徐志寧

【摘 要】教學(xué)秘書在高校教務(wù)管理工作中起到關(guān)鍵作用，他們是教學(xué)管理中的主力，尤其是在當(dāng)下高校教學(xué)教務(wù)管理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮巨大的推動(dòng)作用，有效保障日常教學(xué)的順利進(jìn)行。在此背景下，就需要重新審視教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的角色情況和所承擔(dān)的工作任務(wù)和作用，以及教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書 隊(duì)伍建設(shè) 教學(xué)事務(wù)管理 角色

高校教育管理是高校教育和諧、有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，是提高高等教育質(zhì)量的關(guān)鍵，而高校教務(wù)管理又是高校教育管理的基石。正常、穩(wěn)定、高效的教務(wù)管理水平有力的支撐高等教育教學(xué)質(zhì)量。高等教育作為我國(guó)培養(yǎng)高等人才最重要的途徑之一，高校教務(wù)管理工作與高校的教學(xué)工作緊密相連，相輔相成。教學(xué)秘書在高校教務(wù)管理工作中起到關(guān)鍵作用，他們是教學(xué)管理中的主力，尤其是在當(dāng)下高校教學(xué)教務(wù)管理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮巨大的推動(dòng)作用，有效保障日常教學(xué)的順利進(jìn)行。在此背景下，就需要重新審視教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的角色情況和所承擔(dān)的工作任務(wù)和作用，以及教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

在新時(shí)期下，高校教務(wù)管理工作主要突出四個(gè)方面：加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、規(guī)范教務(wù)管理活動(dòng)、積極參與教學(xué)研究、協(xié)調(diào)工作等。

一、教學(xué)秘書的角色和定位

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，片面地認(rèn)為只是簡(jiǎn)單地做一些諸如課程安排、成績(jī)登記、教材征訂、教學(xué)檔案收集整理等簡(jiǎn)單的工作，甚至認(rèn)為什么人都可以做這項(xiàng)工作，就實(shí)質(zhì)而言，這是一個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。這就需要對(duì)教學(xué)秘書工作的準(zhǔn)確角色地位的定位，有助于我們正確認(rèn)識(shí)、了解這項(xiàng)工作。

首先，教學(xué)秘書是院、系教學(xué)管理的中心地位，直接面對(duì)教學(xué)管理的終端。教學(xué)秘書日常工作是非常繁雜的，包括對(duì)日常本院系教學(xué)的檢查督查工作，課程教學(xué)時(shí)間安排和協(xié)調(diào)工作、課程試卷、作業(yè)收集歸檔工作、組織安排考試相關(guān)工作、考試成績(jī)登入和提交工作、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯組織安排工作等?？梢哉f(shuō)，教學(xué)秘書的工作從學(xué)期初一直忙碌到學(xué)期末，院系一切教學(xué)活動(dòng)都圍繞著教學(xué)秘書進(jìn)行，都需要教學(xué)秘書親力親為，身體力行，所以教學(xué)秘書處于院系教學(xué)管理活動(dòng)中的中心。這也成為國(guó)家教學(xué)評(píng)估中重點(diǎn)考核的指標(biāo)之一。

其次，教學(xué)秘書日常工作中的“獨(dú)立”角色。教學(xué)秘書在日常上述事務(wù)性工作中，因?yàn)榻虒W(xué)教務(wù)工作崗位的特殊性、嚴(yán)肅性，使得教學(xué)教務(wù)管理工作他人幫不上忙，這就需要教學(xué)秘書在工作中不斷地自我學(xué)習(xí)，經(jīng)常學(xué)習(xí)相關(guān)教學(xué)教務(wù)管理方面的政策規(guī)定，及時(shí)地自我總結(jié)，同時(shí)也需要就一些遇到的個(gè)案與教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。在當(dāng)前學(xué)校突出以人為本的人才培養(yǎng)教學(xué)改革形勢(shì)下，學(xué)校轉(zhuǎn)專業(yè)、彈性學(xué)制、分流培養(yǎng)、提前畢業(yè)及雙專業(yè)、雙學(xué)位等教學(xué)改革政策的出臺(tái)，使得教學(xué)秘書的日常工作更加繁雜。

第三，教學(xué)秘書在全校教學(xué)管理中的從屬地位。教學(xué)秘書需要在全校教務(wù)處的指導(dǎo)下，根據(jù)所在院系學(xué)科、專業(yè)特點(diǎn)，將學(xué)?？偟慕虒W(xué)教務(wù)管理政策向院系主管領(lǐng)導(dǎo)分析、傳達(dá)，落實(shí)學(xué)校教學(xué)方針政策的同時(shí)，將本院系實(shí)際教學(xué)情況與教務(wù)處相溝通協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)教育具體要求。這樣看來(lái)，教學(xué)秘書實(shí)質(zhì)上是接受學(xué)校和院系的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

