李秋君臨沂市公路局日東高速公路臨沂管理處

高速公路檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施探析

李秋君
臨沂市公路局日東高速公路臨沂管理處

在高速公路管理工作中，高速公路檔案管理具有非常重要的作用，有著一定的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。本文首先研究了高速公路檔案管理現(xiàn)狀，在加強(qiáng)高速公路檔案管理中提出了針對(duì)性策略。

高速公路；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、高速公路檔案管理普遍存在的問題

1、檔案管理工作不到位

高速公路建設(shè)與管理中形成的各種資料，可以表現(xiàn)高速公路的發(fā)展情況，有益于加強(qiáng)高速公路管理，有著深遠(yuǎn)的保存意義。但目前的高速公路管理部門沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。主要有下面這些表現(xiàn)：在檔案管理實(shí)際工作中沒有設(shè)置專職管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集與整理工作。高速公路檔案管理工作都是由一些部門的工作人員兼任，不設(shè)置專業(yè)管理人員。二還有一些高速公路檔案管理部門不具備專門的檔案室，不能對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)集中管理，辦公和檔案都在一個(gè)辦公室中存放，而且也不采取必要的保護(hù)措施，由于材料長期放置，文獻(xiàn)資料不斷增多，文獻(xiàn)資料不能得到有效利用。

2、檔案信息不能充分利用

高速公路管理過程中產(chǎn)生的很多檔案材料都有保存意義，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作的開展、學(xué)術(shù)研究提供重要的參考。發(fā)揮各種檔案資料的作用，則一定會(huì)促進(jìn)高速公路將來的建設(shè)和管理水平的提高。但因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，很多高速公路在檔案管理中只是一味重視收藏而沒有加以開發(fā)利用，忽視了高速公路管理檔案的實(shí)際應(yīng)用，在發(fā)現(xiàn)問題和解決問題過程中很少應(yīng)用當(dāng)前的檔案資料進(jìn)行，這種現(xiàn)象使高速公路檔案資源大量浪費(fèi)和閑置，不能發(fā)揮自身作用。

3、檔案結(jié)構(gòu)有待完善

分析高速公路檔案門類，很多高速公路管理部門存有大量的文書檔案，而缺少以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案；分析檔案載體可以發(fā)現(xiàn)存在大量的紙質(zhì)檔案，而缺少其它載體檔案種類和數(shù)量。這種落后的檔案保存模式，與快速發(fā)展的高速公路各項(xiàng)業(yè)務(wù)和信息化條件下檔案管理應(yīng)用的要求相脫節(jié)。

二、高速公路檔案管理的特點(diǎn)

1、內(nèi)容廣泛、綜合性強(qiáng)

分析高速公路工程檔案的歸檔范圍，存在工程開始前準(zhǔn)備工作中出現(xiàn)的文件，主要內(nèi)容有調(diào)查分析、可行性分析、勘測、設(shè)計(jì)、土地征用、土地?fù)碛姓甙徇w等多方面的內(nèi)容；也存在大量建設(shè)高速公路過程中產(chǎn)生的各種文件，主要內(nèi)容有施工、質(zhì)量監(jiān)控、竣工和驗(yàn)收以及交付使用等方面的內(nèi)容。

2、歸檔時(shí)間跨度大，文件材料周期長

任何一條公路的建設(shè)自項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、決策、準(zhǔn)備工作，到具體施工、結(jié)束、驗(yàn)收、使用等過程都需要一年甚至幾年的時(shí)間，各個(gè)不同時(shí)期形成的材料具有緊密聯(lián)系形成一個(gè)不可分割的整體。任何一個(gè)高速公路建設(shè)工程項(xiàng)目在不同建設(shè)時(shí)期所形成的文件材料雖然不同，但經(jīng)過認(rèn)真分析其內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)具有很多聯(lián)系，它可以真實(shí)再現(xiàn)一條高速公路不同建設(shè)時(shí)期的技術(shù)活動(dòng)過程和歷史發(fā)展?fàn)顩r。

