方松+趙紅萍

摘要：基建檔案較一般文書檔案具有更強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性等特點(diǎn)。當(dāng)前，我國基建檔案管理總體水平不高?；诖?，本文圍繞基建檔案管理實(shí)務(wù)要求，借鑒PDCA循環(huán)法則、檔案價值鑒定理論等研究工具，對我國基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等進(jìn)行了研究，并提出增強(qiáng)管理意識、提高管理要求、加強(qiáng)科學(xué)研究等3項(xiàng)對策建議，希冀促進(jìn)我國基建檔案管理整體水平的提升。

關(guān)鍵詞：基建檔案PDCA循環(huán)法則價值鑒定

一、問題提出

基本建設(shè)是一項(xiàng)由多主體參與，建設(shè)周期相對較長并高度依賴各種專業(yè)知識的智力型活動。基建檔案是基本建設(shè)全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實(shí)、最全面的特性，是對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步改擴(kuò)建或修繕的基本依據(jù)?；n案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實(shí)性、價值性等特點(diǎn)之外，還具有內(nèi)容專業(yè)性、成套完整性、現(xiàn)實(shí)使用性、整理動態(tài)性、來源廣泛性、

收集滯后性的特點(diǎn)[2][3]。

文獻(xiàn)檢索以及管理實(shí)踐表明，我國當(dāng)前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識不強(qiáng)、資料不全、整理不規(guī)范、硬件投入不

足、人員隊(duì)伍力量薄弱等問題[4][5]，

與歐美發(fā)達(dá)國家差距較大。以美國為例，美國政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統(tǒng)、完整、門類齊全、數(shù)量豐富，比如西雅圖港務(wù)局、紐約世界貿(mào)易中心除保存有基建相關(guān)照片和文字材料外，甚至連產(chǎn)業(yè)主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

為夯實(shí)我國基建檔案管理實(shí)務(wù)工作基礎(chǔ)，提高基建檔案管理研究水平，本文結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理研究成果和基建檔案管理實(shí)踐，從業(yè)主方[6]角度研究了我國基建檔案管理工作。

二、研究重點(diǎn)

圍繞基建檔案管理實(shí)務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。

（一）基建檔案管理機(jī)制研究

從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環(huán)漸進(jìn)完善的體系。鑒于此，本文運(yùn)用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計(jì)劃—各責(zé)任主體制定并實(shí)施具體管理計(jì)劃—業(yè)主方驗(yàn)查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機(jī)制研究。

1. PDCA循環(huán)法則概述

PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計(jì)劃制訂和組織實(shí)現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗(yàn)應(yīng)加以肯定并推廣，推進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個循環(huán)，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。

2.基建檔案管理流程分析

基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計(jì)劃制定、管理實(shí)施、對照檢查以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)四個階段。

（1）計(jì)劃制定?；n案管理計(jì)劃包括總體計(jì)劃和實(shí)施計(jì)劃兩類?？傮w計(jì)劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱?？傮w計(jì)劃制定是基建檔案全過程管理的起點(diǎn)，始于項(xiàng)目生命周期中“提出項(xiàng)目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項(xiàng)目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實(shí)施計(jì)劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實(shí)際情況制定的具體工作計(jì)劃。實(shí)施計(jì)劃必須與總體計(jì)劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實(shí)施計(jì)劃須報經(jīng)業(yè)主方批準(zhǔn)同意后，方能生效。

（2）管理實(shí)施?；n案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計(jì)劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則。統(tǒng)一計(jì)劃是指由業(yè)主方制定檔案管理總體計(jì)劃，明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求；分塊實(shí)施是指其他建設(shè)相關(guān)方圍繞項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體計(jì)劃，制定具體的檔案管理實(shí)施計(jì)劃，履行各自檔案管理職責(zé)，完成總體計(jì)劃的各項(xiàng)要求；集中歸檔是指項(xiàng)目建設(shè)完成后，其他建設(shè)相關(guān)方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進(jìn)行查驗(yàn)、接收，并依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

（3）檢查監(jiān)督?；n案特點(diǎn)要求基建檔案管理必須要高度重視過程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導(dǎo)、監(jiān)督其他建設(shè)相關(guān)方按照總體計(jì)劃要求做好基建檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)。項(xiàng)目建設(shè)過程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設(shè)相關(guān)方的自查。其他建設(shè)相關(guān)方要對照經(jīng)批準(zhǔn)認(rèn)可的實(shí)施計(jì)劃做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復(fù)印制度，保證檔案及時收集、完整歸檔、管理規(guī)范。

（4）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關(guān)鍵程序。對于管理過程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，要及時總結(jié)提煉，形成制度，進(jìn)行推廣，做到標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)更是彌足珍貴，應(yīng)引起業(yè)主方高度重視，組織研究應(yīng)對措施，以避免在下一個PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

