陳萌

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)文明的快速發(fā)展，政府部門、企業(yè)與社會(huì)大眾對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)深入不斷加深，對(duì)于檔案管理工作的要求也不斷提高。檔案管理工作，對(duì)于社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)以及文化的發(fā)展有著重要作用，檔案管理工作所提供的服務(wù)，會(huì)使社會(huì)發(fā)展獲得最基本的動(dòng)力。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作的信息化也成為了必然的趨勢(shì)。檔案管理面對(duì)著改革與創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，因此，本文以如何將檔案管理工作融入信息化的相關(guān)分為題，對(duì)信息化的影響以及應(yīng)用方法進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；影響；注意問題；方法

國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)休與個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形有的具有保存價(jià)值的資料就是檔案，檔案是需要被保存與管理的文字與圖表等形式的資料，這些資料具有原始性，是歷史的真實(shí)記錄。檔案管理工作，就是利用有效的方法，遵循科學(xué)的原則，對(duì)檔案材料進(jìn)行管理，使之可以社會(huì)政治與經(jīng)濟(jì)等各個(gè)方面的發(fā)展提供依據(jù)。政府對(duì)于檔案管理工作的重視力度不斷提高，也加大了檔案工作信息化改革的力度。因此，筆者選擇檔案管理工作信息化作為研究對(duì)象具有一定的社會(huì)意義。

1 信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響分析

信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用，必然要對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。下面，我們就來(lái)對(duì)這些影響進(jìn)行分析。

1.1 有利于檔案管理工作效率的提高

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，使其擺脫了重復(fù)勞動(dòng)的工作模式。工作人員可以將原始數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中去，這些數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的存儲(chǔ)有利于其反復(fù)利用，也可以根據(jù)需求進(jìn)行及時(shí)地加工與處理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使檔案資料可以實(shí)現(xiàn)有效共享，讓檔案資料的利用變得更加方便與快捷。檔案管理工作的信息化，大大提高了檔案資料的準(zhǔn)確性，減少了因?yàn)槿斯げ僮鞫a(chǎn)生的錯(cuò)誤，有利于提高檔案管理工作的整體效率。

1.2 有利于檔案管理費(fèi)用的減少

檔案管理工作的信息化，有利于檔案管理費(fèi)用的減少。在檔案管理工作信息化的初期，使用者需要購(gòu)買一些必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，需要進(jìn)行一定量的投入。但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，這些投入會(huì)具有更大的產(chǎn)出。對(duì)檔案管理工作效率的優(yōu)化，會(huì)使檔案管理工作的成本下降，在保證工作準(zhǔn)確率的情況下大大節(jié)省了檔案管理的綜合費(fèi)用。

1.3 有利于檔案管理功能的豐富

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，會(huì)使檔案管理工作的內(nèi)容得到充實(shí)。在實(shí)踐工作中，檔案中的數(shù)據(jù)可以根據(jù)實(shí)際變化進(jìn)行及時(shí)地更新，檔案信息管理者也可以利用計(jì)算機(jī)的索引功能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整理，使檔案資料使用者可以進(jìn)行在線查詢，還可以針對(duì)需求產(chǎn)生科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，這些功能都是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因此，檔案管理工作的信息化，大大豐富了檔案管理的功能，使檔案資料的價(jià)值得到發(fā)揮。

2 檔案管理工作信息化需要注意問題

信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用，使檔案管理工作具有了新的發(fā)展動(dòng)力。但是，在實(shí)際的使用過(guò)程中，仍然需要注意一些細(xì)節(jié)，不然會(huì)使信息化的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮不充分。

2.1 注意檔案管理信息化的安全性能

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)安全一直是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)問題。在檔案管理工作信息化的過(guò)程中，檔案管理者需要采取必要的管理安全措施。管理者要保證只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的使用者才能進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。更要利用安全軟件的安裝來(lái)避免病毒對(duì)電腦的入侵與黑客對(duì)電腦的襲擊。檔案管理者需要及時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更新與備份。采取安全措施的技術(shù)含量不高，主要是檔案管理者的工作態(tài)度。管理者要重視起防火墻軟件的使用，對(duì)各種防御軟件進(jìn)行及時(shí)地更新。

