肖乃菲

聯(lián)機編目環(huán)境下圖書館書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

肖乃菲

(貴州師范大學圖書館,貴州貴陽550001)

聯(lián)機聯(lián)合編目是各成員館統(tǒng)一通暢的網(wǎng)絡合作編目平臺。采取策略加強各成員館書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理,克服聯(lián)機編目數(shù)據(jù)存在的問題,確保上傳數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化,實現(xiàn)編目資源的共享,是聯(lián)機編目工作中需要研究解決的重要問題。

聯(lián)機編目;書目數(shù)據(jù);質(zhì)量控制

聯(lián)機聯(lián)合編目是網(wǎng)絡時代圖書館信息資源共享的必要前提,它以互聯(lián)網(wǎng)為依托,形成統(tǒng)一且通暢的網(wǎng)絡編目平臺,克服了傳統(tǒng)的各個圖書館分散編目所產(chǎn)生的重復勞動、效率低下的弊端,從而實現(xiàn)文獻信息資源和人力資源的共享[1]。聯(lián)機編目實質(zhì)上是一種館際間的統(tǒng)一編目,必須做到規(guī)范化和標準化才能真正實現(xiàn)編目資源的共享。但目前國內(nèi)不同聯(lián)機編目機構(gòu)的數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊,不僅妨礙了各成員館對編目數(shù)據(jù)的有效利用,甚至有可能影響到聯(lián)合編目的生存和進一步發(fā)展。因此,如何加強各成員館書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理,確保上傳數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化,是聯(lián)機編目工作中需要研究解決的重要問題。

一、聯(lián)合編目數(shù)據(jù)存在的質(zhì)量問題

目前,聯(lián)合編目數(shù)據(jù)存在的質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為:

1.著錄簡單而殘缺。對圖書的信息揭示不完整,只著錄正題名、第一責任者、出版社等幾項簡單內(nèi)容。筆者在工作中就發(fā)現(xiàn),近年來CALIS聯(lián)機編目中心的某些書目數(shù)據(jù),僅著錄了題名和出版社,其他必備字段如單價、分類號、主題詞均無。

2.編目標準不統(tǒng)一。對于叢書、多卷書的著錄沒有統(tǒng)一的標準、細則,有些分散著錄,有些集中著錄。筆者在編目過程中就發(fā)現(xiàn)貴州師范大學圖書館的編目數(shù)據(jù)也存在這一現(xiàn)象,如《遵義文史》叢書,大部分集中著錄在K297.3/87,有一兩種卻是分散著錄的。同樣的問題還出現(xiàn)在《黔東南文史資料》等叢書書目數(shù)據(jù)中。

3.字段著錄不規(guī)范。如機構(gòu)名稱著錄不統(tǒng)一,有些使用全稱,有些卻是簡稱;叢書缺少叢編項,把叢書名當成正題名,分卷名當成副題名處理;著錄過程中半角、全角不區(qū)分;著錄標識符不規(guī)范等。

4.分類標引不準確。如分類號與主題詞不一致;對復分、仿分沒有嚴格按照分類法標準執(zhí)行;分類人員主觀判斷不同,同一種書前后分類不一致等。

5.主題標引錯誤。如主題字段標引順序錯誤, @a-@x-@y-@z錄入過程中順序顛倒,錄成@a-@y-@x-@z;主題詞著錄不規(guī)范,中文文獻的主題標引沒有嚴格按照《中國分類主題詞表》進行等。

6.重復著錄。編目時沒有嚴格查重,同一種文獻有兩條甚至兩條以上書目記錄,造成書目數(shù)據(jù)重復,既影響了數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,也不利于今后的編目查重。

二、存在問題的原因分析

(一)聯(lián)機編目規(guī)則的不統(tǒng)一

統(tǒng)一的著錄規(guī)則和標準,是保證書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。目前在我國,高水平的聯(lián)合編目系統(tǒng)主要有以公共圖書館為主要成員的國家圖書館聯(lián)合編目系統(tǒng)和以高等學校圖書館為主要成員的CALIS聯(lián)合編目系統(tǒng)[2]。盡管這兩大編目中心近年來不斷努力,提高了讀者利用文獻的效率,實現(xiàn)了目錄功能的最大化,但由于兩者存在使用規(guī)范、質(zhì)量控制等方面的差異,導致兩大編目中心的數(shù)據(jù)不能直接套錄。CALIS成員館若要套錄國家圖書館數(shù)據(jù),必須經(jīng)過修改,符合CALIS的編目原則和著錄標準后方可使用,反之亦然。筆者發(fā)現(xiàn),貴州師范大學圖書館數(shù)據(jù)庫中就同時存在以上兩種標準的書目數(shù)據(jù),導致書目數(shù)據(jù)庫標準化程度降低。

(二)編目人員水平參差不齊

編目工作是圖書館的基礎性業(yè)務工作,它專業(yè)性強、包含的知識面廣,編目人員除了要具備豐厚的專業(yè)知識、熟練掌握計算機操作、具有一定的外語水平,還要有較為廣泛的知識面。

