李惠紅

摘要：電子商務(wù)蓬勃發(fā)展需要電子商務(wù)檔案來證實各方的權(quán)益，提高電子商務(wù)企業(yè)內(nèi)部管理效率。當(dāng)前企業(yè)電子商務(wù)檔案管理不能滿足各方需要，需要通過建立電子商務(wù)檔案監(jiān)管體系、提高社會利用電子商務(wù)檔案意識、提高企業(yè)電子商務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)等措施來完善電子商務(wù)檔案管理。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 檔案 監(jiān)管

1 加強電子商務(wù)檔案管理的動因

1.1 提高電子商務(wù)企業(yè)管理效率需要加強電子商務(wù)檔案管理。自本世紀(jì)初以來，電子商務(wù)迅速發(fā)展為當(dāng)今世界的主要商業(yè)形態(tài)之一。根據(jù)中國電子商務(wù)研究中心發(fā)布的《2012年度中國電子商務(wù)市場數(shù)據(jù)監(jiān)測報告》，中國電子商務(wù)市場交易規(guī)模達7.85萬億，同比增長30.83%。2012年12月底國內(nèi)B2C、C2C與其它電商模式企業(yè)數(shù)已達24875家，實際運營的個人網(wǎng)店數(shù)量達1365萬家。電子商務(wù)服務(wù)企業(yè)直接從業(yè)人員超過200萬人，間接帶動的就業(yè)人數(shù)超過1500萬人。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)企業(yè)之間的競爭也趨于激烈。電子商務(wù)企業(yè)需要提高內(nèi)部的管理效率和效果，才能取得和鞏固自身的競爭優(yōu)勢。電子商務(wù)開展業(yè)務(wù)的優(yōu)勢是信息化帶來的業(yè)務(wù)運行的高效率。電子商務(wù)企業(yè)內(nèi)部管理效率需要高效率的信息系統(tǒng)，包括對已完成業(yè)務(wù)的檔案信息。在電子商務(wù)營運過程中，有大量的業(yè)務(wù)檔案形成。如何加強電子商務(wù)檔案管理，形成有效的檔案信息服務(wù)體系，為業(yè)務(wù)管理提供有用信息將是未來電子商務(wù)企業(yè)面臨的重要問題?？梢娞岣唠娮由虅?wù)企業(yè)管理效率需要加強電子商務(wù)檔案管理。

1.2 維護電子商務(wù)活動各方權(quán)益需要加強電子商務(wù)檔案管理。電子商務(wù)是現(xiàn)代社會中十分重要的經(jīng)濟活動，涉及各行各業(yè)和眾多的消費者。法律法規(guī)是調(diào)整各種社會關(guān)系的行為規(guī)范，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，依靠法律法規(guī)調(diào)節(jié)和保護各種經(jīng)濟行為尤為必要。目前，在我國，電子商務(wù)活動適用的法律主要有《合同法》、《公司法》、《反不正當(dāng)競爭法》、《消費者權(quán)益保護法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《電子簽名法》等等法規(guī)。由于電子商務(wù)經(jīng)營活動具有較大的時空距離，各個主體在經(jīng)濟活動過程中信息的時效性和可靠性就尤其重要。利用電子商務(wù)檔案完整的地記錄電子商務(wù)活動過程，能夠在發(fā)生業(yè)務(wù)糾紛的情況下提供業(yè)務(wù)發(fā)生過程的真實情況，從而為各方主張自身的權(quán)益提供重要證據(jù)。在這種情況下，電子商務(wù)檔案不僅是企業(yè)內(nèi)部管理的需要，也是維護電子商務(wù)活動各方權(quán)益的重要憑據(jù)。

