余潔

[摘要] 醫(yī)院個人技術檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生技術人員在醫(yī)療實踐和科研活動中的記錄。本文從目前醫(yī)院技術檔案管理的現(xiàn)狀入手，探討如何加強個人技術檔案的建設和管理。

[關鍵詞] 個人技術檔案；現(xiàn)狀；建設和管理

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] C [文章編號] 1673-9701（2014）28-0123-03

隨著醫(yī)療市場競爭的日趨激烈，許多醫(yī)院把擴大規(guī)模、增加投入、引進新項目、購買新設備，即外延型發(fā)展模式作為醫(yī)院間主要的競爭方式，這種方式雖然能使醫(yī)院的建設取得較快的發(fā)展，但不可避免地帶來高精尖設備大戰(zhàn)、醫(yī)院費用高漲、醫(yī)療資源造成嚴重浪費的弊端。新時期醫(yī)院的競爭應該是內在綜合實力的競爭，即主要是管理、科技、人才、服務質量和技術特色方面的競爭，而在這眾多因素之中，最激烈的當屬人才的競爭。人力資源是第一生產(chǎn)力，復合型的多學科人才是醫(yī)院生存及壯大的重要因素，專業(yè)技術人員檔案是人力資源不可缺少的一部分，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用的源泉，是保障人才隊伍素質的重要措施，為人才的發(fā)現(xiàn)、考察、挖掘和利用提供信息和依據(jù)。

“檔案”一詞歷來與封閉、機密、神圣聯(lián)系在一起，但在現(xiàn)代文明社會已經(jīng)不是什么神秘的東西了，人們在自己工作、生活、學習中越來越清楚地感受到檔案就在身邊，人人都要和它打交道。國家與國家的關系，機關工作、科研、基建、生產(chǎn)活動、醫(yī)療、訴訟、財會工作、甚至個人參與的社會活動、個人交往中都會產(chǎn)生原始的記錄，成為憑據(jù)性或參考性歷史資料，保存起來就是檔案[1]。它與社會各行各業(yè)相聯(lián)系，是歷史記錄，更是證據(jù)，具有法律效力。它包容著大量的信息，為社會各個領域服務。依據(jù)產(chǎn)生的主體不同，有各種各樣的分類，技術檔案就是檔案組成中重要的一個部分。

醫(yī)院個人技術檔案是衛(wèi)生專業(yè)技術人員在長期的醫(yī)療實踐和科研活動中，利用智力和辛勤勞動所取得的豐碩成果，逐步積累和形成的思想、理論體系，有著較強的醫(yī)學科研價值和歷史研究價值。醫(yī)院的專業(yè)技術檔案不僅反映了醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平和科研能力，也記錄了衛(wèi)生專業(yè)技術人員在業(yè)務發(fā)展過程中的德、能、勤、績，是醫(yī)院寶貴的精神財富和物質財富[2]。

同時，醫(yī)院個人技術檔案也是三級綜合醫(yī)院復評的重要指標之一[3]。衛(wèi)生部《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》（2011年版）及《江蘇省三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則（2012年版）》的第六章人力資源管理的第四節(jié)中均明確提出，職能部門應為每位衛(wèi)生專業(yè)技術人員建立個人技術考評檔案，并存有個人的資質文件（經(jīng)審核的執(zhí)業(yè)注冊證、文憑、學位、教育和培訓等資料復印件）。因此，加強醫(yī)院個人技術檔案的建設和管理，是檔案管理工作者的重要課題。

1 醫(yī)院個人技術檔案管理的現(xiàn)狀

2013年，江蘇省多家醫(yī)院進行了三級醫(yī)院的復評工作，筆者了解了所在地區(qū)的幾家三級醫(yī)院，個人技術檔案相對于人事檔案來說不盡完善，發(fā)展相對滯后，具體表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.1 缺乏規(guī)范的檔案管理制度[4]