目前,除了一些大館的編目人員進行了資格認證外,大部分圖書館的編目工作人員都是經(jīng)過館內(nèi)簡單培訓后就上崗,編目人員的業(yè)務素質(zhì)參差不齊。具體表現(xiàn)在:(1)欠缺主題標引知識,提供的原始編目數(shù)據(jù)中主題標引缺失或?qū)Ｖ付鹊?或主題標引與分類標引不一致;對編目規(guī)則的理解不盡一致,導致同一種文獻有兩種甚至兩種以上的著錄格式。(2)欠缺計算機知識和網(wǎng)絡通信知識,不善用工作系統(tǒng),導致錄入過程中出現(xiàn)錄入錯誤。(3)欠缺網(wǎng)絡知識,不善于利用網(wǎng)絡通信幫助編目,如利用網(wǎng)絡核對ISBN號、查找有用的編目數(shù)據(jù)等。(4)工作責任心不強。如由于編目人員的粗心大意,在錄入的過程中造成數(shù)據(jù)的缺損、錯誤、重復等。

(三)突擊回溯建庫

有些圖書館在回溯建庫過程中為了盡快將館藏原有的書目文獻數(shù)字化,招募了大批不具備專業(yè)知識的非編目人員參與工作。雖然經(jīng)過了短期培訓,但他們對標引規(guī)則、著錄標準理解不盡相同,加上錄入操作過程中的疏忽,導致數(shù)據(jù)錄入不全、錄入錯誤等,質(zhì)量嚴重失控。由于時間緊,任務重,很多數(shù)據(jù)都沒有經(jīng)過審核驗收。這部分數(shù)據(jù)所占比例相當大,是影響數(shù)據(jù)庫書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要因素。

(四)缺乏有效的監(jiān)管機制

在對編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的檢查和控制上,有些成員館疏于管理,沒有對書目進行質(zhì)量評估。由于缺乏有效的檢查、校對、監(jiān)督和獎懲機制,造成部分編目人員缺乏責任感,工作松懈、懶散,導致書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量下降;對于查到的有問題的書目數(shù)據(jù)不愿擔責,編目質(zhì)量不能有效控制。還有些領導迫于評估和擴招的壓力,只強調(diào)編目數(shù)量指標的完成,對書目質(zhì)量的檢查表面化,使得監(jiān)管機制更加失范,編目數(shù)據(jù)質(zhì)量難以提高。

三、圖書館書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的策略

(一)制定統(tǒng)一的、完善的編目細則

標準化、規(guī)范化的書目數(shù)據(jù)是保障數(shù)據(jù)庫正常運行的基礎,也是聯(lián)機聯(lián)合編目、資源共享的前提[3]。如果不建立統(tǒng)一的編目標準,不編制詳盡的工作細則,不選用統(tǒng)一的工具書,書目數(shù)據(jù)就不能相互交換,聯(lián)機編目也就失去了意義。在我國,各圖書館都是以《中國機讀目錄格式使用手冊》(修訂版)、《中國文獻編目規(guī)則》(第二版)、《中國圖書館分類法》等工具書作為編目的標準和規(guī)范,各成員館應在與聯(lián)合編目中心的各項標準保持一致的情況下,制定出詳細的標引、著錄、規(guī)范控制、數(shù)據(jù)審核等編目工作細則,如著錄的詳簡級次、著錄使用字段、審核機制等,并隨時更新,以保證書目數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。

(二)建設高素質(zhì)的編目人員隊伍

在書目數(shù)據(jù)編制過程中,編目人員的業(yè)務水準、工作態(tài)度及綜合素質(zhì)直接影響到數(shù)據(jù)質(zhì)量。因而,提高編目人員的素質(zhì),建設一支高質(zhì)量的編目人才隊伍,是保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的關鍵[4]。首先,要加強職業(yè)道德教育,提升編目人員的責任感和事業(yè)心。在編目過程中,編目人員的一點點疏忽,如多一個字符或少一個字符都會降低書目數(shù)據(jù)的準確率。其次,加強業(yè)務培訓。圖書館應盡量提供繼續(xù)教育的機會,如參加CALIS編目中心舉辦的培訓班、舉辦編目經(jīng)驗交流會等。再次,穩(wěn)定編目隊伍。文獻編目工作離不開經(jīng)驗的積累,長期的工作實踐會讓編目人員的業(yè)務水平不斷提高。基于此,筆者認為,編目人員應該相對固定,不宜經(jīng)常更換。最后,改善工作環(huán)境。編目工作復雜、枯燥且煩瑣,工作時間長了容易疲勞,顯現(xiàn)出職業(yè)倦怠,出錯率也會相應增加。因此,圖書館應盡量優(yōu)化工作環(huán)境,這樣能有效調(diào)節(jié)工作人員的心境,消除疲勞感,降低出錯率。

