劉 慧

(中國(guó)石油大學(xué)勝利學(xué)院 文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 東營(yíng) 257000)

一地方中小煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)的問題及對(duì)策研究

劉 慧

(中國(guó)石油大學(xué)勝利學(xué)院 文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 東營(yíng) 257000)

關(guān)于煉油企業(yè)采購(gòu)管理的研究大多集中于關(guān)鍵原材料——原油的采購(gòu)管理,而忽視其他物資器械的采購(gòu)管理,這樣會(huì)直接影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。地方中小煉油企業(yè)應(yīng)該同樣重視其他物資器械的采購(gòu)管理,制定科學(xué)的供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和規(guī)范的采購(gòu)程序,提高采購(gòu)人員素質(zhì),健全供應(yīng)商信息管理系統(tǒng),加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理等,全面提升企業(yè)整體采購(gòu)管理水平,確保企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展。

煉油企業(yè);物資器械;采購(gòu)管理;供應(yīng)商管理

據(jù)了解,地方中小煉油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資采購(gòu)一般分為四類:原料油采購(gòu)、水電供應(yīng)、物資器械采購(gòu)和工程物資采購(gòu)。其中,原料油作為地方中小煉油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵物資,在采購(gòu)支出中占主體,地位十分重要,由專門成立的原油采購(gòu)中心負(fù)責(zé)。水電作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的動(dòng)力來源,由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)聯(lián)系地方相關(guān)水電部門來供應(yīng)。工程采購(gòu)是指工程項(xiàng)目中所需物料的采購(gòu),由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)。物資器械采購(gòu)是指除了以上采購(gòu)物品外的一切物資采購(gòu),由物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)。關(guān)于煉油企業(yè)采購(gòu)管理的研究大多集中于原料油的采購(gòu)管理,而忽視其他物資器械的采購(gòu)管理,致使其存在諸多問題亟需解決。筆者將對(duì)地方中小煉油企業(yè)物資器械的采購(gòu)管理展開研究,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并提出解決的對(duì)策。

一、地方中小煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)管理的現(xiàn)狀

地方中小煉油企業(yè)一般設(shè)有物資供應(yīng)部,下設(shè)物資采購(gòu)室和物資管理室,是企業(yè)的后勤服務(wù)部門,主要起到協(xié)調(diào)和保證生產(chǎn)的作用。采購(gòu)室負(fù)責(zé)各種物資的采購(gòu);物資管理室由計(jì)劃員、庫管員、驗(yàn)收員組成,計(jì)劃員負(fù)責(zé)對(duì)各部門送交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總分類,結(jié)合現(xiàn)有庫存與相關(guān)部門溝通最終確定采購(gòu)數(shù)量,并按類別分配給各個(gè)采購(gòu)員;庫管員和驗(yàn)收員負(fù)責(zé)物資的入庫、驗(yàn)收、登記臺(tái)賬、發(fā)料、結(jié)賬。

雖然地方中小煉油企業(yè)采購(gòu)的物資器械種類繁多,但相比較原料油的采購(gòu)成本,其采購(gòu)金額較小。同時(shí),物資器械采購(gòu)頻率較低,除了大項(xiàng)目、新建項(xiàng)目以及停工檢修外,日常的采購(gòu)活動(dòng)很少發(fā)生。

在物資器械采購(gòu)中,一般對(duì)于價(jià)值較大的重要設(shè)備、材料的采購(gòu)項(xiàng)目,企業(yè)采用招標(biāo)方式,即物資供應(yīng)部陳述招標(biāo)物料和投標(biāo)的參與廠商,投標(biāo)商按照抽簽順序依序發(fā)言陳述產(chǎn)品情況,然后由項(xiàng)目代表以及相關(guān)的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)等方面的人員組成的評(píng)標(biāo)委員會(huì)討論議標(biāo),決定選擇供應(yīng)商。

由于特殊原因無法組織招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目,如價(jià)值金額較小未超過規(guī)定的招標(biāo)金額或急需的物資采購(gòu)項(xiàng)目等,企業(yè)實(shí)行非招標(biāo)采購(gòu),即采購(gòu)員根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研、聯(lián)合考察組實(shí)際考察或以往的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)選擇備選供應(yīng)商,然后根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、供貨及時(shí)性和服務(wù)水平等評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)最終選擇一個(gè)供應(yīng)商。

