張建偉+紀(jì)雅茹

近年來，石家莊市檔案局以改革創(chuàng)新的精神積極探索新形勢下檔案信息化工作的新思路、新途徑，以實現(xiàn)資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，建設(shè)了基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館查檔人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺、基于石家莊市電子政務(wù)網(wǎng)面向立檔單位的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心共享平臺、基于互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會公眾的檔案信息網(wǎng)站。隨著電子政務(wù)建設(shè)向縱深發(fā)展，電子文件和數(shù)字檔案數(shù)量快速增長，檔案管理已經(jīng)步入云存儲時代。傳統(tǒng)的檔案工作方法和思維方式面對新的機遇和挑戰(zhàn)，正在逐步向提高信息化程度和網(wǎng)絡(luò)依存度靠近，綜合檔案館急需解決數(shù)字檔案的網(wǎng)上采集、各種傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案海量存儲、檔案在線利用等關(guān)鍵問題。

石家莊市檔案局在這方面做出了大膽的嘗試，在綜合分析全市檔案信息化建設(shè)水平和電子政務(wù)技術(shù)環(huán)境的基礎(chǔ)上，提出了建設(shè)數(shù)字檔案管理和信息共享的《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項目，被河北省檔案局確立為2014年度河北省檔案科技項目，并列入國家檔案局科技項目計劃，目前系統(tǒng)開發(fā)工作已經(jīng)全面展開。開展《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項目建設(shè)，是適應(yīng)信息社會要求，完善政府網(wǎng)絡(luò)工程體系，拓寬檔案信息利用渠道的必然選擇。項目構(gòu)建靈活、方便、大容量的數(shù)字檔案智慧平臺，以實現(xiàn)全市區(qū)域性檔案數(shù)據(jù)信息資源的集中共享和跨館查檔為目標(biāo)，拓展檔案館的信息服務(wù)方式，促進檔案深度開發(fā)和廣泛利用，為市、縣兩級檔案館和市直機關(guān)提供全方位、全天候的網(wǎng)上利用和相互查閱服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理方式和檔案價值的全面提升。

一、提升融合，建設(shè)區(qū)域性數(shù)據(jù)中心

近年來，石家莊市檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)步伐不斷加快，電子化形式的記錄越來越多，產(chǎn)生的大量電子文件正成為新生檔案的主體。但在實際檔案管理工作中各單位普遍存在“重紙質(zhì)輕電子”的現(xiàn)象，對電子文件歸檔重視程度不高，難以獨立實現(xiàn)歸檔電子文件的專業(yè)化管理；由于電子文件存在易更改、易流失、非直讀等多方面的缺陷，使其管理工作面臨諸多難題。一方面，機關(guān)無紙化辦公和電子政務(wù)快速發(fā)展形成的大量電子文件，需要借助系統(tǒng)平臺及時歸檔成為電子檔案，完善檔案信息資源的歸檔、查詢、利用服務(wù)。另一方面，電子文件歸檔簡便而安全的方式是依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，建設(shè)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心，在線移交和接收各單位需歸檔的電子文件，實現(xiàn)電子檔案采集、海量存儲、查詢利用等電子文件信息資源的集中共享、區(qū)域共享、社會共享。從而解決電子文件及時歸檔和安全管理問題，改變電子文件的無序管理和自然消失的現(xiàn)狀，及時、有效地接收立檔單位每年產(chǎn)生的大量電子文件，保障歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性與存儲安全，促進檔案管理與信息化的深度融合勢在必行。因此，有必要統(tǒng)一接收和集中管理各類電子文件和數(shù)字檔案，推進電子政務(wù)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展及社會記憶的長久留存。

