張玉芬

[摘 要]隨著信息化建設(shè)的深入開展，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案管理的主要形式，本文就如何加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用管理和保管、安全維護(hù)方面進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；應(yīng)用管理；安全保護(hù)

一、電子檔案應(yīng)用管理的重要性

電子檔案的建立，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。

1、檔案信息可異地實(shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限，并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時(shí)查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平，得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效的保護(hù)了檔案的涉密程度，對(duì)檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用和物理隔離。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率高，速度快。

3、電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲(chǔ)備量更加充足。促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全。

4、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。

5、電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，由于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)在統(tǒng)計(jì)和整理過程中運(yùn)行速度快，能容量大，使得在電子檔案管理過程中能夠儲(chǔ)存諸多的檔案信息，以便于日后查找過程中的需求。

二、電子檔案管理和利用的主要保護(hù)措施

現(xiàn)階段對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，我們的重點(diǎn)還習(xí)慣于在檔案室、館內(nèi)對(duì)其實(shí)施保護(hù)，即歸檔后對(duì)具體的檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，包括針對(duì)載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復(fù)等保護(hù)措施。電子文件在其產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)、保管、利用過程中，很有可能因自然、人為和技術(shù)等因素而受到損壞減少，因載體、設(shè)備損壞，人員失誤，病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關(guān)重要。由于電子文檔天生具有容易被復(fù)制、修改和傳播的特點(diǎn)，企業(yè)面臨內(nèi)外部?jī)煞矫娴陌踩{，電子檔案的安全保障工作應(yīng)當(dāng)全方位、高覆蓋，貫徹于電子檔案建設(shè)的全過程。

1、建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求。

2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確細(xì)致的操作規(guī)程，要明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，形成一套完善的電子檔案管理體制，做到依法管理電子文件，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實(shí)和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。

3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。

4、科學(xué)管理和保護(hù)好電子檔案載體，是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等，但是，電子檔案由于其載體的特殊性對(duì)保護(hù)措施也有著不同的標(biāo)準(zhǔn)要求。

5、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

6、電子檔案長(zhǎng)期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法，可制作一份或幾份拷貝，并將拷貝分別保留在多處相隔較遠(yuǎn)的異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。

7、電子檔案信息的安全維護(hù)。提高網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)保障至關(guān)重要。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護(hù)的主要措施和手段包括通過入網(wǎng)訪問控制、加密和數(shù)字簽名、設(shè)立防火墻、漏洞掃描技術(shù)。

8、檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

9、實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)應(yīng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定有穩(wěn)妥的安全保密措施。

電子檔案是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的寶貴財(cái)富，是最珍貴的歷史記錄，為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。企業(yè)未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，電子檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要的意義。

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