王麗梅

[摘 要]電子文件形成與歸檔功能需求主要是對收文管理模塊、發(fā)文管理模塊和文件歸檔管理模塊功能需求的具體描述。本文對此進行分析。

[關(guān)鍵詞]電子文件；形成；歸檔；需求描述

一、收文管理模塊功能需求描述

（一）收文管理各工作流程的具體描述

1.簽收。即由文秘部門對收到后的電子文件履行接收手續(xù)的過程。系統(tǒng)應具備既可以接收上級或下級通過網(wǎng)絡(luò)傳輸來的電子文件.也可以將掃描文件引入收文系統(tǒng)的功能，具有對文件進行自動壓縮處理的功能。

2.登記。即由文秘部門對簽收后的電子文件進行收文登記的過程。系統(tǒng)可以實現(xiàn)對收文自動編收文號、銷號、補號的工作，并形成電子版收文登記。文秘人員登記時應填寫收文批辦單中的來文單位、來文標題、來文日期、來文字號、收文日期、收文編號等項內(nèi)容。

3.審核。即由文秘部門對經(jīng)過登記的需要辦理的公文進行審核的過程。審核重點是：是否由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定等。審核通過后文件進入擬辦環(huán)節(jié)。審核如不通過，則退回電子文件登記人員，由其將此收文退給發(fā)文單位。

4.批辦。即由單位領(lǐng)導對擬辦后的電子文件如何辦理提出指示意見的過程。主批人應簽署姓名與日期，并且填寫批辦單中的批辦意見項。批辦環(huán)節(jié)結(jié)束后，文件如需辦理，進入承辦流程；文件如只需要閱知，不需要辦理，則返回文秘部門，文件不需要歸檔。

5.承辦。即由業(yè)務(wù)部門對批辦后的電子文件進行辦理的過程。包括對公文的執(zhí)行、辦理或撰文答復等。承辦人員需要填寫批辦單中的承辦意見項內(nèi)容。根據(jù)需要，來文可以直接形成轉(zhuǎn)發(fā)文，不需要業(yè)務(wù)部門重新起草。

（二）收文管理模塊的必備功能

為保證電子文件的真實、完整、有效，收文管理模塊必須具備以下功能：

1.對電子文件收文工作流程進行跟蹤的功能。

2.能夠自動記錄各程序的操作者、運轉(zhuǎn)時間及辦理情況等。

3.自動提示相關(guān)工作人員的待辦事項。

4.系統(tǒng)可以自動采集并填制電子文件登記表中的相關(guān)內(nèi)容。

二、發(fā)文管理模塊功能需求描述

（一）發(fā)文管理等工作流程的具體描述

1.草擬。即由業(yè)務(wù)部門起草電子文件的草稿的過程，它是發(fā)文流轉(zhuǎn)的起始環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門進行草擬工作時，既要填寫發(fā)文稿紙中的文件標題、主題詞、附件、擬稿單位、擬稿人、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、密級、保密期限、定密依據(jù)、緩急程度等項內(nèi)容，這些項目是對文件自身內(nèi)容、特征的記錄。

2.部門領(lǐng)導審核。即由草擬文件的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導對文件草稿的內(nèi)容、形式等進行審核、把關(guān)的過程。設(shè)置此項目主要是為了便于分清工作責任，實現(xiàn)工作流程的順利操作。

3.簽發(fā)。即由單位領(lǐng)導對經(jīng)審核通過后的修改稿進行簽發(fā)的過程。簽發(fā)人需要對電子文件修改稿的最終版及發(fā)文稿紙中的相關(guān)內(nèi)容進行檢查、修改，并在發(fā)文稿紙中的簽發(fā)人項簽名和填寫意見。簽發(fā)人通過后，形成電子文件定稿，進入復核環(huán)節(jié)；簽發(fā)人末通過，則退給審核人，由審核人修改或由審核人退給部門審核人修改直至通過為止。

4.復核。即由文秘部門對經(jīng)簽發(fā)后的定稿進行復核的過程。此過程主要檢查電子文件格式是否正確，簽發(fā)流程是否完備等。復核人員應在發(fā)文稿紙個的復核人項簽名和填寫意見。復核如末通過，應退給有關(guān)部門或人員進行修改或補充。

5.發(fā)布。即由文秘部門對登記后的電子文件定稿向各印發(fā)機關(guān)以電子文件或紙質(zhì)文件的形式發(fā)行的過程。文秘部門在發(fā)布環(huán)節(jié)應填寫發(fā)文稿紙中的印制人員、校對人員、印制份數(shù)項。

另外，從保證電子文件質(zhì)量出發(fā)，應當在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的發(fā)文程序之外增設(shè)文件積累環(huán)節(jié)。

（二）發(fā)文管理模塊的必備功能

1.能夠自動記錄電子文件形成、運轉(zhuǎn)的時間和過程，能夠打印記錄內(nèi)容，并自動提示每位工作人員的待辦事項。

2.可以記錄并顯示電子文件的歷次修改痕跡或歷次修改稿。

3.工作流程是不可逆的，即電子文件流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)后，上一環(huán)節(jié)的人員不能再對其進行修改。

4.電子簽章和電子簽名應有安全保障措施。

5.檔案部門應具有對電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔等過程進行監(jiān)控的權(quán)力。

6.系統(tǒng)可以自動采集并填寫《電子文件登記表》中的相關(guān)內(nèi)容。

三、文件歸檔管理模塊功能需求描述

（一）文件歸檔管理模塊的功能要求

1.系統(tǒng)中辦理完畢的公文可以實施在線歸檔。

2.設(shè)置歸檔處理單。歸檔處理單的內(nèi)容應當包括文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔時間、歸檔責任人、歸檔號、保管期限、是否限制利用等12項內(nèi)容系統(tǒng)能夠自動填寫的項目應由系統(tǒng)完成。

3.系統(tǒng)應在檔案部門設(shè)置預歸檔庫。業(yè)務(wù)部門可以隨時對本部門辦結(jié)庫中的電子文件鑒定、預歸檔后按類別保存在此庫中。

（二）電子文件歸檔的程序

1.電子文件形成或辦理部門對本部門辦結(jié)庫中的電子文件進行鑒定。鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應的紙質(zhì)文件一致；鑒別電子文件的價值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。

2.填寫歸檔處理單。經(jīng)鑒定應當歸檔的電子文件由形成或辦理部門負責填寫歸檔處理單中的文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等項內(nèi)容。

3.給予歸檔標識。即賦予電子文件歸檔號，并將歸檔號填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序，部門兼職檔案員根據(jù)需要可自主修改和重新排序。

4.調(diào)整歸檔的電子文件。此項工作是由檔案部門對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶兀稍摬块T兼職檔案人員進行修改后再重新預歸檔。

5.歸檔。即由檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。

參考文獻：

[1]趙萱.電子檔案管理應注意的幾個問題[J].機電兵船檔案，2010（04）.

[2]楊凌燕.電子檔案管理要嚴把“四關(guān)”[J].云南檔案，2011（02）.