摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的社會(huì)現(xiàn)代化正在穩(wěn)步發(fā)展和建設(shè)中，在事業(yè)單位中計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，促使工作人員利用電子文件進(jìn)行檔案管理。其中社會(huì)救助中心也利用了電子存儲(chǔ)檔案，但是在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。本文就社會(huì)救助中心電子檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：社會(huì)救助中心；電子檔案；管理

中圖分類號(hào)：G276

目前在社會(huì)救助中心中對(duì)電子文件進(jìn)行收集和歸類，形成的檔案能夠長(zhǎng)期保存，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化建設(shè)和管理。目前信息化時(shí)代的到來(lái)，帶動(dòng)著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)救助中心普遍采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是電子檔案管理中也存在一些問(wèn)題需要解決，本文就社會(huì)救助中心電子檔案問(wèn)題管理進(jìn)行探討。

1 社會(huì)救助中心電子檔案管理的實(shí)際情況

1.1 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。社會(huì)救助中心進(jìn)行電子檔案管理，能夠保證檔案可以重復(fù)使用，不同的查詢者可以在同一時(shí)間對(duì)同一份檔案進(jìn)行查詢，這樣能夠使檔案更方便、更快捷地被利用，提高了電子檔案信息的利用率，并能夠及時(shí)滿足使用者的需要。

1.2 將不同類型的數(shù)字化信息進(jìn)行檔案化。信息化時(shí)代的到來(lái)，使檔案信息的記錄方式和記錄載體更加多樣化。主要的信息載體有電子報(bào)表、圖形、視頻文件、電子郵件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、網(wǎng)頁(yè)文件以及文本文件等。電子檔案在管理方式、信息互動(dòng)、載體形式的各種出現(xiàn)有力地沖擊了紙質(zhì)檔案管理，這樣就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無(wú)法跟上現(xiàn)代化發(fā)展的腳步，因此出現(xiàn)了電子檔案管理，其能夠有效地將不同類型的數(shù)字化信息進(jìn)行檔案化，并有效地進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)和信息共享，這樣能夠加快建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理工作的進(jìn)程。

1.3 電子檔案的信息收集范圍。社會(huì)救助中心的電子檔案在收集信息資料時(shí)，主要的收集對(duì)象就是具有考察和利用價(jià)值的光盤(pán)或者是磁盤(pán)等材料載體上的文件人或者是在救助過(guò)程中真實(shí)反映救助中心各項(xiàng)工作以及活動(dòng)情況的信息。一般來(lái)說(shuō)，電子檔案的信息收集范圍包括：圖像文件，主要是利用數(shù)碼相機(jī)拍攝形成的圖像文件；多媒體文件，主要是利用多媒體技術(shù)產(chǎn)生的并且需要借助多媒體設(shè)備反映出來(lái)的文件；文本文件，主要是利用計(jì)算機(jī)的文字處理技術(shù)形成的表格文件、文字文件等，主要是正式的電子文件和定稿的電子文件；影像文件，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)處理、利用視頻設(shè)備放映出來(lái)的各種活動(dòng)或會(huì)議的動(dòng)態(tài)圖像文件。

1.4 開(kāi)發(fā)并利用電子檔案。社會(huì)救助中心在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，要合理利用各種聲像檔案，使其能夠在正常的中心工作中發(fā)揮作用，這樣才能夠使電子檔案在保存的過(guò)程中合理進(jìn)行使用。一般來(lái)說(shuō)，社會(huì)救助中心總電子檔案中記錄的中心發(fā)展歷史等影像能夠有效地激發(fā)工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，其能夠加強(qiáng)部門(mén)的凝聚力；同時(shí)在救助中心的官方網(wǎng)站上利用聲像資料進(jìn)行中心的介紹，能夠讓更多的人了解社會(huì)救助中心的工作性質(zhì)和運(yùn)行狀況。

2 社會(huì)救助中心電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案資料。在社會(huì)救助中心中的檔案管理中，電子檔案資料不能完全取代紙質(zhì)的檔案資料，目前中心的正常運(yùn)行工作仍然需要紙質(zhì)的資料進(jìn)行查閱，電子檔案還未能完全的獨(dú)立進(jìn)行存在。

2.2 聲像檔案未能統(tǒng)一歸檔。目前社會(huì)救助中心的聲像檔案資料主要是用于中心的宣傳，開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)也主要是由中心的宣傳部門(mén)進(jìn)行拍攝和資料整理，大多數(shù)聲像資料未能集中到綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，這樣導(dǎo)致許多聲像檔案資料是不完整的，綜合檔案室在需要檔案資料時(shí)還要和宣傳部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，浪費(fèi)時(shí)間。