3、工程項(xiàng)目材料多，涉及單位多

高速公路建設(shè)一定要將社會(huì)效益放在首位，所以高速公路建設(shè)工程具有社會(huì)性，同時(shí)說明了高速公路建設(shè)工程檔案也應(yīng)該具有社會(huì)性。分析高速公路建設(shè)工程外部可以發(fā)現(xiàn)，它與政府的規(guī)劃、園林、公安、郵電、土地管理、自來水、金融、環(huán)衛(wèi)及電力等部門有關(guān)，有著普遍的社會(huì)性。分析高速公路工程管理的實(shí)際內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，它還與公路的設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)、工程、機(jī)械等各個(gè)部門有關(guān)，同時(shí)涉及具有道路管理權(quán)限的主管部門。

三、對(duì)策

依據(jù)高速公路工程檔案本身的特點(diǎn)，研究當(dāng)前高速公路檔案管理現(xiàn)狀，可以應(yīng)用下面做法對(duì)其不斷完善。

1、實(shí)現(xiàn)人員專人專職，實(shí)施檔案管理責(zé)任制

當(dāng)前我國高速公路檔案管理工作都是由各個(gè)部門工作人員兼職，也具備一定的專業(yè)知識(shí)有著一定的管理能力，但如果從長遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，則不利于高速公路檔案建設(shè)。當(dāng)前高速公路事業(yè)發(fā)展迅猛，高速公路工程檔案也要求實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，一定會(huì)在高速公路檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)手段，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法，因此高速公路檔案管理工作的專業(yè)化程度不斷加強(qiáng)。如果只是兼職管理高速公路的檔案工作，在時(shí)間、精力、專業(yè)技術(shù)等方面都不能達(dá)到專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)。所以在高速公路檔案管理工作中，還需設(shè)置工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、專業(yè)技術(shù)過硬、懂得現(xiàn)代化管理技術(shù)的人才進(jìn)行專業(yè)化管理，保證高速公路檔案管理實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)。高速公路工程建設(shè)在工程施工開始前，要嚴(yán)格依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行責(zé)任制，要求必須設(shè)置專門檔案室，切實(shí)依據(jù)檔案工作各項(xiàng)制度去做。在工作實(shí)踐中，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究檔案管理制度和國家行業(yè)檔案管理規(guī)章，依據(jù)自身實(shí)際情況，制訂操作性強(qiáng)的《工程檔案工作制度》、《立卷工作制度》《、歸檔工作制度》。

2、實(shí)現(xiàn)檔案利用由被動(dòng)變主動(dòng)

對(duì)高速公路檔案管理主要應(yīng)該針對(duì)于高速公路實(shí)際建設(shè)，為公路建設(shè)提供各種服務(wù)，將及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息展示給建設(shè)者。檔案在高速公路施工、保養(yǎng)、路政管理中發(fā)揮著重要作用，但分析當(dāng)前的實(shí)際狀況可以發(fā)現(xiàn)，在提供各種服務(wù)時(shí)還停留在查要和索取的層面，工作方式較為被動(dòng)，服務(wù)范圍過于狹窄服務(wù)效率不高，導(dǎo)致高速公路檔案服務(wù)不能發(fā)揮自身作用，因此全面開發(fā)高速公路檔案信息資源，將真實(shí)有效的各種材料主動(dòng)提供到高速公路的建設(shè)與保養(yǎng)當(dāng)中。另外，還需主動(dòng)提供不斷發(fā)展的各種信息給高速公路的各個(gè)職能部門，保證不同部門在工作實(shí)踐中有所依據(jù)。

3、逐步實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理手段現(xiàn)代化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在工程建設(shè)中應(yīng)用了大量的新技術(shù)，在高速公路系統(tǒng)生產(chǎn)與管理中普遍應(yīng)用移動(dòng)硬盤和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。但是我國高速公路檔案管理工作還不能實(shí)現(xiàn)信息化管理，依然較多應(yīng)用手工管理，在保存檔案資料時(shí)還是較多應(yīng)用紙質(zhì)材料，這種管理模式不但需要大量的人力物力支持，而且檔案信息也不能得到有效應(yīng)用，不利于檔案信息的查找工作，與新的歷史時(shí)期經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r不符。最近幾年高速公路工程檔案利用率不斷提高，因此高速公路檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與信息化，所以在高速公路檔案管理工作中應(yīng)該推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和光盤技術(shù)，保證我國高速公路檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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李秋君（1986-），女，山東臨沂人，研究方向：檔案。