趙峰，李星星，張倩

江蘇大學(xué)附屬醫(yī)院人事科,江蘇鎮(zhèn)江 212001

近年來，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，衛(wèi)生人事制度不斷改革，醫(yī)院的人事檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。人事檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員、干部職工個(gè)人經(jīng)歷、履歷、能力的記錄，關(guān)系到每個(gè)人的晉升、晉級(jí)、享受相關(guān)待遇的證明記錄，相關(guān)社會(huì)關(guān)系的證明等諸多問題。人事檔案可以為醫(yī)院管理者提供全面的，高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)，對(duì)醫(yī)院的人力資源挖掘，管理和合理配置氣到一定的作用。管理好醫(yī)院的人事檔案工作，對(duì)各級(jí)醫(yī)院發(fā)掘人才資源、人事管理、合理配置人才梯隊(duì)、干部選拔、單位聘任有重要影響[1]，制定合理的人才規(guī)劃，推動(dòng)人事工作的不斷發(fā)展，是醫(yī)院干部人事檔案管理工作者的新命題。

該院是一所集醫(yī)、教、研、防為一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，擁有全市一流的衛(wèi)生技術(shù)專業(yè)人才，該院人事檔案室原是國(guó)家一級(jí)檔案室，但距離新形勢(shì)下的檔案管理還存在差距，怎樣才能將人事檔案管理工作提升到一個(gè)新的平臺(tái)，步入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道，該文結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理的不足，討論提升人事檔案管理的方法和對(duì)策，以期為醫(yī)院的人事管理實(shí)踐提供一定的幫助[2]。

1 醫(yī)院人事檔案管理存在不足與分析

1.1 管理意識(shí)淡薄、重視不夠

現(xiàn)階段，醫(yī)院普遍存在重視醫(yī)生業(yè)務(wù)技術(shù)的提高，重視經(jīng)濟(jì)、信息管理與人才引進(jìn)等可帶來直接經(jīng)濟(jì)效益等方面的管理，而對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠。認(rèn)為人事檔案就是單純的存檔，沒實(shí)質(zhì)性用途，加上人事檔案自身不能夠?yàn)獒t(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上對(duì)人事檔案的利用也認(rèn)識(shí)不足，缺少利用人事檔案信息來管理人才的理念；普通職工對(duì)于檔案的意識(shí)淡薄，不知道檔案的功能，覺得沒有工作調(diào)動(dòng)，檔案就沒有用處[1]。該院有正式在職職工檔案1100 多份，退休職工檔案600 多份，死亡人員檔案近200 份，加上每年產(chǎn)生的相關(guān)材料、如工資、花名冊(cè)、年報(bào)表、臺(tái)賬、招聘工作材料、干部測(cè)評(píng)材料等，但由于各種因素，人事檔案已有長(zhǎng)達(dá)十五年未經(jīng)系統(tǒng)整理。

1.2 管理手段落后，硬件不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是干部工作的重要組成部分[3]。但在管理手段上，仍停留在手工操作、查閱信息仍為人工查找，沒有單獨(dú)的電子信息化系統(tǒng)。有的甚至沒有明確的管理制度，在收集、歸檔、分類、利用、借閱等方面一片空白。拿該院的1900 多份人事檔案為例，2015年之前，由于單位用房調(diào)整，這些檔案存放在一個(gè)約20 m2的小庫房里，庫房面積達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，存放柜年久失修，且容量不夠；沒有配備工作人員、辦公場(chǎng)所，更不用說專用的掃描儀、復(fù)印機(jī)等檔案歸檔必備的硬件設(shè)施。隨著時(shí)間的推移，檔案越來越多，有的布滿了灰塵，存在受潮、霉變的可能。

1.3 專業(yè)人員缺乏，經(jīng)驗(yàn)不夠

《干部檔案工作條例》要求：“每管理1000 人的檔案需要配備1 名專職干部?！卑凑毡壤?，該院至少需要兩名專職的檔案管理人員。目前該院沒有專職管理人事檔案人員，由人事部門工作人員兼職管理。每年新增檔案、調(diào)出檔案以及在職員工個(gè)人每年產(chǎn)生的年度考核表、工資變動(dòng)審批表、職稱材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、職務(wù)材料、黨員材料等需歸檔的材料，均需要不斷更新完善，還有檔案材料的鑒定、收集及催要、分類、加工、歸檔等工作，導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重的精力不足、職責(zé)分離現(xiàn)象[4]，難以適應(yīng)新形式、新時(shí)期檔案管理要求。

