佘潔華

摘 要：該文根據(jù)目前高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)存在參差不齊的情況來(lái)闡述在新時(shí)代高職院校的檔案人員應(yīng)如何提高自己的綜合素質(zhì)來(lái)適應(yīng)工作的要求，闡述檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員 素質(zhì) 能力

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）07（b）-0176-01

高職院校檔案管理對(duì)高等職業(yè)學(xué)校的教育，科研和教學(xué)方法改革進(jìn)程進(jìn)行全過(guò)程的原始記錄和整理，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案工作的效率、水平和質(zhì)量。因而檔案管理人員對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。

1 高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀分析

目前，高職院校檔案管理人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對(duì)檔案管理專業(yè)系統(tǒng)知識(shí)，有些甚至連檔案管理的內(nèi)容和要求都沒(méi)有清楚的了解。檔案管理人員專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。兼職人員調(diào)整頻率高，造成檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，為建立規(guī)范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計(jì)算機(jī)技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)更加是匱乏，沒(méi)有能力運(yùn)用現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施提供基本服務(wù)，更加無(wú)法提供高層次的研究和開(kāi)發(fā)。 這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源，主要有以下幾個(gè)方面：

第一，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，編研水平有待提高。

高職院校檔案管理是學(xué)校在從事教學(xué)，科研，管理等活動(dòng)中直接形成對(duì)學(xué)生，學(xué)校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學(xué)校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對(duì)檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源以實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，這也是社會(huì)新形勢(shì)對(duì)檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀卻是大部分檔案管理人員學(xué)術(shù)能力差，編研能力低，沒(méi)有掌握編研工作的規(guī)律和編纂技巧，不善于總結(jié)和思考。在檔案編研的過(guò)程中受檔案資料的限制和傳統(tǒng)模式的制約，編研出來(lái)的材料含金量不高，無(wú)法形成研究成果。

第二，檔案管理人員流動(dòng)頻繁，缺乏有效的激勵(lì)和培養(yǎng)機(jī)制。

高職院校的建校歷史時(shí)間短，檔案管理尚處于初級(jí)階段，但是隨著高職院校的發(fā)展和擴(kuò)大，對(duì)高職院校檔案專業(yè)人員需求越來(lái)越高。與之相比，目前高職院校檔案專業(yè)人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉(zhuǎn)崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無(wú)暇也無(wú)心學(xué)習(xí)檔案管理方法和檔案專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發(fā)展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業(yè)貢獻(xiàn)沒(méi)有直接掛鉤，無(wú)法起到激勵(lì)作用，導(dǎo)致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性得不到保障。在管理工作中協(xié)同效應(yīng)不強(qiáng)、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高

第三，管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認(rèn)為是學(xué)院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學(xué)習(xí)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使得檔案管理方法無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)效率持續(xù)低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與操作技能，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。

2 高職院校檔案管理人員素質(zhì)的提升對(duì)策

當(dāng)今世界信息爆炸式增長(zhǎng)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理中廣泛應(yīng)用，要求管理者具有很強(qiáng)的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時(shí)要求管理者提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息給使用者。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。

第一，加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。

新時(shí)期，檔案工作在抓專業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)的同時(shí)要把工作的重點(diǎn)放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃中。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)多媒體技術(shù)的培訓(xùn)，注重電子檔案接收、保管等方法的學(xué)習(xí)。第三，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，提高檔案人員隊(duì)伍的學(xué)歷水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)。第四，要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的待遇，特別要對(duì)高層次專業(yè)人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。

第二，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。

要做好檔案管理工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。在工作中要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。樹(shù)立以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。改變過(guò)去“重管理輕使用”、“重?cái)?shù)量輕質(zhì)質(zhì)”的觀念，打破從前“看攤守點(diǎn)”和“等客上門(mén)”的局面。強(qiáng)化全員檔案服務(wù)意識(shí)，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據(jù)院校檔案管理的規(guī)定，利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備監(jiān)理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開(kāi)發(fā)的檢索工具，為高校檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、有效服務(wù)的目的。

第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，建立數(shù)字化檔案勢(shì)在必行，每個(gè)檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，把信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，在建立豐富、完善的檔案資源庫(kù)的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性就會(huì)大大提高，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以快速查尋到所需的文件內(nèi)容。憑借先進(jìn)技術(shù)多渠道地為廣大利用者提供高效、便捷的服務(wù)。大力開(kāi)辟網(wǎng)上檔案服務(wù)項(xiàng)目，盡快實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案目錄和信息網(wǎng)上自動(dòng)查詢，達(dá)到資源共享。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，才能逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。高等職業(yè)院校只有建立一支政治可靠，業(yè)務(wù)精通，科研能力強(qiáng)和敢于創(chuàng)新的檔案管理人員，才能推動(dòng)檔案管理事業(yè)的高速發(fā)展，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

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