李夢(mèng)飛+桑毓域

摘??要：在當(dāng)今時(shí)代，電子文件越來(lái)越多融入各類社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中，由于其自身的特點(diǎn)，為了保障其真實(shí)性和證據(jù)價(jià)值，電子文件的前端控制思想也被檔案學(xué)界所認(rèn)可和實(shí)施。然而，筆者以為，詹金遜的鑒定思想對(duì)電子文件前端控制理論應(yīng)當(dāng)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，筆者在本文中，立足詹金遜的鑒定觀，重新審視電子文件的前端控制思想。

關(guān)鍵詞：詹金遜;鑒定觀;電子文件;前端控制

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件逐漸滲透到人們的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，同時(shí)，它也因其越來(lái)越明顯的重要性而得到了人們與日俱增的關(guān)注，因此，如何始終保持電子文件的真實(shí)性和完整性也成了專家學(xué)者們不斷探討的話題，電子文件的前端控制理論應(yīng)運(yùn)而生。這一理論要求檔案管理人員對(duì)電子文件管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)階段就開始進(jìn)行把握和控制。然而，在電子文件盛行的今天，詹金遜的鑒定觀點(diǎn)又重新引起檔案學(xué)領(lǐng)域的重視，他反對(duì)檔案人員參與鑒定的觀點(diǎn)，與電子文件前端控制的思想中，要求檔案人員參與電子文件形成的全過程的思想相去甚遠(yuǎn)。然而，詹金遜的鑒定觀點(diǎn)雖然與目前更為主流的，以謝倫伯格為代表的鑒定觀差異頗大，但它不僅不過時(shí)，反而在電子文件盛行的當(dāng)代，對(duì)其鑒定理論的發(fā)展，具有重要的參考和指導(dǎo)意義。

1??詹金遜的鑒定觀及其產(chǎn)生的時(shí)代背景

1.1??詹金遜的鑒定觀。通常情況下，我們往往將詹金遜的檔案鑒定觀概括為“行政官員決定論”，但是在筆者看來(lái)，這一說(shuō)法不完全準(zhǔn)確。詹金遜認(rèn)為，“檔案的整理與編目必須確切反映其形成者的原始行政機(jī)關(guān)組織結(jié)構(gòu)和文件保管體系”?[1]，因此，能夠?qū)n案進(jìn)行鑒定的，與其說(shuō)是“行政官員”，不如說(shuō)是“文件形成者”。加拿大的檔案學(xué)者特里·庫(kù)克將詹金遜的檔案鑒定觀概括總結(jié)為：“檔案人員必須公正無(wú)私，他們的職責(zé)是保管行政活動(dòng)中自然產(chǎn)生的可靠證據(jù)，確保檔案不被任意破壞，按照文件形成者賦予文件的原始結(jié)構(gòu)和文件有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理和編目?！?/p>

事實(shí)上，正如庫(kù)克所概括的那樣，詹金遜認(rèn)為，檔案人員的職責(zé)僅僅是負(fù)責(zé)保管已經(jīng)形成的、經(jīng)過挑選的檔案，而不是參與檔案的形成過程或者檔案的鑒定過程。在詹金遜看來(lái)，不論是檔案工作人員還是其他學(xué)者或是社會(huì)民眾，他們對(duì)文件形成者以及檔案的形成過程，尤其是檔案的鑒定進(jìn)行任何形式的干涉都會(huì)影響文件的真實(shí)性。因?yàn)樵谖募纬蛇^程中，一旦這一形成過程或形成者被施以干涉，檔案在社會(huì)歷史活動(dòng)中自然形成的能夠反映某項(xiàng)社會(huì)歷史活動(dòng)真實(shí)形成的過程將會(huì)遭到破壞。因此，詹金遜反對(duì)檔案人員參與檔案的鑒定，其根本原因也是為了保護(hù)檔案內(nèi)容和形成過程的真實(shí)性和可靠性，盡量降低人為干涉所帶來(lái)的不良影響。

