陳輝　龔軼謹(jǐn)　李月婷　李佼佼

【摘 要】電子文件管理是國家實(shí)施信息化戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要任務(wù)，是新時期國家管理的基礎(chǔ)性工作。本文以電子文件標(biāo)準(zhǔn)為研究對象，比較分析了我國與歐盟及美國等發(fā)達(dá)國家電子文件標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)別及存在問題。研究表明，我國有關(guān)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)呈現(xiàn)“三低”的現(xiàn)象：1.國際化程度較低；2.我國電子文件管理領(lǐng)域采納國際標(biāo)準(zhǔn)的比例比較低；3.自身的標(biāo)準(zhǔn)在國際上影響力較低。通過對比研究，提出進(jìn)一步提高我國電子文件管理水平的意見或建議。

【關(guān)鍵詞】電子文件；標(biāo)準(zhǔn)；我國與國外；對比

1 電子文檔的定義

在GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。廣義上的“電子文件”一般泛指由任何機(jī)構(gòu)、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統(tǒng)文件、檔案概念相對應(yīng)。按照現(xiàn)代文檔一體化的理念，廣義電子文件概念同時涵蓋了歸檔前的電子文件和歸檔電子文件。而狹義的“電子文件”，特指由政府部門、公共機(jī)構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務(wù)活動中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、審核、流轉(zhuǎn)等程序和管理要求，具有真實(shí)性、完整性和有效性。電子文件包括文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件以及數(shù)據(jù)文件等八類。

2 國外電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)現(xiàn)狀

從國際電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)來看，各國政府都對電子文件標(biāo)準(zhǔn)極為重視，將其納入政策支持范疇。在美國，電子文件管理如同文件管理一樣，被看成是政府行政管理效率的有機(jī)組成部分和政府資源管理的重要內(nèi)容。2011年11月奧巴馬簽署備忘錄，預(yù)計2020年美國聯(lián)邦政府將實(shí)現(xiàn)數(shù)字政府、無紙辦公。2010年7月，美國國家檔案館公布了它最新的《電子文件檔案館的需求體系文件。美國電子文件檔案館（ERA）是國際檔案領(lǐng)域中在國家層面上最先研制成功并正式投入運(yùn)行的電子文件管理系統(tǒng)。它是建立在國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO14721：2003開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS）》（ISO14721：2003 Space data and information transfer systems—Open archival information system—Reference model）。基礎(chǔ)之上，結(jié)合文件管理的生命周期制定的，是目前在電子文件管理方面最完整、最系統(tǒng)的功能需求文件。美國電子文件管理參照文件生命周期管理模式，分為文件形成機(jī)構(gòu)管理階段、文件中心保存階段和進(jìn)館永久保管利用階段。美國國家檔案和文件署統(tǒng)一制定聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件、檔案管理的政策和指南，負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件登記、集中存儲和發(fā)布，并集中公布所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的法規(guī)條例和政務(wù)信息。

澳大利亞已將電子文件管理被納入《包括電子文件管理的文件管理績效審計》，是電子政府績效管理、法律責(zé)任管理和電子政府的數(shù)字解決方案、政府變革管理的重要內(nèi)容。加拿大國家圖書與檔案館（LAC）2010年12月16日宣布從2013年6月30日起為配合2009年頒布的《文件管理規(guī)定》文件，不再代為保管非永久文件，將于2017年全面使用可信任數(shù)字倉儲，在線網(wǎng)絡(luò)接收所有永久文件并不再接受紙質(zhì)文件。電子文件管理被納入電子證據(jù)管理法律體系和信息管理框架，電子文件管理被看成是政府活動證據(jù)與信息資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容[1]。