目前，各家醫(yī)院個人技術檔案的管理仍不普遍，尚未建立合理規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，沒有明確的個人技術檔案管理部門，無專人管理，也無獨立的存儲空間。個人技術檔案材料往往分散在各個部門，例如科研課題項目等材料歸口科技部門管理，繼續(xù)教育和規(guī)范化培訓等材料歸口教育部門管理，定期三基考核、支農(nóng)、業(yè)務培訓等相關材料歸口醫(yī)務處、護理部管理，職稱的申報評審、學籍材料等歸口人事部門管理，醫(yī)德醫(yī)風考評等材料歸口行風辦管理，先進工作者、表彰獎勵等材料歸口黨辦管理等，這種分散式管理導致個人技術檔案材料七零八落，時間上缺乏系統(tǒng)性與連貫性，部門之間材料有重復，查閱和利用較為困難。隨著時間的推移，各個部門的專業(yè)技術檔案資料堆積的越來越多，由于紙張的特性，存放檔案的地方應按照不同的季節(jié)做好各項濕度、溫度控制和防蟲防火工作，但由于各個部門辦公地點的局限，根本無條件做到規(guī)范的保管要求，易導致重要資料的破損和丟失，無法真實反映衛(wèi)生專業(yè)技術人員的實際情況。

1.2 缺乏足夠的重視

廣大職工的存檔意識比較薄弱，對檔案的作用認識模糊，為圖個人工作上的方便將檔案資料據(jù)為己有，久催不交，或因工作的不慎而使資料丟失[5]。同時，各個部門的檔案管理員大多是兼職人員，非檔案專業(yè)的人才，專業(yè)不對口，經(jīng)常因工作繁忙或工作調動而臨時換人管理，人員流動性大，在一定情況下影響了檔案管理的有序進行。另外，由于管理人員自身的工作積極主動性和開拓性欠缺，對檔案管理的認知上還僅僅停留在材料簡單的放進抽出上，經(jīng)常坐等材料上門，往往導致所收集的材料不完整、不系統(tǒng)。再加上檔案業(yè)務培訓、業(yè)務檢查、學術交流和崗位再培訓的滯后，檔案管理人員專業(yè)技術不熟練，也在一定程度上影響了檔案管理工作的正常運轉。

1.3 利用率低，個人技術檔案不能很好的發(fā)揮作用

檔案的最大功能就在于它能為醫(yī)院和社會提供他們所需要的信息，資源共享。但由于個人技術檔案缺少統(tǒng)一歸口管理部門，加之檔案內容收集滯后和不完整，使得領導在進行人才考察、選拔和任用時無法快速全面地了解一個人的全部業(yè)績和貢獻，往往需要從各個不同的部門借取材料，大大影響了工作效率。

立足等級醫(yī)院評審的標準，結合上述存在的問題，根據(jù)醫(yī)院自身工作的特點和需求應逐步規(guī)范和改善醫(yī)院個人技術檔案的管理工作。

2 個人技術檔案的建設和管理

2.1 確定歸檔范圍，建立健全管理制度

個人技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態(tài)性，其材料是隨著專業(yè)技術人員一次次的崗位聘任、業(yè)務考核、教育培訓等活動的開展而不斷形成和變化的，材料很多，因此需要我們有標準化、科學化的檔案管理范疇，具體內容應包括以下幾個方面[6]：①個人基本信息：包括個人學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，學歷證書、學位證書、各級專業(yè)技術資格證書、聘書等。②資格準入：執(zhí)業(yè)資格證書、注冊證書、手術及介入治療的資質、大型醫(yī)用設備上崗合格證、放射診療資質等[7]。③醫(yī)療活動：典型病例、手術分析、新技術的開展、病歷書寫、查房情況、會診情況以及參與支農(nóng)支邊等情況。④醫(yī)療安全：醫(yī)療事故、醫(yī)療安全不良事件、醫(yī)療投訴情況。⑤教育培訓：院內院外進修培訓、繼續(xù)教育、承擔的教學情況。⑥科研管理：論文與著作的發(fā)表、科技成果、科研項目、發(fā)明專利情況。⑦業(yè)務考核：衛(wèi)生法律法規(guī)考核、專業(yè)知識、專業(yè)技能考核、年度考核等。⑧其他材料：院內、院外獲得的榮譽和獎勵、學術團體任職情況、懲處情況。endprint

