陳建功

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化被廣泛應(yīng)用，對(duì)隨之產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行管理也成為企業(yè)檔案管理的重要組成部分。本文簡(jiǎn)述了辦公自動(dòng)化中的電子文件特點(diǎn)和電子文件歸檔中存在的一些問題，并從加強(qiáng)管理意識(shí)、解決歸檔一體化問題、制定管理標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)專業(yè)人才和提高安全性等方面提出建議與對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；電子文件；歸檔；管理

辦公自動(dòng)化是指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，以求取得更高經(jīng)濟(jì)效益的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。一般來說，一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。

隨著人們對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)的逐步深入，使我國的辦公自動(dòng)化水平達(dá)到了前所未有的程度，由此也產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件已經(jīng)成為當(dāng)今信息化建設(shè)的基本構(gòu)成要素，極大地方便了信息傳遞、數(shù)據(jù)共享，在很大的程度上提高了辦公效率和工作質(zhì)量。而在這些電子文件中具有憑證、依據(jù)、參考作用的，需要我們按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔處理。隨著辦公自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，今后將還會(huì)產(chǎn)生更多的電子文件。大量電子文件的無規(guī)則的使用和保存不僅將影響工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果將不堪設(shè)想。所以如何加強(qiáng)對(duì)這些電子文件的歸檔管理，是目前辦公自動(dòng)化過程中急需要解決的一個(gè)問題，也是對(duì)檔案工作者提出的一個(gè)嶄新的課題。

一、電子文件的內(nèi)涵及其特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)、處理事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，他們多以文本、圖象、聲音或影象等形式出現(xiàn)，如E-mail等；第二種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，他們多以矢量圖等形式出現(xiàn)，如CAD、CAM生成的電子文件。

電子文件給日常工作帶來了極大的便利的同時(shí)，也改變了我們長久以來的辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，電子文件具有一些新的特點(diǎn)：

（一）電子文件具有傳遞的快捷性和文件的可塑性。它改變了傳統(tǒng)的文件收發(fā)流程，使文件可以隨時(shí)被查找，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)；它改變了傳統(tǒng)的辦文格局，電子文件的易修改性使得文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得更加快捷，提高了工作效率和工作質(zhì)量；而且電子文件還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛的收集相關(guān)數(shù)據(jù)，豐富資料內(nèi)容，并且開放遠(yuǎn)程服務(wù)等。

（二）對(duì)電子設(shè)備的依賴性。電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳遞都必須在計(jì)算機(jī)上完成，它的制作、處理及歸檔都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識(shí)別。所以電子文件是依賴特定的電子設(shè)備和軟件而存在的。

（三）電子文件的易更改性。電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，很容易被人為的修改；同時(shí)，電子文件也容易遭受病毒的侵襲，一旦被染上病毒電子文件就會(huì)損壞，喪失部分或全部功能。

（四）電子文件具有共享性。電子文件改變了文件的處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，其中包含的信息不是固定不變的，可以從一種載體上轉(zhuǎn)移到另一種載體上，突破了時(shí)空限制，能夠滿足多用戶的需求，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（五）電子文件的保存環(huán)境要求較高。與紙質(zhì)文件不同，電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，但對(duì)環(huán)境的溫度、濕度，防磁型等條件要求較高。

（六）電子文件的法律效力尚不明確。通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)的。如紙質(zhì)文件、微縮品，都有相關(guān)的法律作為保證，得到社會(huì)承認(rèn)。但電子文件由于沒有固定載體，并且還未有效的方法杜絕偽造、刪改和抵御病毒侵襲，所以很難制定相應(yīng)的法律條文保證其效力。這在很大程度上限制了電子文件優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，只能在一定范圍內(nèi)作為普發(fā)、傳閱文件來發(fā)揮作用。

二、自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔管理存在的問題

電子文件的管理工作經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段：第一、個(gè)體管理階段，這一階段管理及維護(hù)的重點(diǎn)是單機(jī)；第二、網(wǎng)絡(luò)化管理階段，這一階段的管理維護(hù)側(cè)重于網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器；第三、無紙化管理階段，這時(shí)的管理及維護(hù)才是全范圍的真正意義上的電子化智能化自動(dòng)化。這三個(gè)階段的發(fā)展并不是截然分開的，而是由低到高，技術(shù)要求和管理方法越漸復(fù)雜，發(fā)展階段具有演進(jìn)性、復(fù)雜性、共存性。在不斷的進(jìn)步和發(fā)展中，辦公自動(dòng)化中的電子文件歸檔管理仍存在著一些問題：

