陳程

摘 要 高校檔案室的設(shè)立，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物。它既是規(guī)范高校檔案管理工作的有力保障，又是實(shí)現(xiàn)服務(wù)師生的重要途徑。本文以湖北大學(xué)知行學(xué)院綜合檔案室為例，結(jié)合其在設(shè)立過程中遇到的實(shí)際問題，從四個(gè)方面簡要闡述高校檔案設(shè)立必須具備的保障條件。

關(guān)鍵詞 高校檔案室 設(shè)立 保障條件

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Analysis of the Security Conditions to Establish University Archives

——Take Zhixing College of Hubei University Archive

CHEN Cheng

（ZhiXing College of HuBei University， Wuhan， Hubei 430011）

Abstract Establishment of university archives is the inevitable product of the development of archives. It is a powerful protection to standardize the management of university archives， but also an important way to achieve the service of teachers and students. This paper takes ZhiXing College of Hubei University as an example， combined with its practical problems encountered in the process of establishing， and elaborated security conditions to establish university archives from four aspects.

Key words university archives； establish； security conditions

1 高校建立檔案部門的必要性

1.1 高校檔案工作的重要性

高校檔案客觀并且直觀地反映了高校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等各方面的過程和成果，為學(xué)校保留珍貴記憶，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)，也為廣大師生提供有力服務(wù)，是高等學(xué)校的重要?dú)v史文化財(cái)富。2008年9月，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第 27 號令），明確指出：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。這一規(guī)定充分體現(xiàn)了高校檔案工作的重要性和高校成立檔案管理機(jī)構(gòu)的必要性。

1.2 湖北大學(xué)知行學(xué)院綜合檔案室的誕生

高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，建校歷史在50年以上，全日制在校生規(guī)模在1萬以上，已集中保管資料在3萬卷以上的高?？梢猿闪n案館。湖北大學(xué)知行學(xué)院建院歷史十余年，擁有本?？茖W(xué)生共計(jì)9000余人，目前共有19個(gè)直屬部門（含系部），參照相關(guān)規(guī)定，學(xué)院于2009年成立了綜合檔案室，將學(xué)院散存各部門的檔案集中于此，統(tǒng)一提供利用。

2 高校檔案室設(shè)立的保障條件

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案室設(shè)立的前提

領(lǐng)導(dǎo)重視與檔案事業(yè)的發(fā)展是相輔相成的，高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視不僅有利于確保高校檔案工作在全校各項(xiàng)事業(yè)中應(yīng)有的地位和運(yùn)行機(jī)制的優(yōu)化，也有利于增強(qiáng)全校員工的檔案意識，提高檔案工作者的積極性，保證檔案工作的順利健康開展。

領(lǐng)導(dǎo)重視主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是思想上，二是行動上。首先領(lǐng)導(dǎo)自己要真正轉(zhuǎn)變思想觀念，自覺學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，方針政策，主動了解當(dāng)前形勢。從宏觀上將檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，例如湖北大學(xué)知行學(xué)院就將檔案工作列入學(xué)院2014年工作要點(diǎn)，對相關(guān)工作提出具體要求，并制定方案和實(shí)施步驟，定期督促檢查落實(shí)情況。在任何一個(gè)高校，檔案工作相比教學(xué)科研，毋庸置疑不可能是主角，但是它的輔助功能卻不容忽視，這一點(diǎn)也是所有領(lǐng)導(dǎo)干部必須認(rèn)清的事實(shí)。

行動上的重視體現(xiàn)在諸多方面，如安排分管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)立專門機(jī)構(gòu)、招聘專業(yè)人才、配備相關(guān)設(shè)備等等，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接影響了每一個(gè)環(huán)節(jié)的最終效果。例如，湖北大學(xué)知行學(xué)院綜合檔案室就分別在2013年11月和2014年5月先后召集3次工作協(xié)調(diào)會，解決檔案信息管理系統(tǒng)上線、檔案網(wǎng)站更新和畢業(yè)生成績歸檔等幾件大事。通過實(shí)踐，我們發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的重視和直接參與在很大程度上提高了檔案工作效率和與部門之間的溝通協(xié)調(diào)頻率。

2.2 機(jī)構(gòu)人員是高校檔案室設(shè)立的基礎(chǔ)

