對于硬件的條件設施，積極配合，克服困難，為人事檔案創(chuàng)造一個舒適的生存環(huán)境，竭盡全力延長保管時限和檔案的壽命，對于表現(xiàn)出色的管檔人員工作給予肯定，必要的情況下可采取獎勵機制，從而增強管檔人員責任心、提高工作的積極性。

3.3 進一步健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理過程中，對于一些過時的、不適應新形勢、新情況的檔案規(guī)章制度，要根據(jù)本單位的工作實際及時進行改革，同時建立新的科學的行之有效的適合本單位的人事檔案管理制度。要不斷健全各方面的制度，例如:借閱制度、交接制度、登記制度、復印制度、管檔人員制度、整理制度等等，在自己單位實際情況基礎上，制定適合自己單位的人事檔案管理制度，從而使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。

3.4 進一步提高管檔人員業(yè)務技術

社會在發(fā)展，科技在進步，對管檔人員既提供展示自己能力的平臺，又提出很多適應社會發(fā)展的要求，人事檔案信息化建設就顯得尤為重要。人事檔案信息化建設關鍵就是要有一支高素質、高能力的檔案信息化管理人才，在人事檔案信息化建設管理過程中，管檔人員不僅需要豐富的檔案管理專業(yè)知識的能力，更需要運用創(chuàng)新意識及應用現(xiàn)代化管理設備的能力;不僅需要檔案管理理論素質及管理經(jīng)驗，同時還需要把傳統(tǒng)的紙質檔案與現(xiàn)代化信息電子檔案二者有機地結合起來，善于運用現(xiàn)代化服務方式，提高服務效率，更新觀念、與時俱進，不斷學習新技術、新理念、新知識，以便在人事檔案的信息化管理過程中更加規(guī)范、高效。

3.5 進一步提升職能部門的責任意識

人事檔案的真實可靠是檔案的生命，因此要確保檔案生命的永存，必須提高職能部門的責任意識。在干部人事檔案的整理、審核和專項清理過程中發(fā)現(xiàn)，有職工本人的責任，但更多的與人事部門審核不認真有關系，由于人事部門責任的意識淡薄，造成人事檔案中信息亂填、瞎填、涂改等，嚴重影響檔案使用價值和利用價值，因此增強職能部門特別是人事部門干部的責任意識尤為重要。

3.6 進一步規(guī)范檔案資料歸檔，提高創(chuàng)新機制

人事檔案是反應某個人學習、工作經(jīng)歷，德能勤績等，所以要完善檔案歸檔制度，要利用現(xiàn)代化信息手段，監(jiān)督和處理不符合歸檔要求的材料，對短缺的檔案要及時催要并按時歸檔，提高服務質量和工作效率，拓寬資料的來源渠道，盡量達到及時、準確、全面，不斷提高創(chuàng)新機制。

3.7 進一步落實清個人檔案信息

對于模棱兩可、含糊不清的個人檔案信息，要成立專門機構、組織專門人員實地調查了解，例如出生時間的確定，有的人檔案中體現(xiàn)好幾個出生時間，有的出現(xiàn)陰陽歷情況，還有的出現(xiàn)跨年度對于這些個人材料不真實或無法確定的現(xiàn)象，應由成立專門機構的專門人員調查了解，并把調查材料上交本單位黨委會，黨委會再根據(jù)實際調查情況和檔案信息認定相關政策依據(jù)綜合研判，確定正確的干部信息，做到清理一次就要清理徹底。

干部人事檔案的專項清理工作，不僅是對干部個人人事檔案的一次大清查，也是對單位人事檔案管理的大檢查和大審閱。加強干部人事檔案的管理，是一項長期、復雜的工作，需要我們不斷改變工作思路，創(chuàng)新理念，從而不斷提高工作質量和管理水平，使其發(fā)揮最大化地利用效力，從而為單位領導和個人提供有價值的參考資料。

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