總之，教學(xué)秘書在高校中的地位較為特殊，需要教學(xué)秘書在工作中善于總結(jié)工作的方式方法，適應(yīng)特殊的角色定位，在工作崗位上發(fā)揮出更大的作用。

二、教學(xué)秘書的具體作用

高校中，教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)管理的職能部門，院系是最基本的教學(xué)單位，教學(xué)秘書雖在各個(gè)院系中工作，卻受校教務(wù)處、院系教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，教學(xué)秘書工作質(zhì)量的高低、工作水平的好壞，不僅僅影響著本院系的教學(xué)管理工作，同時(shí)也間接地影響著全校的教學(xué)質(zhì)量。具體而言，教學(xué)秘書主要承擔(dān)以下具體作用。

（一）參謀作用

參謀作用主要體現(xiàn)在協(xié)助院系教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理事務(wù)。主要包括：（1）根據(jù)校教學(xué)方針、教務(wù)處具體教學(xué)改革舉措，結(jié)合院系學(xué)科、專業(yè)人才培養(yǎng)的特點(diǎn)，制定具體的專業(yè)教學(xué)計(jì)劃；（2）及時(shí)、認(rèn)真完成教務(wù)處、院系教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)；（3）協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)完成重點(diǎn)課程建設(shè)，制定、規(guī)劃本學(xué)期講座、確定講座人等相關(guān)事務(wù)；（4）收集課程教學(xué)大綱，確保課程教學(xué)按時(shí)按質(zhì)完成；（5）安排各類考試；（6） 組織中期教學(xué)情況，安排開題、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯工作；（7）協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)完成對(duì)教師工作量的考核。隨著國(guó)家對(duì)人才培養(yǎng)的重視，從教育部到地方教育廳，都開始加強(qiáng)本科教學(xué)工程等教改項(xiàng)目建設(shè)。因教學(xué)秘書對(duì)學(xué)院教學(xué)工作很了解，經(jīng)常需要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好教改項(xiàng)目申報(bào)、教學(xué)科研平臺(tái)的申報(bào)、參與學(xué)院的專業(yè)建設(shè)等一系列的教學(xué)項(xiàng)目。

（二）溝通協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容本身就需要他們積極處理人與人、人與制度之間的關(guān)系，常常在按照制度執(zhí)行各類教學(xué)規(guī)定，實(shí)施教學(xué)管理的過(guò)程中，平衡學(xué)生和老師，教師與教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，本院教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與校教務(wù)職能部門之間的關(guān)系。工作中常常需要結(jié)合實(shí)際情況，多方面考慮，多層次溝通，只有這樣才能真正地做好協(xié)調(diào)工作。

為了教學(xué)活動(dòng)的正常運(yùn)行，教學(xué)秘書有時(shí)需要熟知院教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，每位教師（包括兼職教師）的授課特點(diǎn)、授課方式，甚至是愛(ài)好與特長(zhǎng)，這樣既可以掌握全院全面的教學(xué)運(yùn)行情況，又可以將本職工作做得出色、高效，同時(shí)能提高自身職業(yè)素養(yǎng)，細(xì)致周到地為師生服務(wù)，有利于避免差錯(cuò)、減少失誤的可能。教學(xué)秘書是直接面對(duì)教學(xué)管理的終端，直接接觸學(xué)生，最能聽到學(xué)生對(duì)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)踐等教學(xué)環(huán)節(jié)的需求和心聲，可以及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)反映情況，更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)做出以學(xué)生為本的教學(xué)決策。

教學(xué)秘書在工作中做到擺正自己的位置，做到以集體利益為重，自覺(jué)維護(hù)院系領(lǐng)導(dǎo)和本院系的形象和聲譽(yù)，參與不干預(yù)，出謀不決策。

（三）監(jiān)控作用

教學(xué)管理的最終目的在于保證和提高教學(xué)質(zhì)量。這就要求教學(xué)秘書一方面要樹立正確、全面的教學(xué)質(zhì)量觀，積極協(xié)助院系主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行必要的教學(xué)質(zhì)量檢查，經(jīng)常到教室進(jìn)行巡查，力爭(zhēng)做到全面了解教學(xué)情況，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)課堂教學(xué)測(cè)評(píng)系統(tǒng)反饋信息的收集整理。教學(xué)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，定期的教學(xué)檢查，堅(jiān)持“以評(píng)促建、重在建設(shè)”的原則，堅(jiān)持教學(xué)工作評(píng)價(jià)常態(tài)化與制度化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。endprint

