摘 要：本系統(tǒng)適用于小型連鎖超市，主要是從總體上對合同進行管理。其主要功能包括合同資料管理、合同權(quán)限控制、合同成本管理、合同價格管理、合同審批管理、合同跟進管理、合同統(tǒng)計分析、合同評價管理以及系統(tǒng)管理等。本系統(tǒng)界面友好、直觀，操作簡便，系統(tǒng)中的多級權(quán)限管理等也可以保證數(shù)據(jù)的安全可靠。

關(guān)鍵詞：連鎖超市；合同；管理信息系統(tǒng)

The development of contract management system for small supermarket chain

Zhaoquan

（liaoning University of International Business and Economics，Dalian 116052，china）

Abstract： this system is suitable for small supermarket chain， mainly is the management of the contract as a whole. Its main functions include data management， contract contract contractauthority control， cost management， contract management， contract management， pricemanagement， contract follow-up contract， contract management and statistical analysis ofevaluation system of management. The system has friendly interface， intuitive， simple operation，system of multi-level permissions management can ensure the data security and reliability.

keyword： supermarket chains； contract； management information system

超市是目前很常見的一種銷售業(yè)態(tài)，其發(fā)展非常迅猛，而小型連鎖方式的超市，因其獨特的優(yōu)勢，發(fā)展的就更加迅速了。對連鎖方式而言，一個好的管理信息系統(tǒng)，是其管理過程中不可缺少的重要工具。

1 系統(tǒng)分析

小型連鎖超市合同管理系統(tǒng)主要是對超市的各式合同進行管理的，是對超市所有合同的整體管理。它只針對總店或地區(qū)中心進行合同管理，其目的一是統(tǒng)一管理的需要，二是查詢和使用方便。

小型連鎖超市是統(tǒng)一采購，分別配送的，在這種情況下，合同的簽訂和執(zhí)行都是在總店和中心層面的，這種性質(zhì)和工作流程決定了合同管理系統(tǒng)的基本需要。

其次，做為一個系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)只是小型連鎖超市管理系統(tǒng)的一部分，這也就決定了合同管理系統(tǒng)更多的只是資料層面的管理，只是對一些具體內(nèi)容進行簡單的設(shè)定。并不能代替各具體工作中合同的簽訂。小型連鎖超市合同管理的基本流程如圖1所示。

圖1 合同管理業(yè)務(wù)流程

合同管理通常要經(jīng)過合同策劃和調(diào)查，進而初步確定合同對象，通過與合同對象的談判，擬定合同文本，在雙方審核通過后正式簽署并開始履行合同。與此同時，合同要分送相關(guān)部門，經(jīng)便執(zhí)行和監(jiān)督。在沒有發(fā)生合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛等情況下，合同執(zhí)行完成，合同歸檔保管，同時要對整個執(zhí)行情況進行評價。

上述流程，對于初次使用，也就是同對方初次簽訂合同是有效的，如果是多次簽訂，則此流程會有所變化，至少合同策劃和調(diào)查就不再需要了。

綜上所述，合同管理經(jīng)過了準(zhǔn)備、簽署、執(zhí)行和總結(jié)四個階段，從中可得出其基本功能如下：

（1）整個合同管理是一個完整的過程，且過程相互關(guān)聯(lián)，不可所缺。

（2）審核是必不可少的，這貫穿合同的全過程，且流程不可廢，也不可顛倒。

（3）在合同管理中，要嚴格按流程執(zhí)行，在系統(tǒng)中，必須強化權(quán)限管理。

（4）總結(jié)是需要的，這不僅僅是流程的需要，也是今后合同再簽訂的需要。

2 系統(tǒng)功能

小型連鎖超市合同管理系統(tǒng)具有合同資料管理、合同權(quán)限控制、合同成本管理、合同審批管理、合同價格管理、合同跟進管理、合同統(tǒng)計分析、合同評價管理和系統(tǒng)管理等功能，具體如圖2所示。

圖2 合同管理系統(tǒng)功能圖

2.1 合同資料管理

合同資料管理包括合同范本管理、合同制作、合同資料導(dǎo)入導(dǎo)出和合同打印、合同附加條款管理等功能。

合同范本主要包括標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，如員工聘用等；以及本單位已使用過的合同經(jīng)評定后轉(zhuǎn)為范本的。合同的范本管理又可細分為合同范本生成，包括添加、刪除、修改等。范本導(dǎo)入，若格式相同則直接導(dǎo)入，否則格式轉(zhuǎn)換后導(dǎo)入。合同范本輸出，實際上，這是導(dǎo)出和打印的綜合。合同范本查詢，方便使用者查找相應(yīng)范本，在實際做的過程中，按具體情況進行了細分。合同附加條款管理是針對在范本上增加的條款而設(shè)的，通過合同編號把它們連接起來，簡要說明則說明使用的具體情況及大致要求，具體條款則是指條款本身，通過這種模塊化的方法，嘗試在某些合同中進行模塊化的添加。

合同制作用于生成新的合同，有兩種方法，一是以范本為基礎(chǔ)，生成新的合同；二是用范本及其附加條款生成新的合同；三是直接做一個新合同。

合同資料導(dǎo)入導(dǎo)出主要包括合同資料的導(dǎo)入，剛簽訂的合同就在此導(dǎo)入，這是資料，不是范本，只有經(jīng)過評定的合同才能成為范本。合同資料的導(dǎo)出可以以電子版的方式實現(xiàn)，也可以是打印版。