1.4 管理模式滯后，缺少人事檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

隨著我國(guó)信息化水平的提升，醫(yī)院人力資源情況的動(dòng)態(tài)性不斷增強(qiáng)，人才流動(dòng)也開始增加[5]。一是當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，特別是調(diào)檔、整檔程序繁瑣，利用面很窄[4]。當(dāng)人員出現(xiàn)工作變動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)檔案需要多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，在一定程度上限制了人才流動(dòng)和社會(huì)上人力資源的合理配置。二是醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員尤其是高層次引進(jìn)人才開展的科研項(xiàng)目成果，均需要記錄在人事檔案中，但醫(yī)院技術(shù)檔案收集制度的缺失、歸檔不及時(shí)，直接影響了人事檔案的有效性和完整性。三是缺少信息化管理。拿人事代理人員為例，事業(yè)單位推行聘用制與合同制，醫(yī)院職工逐步由單位人向社會(huì)人轉(zhuǎn)變，醫(yī)院人事管理由身份管理轉(zhuǎn)向崗位管理，現(xiàn)在工作的聘用制人員逐年增多，他們的檔案交由人才交流中心托管，由于尚未實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，調(diào)閱檔案困難。

1.5 缺少專業(yè)人員技術(shù)檔案

傳統(tǒng)的人事檔案管理就當(dāng)前人事檔案收集的材料來說劃分為10 類，材料主要為入學(xué)、入團(tuán)、入黨時(shí)當(dāng)事人書寫和組織人事部門在考查干部、增加工資和錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、出國(guó)、離退休、退職辦理手續(xù)中形成的原始材料。這些材料都很珍貴，但都是職工基本信息的記錄，在現(xiàn)代醫(yī)院管理中對(duì)反映職工實(shí)際工作水平、能力的記錄較少，才能給現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理中考評(píng)、選拔業(yè)務(wù)干部提供有力依據(jù)，這就迫切需要人力資源管理部門建立一套員工技術(shù)檔案。

2 改進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策

2.1 提升對(duì)人事檔案的重視程度

2.1.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí) 檔案管理部門應(yīng)利用各種渠道加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳工作，提升領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案材料的重視程度，促進(jìn)人事檔案工作的開展；二是檔案管理部門要讓“柜子里的信息活起來”[6]，通過掌握有效的檔案信息，從各方面發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，把優(yōu)秀的人才信息及時(shí)反饋給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，作為人才選拔的重要依據(jù)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2.1.2 改善硬件設(shè)施 人事檔案管理按照2012年中共中央組織部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》的文件規(guī)定，建立獨(dú)立專區(qū)、堅(jiān)固的、防火、防潮的檔案庫房，以提高檔案的安全性，并考慮檔案工作人員在查檔、閱檔、整理加工檔案等工作上的便利性需要，與檔案庫房、閱檔室、辦公室三室的布局與設(shè)置。增加人事檔案管理信息化所需設(shè)備設(shè)施，江蘇省委組織部研發(fā)的人事檔案管理管理系統(tǒng)，提高檔案管理的檢索效率，延長(zhǎng)人事檔案保管時(shí)限，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員和隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)

2.2.1 引進(jìn)專業(yè)的專職檔案管理人員 該院是三級(jí)甲等的綜合性醫(yī)院，其人力資源情況非常復(fù)雜，人員存在事業(yè)編制、人事代理、勞務(wù)派遣等多種用人模式，兼職工作人員已經(jīng)不能合理地管理好上述人員的檔案。為了防止管理工作之間存在相互推諉現(xiàn)象，提高管理水平與利用效率，需要結(jié)合當(dāng)前的用人實(shí)際狀況，實(shí)行專人專職管理的體制，這樣才能有效解決檔案零亂、不能按時(shí)入檔、不規(guī)范入檔等現(xiàn)象。

2.2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè) 一支專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、高效穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是提升檔案工作的保證[3]。要采取多種方式，對(duì)人事檔案管理人員強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高這支隊(duì)伍的整體能力和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)檔案管理人員要及時(shí)更新管理觀念，提高專業(yè)素質(zhì)，積極主動(dòng)地對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)地分析、整理[7]；增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，正確樹立思想觀念、創(chuàng)新工作模式、提高工作效率、改進(jìn)工作方法，切實(shí)維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和可信度。

2.3 推進(jìn)檔案動(dòng)態(tài)、信息化、社會(huì)化管理

2.3.1 加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理 定期核對(duì)信息，發(fā)現(xiàn)人事信息與實(shí)際情況不符,應(yīng)重新審查且調(diào)整信息。在醫(yī)院管理體系日趨成熟的背景下,人事檔案管理也有了新的理念，即動(dòng)態(tài)管理，它是區(qū)別于靜態(tài)管理而言,早前的人事檔案管理工作一直處于靜態(tài)管理工作模式,這大大影響了整個(gè)醫(yī)院人事信息的處理效率。人事檔案的動(dòng)態(tài)管理對(duì)醫(yī)院內(nèi)部調(diào)控具有很大的應(yīng)用價(jià)值,有助于提升醫(yī)院人力資源的有效利用率,加快醫(yī)療服務(wù)機(jī)制的深化改革。人事部門要積極地調(diào)整管理方案,優(yōu)化人事信息的收集、處理、考評(píng)、存儲(chǔ)等,保證每一份檔案，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)信息資源都得到充分的利用。