（四）育人作用

育人不僅僅通過(guò)課堂教學(xué)來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)管理育人已經(jīng)成為高校育人的另一主渠道。即便教學(xué)秘書沒(méi)有廣博的專業(yè)知識(shí)，但是教學(xué)秘書通過(guò)日常的教務(wù)管理工作中通過(guò)潛移默化的方式，與學(xué)生建立了師生間的信任和默契來(lái)實(shí)現(xiàn)育人的目的。教務(wù)管理活動(dòng)中始終在學(xué)校、學(xué)院兩級(jí)管理中，教學(xué)秘書是學(xué)院直接面對(duì)學(xué)生的管理者。教學(xué)秘書在熟悉教學(xué)管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，與學(xué)生溝通中提供課業(yè)學(xué)習(xí)方面的指導(dǎo)，在選課、成績(jī)登記、作業(yè)歸檔中可以教會(huì)學(xué)生能夠遵守教學(xué)管理的具體規(guī)定，避免出現(xiàn)因?yàn)閷W(xué)分不夠而不能畢業(yè)的情況。

（五）檔案管理作用

檔案管理是教學(xué)秘書最基本的“看家本領(lǐng)”。教學(xué)秘書在教學(xué)活動(dòng)管理過(guò)程中，必須做到有章可循，有據(jù)可查。這就需要對(duì)一個(gè)完整教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行有效的檔案管理。從制定教學(xué)計(jì)劃開始，課程學(xué)期安排、課程表、教案、試卷、作業(yè)、實(shí)踐報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)各個(gè)環(huán)節(jié)記錄等資料都需要留存?zhèn)浒?。在?dāng)下電子信息管理手段的介入，對(duì)教學(xué)電子檔案的管理成了日益突出的問(wèn)題?？梢姡虒W(xué)秘書在日常工作中就需要對(duì)紙質(zhì)資料、電子資料進(jìn)行必要的歸納和整理工作。這些工作從一定程度來(lái)說(shuō)是對(duì)學(xué)生利益的保護(hù)，同時(shí)也是維護(hù)良好教學(xué)秩序的重要保證，還是教務(wù)工作中服務(wù)育人宗旨的具體體現(xiàn)。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問(wèn)題分析和對(duì)策

（一）教學(xué)秘書工作不受學(xué)校重視

教學(xué)秘書始終工作在基層教學(xué)院系或公共教學(xué)單位，從成效上看，尤其是短期內(nèi)與科研相比，明顯成效顯示度低，甚至常常被人誤解為隨便找個(gè)人就能勝任，對(duì)教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)十分片面，從而形成了不受重視的氛圍。同時(shí)因?yàn)椴恢匾暎瑢?dǎo)致了學(xué)校沒(méi)有設(shè)置長(zhǎng)效的激勵(lì)措施調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作的主動(dòng)性和積極性，一方面直接導(dǎo)致教學(xué)秘書心理失衡，工作積極性低下；另一方面使得本身素質(zhì)很高、具有一定層次和知識(shí)背景的教學(xué)秘書盡可能的轉(zhuǎn)崗。這從一定程度上制約著高校教學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

目前這一現(xiàn)狀在一些重點(diǎn)高校已經(jīng)開始有所轉(zhuǎn)變，諸如南京大學(xué)在實(shí)施本科“三三制”教學(xué)改革以來(lái)，實(shí)施數(shù)項(xiàng)激勵(lì)教學(xué)秘書工作的舉措，包括各種評(píng)價(jià)評(píng)優(yōu)，還包括設(shè)立教學(xué)秘書、教務(wù)員工作例會(huì)制度，設(shè)置了一個(gè)教學(xué)秘書和教務(wù)員互相溝通、交流工作心得的通道，從物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神關(guān)心兩個(gè)方面給予教學(xué)秘書更大的支持。

（二）教學(xué)秘書須提高自身素質(zhì)

教學(xué)秘書必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增加責(zé)任感，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。工作中必須立足于對(duì)教學(xué)質(zhì)量負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)的工作態(tài)度做好教學(xué)秘書工作，努力出色完成各項(xiàng)教務(wù)管理工作，真正擔(dān)負(fù)起管理育人、服務(wù)育人的重任。

