張笑品

[摘 要]我國項(xiàng)目管理理論從企業(yè)走向社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，而將項(xiàng)目管理的理論引入到公共圖書館信息資源整合中來是公共圖書館人的一個(gè)重要課題。

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理；公共圖書館；應(yīng)用

21世紀(jì)的公共圖書館面臨日益復(fù)雜的信息環(huán)境，呈現(xiàn)更加豐富多彩的存在形式，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化深刻地改變著公共圖書館的形態(tài)和內(nèi)容，其管理也必然隨之發(fā)展和進(jìn)步。然而較之于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)領(lǐng)域，公共圖書館管理的變革似乎步子更慢一些，公共圖書館的業(yè)務(wù)工作、服務(wù)、乃至于經(jīng)營活動(dòng)尚缺乏革新的動(dòng)力，還沒有形成適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的范式，可供整個(gè)行業(yè)借鑒參考。公共圖書館處理對(duì)象的數(shù)字化是公共圖書館自產(chǎn)生以來所發(fā)生的影響最為深遠(yuǎn)的變化，公共圖書館有可能直接對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行處理，加上業(yè)務(wù)聯(lián)系和服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化，使原先的公共圖書館業(yè)務(wù)流程面臨很大沖擊，公共圖書館管理也不得不服從發(fā)展的步伐，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組.并引入許多新的管理因素和管理方式。

項(xiàng)目管理作為一種輕便靈活的管理形式，帶來了許多全新的管理理念和大量的管理技巧與技術(shù)，作為社會(huì)轉(zhuǎn)型期或者對(duì)于復(fù)雜社會(huì)組織基本管理的一種補(bǔ)充，它已經(jīng)在許多行業(yè)和領(lǐng)域獲得了巨大的成功。公共圖書館作為一種承擔(dān)特定職能的社會(huì)機(jī)構(gòu)，長期以來形成了其特定的管理模式和方法，引入項(xiàng)目管理必然能給公共圖書館管理帶來新的理念和活力。

一、公共圖書館進(jìn)行項(xiàng)目管理的必要性

任何社會(huì)機(jī)構(gòu)作為社會(huì)活動(dòng)的基本細(xì)胞都有其定位和屬性。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代國家操辦一切，任何機(jī)構(gòu)單位都納入國家政府管轄范圍。隨著改革的深入以及我國加入WTO，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)細(xì)胞作用凸顯，政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)和事業(yè)單位二類機(jī)構(gòu)的劃分格局是吧能繼續(xù)維持下去，公共圖書館作為事業(yè)單位的法律地位是不是穩(wěn)定，公共圖書館到底是什么性質(zhì)的實(shí)體，將來的發(fā)展趨勢(shì)是什么？這些都不能確定。然而只有—樣可以確定，那就是公共圖書館的管理模式是不會(huì)一成不變的，從大的意義上來說，項(xiàng)目管理給我們提供了變革的契機(jī)。

任何社會(huì)機(jī)構(gòu)的管理都是圍繞其職能和目標(biāo)施行的，公共圖書館的核心價(jià)值在于通過對(duì)各種文獻(xiàn)的保存和利用達(dá)到交流知識(shí)、傳播文化的目的，公共圖書館的管理也必然服從于它的制度，以維持公共圖書館功能的正常發(fā)揮。公共圖書館的管理在很多方面與—般社會(huì)機(jī)構(gòu)的管理是相同或近似的，例如人事管理、財(cái)務(wù)管理等等，所不同的是其實(shí)現(xiàn)核心價(jià)值的管理，業(yè)務(wù)管理，公共圖書館的業(yè)務(wù)管理圍繞其業(yè)務(wù)流程而設(shè)計(jì)，涉及資源采購、編目、典藏、流通、期刊管理、讀者服務(wù)等整個(gè)業(yè)務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，隨著計(jì)算機(jī)的使用，業(yè)務(wù)管理的整個(gè)過程被固化在公共圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)中，構(gòu)成公共圖書館管理的中心內(nèi)容。然而隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公共圖書館的信息環(huán)境發(fā)生了很大的變化，數(shù)字圖書館的提出就是這樣一種變化的結(jié)果。在向數(shù)字圖書館過渡的過程中，傳統(tǒng)的公共圖書館業(yè)務(wù)管理必須建立一種自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)的機(jī)制，調(diào)整自身，才能適者生存。項(xiàng)目管理的許多理念和方法正好提供了這種可能性，它正在為業(yè)務(wù)管理提供營養(yǎng)。在項(xiàng)目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收為業(yè)務(wù)管理的組成部分，從而使業(yè)務(wù)管理不斷得到發(fā)展和提高；這個(gè)過程正在企業(yè)管理領(lǐng)域非常激烈地進(jìn)行著，例如企業(yè)流程再造、知識(shí)管理等等的提出，都經(jīng)歷了這樣的過程。