材料收集應按照歸檔范圍，由醫(yī)院人事部門牽頭，各相關職能科室合作完成。同時，作為檔案材料，真實性是其基本屬性，因此，必須重視對材料的審核，尤其是對基本信息的審核。審核原則上由材料收集的各職能科室負責。例如醫(yī)務處（護理部）要仔細鑒定醫(yī)生（護士）的執(zhí)業(yè)資格證書、注冊證書及定期更新情況；人事處要鑒定人員的教育信息，特別是后學歷的教育情況，可以通過信函、權威部門的網(wǎng)站、電話等途徑進行核實確實，對學歷學位證書進行復印留存等。

為了確保這項工作能持續(xù)、完整地進行，我們應結合醫(yī)院實際情況，根據(jù)《檔案法》的有關規(guī)定，建立符合醫(yī)院工作特點的《個人技術檔案管理辦法》，具體規(guī)定歸檔的范圍、歸檔的時間以及對檔案材料的要求，并以文件的形勢下發(fā)到各個科室，使全院職工都了解到技術檔案的作用和意義，增強檔案意識。

2.2 個人技術檔案的信息化建設

隨著計算機和信息技術的發(fā)展，檔案管理手段日趨先進。傳統(tǒng)的檔案歸檔方式檔案資料大多以紙質化的形勢存在，隨著時間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，像目前醫(yī)院里的人事檔案和文書檔案，占用了大量的儲存空間。因此，檔案人員應積極探索，整合醫(yī)院各個部門現(xiàn)有信息資源，開發(fā)研制相應的個人技術檔案管理軟件，對個人技術檔案實行動態(tài)化管理和維護，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，并實行信息共享，授予使用權限，通過現(xiàn)代化手段建立醫(yī)院的人才信息收集、反饋和使用系統(tǒng)，節(jié)約資源，提高工作效率。

2.2.1 建立個人技術檔案的信息化管理系統(tǒng)[8] 醫(yī)院人事部門與信息部門主要負責個人技術檔案信息系統(tǒng)的建設和實施。在系統(tǒng)建設之初進行充分調研，對醫(yī)院內各科室的職能進行仔細梳理，明確各職能科室的職責，科學合理設計各業(yè)務模塊。

首先，各職能部門對系統(tǒng)進行需求分析，得出該系統(tǒng)應具備的管理功能，信息部門根據(jù)需求進行軟件的設計和開發(fā)，并與醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)進行有機的聯(lián)系，做好數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕涌?，以減少原始信息的錄入。其次，將設計好的軟件交由各職能部門進行反復的討論和實驗，確?？茖W、合理后投入使用。最后，隨著所存儲數(shù)據(jù)信息量的不斷擴大，加強數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全成為該系統(tǒng)正常開展的先決條件。一旦信息系統(tǒng)遭到攻擊，相關數(shù)據(jù)信息遭到惡意修改、泄露或刪除，就會給醫(yī)院帶來重大損失。

2.2.2 實行院、科、個人三級用戶管理 用戶管理是提供基于角色的授權管理機制，可對系統(tǒng)所有的管理對象進行精細的授權控制。

首先，個人管理端口是個人技術檔案管理系統(tǒng)的構建基礎[9]。全院職工使用唯一的胸牌號和自己設置的密碼登陸系統(tǒng)，利用掃描儀、數(shù)碼相機等將各種原始資料上傳，按照管理系統(tǒng)條目進行個人信息的錄入和實時更新。如臨床工作繁忙，個人沒有時間進行資料的更新，可在授權的情況下由各臨床科室的秘書代為更新。

其次，各相關職能科室根據(jù)信息管理系統(tǒng)模塊的操作權限，對個人填寫的信息進行核對和補充，如發(fā)現(xiàn)問題，直接與個人聯(lián)系進行溝通和解決。

