新時(shí)期人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)政治改革不斷深化的背景下，單位人事檔案管理出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，直接導(dǎo)致人事檔案資料無(wú)法為單位發(fā)展服務(wù)。因此，目前單位人事檔案管理應(yīng)該如何順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，更好的為單位發(fā)展服務(wù)，本文筆者結(jié)合這幾年人事檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就單位人事檔案管理工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

人事檔案；管理

一、人事檔案的定義

人事檔案是單位人事部門嚴(yán)格按照國(guó)家政策在培養(yǎng)、任用和提升干部等工作中形成的個(gè)人資料，其中主要包括干部人員個(gè)人經(jīng)歷、工作能力、品德作風(fēng)等內(nèi)容。人事檔案通過(guò)檔案管理人員整理后組成，是提升干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案制度滯后，缺乏創(chuàng)新性

自20世紀(jì)50年代制定人事檔案制度以來(lái)，這項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工作對(duì)國(guó)家單位科學(xué)用人，更好的向前發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，政治改革逐漸深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要。大部分單位人事檔案管理制度之后，缺乏創(chuàng)新性，增加了單位管理人員利用人事檔案資料的難度。

（二）人事檔案內(nèi)容失真，檔案資料的準(zhǔn)確性較低

目前，一些單位的人事檔案管理內(nèi)容失真，檔案資料的準(zhǔn)確性較低。其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，有的單位人事檔案中材料內(nèi)容立卷不規(guī)范，各類檔案卷宗質(zhì)量較低；其二，有些人事檔案材料的內(nèi)容在填寫的過(guò)程中存在亂填的現(xiàn)象。年齡、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷等方面的內(nèi)容登記多樣。有的單位干部利用職權(quán)，在登記檔案資料的時(shí)候?qū)⒛挲g越填越大，虛加參加工作的時(shí)間，文化學(xué)歷程度虛高。如：在時(shí)間方面出現(xiàn)農(nóng)歷、陽(yáng)歷不規(guī)范的填寫，并沒(méi)有表明。改名字之后便不寫曾用名，這些都給人事檔案管理增加了工作量；其三，單位有些人事檔案歸檔不合理，重要的零散資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔管理；其四，人事檔案材料短缺。在單位的發(fā)展過(guò)程中，很多表彰和處罰個(gè)人的零散材料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至還有些干部的個(gè)人履歷表上面缺乏人事管理部門的公章。人事檔案管理部門沒(méi)有認(rèn)真做好本職工作，沒(méi)有對(duì)各類檔案資料歸檔進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。正是這些現(xiàn)象在一定程度上導(dǎo)致了單位人事檔案內(nèi)容失真，嚴(yán)重降低了檔案資料的準(zhǔn)確性。

（三）人事檔案內(nèi)容不全，歸檔時(shí)間不及時(shí)

在當(dāng)前單位人事檔案管理的過(guò)程中，很多檔案資料內(nèi)容不全面，如：履歷表、年度考核表、學(xué)歷和職稱等內(nèi)容。造成這種現(xiàn)象的重要原因包括兩個(gè)方面：其一是單位工作人員對(duì)人事檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不到位，有的人在填寫檔案資料表格的時(shí)候，對(duì)于有些內(nèi)容不愿意花時(shí)間去填寫，履歷表中的學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷基本上從高中填到大學(xué)，家庭成員之間的關(guān)系沒(méi)有填寫清楚。甚至還有一些人將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等方面的內(nèi)容始終保存在自己的身邊，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全；其二是單位人事檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)收集相關(guān)資料。一些單位檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，往往是業(yè)務(wù)工作。于是在檔案資料的管理過(guò)程中只是將檔案資料作為保存資料來(lái)進(jìn)行管理，而并沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行分類整理，從而導(dǎo)致單位人事檔案內(nèi)容不齊全，甚至還出現(xiàn)單位工作人員調(diào)任時(shí)沒(méi)有將檔案資料放入其中，長(zhǎng)時(shí)間則造成人事檔案出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。

（四）目錄整理方法有待改進(jìn)，及時(shí)調(diào)整檔案管理方法

檔案目錄采用打印方式，嚴(yán)謹(jǐn)、美觀，但是紙張浪費(fèi)嚴(yán)重，工作量大。設(shè)想，如果打印檔案目錄時(shí)在每個(gè)大項(xiàng)后多留些空行，以備添加材料打印，就會(huì)避免每添加一項(xiàng)內(nèi)容，后面所有的內(nèi)容都必須調(diào)整，致使整個(gè)檔案目錄重新打印，造成紙張浪費(fèi)的情況。另外，檔案目錄可每年或者兩年甚至更長(zhǎng)時(shí)間打印一次，添加的材料先手寫在目錄上，年末統(tǒng)一打印，工作就能得到合理的統(tǒng)籌安排，也節(jié)約紙張。

