谷全心

摘 要：本文從工作實(shí)際出發(fā)，介紹了聲像檔案的特性、作用，以及聲像檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決的方法和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：聲像；檔案；管理

聲像檔案是指在科研生產(chǎn)、試驗(yàn)、管理、經(jīng)營(yíng)、基建、黨政、外事及其它各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的錄像片、影視片、錄音、照片等聲像資料及附屬文字說(shuō)明。本文針對(duì)聲像檔案方面的認(rèn)識(shí)并結(jié)合單位的實(shí)際情況，對(duì)聲像檔案的特征、作用、存在的問(wèn)題及解決方法做初步的探討。

1 聲像檔案的特性

聲像檔案是以特殊載體、特殊的方式記錄信息的特殊門類的檔案，它除了具有同紙質(zhì)檔案的共同特性如原始記錄性、憑證性、知識(shí)性、信息性之外，還具有它自身的特殊性質(zhì)。

1.1 視聽(tīng)形象性

聲像檔案是將檔案信息記錄在特殊載體之上，它能在一定時(shí)間內(nèi)或更短時(shí)間準(zhǔn)確無(wú)誤地將要記錄的信息比如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、環(huán)境永久地保留在載體之上，它可以不受文字限制，以生動(dòng)形象、直觀真實(shí)見(jiàn)長(zhǎng)，不受時(shí)空限制，給人以身臨其境之感，從而具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的強(qiáng)大感染力和說(shuō)服力。

1.2 內(nèi)容綜合性

隨著科學(xué)技術(shù)和文化事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，導(dǎo)致檔案形成領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，聲像檔案以其獨(dú)特的載體和記錄檔案信息的方式產(chǎn)生于社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，記錄內(nèi)容也越來(lái)越豐富，它可以涉及到單位的財(cái)務(wù)、黨政、教學(xué)、科研等活動(dòng)的方方面面，它與文書(shū)檔案、人事檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案等門類的紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上相互印證，在形式上又相互補(bǔ)充，構(gòu)成文字與圖像結(jié)合的有機(jī)整體。

1.3 利用方便性

紙質(zhì)檔案形成多為孤本，因此利用者在利用時(shí)受到限制，而且在提供利用時(shí)還存在檔案的磨損、被破壞等不利因素，加上紙質(zhì)檔案有保密性的限制，這樣就大大限制了紙質(zhì)檔案的利用。與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案具有易復(fù)制性的特點(diǎn)，如照片、縮微片等感光材料的翻拍、掃描復(fù)制，只要物質(zhì)條件具備，就可以將聲像檔案復(fù)制成與母帶一樣的聲像材料，在提供利用時(shí)，將母帶存檔，將復(fù)制片借出。因此，聲像檔案以其自身獨(dú)特的特性，即以聲、圖并茂，情景交融的載體形式使現(xiàn)代檔案與利用者更加貼近，使聲像檔案的利用價(jià)值日益增大。

2 聲像檔案的作用

由于聲像檔案在內(nèi)容上的多樣性與形式上的特殊性，決定了它具有把單位各項(xiàng)事物的發(fā)生、發(fā)展的原貌真實(shí)而生動(dòng)記錄下來(lái)，重現(xiàn)歷史、回顧歷史、展望未來(lái)，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的作用。

2.1 利用聲像檔案舉辦展覽，對(duì)人們進(jìn)行真實(shí)而客觀的教育

由于聲像檔案具有原始性、真實(shí)性，它生動(dòng)形象，可直接作用于人的感官器官，因此無(wú)論從人的生理機(jī)能還是認(rèn)識(shí)過(guò)程，無(wú)疑都會(huì)給人以親切、直觀、易于接受的感覺(jué)。

2.2 利用聲像檔案編史修志

聲像檔案是編史修志的主要依據(jù)，利用館藏真實(shí)而可靠的具有權(quán)威性的聲像檔案進(jìn)行編史修志，不僅可以保證內(nèi)容真實(shí)可信，而且也使檔案存史價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)。

2.3 憑證和參考的作用

例如每次試驗(yàn)拍攝的素材，影像、聲音互相印證，更貼近現(xiàn)實(shí)，為以后參考分析提供形象的證據(jù)。

3 聲像檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1 攝錄人員存在人員配置和認(rèn)識(shí)的問(wèn)題。

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。在人員配置方面普遍存在年齡偏大、學(xué)歷偏低、人員數(shù)量偏少等問(wèn)題。

攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人認(rèn)為在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電視臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

3.2 管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

聲像檔案的管理目前存在著三種管理形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個(gè)人保存。這表明有的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏必要的統(tǒng)一管理制度，缺乏有效的保障措施。

3.3 檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝錄人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更令人擔(dān)憂，一盤帶子反復(fù)用，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，由于管理不規(guī)范，當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。原因主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

3.4 保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。應(yīng)設(shè)置聲像檔案室或配備聲像檔案專柜，不應(yīng)將聲像檔案存放在不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求的文書(shū)柜內(nèi)或與其它檔案混存。由于不具備保管條件致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，追悔莫及。

3.5 收集渠道不暢，聲像檔案館、室收藏匱乏

基層單位中有相當(dāng)一部分的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒(méi)了來(lái)源。源頭沒(méi)控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，致使聲像檔案館藏匱乏。endprint

4 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

4.1 加強(qiáng)宣傳，提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位各部門的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全體職工，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

4.2 加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。建立相應(yīng)的聲像檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向上級(jí)檔案館移交。在此基礎(chǔ)上要狠抓制度落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

4.3 加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.4 結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

4.5 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合實(shí)際，要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：1）、通過(guò)正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。2）、重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。3）、重點(diǎn)人物直接征集。單位內(nèi)主要領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加的任務(wù)或會(huì)議比較多，有時(shí)直接自己拍攝照片或錄像，對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。4）、廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在單位職工手中的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

綜上所述，聲像檔案在檔案管理中的地位日益重要，與紙質(zhì)檔案互相補(bǔ)充、互相印證，豐富了館藏，齊全了門類。聲像檔案是一門發(fā)展?jié)摿艽蟮奶厥廨d體檔案，它無(wú)論從內(nèi)容上還是從形式上都讓人容易接受，是一種很重要的社會(huì)信息源。只要在檔案制度管理和人們的檔案意識(shí)上多做些工作，聲像檔案的社會(huì)利用價(jià)值是不可限量的。endprint