歐盟于2010年12月公布了《2010文件系統(tǒng)模塊化需求體系（MoReq

2010）》，該體系實(shí)際上就是歐盟的標(biāo)準(zhǔn)，所以具有規(guī)范歐盟電子文件管理的作用與意義。發(fā)布該需求體系的目的就是為電子文件系統(tǒng)的建立及更新提供一套完整的、簡潔的、易于理解的需求模塊集。雖然第一版MoReq提出了一整套電子文件管理要求，尤其是電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）的功能需求，并對電子文件的管理元數(shù)據(jù)作了較為詳細(xì)規(guī)定，但是其需求描述過于概括和抽象，無法直接用于設(shè)計和評價電子文件管理系統(tǒng)，且反映不出最新的研究成果和技術(shù)，所以進(jìn)行MoReq的修訂，出現(xiàn)了MoReq2，MoReq2的主要變化內(nèi)容有術(shù)語的變化、分類方案的變化、需求的變化、元數(shù)據(jù)的變化等。MoReq2的特點(diǎn)：從MoReq到MoReq2，該項(xiàng)目始終堅持組織形式和人員結(jié)構(gòu)的商業(yè)化、多元化和交叉化，這在一定程度上保證了該需求報告對不同文化傳統(tǒng)，不同檔案理論框架、不同檔案管理體制、不同文件管理系統(tǒng)的適應(yīng)和兼容。另外，MoReq2還具有靈活性、一致性、可操作性等特點(diǎn)。

3 我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的現(xiàn)狀

從法律規(guī)章層面上來看，我國已發(fā)布了相關(guān)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)辦法，如國辦函〔2003〕65號發(fā)布《電子公文傳輸管理辦法》和國家檔案局6號令發(fā)布《電子公文歸檔管理暫行辦法》。從國家標(biāo)準(zhǔn)層面上來看，現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)有GB/T17678.1～2-1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和GB/Z23283-2009《基于文件的電子信息的長期保存的國家標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件》等共10個國家標(biāo)準(zhǔn)。

從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上來看，現(xiàn)行的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等共6個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。除了上述國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之外，中國核工、石油、航天、航空、銀行、電信、電力、鋼鐵等重要行業(yè)的一些大中型企業(yè)也制定了一些與電子文件管理有關(guān)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，中國石油天然氣集團(tuán)公司制定了本企業(yè)的《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》、《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《歸檔電子文件格式規(guī)范》等。盡管已經(jīng)出臺了上述一系列標(biāo)準(zhǔn)，但是我國的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)仍然存在一些欠缺，主要表現(xiàn)在：

一是，標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性不足。由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，各標(biāo)準(zhǔn)研究制定單位相互封閉、各自為戰(zhàn)，造成各個標(biāo)準(zhǔn)之間難以銜接，甚至相互沖突，整個電子文件管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)散亂、不成體系。

二是，標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量不足。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如形成、捕獲）、核心技術(shù)（如遷移、封裝）的標(biāo)準(zhǔn)；缺乏音頻、視頻、網(wǎng)頁等特殊格式，銀行保險、航天航空、國防核工等特殊行業(yè)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

三是，我國電子文件管理模式主要為文件形成機(jī)構(gòu)管理階段和進(jìn)館永久保存利用階段，文件中心保存環(huán)節(jié)不明顯。我國電子文件管理體制上的一大障礙是對現(xiàn)行期的“文件管理”與半現(xiàn)行、非現(xiàn)行期的“檔案管理”的分隔。

四是，我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率低。是否采納和應(yīng)用ISO標(biāo)準(zhǔn)已被國際檔案文件管理領(lǐng)域視為其管理水平是否先進(jìn)的重要標(biāo)志之一，從現(xiàn)有的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)來看，我們在制定標(biāo)準(zhǔn)的過程中較少考慮與國際標(biāo)準(zhǔn)的一致性，電子文件管理國際采標(biāo)率非常低，能與國際標(biāo)準(zhǔn)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)所占的比率也不高，這都為我國的國家數(shù)字記憶交流設(shè)下潛在的障礙。

4 結(jié)語

通過對比了解中國與美國、歐盟標(biāo)準(zhǔn)的狀況，中國電子文件管理還有很多不足之處，積極構(gòu)建我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)、國家頂層設(shè)計和構(gòu)建體系，設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)更加具備實(shí)踐性、靈活性、一致性、可操作性等；同時，要有計劃地加強(qiáng)基礎(chǔ)研究，理順管理體制，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)關(guān)鍵技術(shù)，改善管理流程，先行試點(diǎn)示范，開展審計認(rèn)證，注重人才培養(yǎng)等等都不可缺少。

【參考文獻(xiàn)】

[1]GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[2]馮輝.《電子文件管理綜述》[J].信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化，2013（8）.

[責(zé)任編輯：王楠]