楊海燕

國家檔案局于2002年11月印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)前油田企業(yè)檔案管理工作由于人員認(rèn)識(shí)不高、組織不力、缺乏資金以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力缺乏，油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在很多問題。

一、油田企業(yè)檔案及其信息化

“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)。社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案是機(jī)關(guān)工作者查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材，對(duì)社會(huì)發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。同時(shí)，需要明確的是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級(jí)，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。但是由于當(dāng)前油田所屬各個(gè)廠礦、各個(gè)部門的發(fā)展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位，檔案管理仍然達(dá)不到信息化。

2.檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。因此油田企業(yè)檔案管理必須依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，不斷增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度，使得電子文件在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。利用很小的空間保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

三、如何實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)

油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中，應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)主要做好幾方面的工作。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須更新油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，因?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案管理干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容，提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，開發(fā)適合本企業(yè)、本部門使用的專門的檔案利用軟件。要加快檔案信息化的建設(shè)就要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，但必須切合本單位實(shí)際情況，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。從目前油田企業(yè)各基層檔案工作人員的學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生，對(duì)有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)造就一支能擔(dān)當(dāng)新世紀(jì)檔案事業(yè)重任的高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。同時(shí)要努力提高檔案人員的政治素質(zhì)，教育和引導(dǎo)檔案人員要有正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，樹立堅(jiān)定的信念；掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能；能勝任本職工作，并且具有創(chuàng)新能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

四、對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

作為專業(yè)的檔案管理部門，各種技術(shù)資料、勘探資料和財(cái)務(wù)資料是油田企業(yè)的主要檔案，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)在目前歸集整理的基礎(chǔ)之上提前做好信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)注重質(zhì)量、加強(qiáng)特色建設(shè)。檔案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看數(shù)字化檔案文獻(xiàn)有多少和上網(wǎng)檔案信息量，而更要關(guān)注經(jīng)信息化“包裝”的檔案信息是否找到了特定的用戶，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和充分實(shí)現(xiàn)。信息化不只在量，更在于質(zhì)，如果經(jīng)信息化“洗禮”的檔案文獻(xiàn)依然不能被油田的進(jìn)一步發(fā)展而利用，那么這種信息化意義不大。由于企業(yè)對(duì)檔案的專業(yè)管理重視不夠，目前工作主要集中在不斷建立健全本企業(yè)檔案管理制度的工作上，對(duì)于后期的檔案開發(fā)與利用研究較少，而提供信息服務(wù)企業(yè)發(fā)展是檔案工作的強(qiáng)業(yè)之路，所以應(yīng)一手抓檔案的歸集整理的基礎(chǔ)性工作，一手研究檔案的開發(fā)與利用，使得油田企業(yè)開發(fā)檔案真正實(shí)現(xiàn)其來于企業(yè)、服務(wù)企業(yè)、發(fā)展企業(yè)的作用，方便本企業(yè)和整個(gè)油田的利用，從而實(shí)現(xiàn)“檔案效益化”。筆者認(rèn)為，應(yīng)在目前檔案整理的基礎(chǔ)上做好電子目錄的制作，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)在檔案處設(shè)立網(wǎng)站（或內(nèi)部網(wǎng)站），建立相關(guān)搜索引擎，從而方便企業(yè)相關(guān)管理人員的各種不同類型的查詢。檔案工作的信息化建設(shè)應(yīng)在檔案信息資源的有序整理的基礎(chǔ)之上加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得信息化建設(shè)成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)?？傊畔⒒切率兰o(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將會(huì)在新世紀(jì)油田發(fā)展的工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠檔案室）endprint