設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，建立一支素質(zhì)高、專業(yè)精、能力強(qiáng)的隊(duì)伍，是做好高校檔案工作的基礎(chǔ)。一般而言，規(guī)模較小的高校綜合檔案室多設(shè)立在校辦、院辦內(nèi)部，便于宏觀把握學(xué)校發(fā)展。湖北大學(xué)知行學(xué)院綜合檔案室設(shè)立在圖書館內(nèi)，目前類似模式在國內(nèi)比較少見。我院采用這一模式，主要是為了利用圖書館已有的符合檔案保管要求的庫房，具體而言，1至6樓主要實(shí)現(xiàn)圖書館功能，7至8樓分別設(shè)立綜合檔案室辦公室、檔案庫房及陳列室。

高校檔案管理機(jī)構(gòu)屬于科研性、服務(wù)型機(jī)構(gòu)，應(yīng)該配備專職檔案人員，并應(yīng)綜合考慮學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)及專業(yè)職務(wù)結(jié)構(gòu)等諸多因素。目前我院檔案室有一名副院長分管，圖書館副館長兼任檔案室負(fù)責(zé)人，另有工作人員2名，其中1名畢業(yè)于武漢大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)，另1名則是非專業(yè)人員，各部門均有1名兼職檔案員，年輕的隊(duì)伍預(yù)示著我院檔案事業(yè)無限的潛力和后勁，但僅有1名專業(yè)人員的現(xiàn)狀和相對不太穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍也對提高我院檔案管理的水平產(chǎn)生了一定的制約作用。

2.3 健全制度是高校檔案室設(shè)立的關(guān)鍵

制定并實(shí)施科學(xué)完善的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的重要保證，也是高校檔案工作的重要業(yè)務(wù)建設(shè)內(nèi)容之一。我院綜合檔案室在2009年～2010年期間結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》等先后制訂了《湖北大學(xué)知行學(xué)院檔案管理辦法》、《湖北大學(xué)知行學(xué)院實(shí)體分類實(shí)施辦法》等一系列檔案工作管理制度，并計(jì)劃將這些制度編制成《湖北大學(xué)知行學(xué)院檔案制度匯編》。目前，工作人員正加緊制定《湖北大學(xué)知行學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表》。除了制定針對檔案業(yè)務(wù)的制度之外，我院還計(jì)劃逐步完善檔案工作人員的考核評估和獎懲制度，試圖通過規(guī)范檔案工作者的職業(yè)行為來培養(yǎng)其責(zé)任意識和專業(yè)意識，以適當(dāng)?shù)募顧C(jī)制來調(diào)動其工作積極性，避免長期枯燥的工作帶來的消極待命情緒。

2.4 完善設(shè)施是高校檔案室設(shè)立的保障

配備檔案整理保管所必需的軟硬件設(shè)施，是加快高校檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程的重要物質(zhì)保障。硬件設(shè)施主要是指庫房和管理設(shè)施，我院綜合檔案室因設(shè)在圖書館內(nèi)，所以庫房采用的是圖書書庫統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，庫房共有兩個(gè)，面積均在6000平米左右，目前暫時(shí)啟用了一個(gè)，已啟用的庫房內(nèi)現(xiàn)有60個(gè)檔案柜，配有溫濕度記錄表，遮光窗簾，打印機(jī)復(fù)印機(jī)等，檔案盒檔案袋包角紙等檔案基本用品齊全。但是目前庫房尚未配置空調(diào)，無法實(shí)現(xiàn)恒溫恒濕，離標(biāo)準(zhǔn)化要求確有一定距離，存放聲像、電子等特殊載體檔案的設(shè)備也仍未到位，影響了我院檔案保管的質(zhì)量。2011年我院購置了武漢大學(xué)檔案館開發(fā)研制的《E—Archive文檔綜合管理系統(tǒng)》，數(shù)字化建設(shè)開始起步，2013年為此系統(tǒng)購置了兩臺服務(wù)器，使我院檔案管理的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化處在一個(gè)不俗的水平。

3 小結(jié)

高校設(shè)立綜合檔案室，領(lǐng)導(dǎo)重視、建設(shè)隊(duì)伍、健全制度和完善設(shè)施是必備的保障條件。另外加強(qiáng)兄弟院校之間的溝通學(xué)習(xí)同樣必不可少。湖北大學(xué)知行學(xué)院綜合檔案室成立5年來，著力在以上幾個(gè)方面下功夫，但是仍有許多不足之處，道路崎嶇，任重道遠(yuǎn)，雖然有諸多不利因素的制約，但我們?nèi)匀粓?jiān)定信念，延續(xù)發(fā)展學(xué)院檔案事業(yè)的夢想。

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