（一）電子文件歸檔管理認(rèn)識(shí)不到位，還未得到充分重視

雖然辦公自動(dòng)化現(xiàn)在被廣泛使用，但通常只是發(fā)揮著事務(wù)性的作用。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的電子文件具有重要的保管價(jià)值，但在實(shí)際工作中管理者對(duì)電子文件的原始生成和使用過程不是很重視，檔案管理的重點(diǎn)放在了最終的文件上。這種電子文件檔案化管理意識(shí)是不全面、不到位的，忽視了電子文件的原始性、真實(shí)性和連貫性。有的具有草稿性質(zhì)的臨時(shí)生成文件也具有重要的保存價(jià)值，不應(yīng)該被忽略。而且如果只重視最終形式的電子文件，各種原始信息文件散落在操作人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失而逐漸丟失，造成電子文件信息資源的極大浪費(fèi)。

同時(shí)，許多單位內(nèi)部設(shè)置的局域網(wǎng)互相不能聯(lián)通，無法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，也影響了電子文件的歸檔管理工作。如武漢長江水利委員會(huì)機(jī)關(guān)部門多年前已經(jīng)采用了綜合辦公系統(tǒng)，但其局域網(wǎng)只允許機(jī)關(guān)中各業(yè)務(wù)部門主管局之間和上級(jí)主管部門相互聯(lián)網(wǎng)，工作中產(chǎn)生的文件多是電子文件；但長江水利委員會(huì)的下屬企事業(yè)單位卻還無法與其聯(lián)網(wǎng)，需要上報(bào)文件時(shí)必須采用紙質(zhì)文件，水利委員會(huì)在回復(fù)時(shí)也只能用紙質(zhì)文件。這種電子文件、紙質(zhì)文件相互交錯(cuò)使用的管理模式無法發(fā)揮無紙化辦公方便快捷的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也影響了電子文件后期的歸檔管理工作。究其原因還是因?yàn)閷?duì)電子文件歸檔管理的認(rèn)識(shí)不到位。

（二）電子文件歸檔中缺少成熟統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度

電子文件的歸檔管理還處于起步階段，尚未制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。在具體管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)文件的管理如基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、保管條件等，往往難以適應(yīng)電子文件的管理要求。國家雖已頒布和推行《電子文件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，但由于電子文件技術(shù)復(fù)雜，對(duì)設(shè)備依賴性很強(qiáng)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異、更新?lián)Q代速度快、產(chǎn)生途徑和形式多樣化，已經(jīng)推出的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范無法為這種復(fù)雜情況提供具體的指導(dǎo)。

（三）電子文件歸檔管理系統(tǒng)尚不完善，且缺乏電子文件、檔案一體化管理思維

企業(yè)中運(yùn)用的各種系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，功能模式各異，增加了文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定的難度。

同時(shí)電子文件應(yīng)于紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)，一起納入歸檔范疇進(jìn)行一體化管理，從電子文件的生成、修改到最終形式都應(yīng)緊密跟蹤，全程保管，這樣才能清晰地確定電子文件形成的脈絡(luò)和保管的價(jià)值。但現(xiàn)實(shí)中辦公自動(dòng)化中產(chǎn)生的電子文件和歸檔管理是脫節(jié)的，辦公自動(dòng)化軟件和歸檔管理軟件不能對(duì)接，無法相互交換數(shù)據(jù)。

且各種應(yīng)用軟件總體上都缺乏文件歸檔管理的前置介入，電子文件在生成時(shí)不能及時(shí)保存，造成文件的丟失和可隨意修改，電子文件真實(shí)性受到挑戰(zhàn)；另外軟件開發(fā)人員缺乏電子文件檔案管理意識(shí)，沒有重視文件的連續(xù)性、完整性和長久性，常常對(duì)文件設(shè)置有效期和容量限制。操作員在使用時(shí)為節(jié)約資源會(huì)刪除認(rèn)為不重要的電子文件，造成電子文件的歸檔管理脫節(jié)，產(chǎn)生使用漏洞。

（四）電子文件的安全性有待提高

隨著辦公自動(dòng)化的革新，自動(dòng)化軟件被大量應(yīng)用于日常事務(wù)性的交流中。目前企業(yè)單位辦公自動(dòng)化的重點(diǎn)都放在新軟件的引進(jìn)和開發(fā)上，對(duì)有效的安全措施較為缺乏。很多自動(dòng)化系統(tǒng)沒有嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，本身帶有病毒的U盤和移動(dòng)硬盤等設(shè)備接入系統(tǒng)時(shí)很容易造成系統(tǒng)癱瘓和死機(jī)；加密、防火墻技術(shù)和訪問權(quán)限技術(shù)也還沒有被大規(guī)模應(yīng)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，很容易造成病毒的侵襲和黑客的非法侵入，導(dǎo)致重要電子文件的損壞和丟失。

