冀學(xué)光

近年來(lái)，大興區(qū)檔案局緊緊圍繞全區(qū)中心工作，以檔案資源建設(shè)為核心，檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，抓規(guī)范、樹形象、促提高，加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，突出工作重點(diǎn)，各項(xiàng)工作取得新成績(jī)，檔案工作又上新臺(tái)階。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化保障，營(yíng)建檔案工作良好氛圍

搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時(shí)代發(fā)展的需要，也是做好檔案工作的需要。我們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與支持。一是積極向區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府等部門匯報(bào)檔案工作。區(qū)人大副主任劉志茹，區(qū)委常委、宣傳部長(zhǎng)姜澤廷，副區(qū)長(zhǎng)王榮彬先后到我局（館）進(jìn)行調(diào)研，聽取工作匯報(bào)，詳細(xì)了解檔案工作存在的困難和問(wèn)題。針對(duì)目前區(qū)檔案館檔案庫(kù)房緊張，檔案無(wú)處存放的問(wèn)題，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在多方溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，做出批示，為我局協(xié)調(diào)了1800平方米的周轉(zhuǎn)辦公用房，并投入資金215萬(wàn)元進(jìn)行裝修改造，目前已裝修改造完畢。二是積極爭(zhēng)取將鎮(zhèn)村級(jí)檔案工作納入基層組織建設(shè)“五個(gè)好”創(chuàng)建考核體系，并將區(qū)檔案局列入“五個(gè)好”創(chuàng)建成員單位，在考核評(píng)比體系中檔案工作占2個(gè)分值。三是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督管理，加大各單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，經(jīng)過(guò)多方溝通和努力，區(qū)委、區(qū)政府將檔案工作納入全區(qū)績(jī)效考核范圍，在《大興區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處及區(qū)直單位科學(xué)發(fā)展績(jī)效考核內(nèi)容及考核任務(wù)分工表》中增加了對(duì)檔案管理工作制度建設(shè)及落實(shí)情況的考核內(nèi)容，在考核責(zé)任單位中增加了大興區(qū)檔案局。

二、加大宣傳力度，不斷提升檔案部門形象

宣傳工作是檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的發(fā)展離不開好的外部環(huán)境，積極開展檔案宣傳工作，是增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)、擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑；加強(qiáng)檔案宣傳工作同時(shí)也是創(chuàng)造好的輿論環(huán)境，提升檔案部門形象，提高檔案工作社會(huì)認(rèn)知度的重要舉措。大力加強(qiáng)宣傳工作，積極在提高宣傳工作質(zhì)量、效率上想辦法、下功夫，較好地發(fā)揮了宣傳工作的職能作用，宣傳模式不斷創(chuàng)新，宣傳渠道更為拓展，宣傳形式更加豐富，宣傳效果顯著提高，促進(jìn)了各項(xiàng)工作的深入開展。一是確定宣傳重點(diǎn)，充分利用廣播、電視、報(bào)刊等宣傳媒體，對(duì)重要工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議進(jìn)行采訪宣傳和報(bào)道，擴(kuò)大檔案工作的影響力。二是積極向市、區(qū)各新聞媒體和信息部門投稿，及時(shí)反映全區(qū)檔案工作動(dòng)態(tài)和工作成果。采取五項(xiàng)措施加強(qiáng)信息宣傳工作：研究制定《信息宣傳工作管理辦法》，建立信息員工作隊(duì)伍，進(jìn)一步完善信息工作管理方式、方法；每年研究制定信息宣傳工作機(jī)制，明確全年信息工作任務(wù)及各科室信息員工作職責(zé)，信息編寫、報(bào)送要求，計(jì)分評(píng)比及獎(jiǎng)勵(lì)辦法；定期對(duì)信息撰寫、報(bào)送情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期召開信息宣傳工作會(huì)議，通報(bào)信息宣傳工作情況，交流信息宣傳工作經(jīng)驗(yàn)，解決工作中存在的問(wèn)題；把基層立檔單位檔案工作信息報(bào)送情況列入對(duì)各單位檔案工作的考評(píng)內(nèi)容，激勵(lì)和調(diào)動(dòng)各立檔單位的積極性；加強(qiáng)與市、區(qū)信息部門的聯(lián)系和溝通，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”的方式，請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)信息宣傳工作進(jìn)行指導(dǎo)，提高信息撰寫的質(zhì)量和刊稿數(shù)量。三是充分利用網(wǎng)絡(luò)資源開展檔案法制宣傳。在網(wǎng)上開辟檔案法制宣傳欄目，以通俗易懂的圖文形式刊出與檔案工作聯(lián)系緊密、實(shí)用性強(qiáng)的檔案小知識(shí)、檔案法律法規(guī)知識(shí)、檔案違法案例等，增強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案、檔案工作及檔案法律法規(guī)知識(shí)的認(rèn)識(shí)，提高檔案法制宣傳的效果。四是鼓勵(lì)社會(huì)力量積極參與檔案宣傳工作。聘請(qǐng)區(qū)內(nèi)6名業(yè)余作家為名譽(yù)館員，通過(guò)他們從不同視角宣傳檔案館藏、宣傳檔案知識(shí)、宣傳檔案工作，展示我區(qū)檔案工作發(fā)展建設(shè)成果。邀請(qǐng)他們參加“檔案館日”宣傳活動(dòng)，定期組織開展宣傳館藏為主要內(nèi)容的座談、交流活動(dòng)；五是在宣傳內(nèi)容上下功夫，集中宣傳群眾感興趣、普遍關(guān)注的檔案資料上來(lái)。積極與大興報(bào)社合作，在《大興報(bào)》文化板塊開辟“檔案里的故事”專欄，用新的方式講故事，以新的方法用檔案，使群眾通過(guò)通俗易懂的故事形式了解檔案資料中記錄的歷史事件。六是加大檔案專業(yè)期刊和報(bào)刊的征訂力度，發(fā)揮檔案宣傳主陣地的作用。檔案專業(yè)刊物是宣傳檔案工作、宣講檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、反映檔案工作動(dòng)態(tài)、開展理論研究的主陣地，是基層檔案工作者獲取信息、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)最直接的渠道。宣傳推廣檔案專業(yè)期刊，也是檔案業(yè)務(wù)工作的需要。為抓好檔案專業(yè)刊物的征訂工作，將征訂工作任務(wù)分解落實(shí)到局內(nèi)各科室，人人都做征訂員、宣傳員。為確保征訂數(shù)量將征訂工作列入檔案執(zhí)法檢查加分項(xiàng)目。

