黃清，何仲廉，鐘俊學(xué)，胡獻(xiàn)之，范志琴，文朝陽(yáng)

(中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院，廣州市510060)

隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，人力資源已成為眾多競(jìng)爭(zhēng)因素的主導(dǎo)地位。醫(yī)院作為高技術(shù)、高素質(zhì)人才聚集的知識(shí)密集型組織，如何運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人力資源信息的管理，以及如何科學(xué)有效地運(yùn)用人力資源信息數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，對(duì)保證醫(yī)院的整體運(yùn)作與穩(wěn)定發(fā)展顯得尤為重要。

1 醫(yī)院人力資源信息管理現(xiàn)狀

中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院作為全國(guó)著名的三甲?？漆t(yī)院，近年來(lái)在醫(yī)、教、研方面均取得顯著進(jìn)步，歷年來(lái)在國(guó)內(nèi)專科醫(yī)院排行榜上均名列前茅。醫(yī)院要保持強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)力，除了在各學(xué)科的實(shí)力上要占有優(yōu)勢(shì)外，也離不開(kāi)科學(xué)、先進(jìn)的管理理念與管理方式。近年來(lái)醫(yī)院一直使用相對(duì)傳統(tǒng)的人事信息管理系統(tǒng)，主要基于手工錄入、手工統(tǒng)計(jì)、手工計(jì)算、手工分析等手段，并且是單機(jī)版，只能在一部計(jì)算機(jī)中使用，造成工作效率低下、信息更新不及時(shí)、信息流通不順暢、信息統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、信息統(tǒng)計(jì)分析運(yùn)用不充分、甚至出現(xiàn)信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。在國(guó)內(nèi)的大部分醫(yī)院，平均每個(gè)人力資源管理工作人員要服務(wù)100多名員工［1］，中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院的人力資源管理工作人員平均要服務(wù)300名員工，如此多的工作大部分都是通過(guò)表格填寫(xiě)與手工錄入的方式完成，工作量非常之大。而這些工作在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，完全可以通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)解決。傳統(tǒng)基于手工錄入與單機(jī)版的人力資源信息管理理論與管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)醫(yī)院迅速發(fā)展的管理要求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代的、科學(xué)的醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

2 醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建及運(yùn)用

通過(guò)對(duì)醫(yī)院各部門(mén)充分的需求調(diào)研與分析后，腫瘤醫(yī)院與廣州市H人力資源信息管理軟件公司合作開(kāi)發(fā)，一起構(gòu)建了綜合性人力資源信息管理系統(tǒng)(以下統(tǒng)稱e－HR系統(tǒng))。相對(duì)于傳統(tǒng)的人力資源信息管理軟件，e－HR系統(tǒng)除具有傳統(tǒng)系統(tǒng)基本人員信息管理功能外，還綜合集成多個(gè)其他亮點(diǎn)功能。

2.1 網(wǎng)絡(luò)版

與傳統(tǒng)只能在特定計(jì)算機(jī)登陸、運(yùn)行的單機(jī)版人力資源信息管理軟件不同，e－HR系統(tǒng)通過(guò)在中央服務(wù)器上安裝管理軟件，再分配賬號(hào)，即可實(shí)現(xiàn)在有網(wǎng)絡(luò)連接的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端登陸與運(yùn)行該系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)版可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源信息共享。系統(tǒng)管理員可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登陸系統(tǒng)，進(jìn)行管理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)等操作。通過(guò)分配賬號(hào)與設(shè)置權(quán)限，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)處、教務(wù)科、科研科、護(hù)理部、黨辦、財(cái)務(wù)處等部門(mén)均可自行登陸系統(tǒng)，管理相應(yīng)模塊人員信息，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享的同時(shí)，做到權(quán)限分配的針對(duì)性與安全性［1］。不需像傳統(tǒng)單機(jī)版模式，任何人力資源信息都要向特定的人力資源管理專員索取，從而可充分發(fā)揮人員信息功能，提高工作效率。

