龍慧琳

摘要：本文在對電子商務(wù)環(huán)境下現(xiàn)行辦公室業(yè)務(wù)工作的變革分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前辦公室業(yè)務(wù)工作變革的實(shí)際情況對辦公室業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的重組進(jìn)行了試探性研究。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)環(huán)境；辦公室業(yè)務(wù)；工作變革

一、電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)工作的變革

（一）網(wǎng)上議事

電子商務(wù)的出現(xiàn)，從根本上改變了傳統(tǒng)辦公室那種周期長效率低且極為繁瑣的采編業(yè)務(wù)工作的流程：

首先，網(wǎng)絡(luò)采訪電子商務(wù)大環(huán)境的形成和網(wǎng)上店鋪、電子出版發(fā)行機(jī)構(gòu)的繁榮，拓寬了辦公室物品采購的范圍，也提高了其采購的效率?，F(xiàn)行辦公室的物品采購利用電子商務(wù)系統(tǒng)可在網(wǎng)上實(shí)時進(jìn)行，采購員不必親自外出采購而能廣泛瀏覽網(wǎng)上各大店鋪的物品目錄和內(nèi)容，從而確定其要進(jìn)行的活動在網(wǎng)上發(fā)訂單，利用電子商務(wù)方式進(jìn)行支付，還可通過網(wǎng)上實(shí)時跟蹤系統(tǒng)隨時查詢有關(guān)信息，最后利用電子商務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行配送，大大縮短了辦公室的物品采購周期，也擴(kuò)大了其采購的范圍，從而提高了現(xiàn)有辦公室物品采購工作的效率。辦公室網(wǎng)上采購也大大降低了采購成本，因?yàn)楫?dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下為辦公室的采購走聯(lián)合之路提供了機(jī)會當(dāng)前辦公室資源的采購（特別是電子資源），可由各辦公室自愿組成集團(tuán)，共同推舉談判代表在網(wǎng)上與資源提供商談判價(jià)格和使用條款，購買合同最終則由提供商與各成員館簽訂，購買費(fèi)用由各成員館利用電子商務(wù)方式自行支付給提供商，這樣辦公室利用集團(tuán)購買的方式可享受到批量購買的優(yōu)惠價(jià)格，同時也節(jié)省了各成員館分別談判的人力資源，而各成員館的采購成本也大大降低。

其次，聯(lián)合聯(lián)機(jī)編目。辦公室為了充分共享聯(lián)合聯(lián)機(jī)編目就必須引入電子商務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行費(fèi)用的結(jié)算，通過聯(lián)機(jī)編目，可以大大提高其編目人員分編圖書的工作效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)編目資源共享化。如美國的聯(lián)機(jī)計(jì)算機(jī)辦公室中心之類的大型書目中心就在傳統(tǒng)辦公室時期已向有條件的辦公室提供聯(lián)機(jī)書目數(shù)據(jù)服務(wù)，目前又通過網(wǎng)絡(luò)推出了“合作聯(lián)機(jī)資源目錄”，各辦公室可提供編目參考，經(jīng)審核后可在線為其他辦公室編目共享。國內(nèi)提供聯(lián)合聯(lián)機(jī)編目的辦公室也有不少，如廣州中山圖書館辦公室通過中國公眾多媒體信息網(wǎng)絡(luò)開始為辦公室提供聯(lián)機(jī)編目服務(wù)等，這樣為各辦公室編目資源的共享打下基礎(chǔ)。

（二）實(shí)時調(diào)整

隨著出版發(fā)行機(jī)構(gòu)電子商務(wù)的不斷成熟，辦公室不僅可利用電子商務(wù)交易方式通過網(wǎng)絡(luò)向出版商和發(fā)行機(jī)構(gòu)訂購各種上網(wǎng)的店鋪和信息機(jī)構(gòu)購買或租用物品或購買或租用使用權(quán)，而且也可向其他辦公室進(jìn)行有關(guān)數(shù)字信息存取和傳輸權(quán)的交易，如清華大學(xué)圖書館辦公室在線出售其所編制的《學(xué)術(shù)期刊光盤數(shù)據(jù)庫》的網(wǎng)絡(luò)版和光盤版，中國數(shù)字圖書館辦公室在線銷售“十五”計(jì)劃光盤。

