陳霞，哈申高娃內(nèi)蒙古通遼市醫(yī)院

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探究

陳霞，哈申高娃
內(nèi)蒙古通遼市醫(yī)院

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，企事業(yè)單位的檔案管理工作也得到了進(jìn)一步發(fā)展，尤其是對(duì)于醫(yī)院來說更是明顯。醫(yī)院是一種服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其檔案量大，檔案類別多，涉及內(nèi)容廣泛是醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，因此，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展有著重要意義。

檔案管理；建設(shè)；信息化

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案管理工作看似簡單，但是對(duì)醫(yī)院的發(fā)展卻起著重要作用。因?yàn)獒t(yī)院是一個(gè)復(fù)雜的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作涉及面極為廣泛，基本類別包括：業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案、醫(yī)藥檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案和其他檔案等等，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)意義重大。第一，檔案管理信息化便于檔案的查詢，可以極大地提高醫(yī)院檔案管理的服務(wù)效率；第二，醫(yī)院檔案管理信息化便于檔案的儲(chǔ)存，使檔案管理工作有序開展，檔案管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的不足之處

1、管理機(jī)制還不夠完善

管理機(jī)制不完善是我國醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題，也是影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐的突出問題?，F(xiàn)階段，由于醫(yī)院職工和就診病人較多，醫(yī)院每日所需整理的個(gè)人信息和業(yè)務(wù)信息量非常大，這時(shí)如果沒有一個(gè)完善的管理機(jī)制是很難滿足檔案管理需要的。例如：在傳統(tǒng)檔案管理工作中，各科室都有專人來負(fù)責(zé)收集本科室工作人員的個(gè)人檔案，責(zé)任心強(qiáng)的同志會(huì)把本科室工作人員的信息及時(shí)報(bào)送到檔案室進(jìn)行備案，而有些同志對(duì)此工作不負(fù)責(zé)任，在檔案收集過程中的表現(xiàn)會(huì)極不認(rèn)真；而當(dāng)有些工作人員在醫(yī)院工作時(shí)間較短就被調(diào)走的情況出現(xiàn)時(shí)，就會(huì)造成這些工作人員的個(gè)人檔案漏報(bào)問題。

2、管理模式落后

管理模式落后也是影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要因素。其主要表現(xiàn)如下：第一，醫(yī)院檔案信息管理還是以紙質(zhì)檔案為主，這根本就難以滿足信息化檔案管理的要求。第二，有些醫(yī)院盡管采取了信息化管理的模式，投入資金購買了信息化管理的設(shè)備和軟件，但是由于醫(yī)院的檔案信息工作人員水平較低，操作能力較差，不僅難以完成每日的檔案信息錄入工作，更不能為患者提供相應(yīng)的檔案信息查詢服務(wù)，這也影響了檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程；第三，醫(yī)院檔案管理存在保密性差問題，有些醫(yī)院由于工作人員操作不當(dāng)，會(huì)造成患者或者職工的個(gè)人檔案信息泄露，這樣不僅給受檔案保管的個(gè)人帶來問題，也會(huì)給醫(yī)院帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員為了一些利益，利用管理檔案之便隨意篡改個(gè)人信息，這不僅造成了一些人的個(gè)人檔案信息失真，更會(huì)引發(fā)一系列不必要的麻煩。因此，檔案管理模式還需要調(diào)整，只有有效地解決這個(gè)問題，才能保證檔案管理信息化的正常發(fā)展。

三、提高醫(yī)院檔案管理信息化的有效辦法

1、購買檔案信息化建設(shè)的相關(guān)設(shè)備

目前，多數(shù)醫(yī)院檔案室的環(huán)境很差，設(shè)施也不足，這就造成一些紙質(zhì)檔案資料由于室內(nèi)潮濕而出現(xiàn)破損問題，還有些醫(yī)院根本沒有房間開設(shè)檔案室，而造成檔案資料無處可放，很多很有價(jià)值的檔案資料都被隨意丟棄?？梢?，不完善檔案室的軟硬件設(shè)施是無法正常開展檔案室的管理工作的。在檔案信息化管理中，根據(jù)實(shí)際工作需要，要購買空調(diào)、電腦、儲(chǔ)存卡、采集器等硬件設(shè)備，還要購買檔案管理、數(shù)據(jù)保存等軟件，這樣可以為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證檔案信息化管理順利發(fā)展。

2、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔向電子文檔的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)階段，我國很多醫(yī)院的檔案資料還是以紙質(zhì)文檔為主，這種載體的缺點(diǎn)是：查詢不便、易受潮、易損壞等，而電子文檔的優(yōu)點(diǎn)是：使用效率高、便于儲(chǔ)存、不易損壞等，因此，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔向電子文檔的轉(zhuǎn)變是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，這是保證數(shù)字化管理的關(guān)鍵。盡管有些醫(yī)院的檔案資料很多，前期的電腦錄入工作量對(duì)新開展信息化檔案管理工作的人員來說有些難度，但是只要是做好了這部分工作內(nèi)容，那么對(duì)于我們后期使用檔案管理軟件來進(jìn)行服務(wù)來說意義重大，這會(huì)極大地提高檔案資料的查詢效率，加快檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。

3、完善檔案檢索的功能

檔案檢索工具有助于檔案查詢的準(zhǔn)確性，提高檔案查詢的效率。因此，我們要強(qiáng)化檔案檢索的功能，以便真正地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。其具體辦法如下：

（1）完善詞語的關(guān)聯(lián)檢索功能，讓檢索能力加強(qiáng)，以便提高檢索的效率，為有檔案查詢需要的用戶提供更好的服務(wù)。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案信息局域化共享，讓院內(nèi)所有聯(lián)網(wǎng)電腦都可以通過局域網(wǎng)協(xié)議來進(jìn)行檔案資料查詢，這樣不僅為工作人員提供了方便，也提高了檔案查詢的工作效率。

4、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

由于我國醫(yī)院檔案信息化管理還在起步階段，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低是普遍現(xiàn)象，因此，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力是保證檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。所以要求檔案人員必須具備現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作能力，只有通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多形式、多層次的培訓(xùn)，讓他們多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理軟件操作、信息儲(chǔ)存方法等內(nèi)容，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，科學(xué)的管理和保存檔案，才能有效保證檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力得到顯著提升，才能逐步提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平。

5、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

醫(yī)院的著名專家會(huì)有很豐富的臨床經(jīng)驗(yàn)和醫(yī)學(xué)知識(shí)，這不僅是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，也是年輕醫(yī)生學(xué)習(xí)的重要資源。如果把這些優(yōu)秀資源加以整理保存下來，會(huì)具有極高的學(xué)術(shù)參考價(jià)值，對(duì)提高一個(gè)醫(yī)院的整體醫(yī)療技術(shù)水平來說意義重大。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，也要加強(qiáng)對(duì)這些珍貴的學(xué)術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)管理，讓這些寶貴資源通過局域網(wǎng)進(jìn)行傳播，讓更多的臨床醫(yī)生受益。通過多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研需求就將得到極大滿足，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，醫(yī)院的整體發(fā)展也將得到極大提高。

結(jié)語

檔案管理信息化讓檔案管理工作開展的更加順利，讓檔案查詢和檔案儲(chǔ)存更加便捷，為有查詢需要的個(gè)人可以提供更好的服務(wù)。因此，醫(yī)院一定要加快檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程，讓醫(yī)院檔案管理工作更加完善，高效服務(wù)于民，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案信息化管理的作用。

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