白愛民

(云南省環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站，云南昆明650034)

1 概述

云南省每年獲取的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)數(shù)以百萬，這些數(shù)據(jù)包括文本、數(shù)字或其他可以反映真實(shí)環(huán)境質(zhì)量的字符。對(duì)數(shù)據(jù)的處理和分析，掌握環(huán)境狀況和質(zhì)量變化、主要污染物等信息，并根據(jù)國家《環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告制度》的有關(guān)規(guī)定上報(bào)是環(huán)境監(jiān)測(cè)部門的例行工作之一［1］。

PIVOT TABLE(數(shù)據(jù)透視表)是EXCEL提供的一個(gè)數(shù)據(jù)分析工具，它可以快速匯總大量數(shù)據(jù)并進(jìn)行交互，還可以深入分析數(shù)據(jù)，回答一些預(yù)計(jì)不到的數(shù)據(jù)問題［2］。熟練掌握PIVOT TABLE的使用，可快速以多種友好方式查詢數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，并以多種方式獲取分類統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

2 環(huán)境報(bào)告

環(huán)境報(bào)告是各級(jí)政府環(huán)境保護(hù)行政主管部門向同級(jí)人民政府及上級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門提交的環(huán)境質(zhì)量狀況報(bào)告，可作為行政決策與環(huán)境監(jiān)督管理的依據(jù)，是制定環(huán)境保護(hù)規(guī)劃和各類環(huán)境管理制度、政策的重要依據(jù)，也是公眾了解環(huán)境質(zhì)量的重要途徑［3］。

常見的環(huán)境報(bào)告有環(huán)境監(jiān)測(cè)快報(bào)、簡報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書及污染源監(jiān)測(cè)報(bào)告［2］，此外，還有為完成某些專題、研究、評(píng)價(jià)、仲裁等專項(xiàng)任務(wù)而編寫的環(huán)境報(bào)告。

環(huán)境報(bào)告數(shù)據(jù)和資料的來源，除環(huán)境監(jiān)測(cè)部門的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和資料外，還需要收集調(diào)研其他權(quán)威部門的相關(guān)自然環(huán)境要素和社會(huì)環(huán)境的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和資料。對(duì)收集調(diào)研的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和資料應(yīng)根據(jù)環(huán)境報(bào)告的編寫目的進(jìn)行分析和處理［3］。

3 環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)表

環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的主要目的之一就是在大量的歷史監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)中，找出特定時(shí)空范圍的環(huán)境質(zhì)量狀況信息，并形成相應(yīng)的環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)表。

環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)表是各類環(huán)境報(bào)告的重要組成部分，也是完成環(huán)境報(bào)告的基礎(chǔ)。根據(jù)報(bào)告上報(bào)的周期性，可將環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)表分為常規(guī)數(shù)據(jù)報(bào)表和非常規(guī)數(shù)據(jù)報(bào)表。

常規(guī)數(shù)據(jù)報(bào)表是周期性上報(bào)的報(bào)表，如月報(bào)、季報(bào)、年鑒等。這類報(bào)表的空間、時(shí)間、監(jiān)測(cè)項(xiàng)目、報(bào)表格式和計(jì)算方法等基本固定并反復(fù)使用，以反映環(huán)境質(zhì)量的變化情況。

非常規(guī)性報(bào)表是為完成某些專題、研究、評(píng)價(jià)等特殊任務(wù)而編制的報(bào)表，這類報(bào)表的特點(diǎn)通常是擬獲環(huán)境信息的空間范圍小、監(jiān)測(cè)項(xiàng)目少、時(shí)間跨度大。

4 數(shù)據(jù)透視表簡介

有了計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫，一般的分類求和成為舉手之勞。然而，要快速匯總大量數(shù)據(jù)和建立交叉列表設(shè)計(jì)的交互式表格，對(duì)普通的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的確有點(diǎn)強(qiáng)人所難［4］，而且程序的編寫也絕不是一蹴而就的事。

面對(duì)這種緩不濟(jì)急的情況，Excel的數(shù)據(jù)透視表可大顯身手。數(shù)據(jù)透視表是一個(gè)功能非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具，集排序、篩選、分類匯總及合并計(jì)算為一體。數(shù)據(jù)透視表是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的各行各列的集合，就像數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)表格?？商峁┍容^、揭示模式和關(guān)系以及分析趨勢(shì)［5］。