(三)健全監(jiān)督機制,制定編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核方案

如前所述,編目人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平、工作態(tài)度不同會導致所編制的書目數(shù)據(jù)存在差異,影響書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。因此,健全的監(jiān)督、檢查、獎懲機制和嚴格的質(zhì)量審核制度是提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的必要途徑。對編目人員的工作情況進行監(jiān)督檢查并且獎罰分明,可以提高編目人員的工作積極性,有效避免因工作松懈而出現(xiàn)的人為錯誤。高質(zhì)量的審校是降低編目錯誤、控制書目質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)。圖書館應強化校對制度,制定出嚴格的檢查和糾正錯誤的質(zhì)量審核方案,促使編目人員能及時審校自己編制的書目數(shù)據(jù)或互相校對數(shù)據(jù),還應安排業(yè)務能力強、編目經(jīng)驗豐富且有高度責任感和事業(yè)心的總審校員定期進行書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量評估,并對審校中發(fā)現(xiàn)的問題和存在的分歧記錄在案,定期開展業(yè)務討論,通過及時提醒和相互討論等方式,避免以后工作中類似問題的再次發(fā)生,努力將差錯率降到最低,嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關。

(四)建立編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的信息反饋機制

機讀目錄要通過讀者檢索、查詢書目及圖書館的讀者服務工作來檢驗,經(jīng)常關注使用效果,是書目質(zhì)量控制的重要手段之一。數(shù)據(jù)中的某些細微錯誤往往在編目、審校過程中被忽略,如題名著錄字段中的錯別字、索書號筆誤等,而在讀者檢索環(huán)節(jié)和流通服務工作中卻容易被挖掘出來。因此,編目人員應經(jīng)常與館內(nèi)相關部門及讀者就發(fā)現(xiàn)的問題數(shù)據(jù)進行交流,甚至可以建立相關制度,加強數(shù)據(jù)信息的反饋,如設計網(wǎng)絡版書目修改系統(tǒng),流通部門發(fā)現(xiàn)問題后及時在系統(tǒng)上記錄相關的書目信息,編目人員定時上網(wǎng)收集、整理錯誤書目,及時修改、總結(jié)等,以達到提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的目的。

(五)優(yōu)化計算機編目軟件

隨著書目數(shù)據(jù)工作的開展及編目工作的不斷深化,原來的系統(tǒng)功能無法解決不斷發(fā)現(xiàn)的新問題,這就要求在自動化環(huán)境下,圍繞數(shù)據(jù)的生產(chǎn)、管理、維護和使用進行結(jié)構(gòu)性調(diào)整,對編目系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化和更新。只有工作系統(tǒng)功能越完善、流程越科學,書目數(shù)據(jù)方可做到更加詳細、全面和系統(tǒng)。因此,我們在選擇編目系統(tǒng)時,首先要選擇功能齊全、性能穩(wěn)定、維護方便且能不斷升級的編目軟件。其次,要經(jīng)常性地對數(shù)據(jù)庫進行維護優(yōu)化,更新計算機設備,為編目系統(tǒng)性能的充分發(fā)揮創(chuàng)造條件。此外,計算機技術人員和編目人員要經(jīng)常溝通,不斷完善工作系統(tǒng)的編目功能。

(六)切實做好書目數(shù)據(jù)庫的維護工作

書目數(shù)據(jù)庫建設是持續(xù)的、累積性的工程,編目規(guī)則會隨著時間的推移、認識的深入以及技術的進步不斷調(diào)整和變化,圖書的分類也會稍有不同,以前編制的書目數(shù)據(jù)難免出現(xiàn)錯誤或不一致。定期檢查、維護書目庫數(shù)據(jù),對發(fā)現(xiàn)的存在一定共性的數(shù)據(jù)(如字段的變化),請系統(tǒng)技術人員進行批量處理,對個別問題則發(fā)現(xiàn)一條修改一條,盡量減少問題數(shù)據(jù)的存在,以保證書目數(shù)據(jù)庫的高質(zhì)量。

[1]肖乃菲.網(wǎng)絡圖書館:網(wǎng)絡環(huán)境下資源共享的新理念[J].大學圖書情報學刊,2008(5):6-9.

[2]張青.試論編目外包環(huán)境下CALIS書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制[J].淮海工學院學報:社會科學版,2011(4):125-127.

[3]駱衛(wèi)平.聯(lián)機編目書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制探討[J].情報探索, 2007(9):105-107.

[4]王瑞芳.圖書館編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的分析[J].太原師范學院學報:社會科學版,2006(9):171-172.

Quality control of online cataloging data of the library documents

XIAO Naifei
(Library of Guizhou Normal University,Guiyang 550001,China)

It is a cooperative project to catalogue online among the members of the joint libraries.Some measures,such as improving the quality of the cataloging data,resolving the problems of the online cataloging,ensuring the standardization of the data and sharing the data resources,will be taken.

online cataloging;cataloging data;quality control

G254.3

:A

:1671-9476(2015)01-0134-03

10.13450/j.cnkij.zknu.2015.01.035

2014-10-20

肖乃菲(1975-),女,湖南湘潭人,副研究館員,研究方向為中文圖書編目。