（二）基建檔案范圍管理研究

借鑒現(xiàn)代項(xiàng)目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項(xiàng)目生命周期內(nèi)所有有價值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計(jì)劃所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作?；n案范圍管理包括初始定義、范圍確認(rèn)、范圍變更控制等三個環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設(shè)相關(guān)方，其中業(yè)主方是最終責(zé)任主體。基建檔案范圍管理研究基礎(chǔ)是檔案價值鑒定理論。endprint

1.檔案價值鑒定理論概述

檔案價值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要方法和重點(diǎn)內(nèi)容，是指鑒定主體基于對檔案保存價值和利用意義的合理認(rèn)識，對檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價的智力性工作。根據(jù)檔案價值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定義

基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國家檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和基建程序，進(jìn)行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義。基建檔案范圍管理初始定義是檔案價值鑒定的前提與基礎(chǔ)，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應(yīng)在基建檔案管理總體計(jì)劃中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

3.范圍確認(rèn)及變更控制

基建檔案范圍管理的范圍確認(rèn)是指其他建設(shè)相關(guān)方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認(rèn)可的行為過程。范圍確認(rèn)結(jié)果是開展基建檔案管理的直接依據(jù)，應(yīng)在實(shí)施計(jì)劃中體現(xiàn)。其他建設(shè)相關(guān)方是基建檔案范圍管理范圍確認(rèn)的主體。對于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關(guān)建設(shè)相關(guān)方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請，獲得批準(zhǔn)同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。

4.范圍管理成果

基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認(rèn)后，最終形成三項(xiàng)成果：一是工作任務(wù)書，明確基建檔案管理的主要任務(wù)；二是工作說明書，詳細(xì)解釋基建檔案管理過程中的相關(guān)事項(xiàng)；三是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），確定基建檔案管理的工作體系與責(zé)任體系。工作任務(wù)書、工作說明書、分解結(jié)構(gòu)（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進(jìn)行基建檔案驗(yàn)收的最終依據(jù)。

（三）基建檔案歸檔方法研究

項(xiàng)目竣工后，業(yè)主方需按一定原則對基建檔案進(jìn)行歸檔、編號。結(jié)合管理實(shí)踐，我們認(rèn)為基建檔案歸檔需充分考慮“現(xiàn)實(shí)使用性”的突出特點(diǎn)，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進(jìn)行編號歸檔。

國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），要求檔案以“件”為單元進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。我們研究認(rèn)為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機(jī)聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件單元；‘件內(nèi)文件批復(fù)在前，申請?jiān)诤?，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；項(xiàng)目結(jié)束年作為檔案歸檔年”的方法進(jìn)行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。

三、對策建議

基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點(diǎn)。

（一）增強(qiáng)意識，重視基建檔案管理工作

一是要轉(zhuǎn)變基本建設(shè)“重申報建設(shè)，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認(rèn)識到基建檔案的重要作用，加強(qiáng)檔案重要性宣傳，營造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質(zhì)”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實(shí)力和硬件設(shè)施建設(shè)。建立健全基建檔案管理人員激勵與考評機(jī)制，注重對基建管理人員的檔案知識培訓(xùn)，鼓勵開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運(yùn)用新興科技提高檔案設(shè)施裝備水平，保證檔案資料存儲安全、使用便捷，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。

（二）采取措施，提高基建檔案管理要求

基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責(zé)任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)作用，研究采取有效措施，細(xì)化對其他建設(shè)相關(guān)方的管理要求。一是進(jìn)一步建立健全基建檔案管理機(jī)制，將檔案管理計(jì)劃細(xì)化為總體計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃兩個層次，分級制定，分塊實(shí)施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務(wù)書、工作說明書以及工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），界定清楚各建設(shè)相關(guān)方的管理責(zé)任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關(guān)合同，以明晰業(yè)主方與其他建設(shè)相關(guān)方的責(zé)權(quán)關(guān)系，強(qiáng)化基建檔案管理實(shí)施的強(qiáng)制性。三是要進(jìn)一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證項(xiàng)目檔案能夠及時集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。

（三）強(qiáng)化研究，逐步增強(qiáng)基建檔案管理科學(xué)化水平

隨著現(xiàn)代管理學(xué)的發(fā)展與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，基建檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷運(yùn)用新理論、新技術(shù)，逐步提高管理的現(xiàn)代化水平。在此過程中，應(yīng)加強(qiáng)基建檔案管理專題研究，以提高管理實(shí)務(wù)的智力支撐儲備水平。一是要進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案管理機(jī)制研究，使得基建檔案管理與基建項(xiàng)目流程管理更加協(xié)調(diào)一致，各建設(shè)相關(guān)方更加自覺地強(qiáng)化檔案管理；二是要繼續(xù)加強(qiáng)基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究，逐步提高基建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

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作者單位：中國水產(chǎn)科學(xué)研究院

文中“業(yè)主方”是廣義概念，包括傳統(tǒng)管理模式（DBB）下的業(yè)主以及管理承包模式（MC）下的管理承包商。

文中“其他建設(shè)相關(guān)方”是指項(xiàng)目建設(shè)中除業(yè)主方以外的其他參與主體，包括施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方等。endprint