（三）網(wǎng)上信息流通

辦公室對內(nèi)部以及網(wǎng)上各種多媒體信息資源進(jìn)行加工、整合、保存管理與發(fā)布，建立有組織的數(shù)字資源為核心的知識網(wǎng)絡(luò)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行高速鏈接，以分布式的海量資源庫為支持，以智能檢索技術(shù)為手段，無時空限制地向各地客戶實(shí)時提供豐富多樣的信息服務(wù)，且能提供優(yōu)質(zhì)高效的特定信息服務(wù)如中國辦公室能針對重大課題或常規(guī)課題所進(jìn)行的定題服務(wù)、查新服務(wù)跟蹤服務(wù)、剪報(bào)服務(wù)、數(shù)據(jù)收集服務(wù)和資料編譯服務(wù)等，這些信息服務(wù)的提供可利用電子商務(wù)平臺，為各類用戶特別是遠(yuǎn)程用戶提供傳統(tǒng)辦公室無法實(shí)現(xiàn)的優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)，另外，有的辦公室（如國家辦公室超星、書生之家等數(shù)字辦公室）利用電子商務(wù)系統(tǒng)還為用戶實(shí)時提供各種技術(shù)解決方案服務(wù)，這些服務(wù)根據(jù)不同的內(nèi)容和價(jià)值，利用電子商務(wù)方式進(jìn)行交易，將服務(wù)結(jié)果直接以傳真電子郵件、下載或郵寄給用戶。

（四）資源共建共享

信息資源作為知識經(jīng)濟(jì)的核心支柱，其建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)資源的共享，但這種共享往往是建立在有償服務(wù)和有償使用上的。因此，辦公室通過引入電子商務(wù)，在網(wǎng)上實(shí)時交易，就可有效地實(shí)現(xiàn)電子的館際互借和信息的快速傳遞，使各館中的每個用戶都能獲得方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分體現(xiàn)出信息資源共建共享的巨大優(yōu)越性。

（五）進(jìn)行網(wǎng)上營銷

目前，辦公室營銷的主要內(nèi)容可概括為以下幾個方面：

戰(zhàn)略營銷：主要是根據(jù)自身的資源特色信息產(chǎn)品和服務(wù)的類型及數(shù)量，結(jié)合目標(biāo)市場用戶和環(huán)境，從整體上向用戶進(jìn)行宣傳和介紹，以此樹立良好的形象，提高社會地位，策劃出一個獨(dú)特的、可以實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)上辦公室的戰(zhàn)略目標(biāo)和形象，由此吸引大量的用戶和多方面的資助和合作，求得更大發(fā)展。

資源營銷：主要是指借助網(wǎng)絡(luò)對信息產(chǎn)品和服務(wù)詳細(xì)地進(jìn)行全方位的宣傳和介紹，并設(shè)立不同信息資源和產(chǎn)品的顯示網(wǎng)頁，建立相應(yīng)的導(dǎo)航系統(tǒng)，通過分類、索引、鏈接等方式將自身的各種文摘、索引及全文數(shù)字資源盡可能地在第一級頁面中展示給用戶，使他們快速地找到和利用自己需要的產(chǎn)品和服務(wù)。

同時，它還可以利用網(wǎng)絡(luò)的互動功能與用戶進(jìn)行實(shí)時溝通，以提高用戶利用資源的滿意度。

二、電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置方案

基于以上對電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)工作變革的分析，筆者認(rèn)為辦公室機(jī)構(gòu)可以按照其在電子商務(wù)環(huán)境下所提供服務(wù)的功能劃分。

