張洪達(dá)

[摘 要]本著“以貢獻(xiàn)求支持，以服務(wù)求發(fā)展”的思想，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，不斷更新檔案工作發(fā)展理念，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，優(yōu)化利用服務(wù)，深化學(xué)校檔案功能開(kāi)發(fā)，在服務(wù)學(xué)校改革與發(fā)展大局的同時(shí)，取得了檔案工作的新進(jìn)展。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案作用；服務(wù)學(xué)校；各項(xiàng)工作

學(xué)校檔案是在學(xué)校的各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，真實(shí)記錄了學(xué)校的教學(xué)、科研、改革等工作的歷史和現(xiàn)狀，是學(xué)校師生員工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是知識(shí)信息儲(chǔ)備的一種形式。因此，學(xué)校檔案在學(xué)校開(kāi)展教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作中有重要的利用價(jià)值，也是學(xué)校發(fā)展的合力之一。

一、轉(zhuǎn)變觀念，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)

我們堅(jiān)決克服孤軍奮戰(zhàn)、孤陋寡聞和孤芳自賞“三孤”的檔案工作陳舊觀念，樹(shù)立起大檔案意識(shí)，狠抓檔案工作的基本建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，努力使檔案工作達(dá)到上級(jí)要求標(biāo)準(zhǔn)。為此，我們做了以下三件事：一是深入學(xué)習(xí)。我們反復(fù)學(xué)習(xí)了《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針政策，明確了檔案工作不僅要服務(wù)于各項(xiàng)中心工作，還要服務(wù)于基層日常工作，要克服保守思想，不等不靠，增強(qiáng)責(zé)任感，積極搜集活的信息，不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域；要解放思想，大膽創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作上水平。檔案工作人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與外校開(kāi)展多種形式的交流，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的指導(dǎo)。我們還定期召開(kāi)如何做好檔案工作的研討會(huì)，開(kāi)拓檔案工作的新局面。二是發(fā)動(dòng)群眾把檔案工作落實(shí)到處室。檔案工作既服務(wù)于基層，又要依靠基層，群策群力，工作才會(huì)有聲有色，因此我們發(fā)動(dòng)各處室及時(shí)通報(bào)信息，搜集整理相關(guān)資料；平時(shí)注意各處室之間的信息溝通，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整；我們還和各處室共同匯編了多種專題文件目錄，便于工作中及時(shí)查找利用。我校規(guī)定每年6月底之前各處室將有關(guān)材料歸檔交卷，歸檔率達(dá)到了100%，真正做到了平時(shí)立卷，不搞突擊。更可喜的是各處室整理的資料，利用率也相當(dāng)高，解決了不少新問(wèn)題。三是保持整理檔案的高質(zhì)量。我們力求做到材料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，事實(shí)清楚，卷面整齊、美觀、結(jié)實(shí)，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)，不壓文件和材料字跡，不損壞文件和材料，不妨礙閱讀，卷面目錄規(guī)范，一目了然。

二、規(guī)范管理，開(kāi)創(chuàng)新的局面

我們?cè)谛ｎI(lǐng)導(dǎo)大力支持下，正式建立了檔案室，并逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化，檔案工作不斷改進(jìn)管理方法，管理水平迅速提升。目前我校檔案室設(shè)有黨群類、教學(xué)類、會(huì)計(jì)類、設(shè)備類、實(shí)物類、照片類、聲像類、教師業(yè)務(wù)類、基建類等九大門(mén)類。已經(jīng)編寫(xiě)出檔案分類方案、編號(hào)方案、立卷類目、立卷說(shuō)明及多種專題文件目錄和人名卡片等檢索工具，制定了各項(xiàng)規(guī)章制度，如：檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)等。長(zhǎng)期以來(lái)我們堅(jiān)持“有工作必有檔案”的原則，重要工作都記錄在案，有據(jù)可查，為學(xué)校各項(xiàng)工作決策提供了具體詳細(xì)的檔案材料。

三、利用學(xué)校檔案信息，促進(jìn)教育教學(xué)工作

（一）學(xué)校檔案有利于指導(dǎo)學(xué)校培養(yǎng)人才，促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展