從整合社會(huì)資源的角度考慮，現(xiàn)代公共圖書館常常被賦予更高的目標(biāo)，它已不再是只具有保存文化、傳播知識(shí)、娛樂大眾等傳統(tǒng)功能的機(jī)構(gòu)，各級(jí)政府和社會(huì)大眾還希望它同時(shí)兼有信息樞紐的功能。在我國，一些大型的公共圖書館常常能夠提供非常專業(yè)的信息咨詢與研究服務(wù)，常常擁有非?，F(xiàn)代化的信息加工、制作能力，有的甚至擁有圖書、期刊、電子資料等非常全面的出版發(fā)行渠道，能夠開發(fā)、研制和出版多種數(shù)據(jù)庫和其他信息產(chǎn)品。這類公共圖書館實(shí)際上已經(jīng)成為信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)的一部分，有能力向社會(huì)提供全面的高水平的信息增值服務(wù)。項(xiàng)目管理這種形式能夠?yàn)閺?fù)雜機(jī)構(gòu)的管理提供面向任務(wù)的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，使這些機(jī)構(gòu)能夠集中人力或其他資源實(shí)現(xiàn)一些特定的目標(biāo)、任務(wù)，突擊解決一些瓶頸問題，克服單兵作戰(zhàn)的不足。公共圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置來自于傳統(tǒng)公共圖書館的管理模式，現(xiàn)代公共圖書館常常要完成一些實(shí)驗(yàn)性、臨時(shí)性或突發(fā)性的任務(wù)，而在原有管理框架中則難以解決，為此，必須借助項(xiàng)目管理這種靈活的方式，先進(jìn)行目標(biāo)明確、資源投入的試驗(yàn)，經(jīng)試行后再考慮與原有機(jī)構(gòu)建制進(jìn)行整合。

由于大量采用現(xiàn)代化技術(shù)，圖書館在“升級(jí)”的過程中會(huì)涉及到很多項(xiàng)目，同時(shí)圖書館人才的不足，常常采用資源外包的方式管理系統(tǒng)，項(xiàng)目管理的應(yīng)用將不可避免甚至非常普遍。

二、公共圖書館項(xiàng)目管理的模式和管理過程

（一）公共圖書館項(xiàng)目管理的模式

就項(xiàng)目的屬性來看，凡是目標(biāo)明確、有一定獨(dú)立性、必須利用一定的資源完成的工作都可以作為項(xiàng)目，因此在引入項(xiàng)目管理以前，公共圖書館早就在同項(xiàng)目打交道了；項(xiàng)目不一定必須按項(xiàng)目管理的程序和方法來做，但是項(xiàng)目管理的方法往往能夠帶來出奇制勝的效果。公共圖書館工作有許多內(nèi)容可以成為“項(xiàng)目”，例如公共圖書館的館舍建設(shè)一般都是按照項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行運(yùn)作的，我國建筑行業(yè)自20世紀(jì)70年代后期就開始普遍采用項(xiàng)目制，以后擴(kuò)大到各類工程；著名數(shù)學(xué)家華羅庚在推行項(xiàng)目制方面做出過很大貢獻(xiàn)；圖書館的計(jì)算機(jī)應(yīng)用開發(fā)頂目也多采用項(xiàng)目制進(jìn)行管理，這也與公司普遍采用項(xiàng)目制管理有關(guān)，幾乎所有的軟件公司都全面采用項(xiàng)目管理，軟件公司職能部門設(shè)置的目的就是為大大小小的項(xiàng)目服務(wù)，類似采用全面項(xiàng)目管理的機(jī)構(gòu)還有廣告公司、影視制作公司等等。