二、地方中小煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)管理中存在的問題

(一)對(duì)物資器械采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠

由于物資器械不屬于煉油企業(yè)的關(guān)鍵原材料,且采購(gòu)金額較小、頻率較低,加之供應(yīng)市場(chǎng)供大于求,在采購(gòu)中處于有利位置,因此企業(yè)有一種濃厚的以我為主的“計(jì)劃色彩”思想,通常采用簡(jiǎn)單的實(shí)用主義態(tài)度處理與供應(yīng)商的關(guān)系,對(duì)于采購(gòu)的認(rèn)識(shí),大多停留在能夠及時(shí)供貨、能夠保證質(zhì)量,或者某些情況下能夠按照要求降價(jià)等層面。對(duì)于如何系統(tǒng)分析供應(yīng)商資源的特點(diǎn),如何更充分地開發(fā)利用這一資源來實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理,則缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與管理,缺乏統(tǒng)一的流程和管理規(guī)定。

(二)缺乏科學(xué)的供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和規(guī)范的采購(gòu)程序

地方中小煉油企業(yè)在非招標(biāo)采購(gòu)中多使用主觀性較強(qiáng)的直觀判斷法,雖然運(yùn)作方式簡(jiǎn)單、快速、方便,但供應(yīng)商考察人員的分析判斷能力是有差異的,掌握的信息詳盡程度是未知的,加之未規(guī)定各考慮因素的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及所占的比例權(quán)重,無法進(jìn)行量化,因此對(duì)供應(yīng)商的選擇缺乏科學(xué)性、客觀性。

從采購(gòu)程序上看,采購(gòu)人員與供應(yīng)商的選擇有直接關(guān)系,企業(yè)雖實(shí)行采購(gòu)人員輪崗制等控制措施,但因采購(gòu)人員人手不夠或其他原因,實(shí)際執(zhí)行效果并不理想。

(三)采購(gòu)人員素質(zhì)亟待提高

地方中小煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)種類繁多,而采購(gòu)人員較少,每個(gè)采購(gòu)員要負(fù)責(zé)多種不同種類物資的采購(gòu)。同時(shí),采購(gòu)人員受教育水平較低,大多為?？莆幕?采購(gòu)專業(yè)知識(shí)匱乏,沒有參加相關(guān)培訓(xùn),更沒有取得采購(gòu)資格的認(rèn)證。在實(shí)際采購(gòu)活動(dòng)中,采購(gòu)員與供應(yīng)商選擇有著直接關(guān)系,其專業(yè)知識(shí)、道德水平、分析判斷能力等綜合素質(zhì)關(guān)系到供應(yīng)商的選擇是否合適[1],因此采購(gòu)員綜合素質(zhì)的低下會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

(四)未建立完整詳細(xì)的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)

地方中小煉油企業(yè)的采購(gòu)員通常根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)或是新供應(yīng)商的主動(dòng)聯(lián)系等方式采集信息,建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫,通過定期考核供應(yīng)商,及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫。但該供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)的建立仍處于起步階段,信息數(shù)據(jù)不完善,僅僅包括各供應(yīng)商的聯(lián)系方式、地理位置等基本信息,未涉及更深入的信息,如供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、商業(yè)信譽(yù)、業(yè)務(wù)能力、發(fā)展前景、以往的合作情況等,且信息數(shù)據(jù)庫沒有在各部門之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

(五)供應(yīng)商關(guān)系管理欠缺

由于煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)種類繁多、金額較小、頻率較低,在總成本中所占比例較小,且供大于求,決定了企業(yè)與供應(yīng)商之間大多是一種純粹的買賣交易關(guān)系,相關(guān)人員認(rèn)為沒有供應(yīng)商關(guān)系管理的必要。對(duì)供應(yīng)商除了必要的考察、考核外,在日常的關(guān)系中基本沒有信息的交流和溝通。企業(yè)主動(dòng)進(jìn)行供應(yīng)商研究、細(xì)分以及供應(yīng)商管理策略的實(shí)施也就無從談起。

