陶鑫

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技和文化的不斷發(fā)展，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)也沖入世界高端行列，并且逐漸應(yīng)用于我國企事業(yè)單位各項(xiàng)管理體制之中。其中檔案管理應(yīng)用中的計(jì)算技術(shù)既是一項(xiàng)典型的應(yīng)用實(shí)例。我國檔案管理工作的現(xiàn)代化管理理念中將計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理作用進(jìn)行發(fā)揮，其本身的作用愈顯重要。筆者根據(jù)自身的多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在本文中將現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用進(jìn)行分析探討，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問題并且提出相應(yīng)的可行性建議。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用 檔案管理 探討分析

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）01（b）-0032-01

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)、發(fā)展及推廣推動(dòng)著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和全球經(jīng)濟(jì)化進(jìn)程的推進(jìn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，其本身的特點(diǎn)淋漓盡致的顯現(xiàn)出來：檢索快、容量大、可靠性強(qiáng)、保密程度高、成本低等等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)平臺的建立，在一定程度上代替了手工作業(yè)，提高了工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息共享。對于檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給人們的生活帶來巨大的方便。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的作用

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準(zhǔn)確性低，占用大量的人力資源和財(cái)力資源，信息的儲(chǔ)存、查閱和修改等問題較為不便。而社會(huì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)n案管理過程中的信息儲(chǔ)存、查閱和修改過程直接完成，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費(fèi)用，保證了檔案管理的準(zhǔn)確性。而且，在保證檔案管理的質(zhì)量和效率的過程中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息共享。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化檔案管理

在信息化技術(shù)的使用過程中，我們感受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的高容量、高效率和程序化的數(shù)據(jù)處理等特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用時(shí)通過程序編寫后能夠高效的執(zhí)行程序并且能夠保證期準(zhǔn)確性。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠通過程序編寫后直接實(shí)現(xiàn)化錄入保存修改和管理等過程的自動(dòng)化。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息檢索

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理能夠?qū)⒏黝悪n案進(jìn)行分類匯總，并且通過計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過程中的及時(shí)信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲(chǔ)存位置而丟失資料或者不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的查找到需要的資料。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過程中應(yīng)用還推廣到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域。這樣就能夠在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享平臺。

2 檔案信息庫的特點(diǎn)、構(gòu)成以及計(jì)算機(jī)技術(shù)要求

2.1 檔案信息庫的特點(diǎn)

檔案信息庫即為在檔案管理過程中通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的大容量儲(chǔ)存和分類。其本身的特點(diǎn)為：第一，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)能夠?qū)⑿畔⑽募D(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，在計(jì)算機(jī)信息平臺中通過計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)流的形式進(jìn)行傳遞，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息儲(chǔ)存共享的信息化和自動(dòng)化特點(diǎn)；第二，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存技術(shù)能夠?qū)D、文、聲等綜合信息通過多媒體信息化方式進(jìn)行儲(chǔ)存，體現(xiàn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化特點(diǎn)；第三，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化、自動(dòng)化、媒體化等特點(diǎn)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用改變了以往檔案管理的形式，體現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案管理模式的計(jì)算機(jī)化特點(diǎn)；第四，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后不但能夠?qū)n案進(jìn)行高效管理還能夠?qū)n案信息以圖、文、聲等綜合媒體形式進(jìn)行儲(chǔ)存，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存技術(shù)的多樣化特點(diǎn)。

2.2 檔案信息庫的主要構(gòu)成框架

將檔案信息庫進(jìn)行分類可分為：終端用戶部分、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫檢錯(cuò)系統(tǒng)和通訊系統(tǒng)等幾部分。其各部分的主要作用是通過檔案信息庫的不同分工將檔案管理程序變得更為清晰明了，完善了檔案信息庫系統(tǒng)，使人們能夠方便輕松的獲取所需并能夠通過網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)進(jìn)行傳遞和資源共享。

2.3 檔案信息庫管理過程中對于計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求

在檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠準(zhǔn)確高效的實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查閱、修改和管理。這也是檔案管理的基本要求和基本保障。因此，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)達(dá)到以下要求：首先，檔案管理中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保證其硬件設(shè)施能夠達(dá)到相應(yīng)的條件和質(zhì)量，軟件程序管理應(yīng)當(dāng)保證檔案信息庫的技術(shù)水平達(dá)到要求；其次，計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理依然需要進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，并且對于管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能夠提出更高的要求，保證大量檔案信息錄入過程中不因操作人員的原因而導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或者不完整。

3 實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理可采取的幾點(diǎn)措施

3.1 健全的服務(wù)設(shè)施

為確保計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用達(dá)到預(yù)期的效果，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理過程中的資金投入，用于配制相關(guān)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施以及檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程序。同時(shí)還用當(dāng)有完善的保護(hù)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和資源共享平臺系統(tǒng)。為檔案的信息化管理提供良好和安全的環(huán)境。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的能夠高效的完成一定的工作，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種操作系統(tǒng)不能完全自主的進(jìn)行檔案管理，所以檔案管理人員素質(zhì)在計(jì)算機(jī)檔案管理中是決定性的。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)系統(tǒng)的直接操作者和管理者進(jìn)行能力培訓(xùn)和專業(yè)技能訓(xùn)練，能夠保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理過程中的優(yōu)勢。

3.3 提高檔案管理者的檔案管理水平

通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，不僅需要專業(yè)的知識技能還必須具備科學(xué)管理的意識，懂得科學(xué)管理的內(nèi)涵。在計(jì)算機(jī)信息庫的管理過程中體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作改革，在實(shí)際工作中不斷完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識體系，及時(shí)的引進(jìn)更為便捷的檔案管理程序。

3.4 實(shí)現(xiàn)各方面制度的完善

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠很大程度上解決檔案管理方面的漏洞，但是相應(yīng)的科學(xué)管理制度并未及時(shí)的設(shè)定?？偹苤?，好的管理是成功的一半，因此，要想做好現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作，各方面的管理制度應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行完善。在實(shí)際的管理過程中，將計(jì)算機(jī)的檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的考慮，并制定相應(yīng)的制度以彌補(bǔ)技術(shù)漏洞。在檔案管理工作的管理過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)做到有章可循，有法可依，來保障現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理的高效性和完整性。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭世彪.信息技術(shù)的發(fā)展與我國的發(fā)展戰(zhàn)略[j].高科技的產(chǎn)業(yè)化，1998（4）.

[2] 嚴(yán)霖.電子檔案管理—— 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[j].2010（3）.endprint