（五）信息化程度不高，檔案資料管理效率低

目前，大多數(shù)人事檔案管理停留在原始的管理方式上，靠手工檢索、人工管理，工作量大，效率低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化要求差距甚大，人事檔案管理科技含量低，從而嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。首先要對(duì)陳舊的操作設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，加快對(duì)干部人事檔案軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，利用先進(jìn)的科技手段，加大干部人事?lián)V做信息化建設(shè)的力度。作為人事檔案管理者，本身也應(yīng)珍惜繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，為自己、為工作、為檔案事業(yè)積極“充電”，不斷提高自身素質(zhì)，改變自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展，跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，以適應(yīng)人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

三、做好人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)，積極探索新的檔案管理模式

人事檔案管理工作水平的高低，與檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)具有非常密切的關(guān)系。因此，作為單位人事檔案管理工作人員，在日常工作中應(yīng)該不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。人事檔案管理工作人員通過(guò)提高自身的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任感，堅(jiān)持把人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的政治工作。不管人事檔案管理工作內(nèi)容多么繁雜瑣碎，都應(yīng)該時(shí)刻保持高度的責(zé)任心，最大限度的減少日常工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，努力掌握科學(xué)合理的管理方法，切實(shí)提高人事檔案管理的質(zhì)量。不斷探索新的檔案管理模式，確保人事檔案管理工作更加科學(xué)合理，以便人事檔案資料更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

（二）完善人事檔案管理制度，確保人事檔案管理工作順利進(jìn)行

在人事檔案的管理過(guò)程中，工作人員是基礎(chǔ)，人事檔案管理制度是保障。人事檔案管理的性質(zhì)直接決定了人事檔案管理工作是一項(xiàng)責(zé)任重大的工作，必須嚴(yán)格按照單位人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，切實(shí)避免人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，在單位的管理過(guò)程中，應(yīng)該建立健全的單位人事檔案管理制度，讓檔案管理工作有章可循，有法可依。遵循《收集制度》。在人事檔案管理過(guò)程中，建立科學(xué)合理的人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)，充分明確檔案資料收集的范圍和各項(xiàng)要求，從而促使單位人事檔案資料內(nèi)容更加充實(shí)，全面反映單位的人事信息；遵循《鑒別歸檔制度》。通過(guò)明確人事檔案資料的歸檔要求，應(yīng)該對(duì)各類材料進(jìn)行科學(xué)合理的分析，盡量查找人事檔案資料中存在的不足點(diǎn)；遵循《查閱制度》。明確人事檔案資料應(yīng)用的過(guò)程和方法，從而保障人事檔案資料的安全性和準(zhǔn)確性。

在單位人事檔案的管理過(guò)程中，作為檔案管理人員應(yīng)該著重抓管理質(zhì)量，以制度來(lái)維護(hù)人事檔案管理的有效性，切切實(shí)實(shí)的做好單位人事檔案管理工作，確保人事檔案管理工作更加科學(xué)合理化。因此，在當(dāng)前單位人事檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)該緊跟單位干部人員的要求，準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。堅(jiān)持從收集檔案資料，到整理檔案資料都應(yīng)該有明確的方向，其中對(duì)于不符合要求的檔案資料應(yīng)該及時(shí)采取措施。對(duì)于不屬于歸檔范圍的檔案材料，則應(yīng)該及時(shí)返還給單位，有效確保人事檔案資料不散失、不積壓。

（三）采用信息化管理手段，有效提高人事檔案資料利用效率

在現(xiàn)代信息水平快速提高的背景下，應(yīng)該不斷改進(jìn)人事檔案的檢索和查閱方法，堅(jiān)持實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，有效提高單位人事檔案資料的利用效率。其中對(duì)于單位工作人員人事檔案的查閱，可以按照英文字母的順序認(rèn)真進(jìn)行編排，這樣有利于其他工作人員查找相關(guān)檔案管理信息。同時(shí)，為了有效提高單位人事檔案管理水平，還可以構(gòu)建計(jì)算機(jī)信息人事檔案管理系統(tǒng)，主要包括檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。讓需要人事檔案資料的人員充分利用計(jì)算機(jī)來(lái)快速查找信息，這樣不僅有利于提高檔案資料的利用速度，而且能夠確保單位人事檔案資料的安全性。

四、結(jié)論

在不斷變化的社會(huì)環(huán)境中，只有不斷創(chuàng)新，建立健全人事檔案管理制度，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效率，才能夠讓人事檔案資料更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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