三、地方中小煉油企業(yè)改善物資器械采購(gòu)管理的對(duì)策

(一)轉(zhuǎn)變思想,提高認(rèn)識(shí)水平,重視物資器械采購(gòu)管理

盡管物資器械采購(gòu)僅占總成本的小部分,但企業(yè)仍然要認(rèn)識(shí)到物資器械采購(gòu)管理是企業(yè)整個(gè)采購(gòu)管理體系中不可或缺的一部分,一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)的改善都可能帶給企業(yè)巨大的利益。因此,企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想,提高認(rèn)識(shí)水平,重視物資器械采購(gòu)管理,加強(qiáng)部門建設(shè),提高采購(gòu)人員素質(zhì)水平,規(guī)范采購(gòu)流程等,使物資器械采購(gòu)真正成為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有力保障。

(二)規(guī)范供應(yīng)商選擇和采購(gòu)程序

科學(xué)、合理的供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)指標(biāo)和采購(gòu)程序是采購(gòu)管理的重要組成部分,直接關(guān)系著物資器械采購(gòu)的質(zhì)量。因此,企業(yè)應(yīng)制定和規(guī)范供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)指標(biāo)和采購(gòu)程序[2]。首先,企業(yè)應(yīng)將采購(gòu)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化,并規(guī)定相應(yīng)的權(quán)重予以量化,使采購(gòu)人員選擇商品時(shí),能用科學(xué)的方法針對(duì)企業(yè)需求與市場(chǎng)趨勢(shì)進(jìn)行合理分析,選擇最合適的供應(yīng)商,不因主觀偏見而影響正確策略的擬定和實(shí)施。其次,要制定相應(yīng)的制度來規(guī)范采購(gòu)人員的行為,防止損公肥私甚至違法亂紀(jì)行為的發(fā)生,如嚴(yán)格實(shí)行采購(gòu)人員輪崗制,嚴(yán)格按照既定工作流程辦事,不能隨意更改、刪減或合并工作流程等。

(三)提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)

(1)加強(qiáng)采購(gòu)人員的政治思想教育。企業(yè)要從正面進(jìn)行思想教育,讓企業(yè)采購(gòu)人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性,樹立公司利益第一的觀念,使之成為愛崗敬業(yè)、有職業(yè)道德、守紀(jì)律、講誠(chéng)信的采購(gòu)高手。同時(shí)，企業(yè)可以采取反面警示教育,通過講述采購(gòu)違法亂紀(jì)行為的后果,為他們敲響警鐘[3]。

(2)加強(qiáng)采購(gòu)人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。采購(gòu)工作需要采購(gòu)人員具備采購(gòu)專業(yè)知識(shí),熟悉、掌握國(guó)家與采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)、企業(yè)的規(guī)章制度,具有良好的溝通能力和嫻熟的談判技巧等。因此,企業(yè)要鼓勵(lì)、支持和督促采購(gòu)人員學(xué)習(xí)各種相關(guān)理論知識(shí),為采購(gòu)人員創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和條件,通過邀請(qǐng)高校教師講課或?qū)I(yè)培訓(xùn)等方式來提高采購(gòu)人員的知識(shí)水平,使其采購(gòu)行為有經(jīng)驗(yàn)和理論作支撐。同時(shí),拓寬培訓(xùn)內(nèi)容,增加相關(guān)知識(shí)能力如談判能力、判斷能力等的培訓(xùn),全面提升采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)。

(四)基于分類管理思想,加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理

地方中小煉油企業(yè)不同類型物資器械的采購(gòu)頻率、需求數(shù)量、價(jià)值大小存在明顯差異,基于這種差異與分類管理思想,可將采購(gòu)物資分為戰(zhàn)略性物資、重要性物資和一般性物資,并依此將供應(yīng)商細(xì)分為戰(zhàn)略性供應(yīng)商、重要性供應(yīng)商和一般性供應(yīng)商,實(shí)行差異化的供應(yīng)商關(guān)系管理,降低企業(yè)管理成本[4]。