合同資料查詢從多方面多角度提供了對資料的查詢功能。

合同資料打印提供了一個打印的功能，也可以批量打印。

2.2 合同權(quán)限控制

合同權(quán)限控制是合同管理中的一個重要功能，通過此功能，可以控制各種權(quán)限，以保證整個合同的順利實施。具體的合同權(quán)限控制包括：查看權(quán)限控制、修改權(quán)限控制、刪除權(quán)限控制、打印權(quán)限控制、拷貝（復(fù)制）權(quán)限控制、審批權(quán)限控制、導(dǎo)出權(quán)限控制和統(tǒng)計權(quán)限控制。

2.3 合同成本管理

合同成本管理是控制成本和管理費用的。具體如下，合同成本核算、合同毛利核算、合同毛利率核算和合同費用管理。合同費用管理包含了合同費用返點，相關(guān)費用等，可分段和按進價計算。

2.4 合同價格管理

合同價格管理對合同中所涉及的商品的價格進行管理，它不僅需要與以前的同種商品進行價格比較，還需要對歷史價格進行關(guān)聯(lián)，以確定是漲價了，還是降價了，亦或是價格未變。另外，還要考慮本店的價格策略。因此，其基本功能包括：歷史價格查詢、歷史價格比較、歷史價格關(guān)聯(lián)、價格策略關(guān)聯(lián)、錄入價格控制和審批價格控制。其中錄入價格控制和審批價格控制是權(quán)限控制。

2.5 合同審批管理

合同的審批是在各具體環(huán)節(jié)中進行的，例如，采購合同的審批在采購管理中。而我們這里的合同審批管理更多地是一些定義。具體如下：合同審批流程定義、合同審批級別定義、合同審批金額定義、合同審批人員定義，以及合同審批自動提醒等。

2.6 合同跟進管理

與審批管理類似，合同跟進管理也是在具體環(huán)節(jié)中完成的，而我們這里的管理，是一個總控或者監(jiān)控，它與具體環(huán)節(jié)的關(guān)系就像是采購員與采購經(jīng)理的關(guān)系一樣。具體功能如下：跟進模板定義、跟進查詢（含歷史跟進記錄查詢、跟進情況階段查詢等）、跟進控制（跟進記錄修改、刪除等）、合同到期提醒、合同跟進分析等。

2.7 合同統(tǒng)計分析

合同統(tǒng)計分析是多方面的，其輸出可以是報表，也可以是報告。

2.8 合同評價管理

合同具體評價是在各環(huán)節(jié)中完成的，跟進即是監(jiān)控，也是評價的需要。其具體功能如下：合同總結(jié)查詢、合同評價流程定義、合同評價指標(biāo)定義、合同評價結(jié)果查詢。

2.9 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要是對系統(tǒng)的總體管理，包括合同編號定義、合同流程定義、合同分類定義、打印模板定義以及密碼修改、系統(tǒng)說明等。

3 相關(guān)問題

3.1 合同種類

小型連鎖超市的合同可以以紙介質(zhì)的方式出現(xiàn)，也可以是電子介質(zhì)的，即電子版。按合同的具體類型可以分為采購合同、銷售合同、加盟合同、員工聘用合同以及配送合同等。合同種類不同，其內(nèi)容也不盡相同。

3.2 本系統(tǒng)定位

本系統(tǒng)主要用于對合同資料的管理以及對合同管理的基本設(shè)定。它是對合同的總體管理，單一合同的策劃、簽訂、執(zhí)行等都是在各具體系統(tǒng)中。例如，采購系統(tǒng)中就有一個采購合同模塊，它包括了采購合同的生成、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔等全過程。可以這樣說，合同的具體規(guī)范由本系統(tǒng)決定，而執(zhí)行是各系統(tǒng)的事情。

3.3 數(shù)據(jù)

本系統(tǒng)的定位決定了系統(tǒng)數(shù)據(jù)是有冗余的，有些數(shù)據(jù)與各具體系統(tǒng)是重疊的。這是無法避免的事情，只能在設(shè)計時盡可能地壓縮數(shù)據(jù)。另外，合同多是以文檔的方式出現(xiàn)的，這也決定了本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以文檔居多。在實際應(yīng)用時，我們應(yīng)該更多地使用合同編號，把它用好用足。

3.4 合同評價

合同評價也稱合同總結(jié)，分為定性和定量兩種。定性是目前常用的，即在合同執(zhí)行或完成后，寫份總結(jié)報告留存。定量評價是一種理想化的評價，我們在此的設(shè)想是對已有的正在執(zhí)行和執(zhí)行完了的合同進行量化評價，為以后做好準(zhǔn)備。例如，在采購中，對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進行考核評價，有助于我們更好地篩選供應(yīng)商。但目前最大的問題是評價指標(biāo)體系的確立。

小型連鎖超市合同管理系統(tǒng)主要是對超市的各式合同進行管理的，相信它的使用，會使小型連鎖超市的合同更上一層樓。

參考文獻

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作者簡介

趙泉（1964-），男，漢，山西平定，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，教授，研究方向：信息檢索、數(shù)據(jù)分析處理。