張瑞菊

(四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 檔案館，四川 德陽618000)

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，具有真實(shí)性、憑證性、查考性和備忘性等特征，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、服務(wù)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要的重要信息資源。開展面向高校檔案用戶的需求特點(diǎn)與利用規(guī)律研究，有助于高校檔案館基于用戶需求更加有針對(duì)性的進(jìn)行檔案資源建設(shè)，更加有效的提供檔案資源服務(wù)。

1 高校檔案的利用情況分析

1.1 利用情況統(tǒng)計(jì)

筆者通過對(duì)所在單位近五年來檔案利用的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，歸納總結(jié)出檔案用戶的類型主要有:①在校學(xué)生。②管理人員。③專職教師。④社會(huì)人員，這4 類人員共計(jì)1 348 人，利用檔案1 526 次，借閱檔案5 237 件。詳細(xì)的利用統(tǒng)計(jì)結(jié)果如表1。

表1 近五年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表

1.2 利用目的分析

在校學(xué)生:主要利用目的有①轉(zhuǎn)學(xué)，利用檔案的內(nèi)容為該生的高考錄取名冊。②免修學(xué)分，利用檔案的內(nèi)容為該生的學(xué)籍成績課程認(rèn)定表，即曾經(jīng)學(xué)習(xí)過該門課程的成績記錄及教務(wù)處的認(rèn)定文件。

管理人員:這一類型的檔案用戶利用目的較為分散，利用的檔案一般為全局性、綜合性的信息，各部門、各單位均有對(duì)檔案的利用需求，如質(zhì)量控制辦公室查閱《關(guān)于規(guī)范學(xué)院獎(jiǎng)勵(lì)工作的決定》以編制教學(xué)工作質(zhì)量優(yōu)秀獎(jiǎng)金。

專職教師:主要利用目的有①職稱評(píng)定，利用的內(nèi)容為該位教師發(fā)表的科研論文檔案、參與過的科研項(xiàng)目檔案、曾獲表彰的文件及取得上一級(jí)任職資格的文件。②課題研究，主要查閱與項(xiàng)目有關(guān)的其他課題或者其他參加人員所做課題的檔案資料。

社會(huì)人員:重點(diǎn)指的是學(xué)校的往屆畢業(yè)生。對(duì)于利用檔案的內(nèi)容類別比較明確，主要利用目的有①補(bǔ)辦學(xué)歷證明。②報(bào)考職業(yè)資格，如建造師、建筑師等。利用檔案的內(nèi)容包括該生的錄取明冊、學(xué)生名冊、成績單、畢業(yè)證書編號(hào)/畢業(yè)證存根、派遣證存根等。極個(gè)別的其他社會(huì)人員，如查閱我校設(shè)計(jì)所曾為其所在小區(qū)設(shè)計(jì)的平面圖紙進(jìn)行水電管道改造;曾在我校工作過的勞務(wù)人員查閱當(dāng)年的工資發(fā)放憑證以辦理退休、社會(huì)保險(xiǎn)等。

其他:主要是指個(gè)別教師利用休假時(shí)間出國游玩，需要學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證書。

2 當(dāng)前高校檔案用戶利用需求特點(diǎn)

當(dāng)前，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的全面普及與快速發(fā)展，高校檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)手工向現(xiàn)代化技術(shù)的跨越式發(fā)展。對(duì)于高校檔案用戶來說，查找快速、利用快捷、內(nèi)容準(zhǔn)確是他們查閱檔案時(shí)的基本要求和目標(biāo)。

1)查找快速?，F(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏在逐漸加快，高校檔案用戶在利用檔案時(shí)最希望節(jié)省的就是時(shí)間成本，即無論何時(shí)提出查閱需求時(shí)，檔案館都應(yīng)及時(shí)將檔案查找出來。這也是檔案用戶最普遍的一個(gè)利用心理。在實(shí)際工作中，也會(huì)經(jīng)常遇到這樣的問題:檔案用戶來自異地，為了緊急的原因而即刻需要獲取檔案，如果檔案館遲遲找不到該份檔案，那么不僅耽誤用戶利用檔案的最佳時(shí)機(jī)，使高校檔案館遭受負(fù)面評(píng)價(jià)的影響，最主要的是阻礙了檔案價(jià)值的發(fā)揮，降低了保存檔案的必要性和重要性。

2)利用便捷。建立方便用戶的檔案利用體系是當(dāng)前高校檔案館工作的主要目標(biāo)之一，因此，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人類帶來巨大的便捷性，高校檔案館已基本實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、電子化管理。在利用檔案的過程中，所有檔案用戶為了節(jié)省時(shí)間、簡化辦事手續(xù)，都希望可以方便快捷的利用檔案。比如異地用戶，希望通過電話查詢、網(wǎng)上借閱等靈活多樣的形式利用檔案，而不必限制在只能到館查詢的方式。對(duì)于高校檔案館來說，這樣做，既可以提升服務(wù)水平，又塑造出了良好的服務(wù)形象，達(dá)到了提高用戶滿意度的效果。