5 數(shù)據(jù)透視表的使用

創(chuàng)建能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的數(shù)據(jù)透視表，通常有以下步驟［6］:①提出問題，明確預(yù)期的結(jié)果;②源數(shù)據(jù)準(zhǔn)備;③使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表;④移動(dòng)數(shù)據(jù)，篩選數(shù)據(jù)，組織數(shù)據(jù);⑤調(diào)整數(shù)據(jù)格式和表格格式，提交問題的答案。下面輔以實(shí)例來說明。

5.1 問題的提出

按要求，需要獲取云南省任意兩個(gè)城市2013年空氣監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)中SO2和PM10按半年匯總的統(tǒng)計(jì)表 (包括計(jì)數(shù)、最大值、最小值和平均值)。

5.2 源數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

此處的源數(shù)據(jù)表指的是一個(gè)二維表，本例是建立在一個(gè)EXCEL工作表中 (也可以是ACCESS、SQL和其它數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)表)。對(duì)EXCEL表有特殊要求，具體為:第一行必須是標(biāo)題行，其后為數(shù)據(jù)行;數(shù)據(jù)區(qū)不能有空行或空列;每列中只能有一種數(shù)據(jù)類型;數(shù)據(jù)區(qū)不要有統(tǒng)計(jì)結(jié)果行的存在;數(shù)據(jù)源中不能有合并單元格。

5.3 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在工作表中選擇包括數(shù)據(jù)的任意單元格 (圖1)，或選擇要在表中包括的所有數(shù)據(jù)和列。在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖”。

在向?qū)У牟襟E1中，在“請(qǐng)指定待分析的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”部分，確保選中“Microsoft Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”;在“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型”部分，確保選中“數(shù)據(jù)透視表”。單擊“完成”。

在接下來出現(xiàn)的窗口中，右側(cè)是數(shù)據(jù)透視表的字段列表，左側(cè) (A1:G16)是數(shù)據(jù)透視表的工作區(qū)域 (圖2)。要配置數(shù)據(jù)透視表以實(shí)現(xiàn)監(jiān)測(cè)報(bào)表，只要用鼠標(biāo)將按鈕拖至“行”、 “列”、 “數(shù)據(jù)”或“頁”字段區(qū)域即可。其中拖入到“頁”字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了“自動(dòng)篩選”命令，可以控制顯示每一項(xiàng);拖入到“行”字段中的按鈕變成了行標(biāo)題;拖入到“列”字段中的按鈕變成了列標(biāo)題;拖入到“數(shù)據(jù)”字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了“分類匯總”命令。

5.4 組織數(shù)據(jù)、調(diào)整匯總項(xiàng)

(1)將數(shù)據(jù)透視表字段列表中的“年”拖移到頁字段位置 (A1單元格)，單擊B1單元格右側(cè)的倒三角按鍵后，選擇2013年;

(2)將字段列表中的“測(cè)站名稱”和“月”分別拖移到行字段位置:單擊A4單元格右側(cè)的倒三角按鍵，選擇好二個(gè)城市;鼠標(biāo)右鍵單擊B4單元格，在“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”子菜單中選擇“組合”，將步長改為6(步長為6個(gè)月，即要求的半年，如步長改為1、2或3，就可按月、雙月或季等匯總數(shù)據(jù));

(3)將字段列表中的“項(xiàng)目”拖移到列字段位置，選擇2個(gè)監(jiān)測(cè)指標(biāo) (SO2、PM10);

(4)將字段列表中的“監(jiān)測(cè)值”分四次拖移到數(shù)據(jù)項(xiàng)區(qū)域，鼠標(biāo)右鍵分別單擊C5至C8單元格，選擇彈出菜單中的“字段設(shè)置”通過字段設(shè)置將匯總方式分別調(diào)整為計(jì)數(shù)、最大值、最小值和平均值，名稱也作相應(yīng)改動(dòng) (圖3);

