摘要：本文通過分析目前石油行業(yè)工程檔案安全管理工作中存在的問題，提出信息化時(shí)代背景下建立檔案安全體系的重要性及解決措施，進(jìn)而在一定程度上延長工程檔案的使用壽命，確保工程檔案實(shí)體、電子檔案信息的安全性，為檔案管理和服務(wù)工作做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 信息安全

對于檔案管理工作來說，檔案安全是根本，確保檔案實(shí)體、檔案信息的安全性是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)[1]。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，工程企業(yè)出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，越來越多的紙質(zhì)檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲于計(jì)算機(jī)中，一方面，檔案數(shù)字化、信息化是順應(yīng)時(shí)代的要求；另一方面，檔案的數(shù)字化、信息化引發(fā)的安全問題日益突出，同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理模式自身固有的漏洞和安全隱患，在一定程度上直接威脅到實(shí)體檔案的安全?；谶@一嚴(yán)峻問題，本文提出建立和完善工程檔案安全體系顯得十分重要。

1 工程檔案安全管理工作中存在的問題

1.1 實(shí)體檔案安全管理工作中存在的問題

毋庸諱言，長期以來，由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識淡薄，歸檔手續(xù)不完備，工作人員對檔案查閱利用監(jiān)管不力，防范措施不到位等多種原因已經(jīng)造成工程聲像檔案收集缺位、藍(lán)圖時(shí)有丟失、檔案人為損毀等事故，實(shí)體檔案安全方面存在的各種隱患不容忽視。

①檔案類型收集重此薄彼，對檔案實(shí)體安全構(gòu)成嚴(yán)重影響。近年來，在工程企業(yè)中，普遍存在檔案門類歸檔不全，以及厚此薄彼的現(xiàn)象。

一方面，機(jī)關(guān)文書檔案、會計(jì)檔案，專業(yè)室設(shè)計(jì)圖紙（底圖、藍(lán)圖）的歸檔工作受到歸檔部門的重視注重，對于聲像檔案、設(shè)備檔案、照片檔案的收集整理歸檔等遭到不同程度的忽視。在多數(shù)情況下，這部分檔案都留在經(jīng)辦人員的手中，隨著經(jīng)辦人員的變動而無人收管，要么不知去向，要么處于零散狀態(tài)，進(jìn)而在一定程度上造成檔案嚴(yán)重流失[2]。

另一方面，檔案內(nèi)容歸檔不完整，缺乏成套性和系統(tǒng)性。

②歸檔手續(xù)不完備，檔案原始追溯性得不到保障。長期以來，由于工程企業(yè)缺乏歸檔范圍確認(rèn)制和歸檔范圍備案審批制的檔案收集工作運(yùn)行機(jī)制，導(dǎo)致很多歸檔部門歸檔手續(xù)不完備，以參字號圖紙資料歸檔為例，很多時(shí)候歸檔人員從現(xiàn)場帶回的檔案資料，拿到檔案室歸檔時(shí)，既沒有歸檔移交清單也沒有檔案交接文據(jù)，這種情況在傳統(tǒng)的檔案管理模式中時(shí)有出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案原始追溯性得不到保障，同時(shí)，也給檔案管理人員的工作帶來很大的不便。

③利用機(jī)制不健全，實(shí)體檔案安全受到嚴(yán)重威脅。由于工程企業(yè)中部分員工檔案安全意識不強(qiáng)，加上檔案工作人員有時(shí)疏忽大意，監(jiān)管不力，造成檔案信息損毀、丟失事件時(shí)有發(fā)生。例如，藍(lán)圖被設(shè)計(jì)人員帶到現(xiàn)場后，忘記帶回公司，造成遺失；有的檔案借出好幾年都不見歸還，雖然部分企業(yè)檔案管理部門每三個(gè)月就會下發(fā)一次催還通知，但經(jīng)常有借閱人常年出差在外，所以催還通知對他們也起不到約束作用，進(jìn)而在一定程度上使得檔案實(shí)體脫離了監(jiān)督與管理，進(jìn)一步造成檔案在歸還時(shí)出現(xiàn)破損，但是，沒有得到及時(shí)的修復(fù)。

