【摘 要】檔案管理數(shù)字化工作要想在現(xiàn)代事業(yè)單位中進行廣泛性的普及，培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量，在工作過程中，有關(guān)部門應(yīng)積極推進檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿足檔案管理工作的實際需要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；工作重點

檔案管理數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，其對于提高檔案管理的質(zhì)量，強化檔案的管理有著重要的作用。在對檔案管理數(shù)字化工作進行研究的過程中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作要想在現(xiàn)代事業(yè)單位中進行廣泛性的普及，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)首先對檔案管理數(shù)字化的實際的意義進行了解，同時對檔案管理數(shù)字化工作中的重點進行掌握。只有這樣才能有效的促進檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位中的應(yīng)用。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實體空間，這就有效的減小了工作人員在進行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢，因此在進行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時間，提高了檔案管理的工作效率。

（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進行檔案管理的過程中經(jīng)常會由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對事業(yè)單位中工作人員的個人隱私造成影響。對檔案管理進行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對檔案的重要性設(shè)立不同層級的安全保護措施。同時，針對檔案的查閱進行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過設(shè)立密碼，指紋識別等方式，提高檔案的管理的安全性。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強部門間聯(lián)系，實現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過密碼驗證的方式進入檔案數(shù)據(jù)庫中進行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。

二、檔案管理數(shù)字化的工作重點

（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國剛剛開始普及，我國大多數(shù)事業(yè)單位在進行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進數(shù)字化檔案管理的進一步完善。值得注意的是，在進行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進。

（二）培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進行工作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對計算機進行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對性的進行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對數(shù)字化檔案管理對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時間后進行技術(shù)的考核，以便驗收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。

（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問題更是現(xiàn)在社會大眾普遍關(guān)注的問題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門在進行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過程中，首先，應(yīng)注意對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進行電腦操作的過程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進入不安全的網(wǎng)站，點擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進行。

（四）完善硬件設(shè)施，打造保密機制。要想有效的促進檔案管理的數(shù)字化，有關(guān)事業(yè)單位不僅要從人員與制度等方面入手，同時還要對檔案管理過程中硬件設(shè)施給予足夠的關(guān)注。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要指電子計算機設(shè)備，掃描設(shè)備等。由于現(xiàn)代電子產(chǎn)品更新的速度日新月異，因此檔案管理部門應(yīng)定期的對市場上的電子產(chǎn)品進行關(guān)注，對于本單位中過于陳舊的電子設(shè)備進行及時的更換與維修，以滿足檔案管理數(shù)字化的需要。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理數(shù)字化是對事業(yè)單位檔案管理工作的一次有益的推進，其對于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量有著重要的作用。在今后的工作過程中，有關(guān)部門應(yīng)積極推進檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，滿足檔案管理工作的實際需要。

參考文獻(xiàn)

[1] 羅幼明.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].才智，2009 （03）.

[2] 吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].管理觀察，2013（19）.

[3] 安曉莉.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（18）.

[4] 史毓，王愛珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版），2011（06）.

[5] 楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（04）.

作者簡介：李潔華（1963- ），女，廣西容縣人，館員，主要從事檔案管理工作。endprint