(5)用鼠標(biāo)拖動(dòng)C4單元格到D4單元格的下沿，統(tǒng)計(jì)量由三級(jí)行標(biāo)題，變?yōu)槎?jí)列標(biāo)題。

5.5 調(diào)整數(shù)據(jù)格式和表格格式

最后，對(duì)小數(shù)位、列寬、一級(jí)列字段按項(xiàng)目合并并居中對(duì)齊。必要時(shí)，還可以調(diào)整監(jiān)測(cè)項(xiàng)目或城市的順序，整個(gè)過程完成 (圖4)。

上述建立數(shù)據(jù)透視表過程，敘述起來感覺很長，但源數(shù)據(jù)表按數(shù)據(jù)庫規(guī)范準(zhǔn)備好后，實(shí)現(xiàn)信息提取的操作只是一、二分鐘的事。

總之，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的表格視圖或布局，主要靠鼠標(biāo)的拖移，如將字段列表中的字段，分別拖移到數(shù)據(jù)透視表工作區(qū)的“行”、“列”、“數(shù)據(jù)”或“頁”字段區(qū)域，可設(shè)置多級(jí)子標(biāo)題 (圖4中，行列標(biāo)題都有二級(jí))，可實(shí)現(xiàn)行、列、頁標(biāo)題的互換。篩選和組合表格中的字段則通過鼠標(biāo)加菜單實(shí)現(xiàn)，如右鍵單擊后顯示內(nèi)容通過各標(biāo)題名稱單元格右側(cè)的倒三角鍵可選擇部分或全部擬出現(xiàn)的標(biāo)題內(nèi)容，鼠標(biāo)右鍵單擊“標(biāo)題名稱”，可設(shè)置字段 (如選擇哪一個(gè)統(tǒng)計(jì)指標(biāo))、組合字段 (按半年匯總數(shù)據(jù))和設(shè)置表格的顯示格式等。

6 結(jié)語

編制環(huán)境報(bào)告需要收集匯總大量的數(shù)據(jù)，完成大量的數(shù)據(jù)處理與分析比較，形成支持環(huán)境報(bào)告的環(huán)境報(bào)表。EXCEL的數(shù)據(jù)透視表是功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和報(bào)表生成工具，利用它，拖動(dòng)幾下鼠標(biāo)，進(jìn)行幾個(gè)簡單的設(shè)置，就能完成監(jiān)測(cè)報(bào)表的編制。

從事數(shù)據(jù)處理與分析的工作人員已經(jīng)很熟悉EXCEL，但會(huì)使用EXCEL數(shù)據(jù)透視表功能的人員并不多見，遠(yuǎn)沒有體現(xiàn)出EXCEL在數(shù)據(jù)分析與監(jiān)測(cè)報(bào)表方面的優(yōu)勢(shì)。掌握PIVOT TABLE可輕松完成大量數(shù)據(jù)的分析，迅速完成各類環(huán)境報(bào)表的編制。EXCEL的PIVOT TABLE易學(xué)易懂，不需要編寫程序，也不需要記住復(fù)雜的計(jì)算公式，即便是不太熟悉EXCEL的人員也能很快掌握這項(xiàng)功能。

［1］國家環(huán)保局.環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告制度 環(huán)監(jiān)〔1996〕914號(hào)［Z］.

［2］數(shù)據(jù)透視表制作方法 ［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/linkurl=neVnHTOrytyKEKsVYdjTd8M9OHAsiWI5eN_8otC2DsStToBMBy0PoqmxXCE049bEWsRQ9ZT6UhBtmnZtYyJVM emtDlv6lO2FUeP06Ojukbe.

［3］HJ 641－2012，環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書編寫技術(shù)規(guī)范［S］.

［4］用數(shù)據(jù)透視表做工作總結(jié)與計(jì)劃表 ［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/link url=9WzjRKfi8uuA6zQt STlDYocgZLkmsW-WYP0Ap8hWjF5Tj37mLpT0zBzCayMijJpAoMxiRSR-FClSAllJ N2OJnfDVyiKgzHpgmtY97UCRd7.

［5］用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 ［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/view/b68e3ff4ba0d4a7302763a61.html.

［6］本書編委會(huì).EXCEL HOME，Excel2010數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用大全［M］.北京:人民郵電出版社，2009.