教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的個(gè)人修養(yǎng)。因工作崗位性質(zhì)的特殊性，教學(xué)秘書涉及的部門、人員較廣，碰到問(wèn)題和矛盾的時(shí)候較多，極易遭受誤會(huì)、批評(píng)，有時(shí)委屈在所難免，這就需要加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，強(qiáng)化心理承受能力。善于把握自己，任勞任怨，不感情用事，保持冷靜理智的頭腦。爭(zhēng)取做到凡事心中有數(shù)，努力培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)。

（三）教學(xué)秘書須提高知識(shí)理論水平

教學(xué)秘書在熟知本院系本科教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、核心課程教學(xué)主要內(nèi)容，以及學(xué)校、院系有關(guān)專業(yè)特點(diǎn)的教學(xué)要求外，還需要多多加強(qiáng)公共關(guān)系學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、秘書學(xué)、公共管理學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)。在當(dāng)前高校國(guó)家化教學(xué)和電子信息管理應(yīng)用的新時(shí)期，教學(xué)管理工作就要求教學(xué)秘書需要加強(qiáng)外語(yǔ)能力的訓(xùn)練和教學(xué)管理系統(tǒng)的熟練運(yùn)用。只有不斷提高服務(wù)水平，加快知識(shí)更新，努力成為“通才”和“雜家”，這樣才能更好地做好教學(xué)管理工作。

（四）正確處理管理與服務(wù)的關(guān)系

教務(wù)人員是學(xué)校教學(xué)事務(wù)的直接管理者，但實(shí)際上卻處于有職無(wú)權(quán)的尷尬地位。教學(xué)管理工作自身的規(guī)律，決定了教務(wù)人員在工作中必須堅(jiān)持原則，才能嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)規(guī)章制度，保證教學(xué)工作規(guī)范的嚴(yán)肅性，使教學(xué)工作有序進(jìn)行。同時(shí)，教務(wù)人員還必須具備良好的服務(wù)意識(shí)，要以熱情周到、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在加強(qiáng)對(duì)師生科學(xué)管理的時(shí)候，一定要提供周到、細(xì)致的服務(wù)，做到“管理和服務(wù)合二為一”。在管理教師時(shí)，做到“在管理中體現(xiàn)服務(wù)，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)管理”；在管理學(xué)生時(shí)，要“在管理中育人，在服務(wù)中育人”，切實(shí)解決重管理、輕服務(wù)的問(wèn)題，處理各種事務(wù)要時(shí)時(shí)處處從大局出發(fā)，全盤考慮，努力為師生營(yíng)造和諧的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。

（五）積極開拓，創(chuàng)新性地開展教學(xué)秘書工作

首先，教學(xué)秘書要堅(jiān)持創(chuàng)新性工作觀。在完成教務(wù)基本工作的同時(shí)，需要結(jié)合整個(gè)知識(shí)信息社會(huì)這個(gè)大環(huán)境中提高自我認(rèn)識(shí)，重新定位，在工作中充分發(fā)揮自己的知識(shí)儲(chǔ)備、特長(zhǎng)和主觀能動(dòng)性。對(duì)一些細(xì)小、看似簡(jiǎn)單的工作要重視，對(duì)教學(xué)研究要學(xué)習(xí)，多了解國(guó)家相關(guān)政策、教育趨勢(shì)等方針政策，結(jié)合本職工作，在實(shí)踐中創(chuàng)新性地開展工作，提高業(yè)務(wù)技能。

其次，不斷創(chuàng)新工作方法。教學(xué)秘書的宗旨就是為了一切教學(xué)服務(wù)，關(guān)鍵在于工作經(jīng)驗(yàn)大量積累后要勇于大膽嘗試，只有嘗試，才能揚(yáng)長(zhǎng)避短，好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)傳承，對(duì)于不足或者錯(cuò)誤的地方要不斷的改進(jìn)。通過(guò)各類共享資源，在教學(xué)管理中汲取各個(gè)領(lǐng)域的新思想、新方法、新技術(shù)、新手段，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，掌握新知識(shí)，提高分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，使自己的管理水平跟上時(shí)間的發(fā)展，創(chuàng)造性的開展工作，解決工作中的難題。

最后，教學(xué)秘書心理素質(zhì)遭受嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書須自身努力，正面調(diào)整心態(tài)，學(xué)?？梢苑e極開展心理疏導(dǎo)，這不但能夠讓教學(xué)秘書以平和的心態(tài)處理各項(xiàng)突發(fā)事件，更能夠讓教學(xué)秘書在實(shí)際工作中找尋更好教學(xué)管理創(chuàng)新方法。

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