祖天元

[摘 要]針對(duì)在信息化環(huán)境下，鐵路企業(yè)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出具體管理體系，以提高鐵路收檔立案的管理水平。

[關(guān)鍵詞]鐵路；收檔；立案檔案；信息

隨著信息技術(shù)的快速滲透.，作為鐵路企業(yè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)的檔案管理，業(yè)參與到這一深刻變化的過(guò)程之中。因此，在新形勢(shì)下，檔案的工作不但不能削弱，還必須加強(qiáng)收檔立案管理的各項(xiàng)制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，就要建立社會(huì)化的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，不斷滿足社會(huì)化利用需求等。在這種迅速變化的環(huán)境面前.檔案收檔立案管理要采取新對(duì)策，把握好原則，為提高鐵路企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力提供有力支撐.。

一、鐵路檔案收檔立卷的原則

（一）保持檔案資料的完整性

收檔的文件要以本單位形成的文件為主，在立卷歸檔工作實(shí)踐中形成標(biāo)準(zhǔn)化乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。檔案的同一問(wèn)題的處理，在于提高檔案利用價(jià)值。需要保持同一問(wèn)題的完整性，防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要分清主次，把住全宗的入口關(guān)，要掌握好檔案利用的效率和效果。

（二）確保項(xiàng)目文件收檔立案的質(zhì)量

檔案收檔質(zhì)量體現(xiàn)企業(yè)的管理質(zhì)量和水平，應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則，企業(yè)要明確規(guī)定企業(yè)檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求，移交時(shí)間等，把項(xiàng)目資料整理和立案納入具體要求中來(lái)，對(duì)于一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，檔案立案工作必須從重視收檔工作開(kāi)始。協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，做到層層有人負(fù)責(zé)，盡量減少文件資料的流失。項(xiàng)目材料收檔是影響檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素，要注意解決好立卷方法問(wèn)題，做好檔案分類(lèi)和檢索，有利于檔案規(guī)范化管理。提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有力保證。

（三）明確立卷歸檔的重點(diǎn)

在實(shí)際作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是在形式和作用等方面，必須減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度。提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護(hù)全宗的完整性，文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)保持同一問(wèn)題的完整性。使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜為檔案的規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和檢索利用便捷化。

二、鐵路部門(mén)檔案收檔立案的管理對(duì)策。

（一）加強(qiáng)管理

1、強(qiáng)化檔案收檔立案的過(guò)程控制。文件從生成到歸檔管理的全過(guò)程要進(jìn)行受控，實(shí)現(xiàn)文檔與檔案保管的一體化，考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，完善鐵路企業(yè)技術(shù)安全保障的高標(biāo)準(zhǔn)要求。加強(qiáng)對(duì)檔案管理方式的研究，以適應(yīng)企業(yè)信息化和適應(yīng)市場(chǎng)變化的要求。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

2、簡(jiǎn)明實(shí)用。合理擬制格式，用現(xiàn)代化檢索手段建立和完善檔案材料收檔工作的協(xié)調(diào)機(jī)制。制度建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的規(guī)范作用做好企業(yè)檔案管理部門(mén)的監(jiān)察、審計(jì)等，加強(qiáng)企業(yè)部門(mén)內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)，保證企業(yè)檔案齊全、收檔及時(shí)。及時(shí)糾正檔案內(nèi)容失真的問(wèn)題，確保維護(hù)干部檔案工作的嚴(yán)肅性。

3、做好文件材料的收集.檔案收檔工作是做好文件材料收集，建立健全文件資料的歸檔制度的基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收檔工作的檢查和指導(dǎo)工作，設(shè)置檔案柜檔案入柜存放，建立健全文件資料的收檔制度。對(duì)平時(shí)保存下來(lái)的有價(jià)值的珍貴實(shí)物，要做到隨時(shí)收集和立案相結(jié)合，嚴(yán)格對(duì)照檔案的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，避免歸檔時(shí)遺漏。所有的資料要多而不雜，新收檔的檔案資料需要進(jìn)行加工，變死材料為活信息。

4、明確檔案管理要求。檔案部門(mén)在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。做好檔案管理工作，對(duì)近年來(lái)的文件資料進(jìn)行立卷，管理者要了解和學(xué)習(xí)已歸檔立卷的經(jīng)驗(yàn)做法，對(duì)多年來(lái)檔案立案工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，確保檔案資料在分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)中無(wú)差錯(cuò)。企業(yè)用戶在生產(chǎn)建設(shè)與施工的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要保留簽署各類(lèi)合同、說(shuō)明對(duì)資料的要求，明確設(shè)計(jì)圖紙資料移交措施。對(duì)于一些聲像材料是收集的難點(diǎn)，一些圖紙?jiān)O(shè)計(jì)圖要加蓋并完備簽署圖章否，定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督，防止資料瑣影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段

1、依靠數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工處理，為檔案利用服務(wù)提供基礎(chǔ)。檔案的服務(wù)信息包括國(guó)家、外省市及國(guó)外檔案工作動(dòng)態(tài)信息，國(guó)家與地方的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，收檔在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性。

2、建好檔案立案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)查找和表格套打等。檔案管理著要注重檔案的立案質(zhì)量，對(duì)利用效果的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析，把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作做得更好使之發(fā)揮出更大作用。

3、建立電子文件檔案。標(biāo)準(zhǔn)化是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)及專(zhuān)利維護(hù)等等。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，按類(lèi)別將條目?jī)?nèi)容打印出來(lái)，按歸檔形成的先后順序排列打印。提高檔案工作的效率和水平，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，減少手工操作，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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