（五）電子文件歸檔管理缺乏專業(yè)高素質(zhì)人才

電子文件的歸檔管理需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，同時(shí)精通辦公自動(dòng)化技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣在軟件開發(fā)上進(jìn)行前期介入的同時(shí)才能按照檔案管理的流程對(duì)電子文件進(jìn)行梳理、歸類和編號(hào)，更好的進(jìn)行文件保存。但現(xiàn)在一般企業(yè)對(duì)檔案管理人員的招聘都是按照紙質(zhì)檔案的需求來進(jìn)行的，缺乏管理電子文件的技術(shù)和意識(shí)。同時(shí)，這也造成電子文件檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得電子文件的運(yùn)行環(huán)境和歸檔工作存在許多不規(guī)范的地方。

（六）電子文件的法律地位尚未確認(rèn)

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，所以檔案的本質(zhì)屬性是其原始性。沒有原始性的檔案在社會(huì)活動(dòng)中就無法體現(xiàn)其記錄歷史的真實(shí)性。電子檔案因?yàn)樾畔⑴c載體的不確定，可以根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)大、縮小或改變存儲(chǔ)空間，可以通過拷貝和網(wǎng)絡(luò)從一個(gè)載體傳輸?shù)搅硪粋€(gè)載體，可以使存儲(chǔ)的信息隨時(shí)被修改甚至銷毀，這都決定了電子檔案的原始性不容易被得到認(rèn)可。而且，電子檔案的內(nèi)容會(huì)隨著載體組合形式的不同而不同。

在美國，聯(lián)邦政府雖然承認(rèn)電子檔案為“官方檔案”，但聯(lián)邦各級(jí)法院仍然申明，只有被打印出來的電子文件才具有真實(shí)性和成為證據(jù)的價(jià)值，否則無法作為證據(jù)使用；英國公共檔案的調(diào)查也表明，為了保持文件的法律效力，政府部門中有85%仍采用紙質(zhì)材料來保存全部或部分文件。而在我國，電子文件雖然已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，但在法律上也尚未確定其法律效力，電子檔案的法律地位尚未實(shí)現(xiàn)。

三、電子文件的歸檔與管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考

（一）提高電子文件的歸檔和管理意識(shí)，積極主動(dòng)，有針對(duì)性的展開電子文件歸檔管理工作

1.自動(dòng)化系統(tǒng)推行的無紙化辦公因其方便快捷的特點(diǎn)，成為一種未來的發(fā)展趨勢(shì)。如果還是依照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳輸和歸檔方式，不僅無法體現(xiàn)電子文件高效、快捷、便利的特點(diǎn)，還破壞了文件的原始性、真實(shí)性、有效性和連貫性，造成大量人力物力的浪費(fèi)。所以企業(yè)要提高對(duì)電子文件專門性歸檔的重視，為電子文件歸檔管理提供必要的資金和技術(shù)支持。

2.因?yàn)殡娮游募漠a(chǎn)生渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調(diào)研，弄清哪些機(jī)構(gòu)集中產(chǎn)生哪些類型的文件，以及這些文件的特點(diǎn)、用途；還可以從設(shè)計(jì)階段就對(duì)此提出提前規(guī)劃，如對(duì)于人力管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、科研管理部門，檔案部門可以加以格外的關(guān)注，因?yàn)檫@些部門對(duì)系統(tǒng)的使用率較大，產(chǎn)生的電子文件數(shù)量也較多；檔案管理部門應(yīng)盡快完善管理的硬件和技術(shù)設(shè)施，保證文件歸檔管理系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，有關(guān)技術(shù)人員與形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開展業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，協(xié)助制定有關(guān)的制度以保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

（二）解決好電子文件歸檔技術(shù)難題，重組流程確保電子文件與檔案的一體化管理

一體化管理需要重組辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的流程，實(shí)現(xiàn)兩者的無縫對(duì)接，要求不同部門在編輯文件時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和元數(shù)據(jù)格式，以確保資料能相互兼容、相互轉(zhuǎn)換。這也要求在企業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)上設(shè)置發(fā)文管理、收文管理、歸檔管理和檔案管理模塊，加強(qiáng)前期介入，設(shè)置歸檔保存按鈕，從而確保電子文件從生成到最終形式都有記錄可循，可以隨時(shí)隨地的保存，確保電子文件在歸檔的同時(shí)將相關(guān)信息發(fā)送或移交給檔案部門。這樣可以最大限度的確保電子文件的真實(shí)、完整和有效。

（三）制定好電子文件歸檔管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的電子文件具有重要的保存價(jià)值，要真實(shí)、有效、完整的做好電子文件歸檔工作。由于電子文件的格式、載體都區(qū)別于紙質(zhì)檔案，在保存時(shí)需要根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。規(guī)范電子文件歸檔要做到三個(gè)方面：