1.2??時(shí)代背景。雖然在當(dāng)代看來(lái)，詹金遜堅(jiān)決反對(duì)檔案人員參與鑒定的觀點(diǎn)太過偏激，然而這是由他所處的時(shí)代背景決定的。希拉里·詹金遜1882年11月生于倫敦，畢業(yè)于劍橋大學(xué)。之后不久進(jìn)入公共檔案館工作。他于1932年參與創(chuàng)辦英國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)，并成為該組織的主要領(lǐng)導(dǎo)人之一。1938年起任公共檔案館第一副館長(zhǎng)兼秘書?！岸?zhàn)”前，他是國(guó)際聯(lián)盟所屬檔案專家委員會(huì)的主席。1943年出任英國(guó)陸軍部檔案顧問，參與指導(dǎo)意大利和敵國(guó)戰(zhàn)區(qū)的檔案搶救工作。1950年，在國(guó)際檔案理事會(huì)成立大會(huì)上，他當(dāng)選為第一屆理事會(huì)副主席。1967年，詹金遜在英國(guó)薩塞克斯郡去世。他的一生都與檔案工作和研究緊密相連。

詹金遜所處的時(shí)代，機(jī)構(gòu)具有相對(duì)的穩(wěn)定性，所面臨的檔案也大都是歷史檔案和其他閉口檔案。同時(shí)，詹金遜的工作重點(diǎn)幾乎全部集中在中世紀(jì)和早期的國(guó)家文件上，特別是法庭文件和類似的司法和財(cái)政文件，這也是他不斷強(qiáng)調(diào)證據(jù)性的原因之一。顯而易見，這些閉口檔案的處理難度和復(fù)雜性，較之之后機(jī)構(gòu)頻繁變動(dòng)，開口檔案激增的時(shí)代的檔案管理，要相對(duì)簡(jiǎn)單和輕松得多。除此之外，詹金遜“十分熟悉維多利亞——愛德華時(shí)代英國(guó)政府機(jī)構(gòu)的法人文化，他相信一個(gè)可尊敬的、受過教育的、開化的政府官員在保護(hù)文件上能夠做出公正無(wú)私的判斷”。

也就是說(shuō)，基于當(dāng)時(shí)英國(guó)傳統(tǒng)的道德觀念，詹金遜對(duì)行政官員具有足夠的信任，他認(rèn)為，較之檔案人員，文件形成者——行政官員是最了解自身部門所形成的檔案的，同時(shí)，他也相信他們能夠拋卻私心，客觀公正地對(duì)自己形成的文件進(jìn)行挑選和鑒定。因此，詹金遜堅(jiān)持認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)由文件形成者而非檔案人員來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。歸根結(jié)底，他的鑒定觀所強(qiáng)烈捍衛(wèi)的，依然是文件的真實(shí)性、可靠性和證據(jù)價(jià)值。這在當(dāng)今電子文件的發(fā)展過程和管理過程中，毫無(wú)疑問是具有重要的理論指導(dǎo)意義的。

2??電子文件的前端控制

2.1??前端控制的思想根源。法國(guó)的檔案學(xué)者諾加雷最早提出前端控制的思想。他指出：“檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身?！眹?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在制訂《電子文件管理指南》的草案時(shí)，論述了在電子文件生命周期中，把握干預(yù)的時(shí)機(jī)是非常重要的。最后，它將“干預(yù)的時(shí)機(jī)”確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，將原先的對(duì)電子文件進(jìn)行的干預(yù)提前到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，主張“在文件形成前采取行動(dòng)”。?[2]

2.2??前端控制的產(chǎn)生背景。電子文件管理的前端控制思想的提出有著廣泛的社會(huì)背景和技術(shù)背景。第一，文件載體的變化。電子文件有其自身特點(diǎn)，主要包括“信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性”，等等。對(duì)紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)等都能夠在“紙張”這一載體中體現(xiàn)出來(lái)，不論是文件內(nèi)容的更改，還是結(jié)構(gòu)的變化，都會(huì)在紙質(zhì)載體上表現(xiàn)出來(lái)。紙質(zhì)檔案即便在歸檔之后因?yàn)楦鞣N原因有改動(dòng)，改動(dòng)的痕跡也很難被消除。因此，紙質(zhì)文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值更易被保護(hù)。但是這一優(yōu)勢(shì)對(duì)電子文件而言則沒有。由于電子文件載體的特殊性，電子文件在管理、利用或者轉(zhuǎn)存過程中，都容易出現(xiàn)被篡改或者丟失的情況。不僅如此，對(duì)于非后臺(tái)技術(shù)管理人員來(lái)說(shuō)，電子文件的改動(dòng)有時(shí)候很難被察覺。鑒于此，從電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段開始就要對(duì)其進(jìn)行“前端控制”的思想應(yīng)運(yùn)而生。

