張楊

(山東藝術(shù)學院 現(xiàn)代技術(shù)教育部計算機中心,山東濟南 250014)

辦公自動化系統(tǒng)的應用探討

張楊

(山東藝術(shù)學院 現(xiàn)代技術(shù)教育部計算機中心,山東濟南 250014)

OA是應用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)和行為科學等先進技術(shù),其主要的應用熱點包括在企業(yè)中的應用、在行政部門管理系統(tǒng)中的應用和在政府財政部門中的應用。其在應用中具有以下優(yōu)勢:一是提高效率;二是應用的空間巨大;三是具有較高的安全性;四是使用方便,隨著OA技術(shù)的飛速發(fā)展,其應用領(lǐng)域必將越來越廣闊,具有非常寬闊的發(fā)展前景。

辦公自動化軟件 通信技術(shù) 多媒體技術(shù) 行為科學

辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation System，OA)是一種將行為科學、通信、多媒體、計算機等技術(shù)綜合應用的先進技術(shù)，可以讓部分的辦公型業(yè)務(wù)通過對各種類型的辦公設(shè)備進行借助，并且使得辦公設(shè)備和辦公的人員共同組建成能夠?qū)δ稠椶k公目標進行服務(wù)的辦公目標的一種人機結(jié)合信息系統(tǒng)。經(jīng)過了十幾年的迅速發(fā)展之后，OA辦公軟件已經(jīng)從原來的模式當中脫胎換骨，產(chǎn)生了巨變，現(xiàn)今更是發(fā)現(xiàn)了許多新型的應用型的熱點，這些應用型的熱點能夠在行政管理部門的管理系統(tǒng)、政府財政部門的管理系統(tǒng)以及企業(yè)的管理系統(tǒng)當中進行應用。

1 OA在企業(yè)中的應用

獨創(chuàng)的web型服務(wù)器、應用程序的傻瓜化完全自動化的安裝、和數(shù)據(jù)庫是在企業(yè)的應用當中OA系統(tǒng)所占據(jù)的主要優(yōu)，僅僅需要幾分鐘就能夠使企業(yè)信息得到建立；客戶機不需要安裝專門的軟件，可以運用瀏覽器達到全球化辦公模式；OA的無線新概念，同手機的短信相結(jié)合，無線的辦公應用可以通過手機瀏覽器來實現(xiàn)；任意的成員或多級部門模式得到支持，可以將角色的權(quán)限進行靈活的定義，對集團的應用進行全面面向；內(nèi)部放置工作流系統(tǒng)，通過對同群進行可視化的“智能表單設(shè)計”、自定義的靈活的圖形化流程的傲視，使得各種業(yè)務(wù)的流程管理、文件審批和流轉(zhuǎn)得到實現(xiàn)；菜單的自定義機制得到完善靈活，使得外部的C/S、B/S或者單機版的系統(tǒng)的掛接變得便捷，擁有較好的擴展性；界面主題的獨特性，可以讓每個用過針對自己喜歡選擇桌面；也可以靈活的設(shè)置主界面的圖片以及文字；內(nèi)置Office文檔的在線編輯控件，可以對手寫簽名、全文批注、電子印章、文檔自動化上傳等進行支持，可以對文件的打印和閱讀權(quán)限進行設(shè)置；OA即可以成為企業(yè)和業(yè)務(wù)伙伴之間相互聯(lián)系的紐帶，也可以成為企業(yè)對外的窗口；為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和安全性，可以經(jīng)過USB對用戶進行KEY身份認證、系統(tǒng)的安全設(shè)置及訪問控制。重點在于運用OA系統(tǒng)的企業(yè)有以下四種類型。

1.1 信息化尚未入門的企業(yè)

因為還沒有信息化的應用基礎(chǔ)，先應用辦公自動化(OA)，就會有著幾乎100%的成功率，對提高企業(yè)當中各種級別的工作人員在計算機方面的實際的操作能力以及自身的基本素質(zhì)方面十分有利，同時對企業(yè)今后的信息化工作和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展更加有利。

1.2 信息化失敗的企業(yè)

信息化的失敗，尤其是一些大型的業(yè)務(wù)性管理系統(tǒng)的信息化失敗，例如ERP，會給企業(yè)的信心方面帶來十分沉重的打擊，所以應用辦公自動化(OA)就會使企業(yè)在剛開始就可以回避一些風險，同時可以使企業(yè)重塑信心，因此企業(yè)選擇OA一種明智的選擇。

1.3 缺少信息化資金準備的企業(yè)

一般情況想信息化的投入會比較昂貴，在沒有看見實際的效果時，大多數(shù)的企業(yè)就會猶豫不決。所以對于這些資金部充?；蛘呤禽^為謹慎的企業(yè)來說，首先應用辦公自動化(OA)，對企業(yè)進一步的對企業(yè)信心化進行了解十分有利，還能夠使得企業(yè)以后的信息化工作中存在的盲目性大大的減少。

1.4 已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)

對已經(jīng)擁有了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)來說，應用辦公自動化(OA)就可以對其本身的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進行互為補充，能夠使企業(yè)的信息化工作的內(nèi)容和形式得到更好的完善和豐富。

2 OA在行政部門辦公中的應用

OA主要面向的是業(yè)務(wù)的管理層次，能夠給各種不同類型的文案等工作提供支持，經(jīng)過對信息技術(shù)的應用、對辦公室內(nèi)部各種信息處理工作的支持，來對不同的地域、職能、信息工作者之間的信息的聯(lián)系進行支持，使得辦公的效率和質(zhì)量得到大大的提高。在不同的組織當中辦公的業(yè)務(wù)也會不同，因此，不同的辦公系統(tǒng)之間的差別很大，但是通常情況下，辦公的自動化系統(tǒng)能夠?qū)ξ淖诌M行自動處理、文檔進行電子化管理、桌面印刷；經(jīng)過數(shù)字化的日歷以及備忘錄來對日程和計劃進行安排；對數(shù)據(jù)庫經(jīng)過桌面型的數(shù)字化管理；經(jīng)過數(shù)字化傳真系統(tǒng)、電子郵件、語音信箱以及電視會議等模式來進行信息的溝通和聯(lián)絡(luò)。