（一）辦公室領(lǐng)導(dǎo)層

由主任、行政助理和業(yè)務(wù)助理組成，負(fù)責(zé)全館的政策計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等。具體來說，即制定改革措施、規(guī)章制度和崗位職責(zé)，進(jìn)行人事管理、經(jīng)費(fèi)安排業(yè)務(wù)指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)、館內(nèi)外協(xié)作交流以及后勤事務(wù)管理等，其主要職能是做好行政與業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作，決策參謀、中介協(xié)調(diào)及事務(wù)管理等，可以說是辦公室的總后勤部與總服務(wù)臺。

（二）信息開發(fā)部

通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)對專業(yè)信息產(chǎn)品的深入開發(fā)和多次開發(fā)其業(yè)務(wù)包括：聯(lián)機(jī)檢索、光盤檢索網(wǎng)站建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫開發(fā)，以中文期刊和數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的二三次開發(fā)；強(qiáng)調(diào)用戶開發(fā)和客戶教育等等。其主要功能是提供網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)、提供各類課題、專題信息跟蹤服務(wù)以及特色化館藏資源的數(shù)字化建設(shè)服務(wù)等對大型專業(yè)的辦公室還可在其下設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航小組、課題服務(wù)小組和特色化數(shù)字資源開發(fā)小組及其他開發(fā)小組。

（三）客戶服務(wù)部

該部主要涵蓋了對客戶的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、客戶培訓(xùn)等服務(wù)。其主要業(yè)務(wù)是向本地客戶和遠(yuǎn)程客戶提供各種查閱、咨詢服務(wù)、各種信息增值服務(wù)用戶培訓(xùn)服務(wù)及為用戶提供定制個性化信息的服務(wù)。其主要職責(zé)有兩個：一是向各地客戶提供自身各類型與各載體形式的信息資源及相關(guān)功能服務(wù)及利用電子商務(wù)系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)用戶提供各類增值信息服務(wù)，盡力滿足用戶個性化需求；二是利用所建網(wǎng)站開展信息資源的宣傳與用戶檢索技能教育與培訓(xùn)等工作。

（四）技術(shù)服務(wù)部

辦公室越來越依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來支持其工作，而設(shè)備的配置維護(hù)及系統(tǒng)的開發(fā)及運(yùn)行均需較高的技術(shù)水平，所以技術(shù)服務(wù)在辦公室中是一個關(guān)鍵性的部分。其主要職責(zé)是：一是負(fù)責(zé)整個辦公室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及全館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理維護(hù)及升級工作；二是負(fù)責(zé)辦公室系統(tǒng)的安全工作，辦公室自動化系統(tǒng)和數(shù)字化信息資源服務(wù)系統(tǒng)及電子商務(wù)交易系統(tǒng)的安全需做好全面的防護(hù)工作；三是負(fù)責(zé)數(shù)字化的備份工作，按時進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，保證資源的長期保存；四是數(shù)字辦公室系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用實(shí)施多媒體與聲像設(shè)備的管理與利用工作等。

結(jié)語

隨著電子商務(wù)發(fā)展的不斷成熟，辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作利用電子商務(wù)也逐漸成為現(xiàn)實(shí)，其在辦公室的應(yīng)用極為廣泛。首先，辦公室利用電子商務(wù)管理系統(tǒng)可以優(yōu)化其業(yè)務(wù)工作流程的管理內(nèi)部處理；其次，利用電子商務(wù)交易系統(tǒng)可拓寬業(yè)務(wù)工作服務(wù)的范圍和提高業(yè)務(wù)工作的水平；再次，通過實(shí)施電子商務(wù)方案，可降低信息采編及傳播業(yè)務(wù)工作的成本費(fèi)用，而信息的利用率也得到極大的提高：最后，電子商務(wù)功能使辦公室能產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)工作。

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