2 當(dāng)前企業(yè)電子商務(wù)檔案管理存在的問題

2.1 企業(yè)電子商務(wù)檔案管理意識淡薄。我國的很多電子商務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理意識淡薄，沒有認(rèn)識到在市場競爭中電子商務(wù)檔案管理對于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性。有的企業(yè)認(rèn)為電子商務(wù)檔案可有可無，根本就沒有自己的電子商務(wù)檔案管理制度和管理機構(gòu)；有的企業(yè)雖然有了電子商務(wù)檔案管理制度和機構(gòu)，但是按照一般非電子商務(wù)檔案的方式來進行管理，結(jié)果不是電子商務(wù)檔案信息容量小而無法支持管理，就是自電子商務(wù)檔案過于龐大而無法形成有效的檔案信息，從而把好不容易收集整理的業(yè)務(wù)檔案束之高閣；有的企業(yè)認(rèn)為建立電子商務(wù)檔案之后就可以高枕無憂了，沒有加強對業(yè)務(wù)檔案的后續(xù)開發(fā)，造成檔案利用率低，浪費企業(yè)寶貴資源。還有的企業(yè)不重視對電子商務(wù)檔案的監(jiān)管和保護，給不法分子以可乘之機，致使電子商務(wù)檔案信息外泄，給侵權(quán)、假冒行為等違規(guī)的現(xiàn)象提供了可乘之機，使企業(yè)的形象受到了嚴(yán)重?fù)p害，給企業(yè)造成了巨大的損失。

2.2 企業(yè)電子商務(wù)檔案管理工作混亂。對于所有的企業(yè)來說，凡是管理比較優(yōu)秀的企業(yè)，其業(yè)務(wù)檔案都由專人管理，并且業(yè)務(wù)檔案方面的問題都設(shè)有專門的機構(gòu)進行負(fù)責(zé)解決，進而對重要的業(yè)務(wù)檔案進行保護，維護企業(yè)的合法權(quán)益。然而我國的電子商務(wù)企業(yè)對于業(yè)務(wù)檔案的管理卻沒有給予高度的重視，主要表現(xiàn)為：管理模式不統(tǒng)一，工作歸屬不一致，管理混亂。目前，我國規(guī)模較大、效益較好的電子商務(wù)企業(yè)，都沒有設(shè)置專門的機構(gòu)或部門，對電子商務(wù)檔案進行管理，其電子商務(wù)檔案由一些職能部門兼職管理，或者與企業(yè)的其他檔案進行合并，實施統(tǒng)一的管理。這些職能部門，由于人員流動性較大，在交接電子商務(wù)檔案的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)空檔，進而在一定程度上使得電子商務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)斷層；有的企業(yè)雖然設(shè)置了相應(yīng)的部門，并配備了專門的管理人員，對電子商務(wù)檔案進行專門的管理，但是在檔案管理的專業(yè)知識、相關(guān)的法律知識方面，這部分管理人員比較缺乏，無法有效地開發(fā)電子商務(wù)檔案信息資源，難以有效地提升電子商務(wù)檔案管理工作的效率，不能充分發(fā)揮電子商務(wù)檔案的價值。當(dāng)他人侵犯企業(yè)的電子商務(wù)檔案時，也不懂得維護自己的權(quán)利。另外，沒有建立和完善電子商務(wù)檔案管理制度，缺乏必要的約束和規(guī)范，對電子商務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行管理，在一定程度上造成電子商務(wù)檔案管理文件材料出現(xiàn)分散、無序，甚至遺失的現(xiàn)象，進一步影響和制約了電子商務(wù)檔案的開發(fā)與利用。

3 加強電子商務(wù)檔案管理的措施

3.1 提高社會利用電子商務(wù)檔案意識。社會各界應(yīng)該重視電子商務(wù)檔案的商業(yè)價值?？梢酝ㄟ^新聞媒體、電子商務(wù)檔案管理協(xié)會、消費者協(xié)會等組織和機構(gòu)，對電子商務(wù)檔案的價值進行廣泛地宣傳，使人們充分認(rèn)識并重視電子商務(wù)檔案的巨大作用。電子商務(wù)企業(yè)一定要消除過去對電子商務(wù)檔案管理的片面理解，充分認(rèn)識到電子商務(wù)檔案這一無形資產(chǎn)的潛在價值，搞好企業(yè)的電子商務(wù)檔案管理。