2.2 注意檔案數(shù)據(jù)的更新問題

在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)得到成功建立之后，檔案管理者需要關(guān)注數(shù)據(jù)的補(bǔ)充與更新問題。只有這樣，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)才具有良好的實(shí)時(shí)性，死板不變的系統(tǒng)不具有使用價(jià)值，也會(huì)因此而被人遺棄。

2.3 注意檔案管理系統(tǒng)的兼容性與擴(kuò)展性

檔案管理系統(tǒng)并不是獨(dú)立的，在不久的將來(lái)可能會(huì)在更大的范圍內(nèi)得到使用，也很有可能會(huì)與其它系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)。因此，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的軟件平臺(tái)、硬件平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，都要達(dá)到國(guó)際通用的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的兼容性才能得到提高。而可擴(kuò)展性，則是要保證系統(tǒng)可以在需要時(shí)進(jìn)行功能的擴(kuò)充與容量的擴(kuò)大。

2.4 注意檔案管理者水平的提高

檔案管理工作的信息化，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)講也是一個(gè)挑戰(zhàn)。檔案管理者的科學(xué)技術(shù)水平以及創(chuàng)新能力都需要進(jìn)行提高，滿足檔案管理工作信息化的需求。信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合不僅提高了管理者視野的擴(kuò)展，更考驗(yàn)了其能力。管理者的客觀知識(shí)水平以及應(yīng)急處理能力，對(duì)于檔案資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果有著直接的影響。所以，檔案管理人才的培養(yǎng)需要具有時(shí)代性，讓檔案管理者進(jìn)行提高，首先要提高其信息技術(shù)知識(shí)量與技術(shù)水平，其次則是要提高其科學(xué)技術(shù)應(yīng)用與創(chuàng)新能力。加強(qiáng)檔案信息化管理人才是檔案管理工作的重點(diǎn)。

3 信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用方法分析

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的建立

檔案管理工作的信息化，需要標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案信息的采集要具有標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的存儲(chǔ)要具有標(biāo)準(zhǔn)，信息的管理更要具有標(biāo)準(zhǔn)。因此，在檔案信息化管理實(shí)踐中，要加強(qiáng)檔案采集、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的建立，利用網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)保證檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)建立是檔案信息化管理得以成功的重要基礎(chǔ)。為了促進(jìn)檔案信息化管理工作的有效發(fā)展，相關(guān)行政部門需要制定科學(xué)的檔案信息化管理方法與管理辦法，從而使檔案信息管理行為得到規(guī)范。比如規(guī)定檔案目錄數(shù)據(jù)的交換方式，對(duì)檔案文件的通用格式進(jìn)行規(guī)范，明確檔案軟件的功能要求等等。只有這樣，檔案管理信息化的發(fā)展才能越發(fā)健康。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理觀念的建立

要使檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)，最重要的就是建立起檔案信息化管理的理念。首先，作為檔案信息管理者，需要建立起正確的檔案信息資源觀。在傳統(tǒng)的工作觀念中，檔案信息屬于文化資源，其主要價(jià)值是作為憑證來(lái)證明一些事情。但是，在當(dāng)代社會(huì)中，檔案信息也具有明顯的經(jīng)濟(jì)性，是一種重要的經(jīng)濟(jì)資料。其次，要建立檔案信息公開與開放的工作理論。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理者更加關(guān)注檔案信息的開發(fā)與利用，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息應(yīng)當(dāng)公開。在未來(lái)的檔案信息化管理工作中，需要加強(qiáng)檔案信息的公開與開放，制定明確的檔案信息開放政策。最后，檔案管理者還要建立起終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)足夠的檔案信息管理專業(yè)知識(shí)，提高自己的水平，敢于接受正確的專業(yè)培訓(xùn)。遇到難題要敢于自主解決，奠定良好的檔案管理信息化基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，創(chuàng)新是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步的必要?jiǎng)恿?，?duì)于檔案管理工作的發(fā)展來(lái)講也是一樣，只有敢于創(chuàng)新，才能使檔案管理工作更加高效。檔案管理工作的信息化，是檔案管理工作創(chuàng)新的重要一步。筆者對(duì)檔案管理工作信息化的影響以及應(yīng)用過(guò)程中需要注意的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)信息化在檔案管理工作中應(yīng)用的方法。希望檔案管理工作中建立起創(chuàng)新意識(shí)，明確新的檔案管理工作觀念，促進(jìn)檔案管理工作信息化程度的提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

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