3)內(nèi)容準(zhǔn)確。高校檔案用戶，不管是否能夠表達(dá)出明確的查詢條件，均希望獲得直接的富有針對(duì)性的檔案信息，并希望查到的檔案信息準(zhǔn)確滿足自己的需求。比如學(xué)生查詢高考錄取信息、財(cái)務(wù)處查詢記賬憑證信息，要求必須對(duì)文件進(jìn)行準(zhǔn)確定位，哪怕是相關(guān)的信息也無法滿足查詢要求。

3 當(dāng)前高校檔案用戶的利用規(guī)律

3.1 利用時(shí)間的分散性與集中性

分散性是指日常零散的檔案查閱工作，在利用時(shí)間上沒有明顯的傾向性。

集中性與分散性相對(duì)應(yīng)，是指在某一特殊的時(shí)間段，到館查詢某一類檔案的用戶驟然增多，檔案的查閱率也隨之提高，他們查詢的內(nèi)容類型相同，只是責(zé)任者不同。比如每年的4月，是建筑師、建造師等諸多職業(yè)資格考試的報(bào)名時(shí)間，網(wǎng)上報(bào)名時(shí)需提供畢業(yè)證書編號(hào)，那些畢業(yè)證遺失的往屆畢業(yè)生就需要到原就讀院校查詢當(dāng)年的畢業(yè)證編號(hào)，這是我校檔案館最常遇到的用戶類型;再如每年的職稱申報(bào)時(shí)間，能夠參評(píng)的教師也都會(huì)集中到檔案館借閱其科研檔案，包括發(fā)表的論文與參加的科研項(xiàng)目檔案。

3.2 利用內(nèi)容的重復(fù)性與單一性

重復(fù)性指的是在查閱的檔案內(nèi)容中，用戶往往對(duì)某一類內(nèi)容的檔案需求度非常高，檔案館的工作人員需要重復(fù)調(diào)取該類檔案。上述統(tǒng)計(jì)已經(jīng)看出，在筆者所在單位，社會(huì)人員(主要是學(xué)校往屆的畢業(yè)生)為了補(bǔ)辦學(xué)歷證明查閱檔案的次數(shù)位居檔案借閱次數(shù)之首，他們利用檔案的內(nèi)容較為單一，就是學(xué)籍檔案類，具體內(nèi)容不外乎錄取名冊、成績單、畢業(yè)證信息等。因此，這類檔案重復(fù)查閱的最為頻繁。在四川大學(xué)，在調(diào)查中得知，學(xué)生由于出國而到檔案館利用經(jīng)過翻譯的個(gè)人成績檔案，是檔案館的一個(gè)龐大用戶群，這項(xiàng)翻譯成績檔案工作的重復(fù)度也很高。

單一性與重復(fù)性相對(duì)應(yīng)，針對(duì)的是那些利用率較低的檔案內(nèi)容，用戶利用的時(shí)間不集中，利用的內(nèi)容也沒有規(guī)律可循，非常零散。

3.3 利用表述的清晰性與模糊性

清晰性是指高校檔案館用戶能夠清晰、準(zhǔn)確、完整的表述出所需查詢檔案的時(shí)間、題名、作者等方面的特征，檔案服務(wù)人員在接收到這些訊息后，能夠準(zhǔn)確快速的通過手工或者計(jì)算機(jī)的查找方式為用戶找到相關(guān)的檔案。比如黨委辦公室查找“《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于推行“服務(wù)承諾制、首問負(fù)責(zé)制、限時(shí)辦結(jié)制和責(zé)任追究制”的意見〉的通知》”，這是完整的文件標(biāo)題，在檔案管理系統(tǒng)中，按“題名”的途徑進(jìn)行檢索即可找到該份文件。

模糊性與準(zhǔn)確性相對(duì)應(yīng)，指的是檔案用戶事先未能詳細(xì)了解所需檔案的各種特征，無法準(zhǔn)確表達(dá)出有關(guān)檔案的各種信息，只能憑借大概的印象進(jìn)行查找，這種表述對(duì)檔案服務(wù)人員來說是無法有效領(lǐng)會(huì)的，也是查找難度最大的，比如:查閱有關(guān)“績效”的文件，文件的發(fā)文單位不清楚、所屬的年度不知道、詳細(xì)的名稱不記得，屬于“三不”文件。

4 結(jié)語

綜上所述，高校檔案館開展檔案利用服務(wù)的過程中，應(yīng)該注意把握檔案用戶的需求特點(diǎn)與利用規(guī)律，并以此為基礎(chǔ)，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案服務(wù)工作，推動(dòng)高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

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