3.2 提高企業(yè)的電子商務(wù)檔案管理意識。首先，在電子商務(wù)檔案管理方面，需要強化領(lǐng)導(dǎo)的意識。只有充分意識到電子商務(wù)檔案管理是企業(yè)重要的資產(chǎn)，并且關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展時，在這種情況下，電子商務(wù)檔案管理才能受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，進而在一定程度上給予大力支持，同時解決電子商務(wù)檔案管理過程中遇到的各種問題，為電子商務(wù)檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，幫助企業(yè)員工樹立電子商務(wù)檔案的管理意識，在日常生活中，號召員工注重管理、保護企業(yè)的電子商務(wù)檔案。通常情況下，有關(guān)人員只有意識到維護本單位的知識產(chǎn)權(quán)的重要性，并且對有關(guān)檔案理論及法律條文進行認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握時，自身的素質(zhì)才能不斷提高，在日益復(fù)雜的電子商務(wù)檔案工作中，才能處于主動地位，避免侵害企業(yè)、客戶等權(quán)益。endprint

3.3 建立科學(xué)的企業(yè)電子商務(wù)檔案管理制度。在日常管理工作中，電子商務(wù)檔案的系統(tǒng)性、完整性，直接關(guān)系到電子商務(wù)檔案受到保護的程度。對于企業(yè)來說，無論是設(shè)置專門的管理機構(gòu)，還是配備專門的管理人員，都要建立健全一套與自身的發(fā)展情況相適應(yīng)的電子商務(wù)檔案管理制度，對電子商務(wù)檔案管理的目的、任務(wù)，以及對電子商務(wù)檔案進行收集、整理、保管、利用等工作作出具體的規(guī)定，同時對有關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限進行明確，進一步規(guī)范有關(guān)人員的管理行為，在一定程度上提高電子商務(wù)檔案管理的水平，確保電子商務(wù)檔案管理工作有章可循，電子商務(wù)檔案收集、整理、開發(fā)服務(wù)等文件材料有案可查，對電子商務(wù)檔案實現(xiàn)科學(xué)的管理。

3.4 提高企業(yè)電子商務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。對于企業(yè)來說，其電子商務(wù)檔案人員，一方面需要具備一定的科學(xué)文化水平和組織協(xié)調(diào)能力，另一方面需具備檔案管理、現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營、信息技術(shù)等方面的綜合知識。企業(yè)為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，需要對電子商務(wù)檔案管理人員加大培訓(xùn)的力度，進一步適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。對于電子商務(wù)檔案利用、保護等最新消息，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時向社會公布：通過訂購、交換、索取等多種渠道，積累有較強現(xiàn)實作用和廣泛使用價值的國內(nèi)外電子商務(wù)檔案資料，提高電子商務(wù)檔案利用效率。

3.5 建立完善的電子商務(wù)檔案專門監(jiān)管法律體系。由于電子商務(wù)時空距離比較遠等特點，電子商務(wù)的業(yè)務(wù)檔案管理有著自身的特點，因此電子商務(wù)檔案作為電子商務(wù)活動中十分重要的文件資料，應(yīng)該建立專門的法律制度，來規(guī)范電子商務(wù)檔案的形成和使用，從而促進電子商務(wù)發(fā)展。

目前的電子商務(wù)檔案工作水平較低，基礎(chǔ)較差，手段較落后，還囿于整理和保管的被動局面，無法滿足電子商務(wù)檔案管理發(fā)展和文檔利用高效化的需要。因此，應(yīng)進一步提高我國電子商務(wù)檔案工作的水平，使電子商務(wù)檔案管理人員將更多的時間投入到編制電子商務(wù)檔案檢索工具、開發(fā)電子商務(wù)檔案信息資源、提供電子商務(wù)檔案咨詢服務(wù)、協(xié)助利用者開展調(diào)查與預(yù)測等工作中，從而充分發(fā)揮電子商務(wù)檔案的價值和作用。

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基金項目：

本課題受到2012年廣東省高職教改工程項目（20120201008）、廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院重點項目（GDGM 2011-ZZ-02）的資助。endprint