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。石家莊市檔案館完成了館藏利用率高、涉及民生的74個全宗檔案的數(shù)字化任務(wù)，建立了機讀目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫，錄入文書檔案、照片檔案、圖書資料等目錄200多萬條，掃描原文1000余萬幅，數(shù)字檔案資源日益豐富。要實現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化的目標(biāo)，檔案館不但要解決資金短缺、工作量大、人員不足等現(xiàn)實問題，而且要面對每年新接收入館紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的巨大壓力。為此石家莊市檔案館在加快館藏檔案數(shù)字化進程的同時，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的思路，積極推進原生電子文件的歸檔接收工作。2012年10月，中共石家莊市委、石家莊市人民政府印發(fā)了《關(guān)于進一步加強檔案工作的意見》，意見中特別提出“從2013年起，市直各部門、市屬各單位在向市檔案館移交檔案時，同時移交紙質(zhì)、電子兩種檔案。這就需要一套能夠集成檔案管理、在線移交、資源共享、安全存儲等多功能的數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，為電子檔案網(wǎng)上 “落戶”檔案館搭建平臺。

《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項目有助于加快檔案資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化、檢索便捷化，充分發(fā)揮檔案的公益性信息服務(wù)作用，是提高檔案部門管理效率，增強為民服務(wù)水平的重要舉措。石家莊市檔案局堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點、分級建設(shè)、集中管理、安全保密的原則，從抓好館藏資源數(shù)字化入手，大力加強全市檔案信息化建設(shè)。但是，各單位檔案室和各縣（市）區(qū)檔案館由于資金投入不足、技術(shù)力量薄弱、軟件管理不統(tǒng)一等因素，導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展水平不均衡，缺乏全市范圍內(nèi)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化綜合管理和應(yīng)用，致使檔案信息化價值無法充分顯現(xiàn)。最有效的解決方案就是依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)整合全市檔案信息資源，形成規(guī)范化、多層次的網(wǎng)絡(luò)體系，借助網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺建設(shè)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)總庫，進行檔案數(shù)據(jù)的上傳、移交和查詢，增強數(shù)據(jù)存儲備份的安全性，實現(xiàn)區(qū)域性檔案信息資源的集中共享，促進檔案深度開發(fā)和廣泛利用，提供全方位、全天候的網(wǎng)上查閱利用服務(wù)，全面提高查檔和辦公的效率。

二、找準(zhǔn)定位，明確項目建設(shè)任務(wù)目標(biāo)

《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項目以實用為目的，依托電子政務(wù)網(wǎng)研發(fā)一套綜合管理系統(tǒng)，解決網(wǎng)上數(shù)字檔案采集、各種傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案云存儲、檔案在線利用、檔案數(shù)據(jù)移交接收等關(guān)鍵問題，實現(xiàn)在線移交、接收和管理各單位需歸檔的電子文件。檔案館通過系統(tǒng)平臺可以要求和控制接收各單位的檔案類別，對數(shù)據(jù)移交后進行編目整理和數(shù)據(jù)質(zhì)檢，確保接收的準(zhǔn)確性，最終實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。同時建設(shè)同一平臺下包括市直各單位電子文件（檔案）原文和市、縣兩級檔案館文件級機讀目錄在內(nèi)的數(shù)據(jù)中心，借助應(yīng)用系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)的上傳、移交和查詢，切實增強大數(shù)據(jù)存儲備份的安全性，拓寬檔案信息利用渠道，實現(xiàn)跨館查檔和全市區(qū)域性檔案信息資源的集中共享。

項目開發(fā)為了滿足目前檔案管理需要，采用新技術(shù)，著眼于今后技術(shù)發(fā)展方向，符合國家信息化和檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。以面向未來、長遠發(fā)展的眼光，整體規(guī)劃，分步實施，逐步構(gòu)建先進、實用、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的檔案管理系統(tǒng)。設(shè)計針對性強，采用便于操作的程序模塊，積木式構(gòu)造檔案管理系統(tǒng)。各子系統(tǒng)可以集成管理，也可以獨立使用。諸多子系統(tǒng)面向非計算機專業(yè)的檔案管理人員，力求界面直觀、可視性好、操作簡便、易于掌握。endprint