網(wǎng)絡(luò)版可實(shí)現(xiàn)員工自助操作。每個(gè)員工均可分配到以員工編號(hào)為用戶名的賬號(hào)，用以登陸e－HR系統(tǒng)。登陸系統(tǒng)后，員工可查看其本人的人力資源信息，并可在系統(tǒng)上直接申請(qǐng)更新個(gè)人信息(如戶籍信息、住址信息、學(xué)歷信息等)，同時(shí)上傳相關(guān)證明材料的掃描件即可獲批。通過(guò)在系統(tǒng)上直接抓取數(shù)據(jù)，員工還可以直接在e－HR系統(tǒng)申請(qǐng)多種業(yè)務(wù)，有打印在職證明、收入證明、計(jì)劃生育證明等，填報(bào)提交新員工信息采集表、出國(guó)培訓(xùn)申請(qǐng)表、年度考核表等。如新員工入職信息采集方面，員工只需要自行登錄填報(bào)，人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)審批即可寫(xiě)入系統(tǒng)，在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí)，亦可省去大量信息錄入的工作量。相比于傳統(tǒng)單向的人員信息管理模式，員工自助功能可實(shí)現(xiàn)員工與醫(yī)院雙方對(duì)人力資源信息的對(duì)稱溝通，以保證人員數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，亦可一定程度上增強(qiáng)員工主人翁精神。

2.2 多管理模塊的集成性

e－HR系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的綜合性系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)集成了多種子系統(tǒng)［2］。

2.2.1 考勤管理模塊。傳統(tǒng)的考勤模式是各部門(mén)于每月月底填報(bào)紙質(zhì)考勤數(shù)據(jù)到人力資源管理部門(mén)，再由人力資源管理專員手工匯總，再結(jié)合工資、獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)待遇。如果在人數(shù)較少的組織里，這算是一種高效而節(jié)省管理費(fèi)用的模式，但在一個(gè)擁有近2400位員工的龐大組織里，傳統(tǒng)落后的考勤方式會(huì)給工作人員帶來(lái)相當(dāng)大的工作量。e－HR系統(tǒng)集成的網(wǎng)上填報(bào)考勤功能解決了這一問(wèn)題。通過(guò)對(duì)考勤角色權(quán)限的設(shè)置，以及對(duì)各部門(mén)考勤員分配角色后，考勤員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在各計(jì)算機(jī)終端直接填報(bào)部門(mén)內(nèi)部人員的出勤情況，甚至可通過(guò)考勤打卡機(jī)直接記錄出勤情況，于月底網(wǎng)上一鍵提交考勤數(shù)據(jù)后，人力資源管理部門(mén)直接在e－HR系統(tǒng)上審批、歸檔，并可自動(dòng)匯總月度、季度、年度的出勤數(shù)據(jù)而用于薪酬計(jì)發(fā)與員工考核等工作。該功能可省略大量的手工匯總紙質(zhì)考勤數(shù)據(jù)工作量，提高工作效率;歸檔后的每條考勤記錄，均寫(xiě)入職工本人基礎(chǔ)信息庫(kù)存檔，可用于日后的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析。

2.2.2 勞動(dòng)(聘用)合同管理模塊。該模塊詳細(xì)記錄每個(gè)員工每份勞動(dòng)(聘用)合同的內(nèi)容，如合同簽訂次數(shù)、合同起始時(shí)間、試用期時(shí)間、終止時(shí)間、合同期限類型、補(bǔ)充協(xié)議內(nèi)容等，通過(guò)設(shè)置預(yù)警信息，系統(tǒng)可在管理員登錄時(shí)自動(dòng)提示即將要處理的合同情況，員工亦可通過(guò)自助服務(wù)隨時(shí)查看本人的合同情況。相對(duì)于傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)文檔或者office辦公軟件記錄與管理勞動(dòng)(聘用)合同數(shù)據(jù)，e－HR系統(tǒng)的按人員逐條記錄與自動(dòng)提醒功能有著不可替代的作用。

2.2.3 計(jì)劃生育管理模塊。計(jì)劃生育是一項(xiàng)基本國(guó)策，醫(yī)院必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)的計(jì)劃生育法律法規(guī)做好管理工作。e－HR系統(tǒng)通過(guò)員工自助操作功能，翔實(shí)記錄著每一位員工的計(jì)劃生育信息，以保證相關(guān)職能管理部門(mén)可完整、及時(shí)地掌握全院近2400名員工的計(jì)劃生育情況。對(duì)于離職人員，該系統(tǒng)可自動(dòng)打印計(jì)劃生育移交函，嚴(yán)格按照上級(jí)計(jì)生管理部門(mén)的要求，做好流動(dòng)人員的計(jì)劃生育管理交接工作。系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，可一鍵式統(tǒng)計(jì)出省、市、區(qū)、街道等各級(jí)管理部門(mén)的計(jì)生報(bào)表。

