秦春昕

摘 要：隨著無償獻血工作的不斷深入開展，醫(yī)學科學的不斷發(fā)展和社會法制化進程的加快，國家對采供血機構(gòu)的管理越來越規(guī)范，如何管理好檔案并充分應用檔案進一步推動無償獻血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量，開展輸血科學研究和處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛甚為重要。

關鍵詞：業(yè)務檔案；管理

血站業(yè)務檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸?shù)拳h(huán)節(jié)。記錄量大面寬、種類繁多，包括獻血者個人資料記錄，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設備質(zhì)控監(jiān)測記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測記錄，報廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等記錄。這些記錄隨著無償獻血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對采供血工作要求的提高而越來越多，越來越細。

1 采供血機構(gòu)業(yè)務檔案管理的重要性

1998年10月1日《中華人民共和國獻血法》的頒布實施，標志著我國的無償獻血走上了法制化軌道。隨著人們法制和自我保護意識的增強，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站業(yè)務檔案必將成為分辨涉血各方責任的重要依據(jù)。血站無過錯，必須提供證據(jù)來證明。作為證據(jù)，應具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)就是獻血者、血液檢測和血液質(zhì)量情況的真實依據(jù)。血站的記錄，是在采供血操作過程中產(chǎn)生的業(yè)務工作的真實原始記載，既可反映獻血者的個人情況及其所獻血液的全部信息，可從來源追溯到去向，又提供每袋血液的經(jīng)檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質(zhì)量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質(zhì)量是否適合使用，所以在涉及到采供血活動的醫(yī)療糾紛中，血站的業(yè)務工作記錄就是證實自己嚴格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務工作中無過錯的重要證據(jù)。因此，血站業(yè)務檔案作為證據(jù)的嚴肅性和重要性毋庸置疑。

2 采供血業(yè)務檔案的管理

為充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》的規(guī)定，應重點做好如下幾點：

2.1 明確歸檔范圍

歸檔是檔案室檔案的主要來源，凡是反映采供血工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。需要歸檔保存的主要材料有：有關采供血工作的法律、法規(guī)文件；獻血者個人資料記錄；獻血者健康征詢、體檢、采血記錄；血液初、復檢記錄；成分血分離制備記錄；血液入庫、保存、發(fā)放記錄；統(tǒng)計分析報表；醫(yī)院用血情況統(tǒng)計等原始記錄。每份血液或血液成分都要經(jīng)過多個部門，每個部門只負責其中一項工作，交接環(huán)節(jié)多，這就

2.2 規(guī)范整理檔案

歸檔文件應按件裝訂。按年度—問題—保管期限分類。歸檔文件分類后，將歸檔文件依據(jù)分類，結(jié)合事由按時間順序進行排列。歸檔文件依分類、排列次序逐件編號。歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。按照所屬時間順序排列。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

2.3 加大考核力度

血站的日常質(zhì)量評審考核小組對全站各科室進行日常質(zhì)量評審的同時，將業(yè)務檔案的立卷歸檔列入科室考核范圍，制定相應的考核指標，定期進行考核，對檔案中存在的不合格項，認真分析產(chǎn)生的原因，制定相應的整改措施，并進行跟蹤驗證，以體現(xiàn)“持續(xù)改進”建立質(zhì)量管理體系的宗旨。此外，將業(yè)務檔案材料的歸檔列入全站專、兼職檔案管理人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理。