2.3 工作人員不能及時(shí)確認(rèn)系統(tǒng)信息。除了社會(huì)救助中心進(jìn)行相關(guān)的社會(huì)救助工作以外，國(guó)家的民政局等部門(mén)也會(huì)進(jìn)行貧困大學(xué)生救助、貧困戶救助等一系列的資料拍攝和宣傳，其中也會(huì)有許多具有保存價(jià)值的聲像資料，若是社會(huì)救助中心未能及時(shí)了解社會(huì)中這些已經(jīng)拍攝的信息資料情況，將會(huì)導(dǎo)致一部分最有價(jià)值的信息和資料未能保存。另外電子檔案在形成過(guò)程中的時(shí)間花費(fèi)比較少，因此也沒(méi)有能夠證明其實(shí)際貯存的證據(jù)，所以檔案的管理人員需要針對(duì)電子檔案中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題進(jìn)行深入探討和研究。

2.4 電子檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。社會(huì)救助中心電子檔案的管理人員的知識(shí)、技術(shù)、能力、素質(zhì)有待提高。目前電子檔案管理人員缺乏必要的管理知識(shí)和能力，這樣就有可能導(dǎo)致今后的電子檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題。

3 社會(huì)救助中心電子檔案管理的措施

3.1 加大電子檔案管理的投入，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

為了使社會(huì)救助中心的電子檔案管理更加現(xiàn)代化，首先應(yīng)該要加大電子計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)中行政以及業(yè)務(wù)的檔案儲(chǔ)存，這樣能夠幫助使用者有效地、及時(shí)地進(jìn)行資料查閱，不僅節(jié)省人力、財(cái)力和物力，同時(shí)也能夠節(jié)省時(shí)間，提高電子檔案的使用效率。在中心充分置辦各種計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，能夠使電子檔案的保存方式更加方便、簡(jiǎn)潔，減少檔案的有效使用空間，同時(shí)也加強(qiáng)電子檔案資料的保密程度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的現(xiàn)代化管理。

3.2 健全管理制度，明確電子檔案管理工作流程。電子檔案的資料信息比較分散，因此應(yīng)該要健全檔案管理制度，使工作人員能夠明確電子檔案的管理流程。在電子檔案的收集和歸類過(guò)程中，工作人員需要形成必要的網(wǎng)絡(luò)共享，不同部門(mén)之間進(jìn)行信息共享，放置一些重要信息資料的遺漏，進(jìn)而能夠在電子檔案的管理中及時(shí)進(jìn)行資料文件的收集和管理，保證資料的完整性。一般說(shuō)來(lái)，在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)該對(duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案進(jìn)行拷貝，保證其能有三套資料，這樣就可以保存一套，用于異地保存一套，用于借閱一套，同時(shí)還要定期對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，這樣能夠有效地保證資料完整，提高資料的可靠性和安全性；其次要把電子檔案保存在具有防磁作用的裝備中，這樣能夠保證光盤(pán)、磁盤(pán)等材料的穩(wěn)定性，同時(shí)要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期的復(fù)制和檢測(cè)，保證存放的環(huán)境要具有防光、防雷電、防強(qiáng)震、調(diào)濕、調(diào)濕、防塵、防病毒控溫、防盜、防磨損等特點(diǎn)。

3.3 提高電子檔案管理人員的素質(zhì)和能力必須更新思想觀念，確立新的管理理念。一般來(lái)說(shuō)，電子檔案在管理中要遵循前端控制以及集成化管理的原則，這樣就能夠有效地利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，同時(shí)按照國(guó)家對(duì)電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)中心不同類型的數(shù)字化電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的檔案化管理，這樣就能夠?qū)﹄娮訖n案資料和信息從產(chǎn)生、收集、歸檔、使用、保存、銷毀、復(fù)制、檢測(cè)等全過(guò)程進(jìn)行一體化的周期性管理模式，有利于保證電子檔案資料的有效性、完整性和真實(shí)性，這樣電子檔案能夠長(zhǎng)期的保存和使用。因此在電子檔案的管理中應(yīng)該要加強(qiáng)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)調(diào)整，不僅要加強(qiáng)電子檔案工管理人員的知識(shí)學(xué)習(xí)，同時(shí)還要促使他們不斷吸收、消化和適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展成果，不斷掌握基本的管理知識(shí)和技能，并能夠在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)適應(yīng)信息技術(shù)的需要，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，這樣不斷掌握基本的信息管理技術(shù)和知識(shí)，進(jìn)而更好地進(jìn)行電子檔案的管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)救助中心利用電子檔案進(jìn)行管理，能夠有效地進(jìn)行信息資料查詢和管理，同時(shí)能夠提高工作效率。但是面對(duì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題，中心應(yīng)該要予以重視，并能夠在解決這些問(wèn)題的同時(shí)，有效地利用電子檔案管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作和活動(dòng)的順利開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介：劉生輝（1976.11-），女，吉林舒蘭人，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理。

作者單位：吉林省舒蘭市社會(huì)救助事業(yè)中心，吉林舒蘭 132600