1.2 電子檔案安全管理工作中存在的問題

電子檔案與紙質(zhì)檔案具有截然不同的性質(zhì)，一方面，電子檔案的信息與載體彼此分離，其內(nèi)容存儲的位置不固定，往往可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)載體上，但是內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，共享能力比較強(qiáng)大，進(jìn)而增加了安全隱患。另一方面，電子文件從形成到利用，各個(gè)環(huán)節(jié)都有發(fā)生信息更改、丟失的可能性，直接威脅著檔案信息的安全。

①電子檔案傳輸過程的信息安全問題。以筆者所在公司為例，目前，電子檔案傳輸?shù)男问街饕袃煞N：

一種是利用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行傳輸，傳輸前電子圖檔管理人員先根據(jù)利用者的需求，將電子檔案復(fù)制到存儲介質(zhì)上，由利用者將其送達(dá)到目的地（例如：設(shè)計(jì)人員將刻好的光盤送到現(xiàn)場給業(yè)主）。

另一種方式是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸（例如，設(shè)計(jì)圖紙電子版存檔就是采用局域網(wǎng)傳輸），與紙質(zhì)檔案相比，網(wǎng)絡(luò)傳輸具有一定的優(yōu)越性，地理、人力等因素對于檔案傳輸不再有任何限制，其傳輸速度也令紙質(zhì)檔案難以企及。但問題是，技術(shù)本身就是一把雙刃劍，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資料時(shí)，數(shù)據(jù)信息容易被他人竊取，對于不宜公開的涉密檔案來說，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸時(shí)需要給予高度關(guān)注[3]。

②電子檔案整理、歸檔過程的信息安全問題。從2000年至今的十二年間，筆者所在公司電子圖歸檔一直使用《電子圖檔管理系統(tǒng)》。不可否認(rèn)，在十年前，這套電子圖檔系統(tǒng)曾經(jīng)為公司檔案信息化建設(shè)進(jìn)程做出了巨大的貢獻(xiàn)，但是，在圖檔軟件日新月異、更新?lián)Q代迅速的今天，這套系統(tǒng)無疑已經(jīng)不再適用公司檔案信息化發(fā)展的步伐，甚至成了阻礙。

電子文件對設(shè)備及軟件運(yùn)行環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過修改、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時(shí)出現(xiàn)問題。在公司圖檔管理工作中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案管理部門使用的字型文件與設(shè)計(jì)人員所使用的字型文件存在差異，驗(yàn)收時(shí)就會出現(xiàn)圖形顯示正常，文字顯示卻發(fā)生錯(cuò)位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼、空白[4]。

③電子檔案保管和利用過程的信息安全問題。由于檔案經(jīng)費(fèi)投入有限，部分工程企業(yè)檔案室防磁柜等設(shè)備一直都沒有得到有效的解決。存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的電子檔案都只是存放在普通的檔案柜中，柜、架及庫房溫濕度均未達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，也達(dá)不到避光、防塵、防變形的要求。但問題是，電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，不達(dá)標(biāo)的保管條件，很可能導(dǎo)致存儲介質(zhì)失效。

電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時(shí)，也存在著一個(gè)突出的問題，就是信息的安全性時(shí)刻受到威脅。雖然大部分工程企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建立了專門的電子檔案管理制度，包括借閱審批制度、多套備份制度等，但電子檔案借閱出去后，缺乏后續(xù)的安全監(jiān)控手段，很可能造成信息泄露，電子信息被復(fù)制和更改現(xiàn)象出現(xiàn)，存在安全隱患。endprint

2 建立檔案安全體系的措施

2.1 加強(qiáng)檔案安全宣傳教育，提高全員檔案安全意識

在檔案管理過程中，通過對檔案安全加大宣傳教育的力度，幫助檔案管理人員樹立檔案安全意識，尤其是檔案安全事關(guān)全局、公司，甚至黨和國家的根本利益。在日常工作中，充分意識到檔案安全是檔案工作的生命線，同時(shí)也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

2.2 積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視支持，建立健全檔案安全制度

在開展檔案工作的過程中，檔案安全是重點(diǎn)，需要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在企業(yè)安全管理發(fā)展規(guī)劃中，將建設(shè)檔案安全體系工作納入其中，同時(shí)明確各部門的職責(zé)，并與問責(zé)制建立聯(lián)系，做到獎(jiǎng)懲分明，進(jìn)而在一定程度上形成上下貫通的檔案安全工作體系[5]。進(jìn)一步建立和完善，并全面貫徹落實(shí)企業(yè)節(jié)假日安全值班、安全消防管理等各項(xiàng)安全制度，形成用制度規(guī)范、按制度辦事、靠制度約束的檔案安全管理機(jī)制[6]。