2.1 OA的應用使公文流轉(zhuǎn)信息化

各省市辦公自動化系統(tǒng)都承載了各自財政公文流轉(zhuǎn)制度，構(gòu)建了財政公文運轉(zhuǎn)體系。其將實際工作中公文的收發(fā)、起草、審核、簽發(fā)、印制等流程系統(tǒng)定制，實現(xiàn)了文檔電子化管理，并以電子簽章等安全技術(shù)為保障，簡單快捷地實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)的痕跡追蹤、督查督辦、信息傳達等智能管理，在提高財政工作效率的同時，也進一步規(guī)范了財政公文處理行為。

2.2 OA的應用使業(yè)務(wù)工作協(xié)同化

在實現(xiàn)公文處理功能的基礎(chǔ)上，部分省市不斷延伸辦公自動化系統(tǒng)范圍，與財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行了有效整合。如河北省辦公自動化系統(tǒng)，分別與預算指標管理系統(tǒng)和國庫執(zhí)行系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)了預算指標文共享、預算執(zhí)行數(shù)據(jù)推送等功能：預算指標文經(jīng)辦公系統(tǒng)最終簽發(fā)，即可通過標準數(shù)據(jù)接口，傳輸?shù)筋A算指標管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動登記指標賬，有效緩解了以往手工錄入指標文的工作強度。

3 OA在政府財政部門中的應用

辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)是財政信息化的“一體兩翼”，為進一步提升財政辦公自動化水平，財政部對部分地方財政部門辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)情況進行了調(diào)查研究。從調(diào)研情況看，目前大部分財政廳(局)建成辦公自動化系統(tǒng)，在內(nèi)部實現(xiàn)“無紙化”辦公，財政系統(tǒng)文件采用電子化方式傳輸，并逐步建立了與行政管理和財政業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的連接，在智能文件流轉(zhuǎn)、促進業(yè)務(wù)協(xié)同等方面應用效果明顯。

3.1 OA的應用使行政管理集成化

將公文流轉(zhuǎn)與行政審批進行集成，通過辦公自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)人事、財務(wù)、后勤、會議等行政管理功能。如新疆等地辦公自動化系統(tǒng)集成了人事、車輛、餐飲等行政管理功能，諸如打卡請假、派車用車等日常性事務(wù)，只需登錄辦公自動化系統(tǒng)就可輕松解決，既為財政干部提供便利，也助推了行政管理水平的提高。

3.2 OA的應用使辦公模式移動化

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和智能終端的普及，移動辦公已經(jīng)成為一種趨勢，很多省市也積極探索和實踐了移動辦公，并初步實現(xiàn)了辦公移動化。財政干部擺脫了時間和空間的束縛，可隨時隨地進行辦公，工作效能大大提高。移動辦公確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全是首要問題。目前，各省市與當?shù)匾苿油ㄓ嵾\營商制定了安全接入和數(shù)據(jù)傳輸方式。如廈門市財政局移動辦公，主要由廈門市財政無線專網(wǎng)平臺保障，整合應用成熟且已經(jīng)廣泛認可的技術(shù)，實現(xiàn)平臺的搭建。在平臺的設(shè)計上，分有不同區(qū)域，且分屬不同虛擬局域網(wǎng)，有效實現(xiàn)了管控分離。在技術(shù)上，采用中國聯(lián)通WCDMA(寬帶碼分多址)的3G網(wǎng)絡(luò)和WVPDN(無線虛擬撥號專用網(wǎng)絡(luò))技術(shù)實現(xiàn)接入，通過虛擬撥號技術(shù)建立虛擬數(shù)據(jù)專網(wǎng)，提供數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)，對用戶接入進行嚴格控制和多重認證，多種先進技術(shù)層層保護，確保了移動辦公平臺的安全性。

3.3 OA的應用使系統(tǒng)功能實用化

各省市在建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)時，均能夠從實際出發(fā)，因地制宜，按需而建，設(shè)計原則大多強調(diào)“以人為本”和“簡單實用”。如四川省辦公自動化系統(tǒng)，自主設(shè)計研發(fā)，根據(jù)實際業(yè)務(wù)量身定制，設(shè)計理念類似于蘋果操作系統(tǒng)，系統(tǒng)界面簡潔干凈，操作流程全部封裝。用戶只需選擇辦公類型，即可一鍵完成所有工作流程，減少人為操作，使辦公更加高效，且整個系統(tǒng)建設(shè)過程“短、平、快”，在較短時間內(nèi)即收到了理想實效。

4 結(jié)語

辦公自動化系統(tǒng)是能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，其在應用中具有以下優(yōu)勢：一是提高效率：特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復雜，每個人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策，尤其是在那些分工細致，管理嚴格的企業(yè)。通過OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時間，提高了效率；二是空間巨大：傳統(tǒng)的辦公手段在人少時操作方便，但員工規(guī)模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源，空間巨大；三是安全性高：辦公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進入，保證了信息的安全；四是使用方便：其功能龐大，單位可以根據(jù)需要自己定制服務(wù)內(nèi)容，滿足不同的需求。

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張楊(1981—),女,山東高青人,本科,講師,現(xiàn)就職于山東藝術(shù)學院現(xiàn)代技術(shù)教育部計算機中心,研究方向:軟件工程。