三、強(qiáng)化檔案執(zhí)法檢查，有效提高檔案工作管理水平

開展檔案行政執(zhí)法檢查是深入宣傳貫徹實(shí)施《檔案法》，實(shí)現(xiàn)依法治檔，提高檔案科學(xué)管理水平的重要手段。加大執(zhí)法宣傳力度，認(rèn)真部署執(zhí)法檢查，是做好檔案行政執(zhí)法檢查工作的關(guān)鍵。為此我們堅(jiān)持依法加大檔案行政執(zhí)法的工作力度，嚴(yán)格執(zhí)法程序，規(guī)范執(zhí)法行為，明確執(zhí)法標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案行政執(zhí)法檢查工作，真正樹立起檔案執(zhí)法主體的權(quán)威和地位，用法制手段切實(shí)解決檔案事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，提高了各單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案法制意識(shí)，使之從思想和行動(dòng)上真正重視了檔案工作，有效提高了各單位的檔案管理水平。一是切實(shí)加強(qiáng)檔案法制機(jī)構(gòu)和執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)。設(shè)置專門的法制工作機(jī)構(gòu)和人員，為提高行政執(zhí)法工作水平，不斷完善檔案法制網(wǎng)絡(luò)，建立檔案執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員和執(zhí)法人員臺(tái)賬，目前我局有檔案執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員105人，執(zhí)法人員21人，執(zhí)法人員全部取得執(zhí)法證件。建立檔案行政執(zhí)法員和執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn)、考核制度，定期組織法律法規(guī)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。二是從規(guī)范行政執(zhí)法行為入手，切實(shí)樹立起檔案執(zhí)法人員形象。檔案執(zhí)法人員在進(jìn)行檔案行政執(zhí)法檢查時(shí)必須統(tǒng)一著裝、穿皮鞋、戴領(lǐng)帶、統(tǒng)一佩戴標(biāo)志牌。執(zhí)法人員統(tǒng)一著裝是讓執(zhí)法相對(duì)人能夠感覺(jué)到檔案行政執(zhí)法部門的莊嚴(yán)、統(tǒng)一和規(guī)范，“制服”還能體現(xiàn)執(zhí)法的力度與剛性，有利于隊(duì)伍的統(tǒng)一管理。檔案執(zhí)法標(biāo)志牌代表檔案行政管理部門，可以展示檔案行政管理部門的執(zhí)法權(quán)。三是嚴(yán)格檢查標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)法程序，樹立檔案行政執(zhí)法部門的權(quán)威和地位。每年根據(jù)執(zhí)法檢查情況對(duì)執(zhí)法檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化和補(bǔ)充，在檢查標(biāo)準(zhǔn)中明確列出各立檔單位接受執(zhí)法檢查的態(tài)度以及領(lǐng)導(dǎo)參與檢查情況的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；檢查前排出各單位接受檢查時(shí)間表，并印發(fā)正式檢查通知，明確要求接受檢查單位必須有主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參加。檢查過(guò)程中嚴(yán)格按照單位自查、實(shí)地檢查、反饋意見(jiàn)、整改復(fù)查、總結(jié)通報(bào)、查處檔案違法案件六個(gè)階段進(jìn)行。執(zhí)法檢查時(shí)各組均由副局長(zhǎng)帶隊(duì)，執(zhí)法檢查人員每次不少于二人，并同時(shí)出示執(zhí)法證證件，執(zhí)法檢查文書嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，并以電子版打印的書面形式反饋給被檢查單位保留。嚴(yán)格履行上述程序加大了檔案執(zhí)法檢查的力度，同時(shí)很好地樹立了檔案執(zhí)法部門的權(quán)威。四是借力聯(lián)合執(zhí)法、整體推進(jìn)。檔案部門屬于弱勢(shì)部門，執(zhí)法力度不如強(qiáng)勢(shì)部門，要加大執(zhí)法檢查力度不太容易，為此我們邀請(qǐng)上級(jí)檔案行政管理部門和區(qū)人大、區(qū)政協(xié)、區(qū)法制辦領(lǐng)導(dǎo)共同對(duì)鎮(zhèn)、村、街道、社區(qū)以及大的系統(tǒng)單位進(jìn)行檢查，引起基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的共同重視，促進(jìn)檔案工作整體推進(jìn)。endprint