2.3 強(qiáng)化檔案收集整理，加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程

收集是檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，要確保檔案的安全完整，就必須做好收集整理工作?！吨袊吞烊粴饧瘓F(tuán)公司檔案管理手冊》前言規(guī)定“歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，既是對實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是收集工作的創(chuàng)新發(fā)展，為文件材料的歸檔齊全提供了制度保證?！边@就要求，一方面，各歸檔部門應(yīng)根據(jù)本部門的實(shí)際情況，制定出一個(gè)按組織機(jī)構(gòu)或人員職能分工的、全面而又有明確針對性的歸檔范圍，并切實(shí)執(zhí)行這種歸檔范圍，以確保文件資料的齊全完整，整理規(guī)范。另一方面，檔案部門要做到嚴(yán)格監(jiān)督和檢查歸檔部門提供的檔案資料是否齊全、完整，要提高檔案材料的收準(zhǔn)率和收全率，避免某一門類的檔案材料短缺。

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷深入，以信息化帶動各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)管理水平和服務(wù)能力的提升，更好地為工程企業(yè)設(shè)計(jì)人員利用檔案提供服務(wù)，已成為檔案部門可持續(xù)發(fā)展的新目標(biāo)。這就要求我們必須加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，例如：將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀的電子檔案目錄、將紙質(zhì)版的榮譽(yù)獲獎(jiǎng)證書、審批表、貢獻(xiàn)人員長名單等進(jìn)行掃描等。

2.4 規(guī)范檔案利用機(jī)制，強(qiáng)化檔案安全管理程序

檔案管理工作有其獨(dú)特專業(yè)特點(diǎn)和不可替代性，同時(shí)它又是一項(xiàng)具管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和文化性為一體的一項(xiàng)重要工作，對檔案資料進(jìn)行保管和利用，進(jìn)而在一定程度上確保檔案信息的安全性，對于檔案管理部門來說，這是其最基本的任務(wù)。

對檔案資料利用機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，制定并認(rèn)真落實(shí)涵蓋整個(gè)利用過程的檔案管理規(guī)定、檔案查/借閱管理制度、檔案室目標(biāo)責(zé)任制、首問負(fù)責(zé)制及保密、庫房管理規(guī)定等一整套管理制度。做好檔案資料的保管、保密工作，對工程檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，明確分工，完善考核標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)利用過程的檔案安全管理，嚴(yán)抓借閱審批制度，離退休、借調(diào)人員離開公司前必須將所借檔案歸還完畢才能辦理相關(guān)手續(xù)。切實(shí)加強(qiáng)檔案整理調(diào)閱過程監(jiān)控，認(rèn)真做好檔案出入庫核查登記工作；配備檔案安全保管庫架，防磁柜等，加強(qiáng)電子檔案和重要珍貴檔案的保管力度。

2.5 加強(qiáng)信息化過程管理，確保檔案信息安全保密

在新的歷史時(shí)期，對于工程企業(yè)檔案部門來說，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，同時(shí)也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路[7]。因此，對檔案加強(qiáng)信息化管理，這是建設(shè)檔案安全體系的一項(xiàng)重要內(nèi)容。我們要全面貫徹并嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局、集團(tuán)公司有關(guān)“非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)，認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保信息化過程中的檔案信息安全保密。

總之，工程檔案安全體系建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，影響檔案安全的因素會越來越復(fù)雜。目前各工程企業(yè)檔案安全管理工作中雖然還存在很多問題，但我們相信，在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，經(jīng)過檔案工作者不懈努力，工程檔案的壽命一定能夠最大限度地延長，進(jìn)而在一定程度上確保了工程檔案實(shí)體與電子檔案信息的安全性，為工程檔案的長期安全保管和快速有效提供利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[7]周玲.試論檔案的現(xiàn)代化管理[J].公共管理，2011（9）：124.

作者簡介：

柳丹（1988-），女，現(xiàn)在中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司華北分公司工作，大學(xué)本科學(xué)歷，助理經(jīng)濟(jì)師，研究方向：工程檔案管理。endprint