檔案的本質(zhì)是知識(shí)和信息的載體，而如何正確地運(yùn)用這些信息，來(lái)幫助開(kāi)辟教育成功之路，這是學(xué)校檔案工作的重要功能之一。學(xué)校檔案中保存有歷屆畢業(yè)生的分布情況、用人單位的情況反饋及優(yōu)秀畢業(yè)生的典型材料等，利用這些資料信息，可了解畢業(yè)生和用人單位對(duì)學(xué)校的培養(yǎng)要求，有利于學(xué)校不斷修改制定新的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱，正確及時(shí)地調(diào)整專業(yè)設(shè)置，以更有效地培養(yǎng)社會(huì)所需人才，使學(xué)生更容易就業(yè)，并會(huì)極大調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性，促進(jìn)全面發(fā)展。

（二）學(xué)校檔案可以為改進(jìn)教學(xué)方法、進(jìn)行教學(xué)改革提供依據(jù)

學(xué)校的教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果，反映了教育工作的全過(guò)程，是衡量一所學(xué)校工作水平和質(zhì)量的標(biāo)志。而學(xué)校改進(jìn)教學(xué)方法、探索教學(xué)改革的新路子時(shí)，需要利用大量的資料，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究解決新問(wèn)題，這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料。因此，學(xué)?？沙浞职l(fā)揮教學(xué)檔案獨(dú)特的作用，利用齊全完整的教學(xué)檔案，為指導(dǎo)正常教學(xué)、提高管理水平、促進(jìn)教學(xué)方法的交流，提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

（三）學(xué)校檔案工作有助于開(kāi)發(fā)人力資源，調(diào)動(dòng)教職工的工作積極性

作為人才信息縮影的人事檔案，在開(kāi)發(fā)人才資源、調(diào)動(dòng)教職工工作積極性方面起著重要作用。其一，學(xué)?？梢愿鶕?jù)提供的人事檔案信息，使各種人才揚(yáng)其長(zhǎng)、避其短、司其職、用其智，最大限度地發(fā)揮人才效益，避免人才積壓和學(xué)非所用現(xiàn)象的產(chǎn)生；第二，可以使部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、單位之間的人才得到合理流動(dòng)，促進(jìn)教職工隊(duì)伍的優(yōu)化配置，促進(jìn)教育教學(xué)工作的開(kāi)展；第三，學(xué)校干部人事檔案在為落實(shí)干部政策、調(diào)整工資級(jí)別、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱、評(píng)先選優(yōu)、晉級(jí)晉職、解決生活待遇等問(wèn)題時(shí)，可提供重要憑證，以便做到公平公正。

四、提升品位，打造優(yōu)良環(huán)境

檔案工作者要提高人文品味，樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)觀念，要做到對(duì)所需資料“查找迅速，信手拈來(lái)”。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和教職工到檔案室查詢資料都是急需，不允許有時(shí)間上的拖延。還要做到“百找不厭，百問(wèn)不煩”。這就要求檔案工作者對(duì)舊檔要十分熟悉，業(yè)務(wù)要過(guò)硬，態(tài)度要熱情耐心，要做到群眾的急需就是我的急需，認(rèn)真做好服務(wù)工作。另外、要給查檔者打造一個(gè)優(yōu)雅舒適的環(huán)境也十分必要。我校檔案室面積雖小，但我們進(jìn)行了精心設(shè)計(jì)，檔案柜擺放整齊，桌椅煥然一新，環(huán)境布置大方清爽，營(yíng)造了一個(gè)良好的氛圍。有不少老師說(shuō)：“到檔案室感到心情舒暢愉快，檔案室為學(xué)校和諧的主旋律增添了動(dòng)人的音符?！?/p>

五、結(jié)論

通過(guò)上述分析，充分證明檔案工作是不可或缺的工作，它的使用價(jià)值越來(lái)越廣泛。隨著學(xué)校管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，檔案工作也急需加強(qiáng)，要不斷拓展服務(wù)范圍，探索新的工作領(lǐng)域，將工作做深、做細(xì)、做實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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