公共圖書館是否能夠全面推行項(xiàng)目制管理呢，目前有一種“項(xiàng)目泛化”的管理思潮，認(rèn)為任何管理對(duì)象都可以泛化為“項(xiàng)目”，甚至日常重復(fù)性的工作，也被看作是可重復(fù)的項(xiàng)目，由于公共圖書館的傳統(tǒng)管理還是行之有效的，因此我們不主張把這種項(xiàng)目泛化。但是公共圖書館管理工作中的確有許多內(nèi)容可以作為項(xiàng)目進(jìn)行管理，除了上述的工程類、技術(shù)應(yīng)用類項(xiàng)目之外，凡是與公共圖書館現(xiàn)有機(jī)構(gòu)建制基本無關(guān)（即現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)中沒有“當(dāng)然”的部門應(yīng)該從事這項(xiàng)工作），有明確的目標(biāo)，需要調(diào)動(dòng)一定的人力、物力、財(cái)力在—定的時(shí)間內(nèi)完成的工作、都可以列為項(xiàng)目，這些工作如果按照項(xiàng)目管理的規(guī)則去做不一定能夠帶來事半功倍的效果，以求消耗最小，利益最大，并避免傳統(tǒng)管理的許多弊端。

（二）項(xiàng)目的生命周期和管理過程

項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容就是進(jìn)行項(xiàng)目的定義、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。生命周期是項(xiàng)目的基本特點(diǎn)之一，雖然有人把周期性重復(fù)的工作也作為項(xiàng)目，但項(xiàng)目必須在可預(yù)見的期限內(nèi)有始有終。項(xiàng)目的生命周期可以差別很大，但都可以劃分為四個(gè)階段：（1）前期策劃與決策；（2）設(shè)計(jì)與計(jì)劃；（3）實(shí)施與控制；（4）結(jié)束與移交。不同類型的項(xiàng)目在生命周期的不同階段具有不同的特征，例如資源消耗不同，應(yīng)該采取不同的方式進(jìn)行管理。在項(xiàng)目的策劃和決策階段，應(yīng)該進(jìn)行預(yù)研，提出可行性分析報(bào)告，進(jìn)行項(xiàng)目定義，明確項(xiàng)目目標(biāo)，并計(jì)算項(xiàng)目的資源投入，提供決策參考。項(xiàng)目策劃和決策階段一般還設(shè)有項(xiàng)目組，尚未正式立項(xiàng)，但項(xiàng)目管理必須以此作為起點(diǎn)，做為好的開頭往往是成功的—半。此過程一般由主管部門委托第三方，或由圖書館自行承擔(dān)，也可以向社會(huì)和廠商征集項(xiàng)目方案，作為下一步項(xiàng)目計(jì)劃與設(shè)計(jì)的前期準(zhǔn)備。經(jīng)過項(xiàng)目評(píng)估和審批流程，明確了項(xiàng)目的邊界和投入后，即可立項(xiàng)，進(jìn)入項(xiàng)目和設(shè)計(jì)階段。該階段需要進(jìn)行需求分析、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、任務(wù)劃分、人員配備、成本計(jì)算、資源分配、進(jìn)度安排，有些過程需要詳細(xì)科學(xué)地測度；項(xiàng)目如果涉及技術(shù)復(fù)雜，或金額巨大，可編寫項(xiàng)目指南，進(jìn)行招標(biāo)。詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目控制實(shí)施的基礎(chǔ)，其中主要文檔同時(shí)也是合同的附件，是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。例如需求報(bào)告是需求管理的依據(jù)，應(yīng)該力求規(guī)范。從這個(gè)階段開始就有許多軟件可以輔助進(jìn)行項(xiàng)目管理了。

三、結(jié)論

在公共圖書館中應(yīng)用項(xiàng)目管理的最大益處，是令員工工作目標(biāo)清晰、工作范圍明確、責(zé)任分明、成果明顯，提高管理效率，避免互相扯皮推諉，工作遲滯不前的狀況。項(xiàng)目化管理，使項(xiàng)目人員的溝通、合作、協(xié)調(diào)能力與團(tuán)隊(duì)精神得到重復(fù)的培養(yǎng)和檢驗(yàn)。項(xiàng)目成功完成，也就是每一個(gè)人都成功了，令員工充滿成就感，保持員工持續(xù)的工作熱情。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭飛. 論公共圖書館業(yè)務(wù)研究工作的組織與管理[J].中國圖書館學(xué)報(bào)，2001（04）.

[2]鄭一仙.我國省市圖書館管理改革策論[J].中國圖書館學(xué)報(bào)，2000（05）.