摘 要：隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)出現(xiàn)了越來(lái)越多的企、事業(yè)單位。為了進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展就必須重視對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案的管理。文章旨在通過(guò)研究現(xiàn)今社會(huì)單位里財(cái)務(wù)檔案管理情況和管理過(guò)程中的漏洞，探討構(gòu)建完善財(cái)務(wù)檔案管理體制的最佳方案。這個(gè)方案就是：第一，思想上將財(cái)務(wù)檔案的管理工作放在第一位；第二，建立完善相關(guān)管理機(jī)構(gòu)；第三，改革并完善其管理形式；第四，適時(shí)進(jìn)行職業(yè)訓(xùn)練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才。

關(guān)鍵詞：檔案；體制；建議；管理

我們把機(jī)關(guān)及企、事業(yè)單位在相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)里關(guān)于單位財(cái)務(wù)的第一手記錄資料稱為財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案是企事業(yè)單位對(duì)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析的最直觀證據(jù)。它直接反映出本單位的發(fā)展歷程，也對(duì)其未來(lái)方向有著深刻指導(dǎo)意義。由于財(cái)務(wù)檔案可以直觀的表現(xiàn)出本單位的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，對(duì)單位發(fā)展意義重大，因此，相關(guān)工作人員便越來(lái)越看重檔案的管理和應(yīng)用工作。但是，我們將財(cái)務(wù)檔案的管理工作是介于單位經(jīng)濟(jì)交流與單純檔案管理工作之間的中間性工作，這就意味著單位財(cái)務(wù)檔案的管理必然會(huì)是一個(gè)復(fù)雜而艱難的過(guò)程。

1 我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員權(quán)責(zé)界限模糊

筆者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)實(shí)際活動(dòng)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在很多企事業(yè)單位中都出現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理人員權(quán)責(zé)界限模糊的情況。正如前文所說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理具有中間性的特點(diǎn)，處于檔案機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)之間，這就要求單位必須加強(qiáng)部門(mén)之間的交流協(xié)調(diào)工作。正是因?yàn)樗鼪](méi)有得到足夠的關(guān)注度，才促使單位部門(mén)紛紛忽略這個(gè)工作，胡亂將檔案放置在角落，更有甚者，干脆將檔案隨意丟掉或者賣(mài)掉，完全不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.2 穩(wěn)步改進(jìn)整理財(cái)務(wù)檔案的方法

其實(shí)在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)里出現(xiàn)的很多實(shí)物材料如賬本、報(bào)表、憑證等，都是會(huì)經(jīng)過(guò)完備的流水加工形成的。而正是在這一過(guò)程之后的歸放程序中，往往不能及時(shí)依據(jù)正確方式進(jìn)行歸檔存放，如果放置在了錯(cuò)誤的位置，就會(huì)減緩工作人員的查找速度，給檔案工作者帶來(lái)不必要的麻煩。

1.3 相關(guān)管理機(jī)構(gòu)都不完善

只有在不斷的實(shí)踐里才可以獲得真理，通過(guò)筆者對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分單位的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)都未對(duì)檔案的歸檔、分批和應(yīng)用做出系統(tǒng)的、明確的規(guī)定。其中竟然有很大一批完全不知曉檔案學(xué)基本常識(shí)的工作者，他們分類檔案的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是自己的第六感，并且認(rèn)為已經(jīng)使用過(guò)一次的檔案就失去了應(yīng)用的意義。這就是導(dǎo)致很多單位在即使日常簡(jiǎn)單工作都出現(xiàn)巨大損耗，投入人力物力充足卻不能實(shí)現(xiàn)高效益的重要原因，也是財(cái)務(wù)檔案管理體制改革中的最大阻力。

1.4 財(cái)務(wù)檔案管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低

在許多單位里，財(cái)務(wù)檔案的管理工作都是由后勤保障處人員完成的。他們幾乎連財(cái)務(wù)檔案管理工作中最基本的歸檔常識(shí)都沒(méi)有，更別說(shuō)為使用者提供專業(yè)的服務(wù)了。