三、精心設(shè)計，開發(fā)功能實用的系統(tǒng)平臺

項目設(shè)計先進，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)加工系統(tǒng)嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范設(shè)計，為加工質(zhì)量提供了保障。網(wǎng)絡(luò)平臺、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫平臺及設(shè)備采用主流成熟適用的技術(shù)和產(chǎn)品。

項目具有全方位解決檔案管理中各種信息處理的能力，易于維護、易管理、易操作，便于擴充和升級。系統(tǒng)支持分庫定義、門類定義、工作流定義、報表定義。依托市電子政務(wù)網(wǎng)，采用VPN加密技術(shù)做到數(shù)據(jù)安全、保密性好，系統(tǒng)具有相當(dāng)?shù)娜蒎e能力，具有監(jiān)控功能，對在線用戶進行有效監(jiān)控，實行分級管理，授予不同的操作權(quán)限。系統(tǒng)支持分級管理，可以針對不同的系統(tǒng)設(shè)置多級系統(tǒng)管理員。下載數(shù)據(jù)支持加密，保證系統(tǒng)的安全。查詢速度快，對海量數(shù)據(jù)具有快速查詢響應(yīng)能力，沒有等待感覺。系統(tǒng)利用全文檢索（包括數(shù)據(jù)庫自帶全文檢索和文本全文檢索）對模糊檢索進行特殊處理，保證系統(tǒng)的響應(yīng)速度。采用積木式設(shè)計，可拼裝使用，也可分散單獨使用。支撐平臺各核心模塊可以任意組合以滿足實際應(yīng)用場景。系統(tǒng)具有高可靠性，具有備份、冗余、故障恢復(fù)等技術(shù)和功能，采用大型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，滿足未來海量數(shù)據(jù)增加的需要，使系統(tǒng)安全可靠。

系統(tǒng)模塊功能強大。主要功能模塊有：電子文件在線登記、電子文件在線接收、數(shù)字檔案管理、系統(tǒng)維護等。系統(tǒng)用戶可以通過全宗號、用戶名、用戶密碼驗證后登錄到《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》管理系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)中心管理系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)報送、統(tǒng)計、報表打印功能，能進行數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、排序、檢索；在數(shù)據(jù)著錄和掃描完成后能夠直接上傳到相應(yīng)的數(shù)據(jù)接收庫中；能夠按年度、保管期限、實體分類分別統(tǒng)計在線登記的各類檔案條目數(shù)量、電子原文數(shù)量和電子原文大小，從而實現(xiàn)各立檔單位需報送檔案的在線登記。綜合檔案館可在線接收各立檔單位通過在線登記系統(tǒng)報送的電子數(shù)據(jù)。用戶登錄后，系統(tǒng)能通過立檔單位全宗號自動識別相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，并將條目數(shù)據(jù)和電子原文數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)入接收數(shù)據(jù)庫中。各單位能夠查看已上報的數(shù)據(jù)，包括條目數(shù)據(jù)和電子原文。所有已上報數(shù)據(jù)不允許刪除，所有記錄的修改都有日志記錄。管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案的全過程管理，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)移交、數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)設(shè)置、全宗單位及信息門類定義、系統(tǒng)維護。

四、開拓創(chuàng)新，構(gòu)建智慧檔案管理新格局

石家莊市檔案局繼數(shù)字檔案館項目和區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心項目之后，2014年還將啟動《檔案庫房自動控制系統(tǒng)》建設(shè)，謀劃開展《電子文件（檔案）登記備份中心》項目，在鞏固和提升檔案信息化建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，以智慧城市建設(shè)為契機，向建設(shè)智慧檔案館的新目標(biāo)邁進，積極采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、自動控制等新技術(shù)，以優(yōu)化服務(wù)為方向、以深化應(yīng)用為核心、以信息共享為主線，全面提升檔案信息化應(yīng)用和服務(wù)水平。endprint