楊軍

● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書、賀卡、學(xué)生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠拢瓿珊唵蔚膽?yīng)用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時第一頁左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現(xiàn)了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

endprint

● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書、賀卡、學(xué)生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠?，完成簡單的?yīng)用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時第一頁左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現(xiàn)了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

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● 準(zhǔn)備工作

1.制作代表花名冊

在Excel中編輯如圖1所示的代表花名冊，并以“代表名單.xls”為名保存文檔。

圖1

2.制作胸卡模板

在Word中，用兩個表格在第一頁制作如圖2所示的胸卡模板，并以“胸卡.doc”為名保存文檔。

圖2

3.“郵件合并”功能簡介

Word的“郵件合并”功能既能夠?qū)崿F(xiàn)批量信封或信函收件人信息的自動填充，也能夠廣泛應(yīng)用于證書、賀卡、學(xué)生成績通知單及胸卡等文檔的信息自動填充。不熟悉“郵件合并”功能的用戶，可以在“郵件合并分步向?qū)А钡奶崾鞠?，完成簡單的?yīng)用(如證書)，而完成胸卡的信息填充，則需要進(jìn)行如下文所述的合并規(guī)則設(shè)置。

● 將花名冊中的信息合并到胸卡模板中

1.在“胸卡.doc”中插入合并域

（1）打開文檔“胸卡.doc”，用菜單欄命令“工具→信函與郵件→郵件合并”打開 “郵件合并”向?qū)А?/p>

（2）連續(xù)單擊“郵件合并”向?qū)е械摹跋乱徊健卑粹o，直到打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在其中按屏幕提示打開文檔“代表名單.xls”，并選擇花名冊所在的工作表以及制作胸卡所需要的記錄。

（3）單擊“下一步 撰寫信函”后，單擊“其他項目…”打開“插入合并域”對話框，將“姓名”、“公司”等合并域插入到“胸卡.doc”文檔中(只有一頁)。

2.在“胸卡.doc”中設(shè)置合并規(guī)則

（1）執(zhí)行菜單欄“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，打開“郵件合并工具欄”。

（2）單擊工具欄中的“插入Word域→下一記錄”命令，在只有一頁的“胸卡.doc”文檔中為每張胸卡模板插入“Next Record”(第一張胸卡除外)，版面效果如圖3所示。

3.預(yù)覽信息合并效果

單擊向?qū)е械摹跋乱徊?預(yù)覽信函”，預(yù)覽并調(diào)整每一頁胸卡信息的合并效果，準(zhǔn)確無誤后再單擊“下一步 完成合并”，選擇“打印”即可。

如若照此步驟操作，細(xì)心的讀者也許會發(fā)現(xiàn)，預(yù)覽時第一頁左側(cè)自上而下的記錄分別是A、B、C、D、E和F，右側(cè)自上而下的記錄分別是G、H、I、J、K和L，那第二頁左側(cè)的記錄就應(yīng)該是M、N、O……，可預(yù)覽里為什么第二頁卻是B、C、D……呢？這個問題其實也困擾了我很久。其實無論預(yù)覽里顯示的如何，當(dāng)生成目標(biāo)文件或直接打印時結(jié)果是正常的。用Word 2003以上版本時這個問題就不會出現(xiàn)了。

自此，通過“郵件合并”功能將花名冊信息自動合并到自定義胸卡模版的目的就完全達(dá)到了。其實，“郵件合并”功能能夠解決的個性化問題遠(yuǎn)不止于此。例如，通過合并域規(guī)則的設(shè)定，可以在原模版的基礎(chǔ)上再生成個性化細(xì)節(jié)描述：根據(jù)對用戶“性別”字段和“年齡”字段的判斷，在胸卡中男性的姓名后面自動添加“先生”稱謂，在女性25歲以下姓名后面自動添加“小姐”稱謂，25歲以上姓名后面自動添加“女士”稱謂等。

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