醫(yī)院人事部門是個人技術檔案管理系統(tǒng)的最終檢查與監(jiān)督部門，負責整個系統(tǒng)的運行。如發(fā)現(xiàn)問題，可直接與對應的職能科室聯(lián)系，由后者負責解決。

2.2.3 個人技術檔案管理系統(tǒng)的使用 個人技術檔案管理系統(tǒng)真實、全面、完整地存儲了醫(yī)院職工的原始信息資料，院領導、職能部門、臨床科室和個人可利用索引、關聯(lián)、排序等命令查找、篩選需要的全部信息，大大節(jié)省了過去翻閱檔案、查對證件、手抄記錄、手工畫表等繁瑣落后工作所占用的時間。（1）充分發(fā)揮個人技術檔案的基石作用，為領導決策服務[10] 個人技術檔案是職工德才表現(xiàn)的動態(tài)材料，是個人的成長軌跡，要使決策正確，用人得當，個人技術檔案就是重要的信息資源。院領導可以隨時了解各科室各系列人員結構、醫(yī)療技術水平和科研工作技能等方面情況，對重點人才進行重點培養(yǎng)，充分發(fā)揮個人特長，使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊建設，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。（2）便于各職能科室和臨床科室的管理，提高工作質量和工作效率 個人技術檔案管理系統(tǒng)在個人晉升職稱中發(fā)揮了重要作用。醫(yī)學繼續(xù)教育學分已成為職稱評聘的必要條件，管理系統(tǒng)可與繼續(xù)教育培訓的考核掛鉤，將每個人的學分完成情況、外出進修培訓等情況進行統(tǒng)計，以方便教育處和各科室全面掌握每個人的繼續(xù)教育情況，合理安排培訓計劃[11]；下基層支農(nóng)服務是醫(yī)師晉升中、高級職稱的必備條件，醫(yī)務處和臨床科室根據(jù)個人晉升需求，有針對性地合理安排本科室醫(yī)師分批分次下基層，從而避免晉升前一窩蜂外出支農(nóng)、科內人手不足的現(xiàn)象。個人技術檔案管理系統(tǒng)在臨床醫(yī)療質量管理中也起到了舉足輕重的作用。醫(yī)務處可根據(jù)衛(wèi)技人員的典型病例、手術分析等醫(yī)療活動，以及醫(yī)療投訴、醫(yī)療事故和專業(yè)技能、專業(yè)知識的考核情況，在聘任周期內對人員的資質進行審核評估，對不符合或達不到要求的人員進行再培訓再考核，如仍不合格將進行降職或待崗處理，以確保醫(yī)院醫(yī)療質量的安全有效。（3）個人職業(yè)生涯的規(guī)劃 職工既是個人技術檔案信息系統(tǒng)的主要完成者，也是使用者。個人技術檔案信息系統(tǒng)以強大的存儲能力和時間序列的記錄方式，展現(xiàn)了一個人的成長、學習、工作業(yè)績、個性和協(xié)作能力等方面的變化情況[12]。職工可以對一段時間內的工作、學習、培訓等進行整理與反思，分析其在某領域中存在的優(yōu)勢與不足，調整自己學習計劃和奮斗目標，不斷反思，不斷進步，以求更好地認識自己、完善自己、發(fā)展自己，從而促進個人職業(yè)生涯規(guī)劃的管理。

醫(yī)院是高層次人才聚集的地方，他們的個人技術檔案是一個不斷變化的動態(tài)信息資源，既肩負著知人善任、合理使用干部，建立一支年輕化、知識化、專業(yè)化干部隊伍的重任，同時也為各系列專業(yè)技術職務評聘、學術梯隊建設和醫(yī)院的發(fā)展提供可靠依據(jù)。因此，醫(yī)院要充分認識到個人技術檔案的價值，提高職工的檔案意識，改善檔案管理的基礎設施，充分發(fā)揮個人技術檔案的作用。

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（收稿日期：2014-07-01）endprint