2 如何改善單位財(cái)務(wù)檔案的管理工作

2.1 思想上將財(cái)務(wù)檔案的管理工作放在第一位

各單位必須重視相關(guān)工作人員管理財(cái)務(wù)檔案意識(shí)的強(qiáng)化，尤其是做好舊檔案的保存工作。上到單位高層領(lǐng)導(dǎo)，下到實(shí)際歸理財(cái)務(wù)檔案的工作人員，都必須將保存舊檔案的工作作為重中之重，提升相關(guān)工作人員的專業(yè)化水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。使財(cái)務(wù)檔案管理人員切實(shí)了解到管理好財(cái)務(wù)檔案所帶來(lái)的好處，促進(jìn)單位的長(zhǎng)足發(fā)展、加強(qiáng)單位文化氛圍、實(shí)現(xiàn)單位核心力量的聚合。只有當(dāng)員工們將管理檔案放在首要地位時(shí)才能讓單位領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)體也意識(shí)到管理財(cái)務(wù)檔案的意義所在。一旦領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)體開(kāi)始重視財(cái)務(wù)檔案的管理就能繼而領(lǐng)導(dǎo)其下層員工一起將管理財(cái)務(wù)檔案機(jī)構(gòu)列入單位體系之中。而另一方面，相關(guān)工作者也必須時(shí)刻跟隨現(xiàn)代化前進(jìn)的腳步保持思想的先進(jìn)性不斷強(qiáng)化管理思維，把對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理完善到既會(huì)最大限度保留單位經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)的數(shù)據(jù)又能方便相關(guān)人員對(duì)整個(gè)單位的財(cái)務(wù)核實(shí)的程度。財(cái)務(wù)檔案可以說(shuō)是反映本單位財(cái)務(wù)狀況的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，檢測(cè)部門(mén)可以通過(guò)對(duì)其的審查來(lái)俘獲情報(bào)，進(jìn)而監(jiān)督單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

2.2 建立完善相關(guān)管理機(jī)構(gòu)

建立完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格依照《檔案法》與《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律，切實(shí)做到管理體制有法可依。另一方面還要依據(jù)本單位現(xiàn)狀設(shè)立目標(biāo)，將財(cái)務(wù)檔案管理計(jì)劃放置在整單位發(fā)展宏偉藍(lán)圖的大背景下。與財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)的一些條款也需要不斷改進(jìn)，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》、《財(cái)務(wù)檔案歸檔制度》等。只有建立并完善了相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)才能實(shí)現(xiàn)對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案的完美規(guī)整和重復(fù)使用。

2.3 改革并完善其管理方式

隨著時(shí)代的發(fā)展，中國(guó)的文化軟實(shí)力和經(jīng)濟(jì)實(shí)力等都得到了大幅提高。未來(lái)這一趨勢(shì)也不會(huì)發(fā)生改變，世界開(kāi)始關(guān)注一國(guó)的戰(zhàn)略及文化建設(shè)，這也對(duì)新時(shí)代財(cái)務(wù)檔案的管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。為了迎接這一挑戰(zhàn)，我國(guó)必須注重對(duì)其管理方式的改革。第一，積極更新管理技術(shù)水平，擺脫從前落后的手工歸理、搜索技術(shù)，建立財(cái)務(wù)檔案的管理平臺(tái)，用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流。這一技術(shù)的轉(zhuǎn)變會(huì)大大提高相關(guān)工作人員的效率，更大實(shí)現(xiàn)檔案意義，促進(jìn)單位財(cái)務(wù)狀況的公開(kāi)化。第二，積極引進(jìn)他國(guó)先進(jìn)的管理體制，取其精華，去其糟粕，借鑒他國(guó)管理體制中好的制度來(lái)完善我國(guó)財(cái)務(wù)檔案的管理方式。

2.4 適時(shí)進(jìn)行職業(yè)訓(xùn)練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才

同時(shí)具備檔案管理就業(yè)資格與財(cái)務(wù)管理就業(yè)資格的工作人員是保證單位財(cái)務(wù)檔案管理完美完成的保障。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案最大程度的利用，就必須加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度。只有當(dāng)從業(yè)人員不斷接受職業(yè)訓(xùn)練時(shí)，才能保證其思想與技能跟得上時(shí)代的腳步。

3 未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案管理工作

自從進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，人們開(kāi)始不斷關(guān)注社會(huì)政治，這一注意力的提高很大程度上加大了社會(huì)政治生活的公共程度。因此，各單位機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案不再是機(jī)密文件，它需要對(duì)大眾公開(kāi)，讓人民大眾與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)。這對(duì)我國(guó)來(lái)說(shuō)不但是社會(huì)體制的完善，也是財(cái)務(wù)與檔案管理制度的完善。我們必須跟隨這個(gè)趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)檔案的透明化、公眾化和網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。

綜上所述，我國(guó)仍處于社會(huì)主義建設(shè)時(shí)期，很多體制都并不健全，財(cái)務(wù)檔案的管理亦是如此。在經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的時(shí)間檢驗(yàn)后財(cái)務(wù)檔案管理體制暴露出了許多隱藏的漏洞。因此完善財(cái)務(wù)檔案管理體制就意味著對(duì)這些漏洞的修復(fù)，這樣不但可以促進(jìn)各單位對(duì)其內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案的歸納與利用，還能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的透明化、公眾化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)于相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督甚至是單位未來(lái)的發(fā)展來(lái)說(shuō)都有著重大的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]趙曉勇；關(guān)于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J]；中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)；2010年04期

[2]李麗秋；如何提高現(xiàn)代檔案管理工作的有效性[J]；經(jīng)營(yíng)管理者；2010年02期

[3]孫濤；電算化財(cái)務(wù)檔案管理研究[D]；黑龍江大學(xué)；2011年

作者簡(jiǎn)介

張海艷（1975-），女，吉林遼源，本科，助理館員；研究方向：檔案專業(yè)。