2.3.2 推進(jìn)人事檔案信息化管理工作 為了適應(yīng)醫(yī)院的信息化建設(shè)，運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案的管理，達(dá)到了人事檔案信息的信息化管理、利用及存儲(chǔ)。同時(shí)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，利用計(jì)算機(jī)及掃描儀等設(shè)備將檔案資料錄入，運(yùn)用不同軟件制作成各種統(tǒng)計(jì)表、專題目錄等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存的“雙套制”管理模式，確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性，提高人事檔案的利用率，降低其損毀幾率。這不僅可以有效地代替檔案人員的人工勞動(dòng)，而且通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)大大地方便了對(duì)人事檔案材料進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)測(cè)等工作。隨著醫(yī)療改革和人事制度改革的不斷深入，外資醫(yī)院、民營(yíng)醫(yī)院的大量涌入醫(yī)療市場(chǎng)，新醫(yī)改又提出推進(jìn)多點(diǎn)執(zhí)業(yè)，這些因素都導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性不斷增大，尤其是對(duì)三甲醫(yī)院，醫(yī)院人力資源管理的模式與方法直接影響著醫(yī)院的整體效率。

2.3.3 逐步推進(jìn)人事檔案社會(huì)化管理 醫(yī)療衛(wèi)生人才是全社會(huì)的財(cái)富，為盡快實(shí)現(xiàn)他們由單位人向社會(huì)人的轉(zhuǎn)變，如果條件允許可在同一個(gè)地市建立醫(yī)衛(wèi)系統(tǒng)人事檔案信息集中管理中心，由各級(jí)衛(wèi)生行政主管部門牽頭，將該市區(qū)的所有醫(yī)衛(wèi)人員檔案進(jìn)行集中式管理。建立以市為單位的醫(yī)務(wù)人員人事檔案庫，并逐步擴(kuò)大到省級(jí)庫。配備專業(yè)檔案人員與計(jì)算機(jī)管理人員，通過計(jì)算機(jī)將所有庫存檔案中有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，逐步健全完善人事檔案信息庫內(nèi)容。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)立條目和全文查詢網(wǎng)絡(luò)，建立分級(jí)查詢和醫(yī)療行業(yè)內(nèi)部查詢系統(tǒng)，可以為各醫(yī)院人力資源管理工作人員提供充分利用人事檔案庫存材料的條件。

同時(shí)，人事檔案不隨人員的調(diào)動(dòng)而流動(dòng)，也消除了人才合理流動(dòng)的障礙。這樣做才能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的改革步伐，最大限度發(fā)揮其信息化的能動(dòng)作用，將過去分散使用人、財(cái)、物等資源變?yōu)榧泄芾?，減少了各單位紙質(zhì)檔案保管的人力、物力成本。

2.4 強(qiáng)化對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理只是保存職工的基本信息，對(duì)職工實(shí)際工作水平、能力的記錄較少，而這些內(nèi)容恰恰是在現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理中考評(píng)、選拔業(yè)務(wù)干部的有力依據(jù)，這就迫切需要人力資源管理部門建立一套員工的專業(yè)技術(shù)檔案。

專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)務(wù)人員在平時(shí)的醫(yī)療實(shí)踐與科研活動(dòng)過程中形成的反映工作經(jīng)歷、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)技能、科研成果等的憑證材料。這些檔案記錄了醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績(jī),也反映了醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿?是醫(yī)院一筆重要的無形財(cái)富。因此,做好醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集，管理以及開發(fā)利用工作,不僅對(duì)專業(yè)技術(shù)人員在職稱晉升、干部選拔等方面有著很大的幫助，也對(duì)促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作卓有成效地開展具有十分重要的意義。

綜上所述，信息技術(shù)是醫(yī)院人事檔案管理改革的技術(shù)保障,雖然目前許多醫(yī)院檔案管理設(shè)施和設(shè)備相對(duì)滯后，管理人員的數(shù)量和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，部分單位制度不夠完善，但隨著各級(jí)管理人員的不斷重視，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心的不斷提高，通過檔案信息化管理和醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案的建立，使人事檔案進(jìn)一步達(dá)到規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，人事檔案將會(huì)為醫(yī)院管理者提供更多的高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)。人事檔案的社會(huì)化管理也更有利于檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓衛(wèi)生行政主管部門及時(shí)準(zhǔn)確地掌握和了解醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人才的分布和使用狀況，最大限度地發(fā)揮人事檔案信息的社會(huì)價(jià)值。

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