四、創(chuàng)新思路，規(guī)范管理，扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)館藏檔案的信息化管理，我市實(shí)施了檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，大力推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作。在檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中明確提出了到“十二五”末，區(qū)縣檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化達(dá)到50%的目標(biāo)要求。2012年以來(lái)我局將檔案數(shù)字化工作作為局（館）首要任務(wù)抓緊抓好。積極探索，創(chuàng)新思路，采取先進(jìn)的工作方法，扎扎實(shí)實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。2012年12月1日館藏檔案數(shù)字化一期項(xiàng)目啟動(dòng)，到2013年12月結(jié)束，歷時(shí)一年，共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化34587卷、7702件，共計(jì)400萬(wàn)頁(yè)。質(zhì)量符合北京市《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，數(shù)字化率已達(dá)到“十一五末”館藏檔案數(shù)量的42%。目前館藏檔案數(shù)字化二期項(xiàng)目也已正式啟動(dòng)。

開展檔案數(shù)字化工作，人才隊(duì)伍是關(guān)鍵，檔案數(shù)字化工作不僅涉及信息技術(shù)問(wèn)題，而且更多地涉及檔案業(yè)務(wù)問(wèn)題，由信息科牽頭從檔案管理科和信息科兩個(gè)科室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干專門負(fù)責(zé)數(shù)字化工作。為確保數(shù)字化工作順利開展，局領(lǐng)導(dǎo)專門組織有關(guān)人員到數(shù)字化工作做得好的區(qū)縣進(jìn)行廣泛調(diào)研，結(jié)合本館實(shí)際，制定了大興區(qū)檔案館檔案數(shù)字化整體工作方案，決定走市場(chǎng)化運(yùn)作的路線，采取市場(chǎng)招投標(biāo)的方式，充分利用社會(huì)力量完成區(qū)檔案館數(shù)字化加工工作。解決了我局（館）人員和技術(shù)力量不足的問(wèn)題，同時(shí)方便管理，保證了檔案數(shù)字化加工的速度，提高了工作質(zhì)量，使檔案數(shù)字化加工工作有序開展。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，是檔案數(shù)字化建設(shè)不可或缺的必要條件。為了避免工作的隨意性，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照北京市數(shù)字化掃描工作相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，我們秉著科學(xué)、可靠和可行的原則進(jìn)行細(xì)化和補(bǔ)充。在檔案數(shù)字化工作開展過(guò)程中，我們根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)不同的工作崗位，制定一系列工作制度，用標(biāo)準(zhǔn)和制度來(lái)規(guī)范和指導(dǎo)工作。在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工前，摸清館藏情況，針對(duì)不同檔案情況，理清思路，制訂方案，為了把檔案數(shù)字化成果早日應(yīng)用到實(shí)際工作中，我們優(yōu)先對(duì)貼近民生、利用率高的婚姻檔案、招工檔案進(jìn)行數(shù)字化。在館藏檔案數(shù)字化掃描加工過(guò)程中，制定了嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案數(shù)字化加工處理工序，制定了嚴(yán)格的檔案保密制度、檔案數(shù)字化工作制度，嚴(yán)格對(duì)工作人員進(jìn)行政審，采取工作人員持牌上崗，安裝監(jiān)控設(shè)備，詳細(xì)辦理出入庫(kù)手續(xù)等措施，保證了實(shí)體檔案在數(shù)字化加工過(guò)程中的安全、完整。同時(shí)返聘局（館）退休熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行先期培訓(xùn)后，對(duì)數(shù)字化過(guò)程中的目錄校對(duì)、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等逐條逐頁(yè)進(jìn)行質(zhì)檢。要求數(shù)字化公司及時(shí)對(duì)合格數(shù)據(jù)一式三份進(jìn)行備份，保證檔案目錄數(shù)據(jù)的正確性、圖像與目錄掛接的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)存放的安全性，確保了檔案數(shù)字化質(zhì)量。

作者單位：北京市大興區(qū)檔案局endprint