戰(zhàn)略性物資包括相對(duì)來說價(jià)值較大、需求量較多的物資器械,如微機(jī)配件、儀器儀表、管子配件、閥門、緊固件等,企業(yè)應(yīng)與這些物資器械的戰(zhàn)略性供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,保持信息的交流與溝通。同時(shí),進(jìn)行詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查和需求預(yù)測(cè),設(shè)置一定量的安全庫存并進(jìn)行嚴(yán)格的庫存控制和物流監(jiān)控,保證供應(yīng)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。

重要性物資包括價(jià)值不是太大但保障供應(yīng)有一定風(fēng)險(xiǎn)的物資器械,如機(jī)械模具、焊接材料等。企業(yè)應(yīng)與這些物資器械的重要性供應(yīng)商建立雙贏的合作競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,重視其績(jī)效評(píng)價(jià),在保持相對(duì)穩(wěn)定合作關(guān)系的同時(shí),關(guān)注市場(chǎng)供需狀況及變動(dòng)趨勢(shì)信息,特別是供應(yīng)商能力變化等信息,努力控制供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

一般性物資包括價(jià)值較低、能標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)的物資器械,如油漆涂料、勞保用品、辦公用品等等。企業(yè)應(yīng)與這些物資器械一般性供應(yīng)商建立一般的交易競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,盡可能地壓低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。但要注意,在充分引入競(jìng)爭(zhēng)、保持成本最低化的同時(shí),還需要建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商名單,防止過度競(jìng)爭(zhēng)帶來的物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

(五)完善供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)

企業(yè)供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)信息管理、評(píng)價(jià)信息管理兩個(gè)功能模塊組成,由物資供應(yīng)部安排相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和維護(hù)，從組織、資金、技術(shù)上給予切實(shí)支持和落實(shí)。

基礎(chǔ)信息管理模塊應(yīng)包括企業(yè)物資需求信息數(shù)據(jù)庫和供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。物資需求信息數(shù)據(jù)庫主要包括企業(yè)內(nèi)部各部門所需物資的編碼、種類、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫主要包括企業(yè)規(guī)模、聯(lián)系方式、產(chǎn)品的質(zhì)量、種類等基本信息,還包括供應(yīng)商潛在發(fā)展能力、財(cái)務(wù)狀況等以及以往的合作表現(xiàn)等信息[5]。企業(yè)要通過各種渠道,如采購(gòu)人員的市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)考察組的現(xiàn)場(chǎng)考察、新供應(yīng)商的毛遂自薦、網(wǎng)絡(luò)介紹或其他企業(yè)的推薦等渠道,盡可能全面、詳盡、準(zhǔn)確地收集供應(yīng)商的信息資料。同時(shí)要意識(shí)到,供應(yīng)商的信息是動(dòng)態(tài)的,因此要隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行更新。評(píng)價(jià)信息管理模塊主要包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)和供應(yīng)商的日常表現(xiàn)信息,用于企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。

四、結(jié) 語

由于地方中小煉油企業(yè)物資器械采購(gòu)種類繁多、金額較小、頻率較低,占企業(yè)總成本較小,加之物資器械供應(yīng)市場(chǎng)供大于求,企業(yè)占有主導(dǎo)地位,因此,企業(yè)物資器械類采購(gòu)管理存在諸多問題,如對(duì)物資器械采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠,缺乏科學(xué)的供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和規(guī)范的采購(gòu)程序,采購(gòu)人員素質(zhì)亟待提高,未建立完整詳細(xì)的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),供應(yīng)商關(guān)系管理欠缺等。這就需要地方中小煉油企業(yè)重視物資器械采購(gòu)管理,規(guī)范供應(yīng)商選擇和采購(gòu)程序,多種措施提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì),運(yùn)用分類管理思想來加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理,并不斷更新和完善供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。只有這樣,才能全面提升物資器械采購(gòu)管理水平,更好地保障和促進(jìn)企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

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[責(zé)任編輯] 譚愛蘭

2015-09-06

劉 慧(1985—),女,山東萊蕪人,中國(guó)石油大學(xué)勝利學(xué)院文法與經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院助教,碩士,主要從事企業(yè)管理和市場(chǎng)營(yíng)銷研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.04.014

F274

A

1673-5935(2015)04- 0053- 03