第二，文件保存的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于電子文件對(duì)其存儲(chǔ)載體具有很大的依賴性，它的真實(shí)性和完整性較難得到保存。在電子文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)階段，很多環(huán)節(jié)都可能導(dǎo)致其失真。如，捕獲時(shí)格式的轉(zhuǎn)換、文件的復(fù)制、存取過程、系統(tǒng)的維護(hù)過程，等等。由此可見，電子文件在管理、利用、轉(zhuǎn)移等許多環(huán)節(jié)都具有諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段就對(duì)其進(jìn)行“前端控制”是為了最大限度地保障電子文件的真實(shí)性和完整性，保護(hù)文件的證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。

第三，文件數(shù)量的激增。隨著人類社會(huì)的不斷發(fā)展，各種各樣的社會(huì)活動(dòng)不斷增多，隨之產(chǎn)生的信息量也爆炸式激增。特別是隨著各類電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件成為產(chǎn)生并成為社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的主流文件形式之一。然而，過大的信息量相互交錯(cuò)，反而會(huì)降低利用者對(duì)信息的查準(zhǔn)率。因此，檔案學(xué)者認(rèn)為，在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，對(duì)電子文件進(jìn)行信息判斷和處理的“前端控制”，以及對(duì)電子文件進(jìn)行“全程管理”都是必不可少的。

3??詹金遜的鑒定觀對(duì)前端控制的意義

事實(shí)上，筆者以為，檔案學(xué)的專家學(xué)者們認(rèn)為，檔案人員應(yīng)當(dāng)參與其中，對(duì)電子文件從設(shè)計(jì)階段開始就要進(jìn)行前端控制，其目的是為了保證電子文件的真實(shí)性和完整性，保護(hù)電子文件的證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，但是這一想法本身也有不少不足之處。在這一方面，詹金遜反對(duì)檔案人員參與鑒定的觀點(diǎn)有其理由，雖然詹金遜的鑒定觀針對(duì)的文件類型并非電子文件，但這一觀點(diǎn)依然對(duì)電子文件前端控制的思想的發(fā)展和完善具有重要意義。

首先，對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制，實(shí)際上是檔案人員對(duì)電子文件管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)階段就開始干涉，這樣有可能破壞檔案作為社會(huì)歷史活動(dòng)真實(shí)記錄的原始記錄性。這種做法意味著，在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件已經(jīng)不是一個(gè)完全自然的生成過程，而是有人為干涉在其中，即便是受過專業(yè)訓(xùn)練的檔案學(xué)者們，也難免會(huì)有一定程度的主觀性，因而很難說(shuō)前端控制這一行為能夠使得電子文件的真實(shí)性得到保障。

其次，要想對(duì)電子文件實(shí)行前端控制，保障電子文件管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)及其之后的管理階段能夠被客觀地控制，對(duì)檔案人員的行為進(jìn)行約束是非常必要的。然而，即便有了對(duì)檔案人員的各方面的法律和規(guī)章的要求，其自身的道德觀念和職業(yè)素養(yǎng)也一樣需要。可是，當(dāng)今時(shí)代的檔案管理員是否真的能如詹金遜所相信的“維多利亞——愛德華時(shí)代”的檔案鑒定人員一樣值得被信任？這也是一個(gè)值得深思的問題。

最后，電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的前端控制標(biāo)準(zhǔn)或準(zhǔn)則很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。筆者認(rèn)為，不同國(guó)家、地區(qū)的檔案機(jī)構(gòu)有其自身特殊性和不同需求，因此，在前端控制的標(biāo)準(zhǔn)上，很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。即便會(huì)有一些統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具體落實(shí)時(shí)，還是會(huì)因地因時(shí)而異。若不同的檔案機(jī)構(gòu)使用不同的標(biāo)準(zhǔn)，則顯然會(huì)造成一種混亂的局面，并不利于保障電子文件真實(shí)性和完整性。

因此，如上文所述，筆者認(rèn)為，詹金遜反對(duì)檔案人員參與鑒定的觀點(diǎn)在當(dāng)下電子文件盛行的時(shí)代具有十分重要的意義。他讓我們重新思考電子文件前端控制的合理性，使得我們能夠進(jìn)一步完善電子文件和電子文件管理系統(tǒng)的管理辦法，真正保障電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。

參考文獻(xiàn)：

[1]T·庫(kù)克.1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響[R].第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告集.

[2]王玲.電子文件環(huán)境下的前端控制[J].檔案與建設(shè)，2012（07）.

（作者單位：天津師范大學(xué)??來(lái)稿日期：2014-10-06）