2.2.4 職稱評(píng)聘管理模塊。醫(yī)院作為高技術(shù)、高素質(zhì)人才聚集的知識(shí)密集型組織，職稱評(píng)聘無(wú)論對(duì)于員工個(gè)人還是醫(yī)院，都顯得尤其重要。腫瘤醫(yī)院是一所集教學(xué)、科研、醫(yī)療于一體的?？漆t(yī)院，一直秉持嚴(yán)格的教學(xué)理念，對(duì)教師素質(zhì)亦有非常嚴(yán)格的要求。中山大學(xué)對(duì)校內(nèi)教職工的職稱評(píng)聘條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國(guó)家、省、市級(jí)別的評(píng)聘條件，對(duì)每個(gè)級(jí)別職稱的通過(guò)率都有詳細(xì)要求，這就客觀上使得醫(yī)院的職稱評(píng)聘管理工作趨于復(fù)雜化、難度化。在傳統(tǒng)的管理模式下，職稱申報(bào)者需要手工填報(bào)大量的表格，提交大量的佐證材料，職能管理部門(mén)通過(guò)人工審核、手工計(jì)算、手工排序、手工投票、手工計(jì)票等方式進(jìn)行運(yùn)作。大量的手工操作容易使數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤，亦使得工作效率底下。e－HR系統(tǒng)集成的職稱評(píng)聘管理模塊，通過(guò)在系統(tǒng)上對(duì)各級(jí)各類職稱評(píng)聘條件的設(shè)定，申報(bào)者可通過(guò)員工自助操作功能，直接在系統(tǒng)上填報(bào)各類表格。系統(tǒng)根據(jù)各個(gè)條件指標(biāo)的相關(guān)邏輯性，自動(dòng)判斷申報(bào)者是否符合基本條件，自動(dòng)審核哪些業(yè)績(jī)材料符合條件，自動(dòng)計(jì)算科研分?jǐn)?shù)、教學(xué)分?jǐn)?shù)、工作量等指標(biāo)，根據(jù)指定的若干個(gè)指標(biāo)自動(dòng)排序等等，在保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、保障廣大教職工切身利益的同時(shí)，極大地提高了管理工作的效率。

2.2.5 統(tǒng)計(jì)分析管理模塊。腫瘤醫(yī)院作為中山大學(xué)的附屬醫(yī)院，某些工作歸屬于國(guó)家教育部與中山大學(xué)管理。同時(shí)作為副廳級(jí)的衛(wèi)生行業(yè)單位，醫(yī)療業(yè)務(wù)又歸屬于國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委和省衛(wèi)生廳管理。上級(jí)部門(mén)的各類人員統(tǒng)計(jì)報(bào)表種類繁多、難度不一，給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)一定的工作量與難度。通過(guò)e－HR系統(tǒng)管理模塊擴(kuò)展功能，可在系統(tǒng)內(nèi)編輯邏輯關(guān)系設(shè)計(jì)各式各樣的人員信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《教育部直屬高校、直屬事業(yè)單位年度編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表》《教育部高等教育基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表》等，以及中山大學(xué)與醫(yī)院內(nèi)部的月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，均可實(shí)現(xiàn)一鍵統(tǒng)計(jì)。

通過(guò)e－HR系統(tǒng)管理模塊擴(kuò)展功能，可對(duì)人員信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如人員職稱機(jī)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、流失率、床護(hù)比等，是醫(yī)院建立科學(xué)的招聘計(jì)劃和人才梯隊(duì)建設(shè)計(jì)劃等的重要支撐保障。

2.2.6 預(yù)警提醒功能模塊。系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)先設(shè)置的條件，在管理人員登錄系統(tǒng)時(shí)，自動(dòng)發(fā)出預(yù)警提示事項(xiàng)，如當(dāng)天生日人員、試用期滿人員、合同到期人員、外出培訓(xùn)人員、即將離職人員等，并可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)給生日人員發(fā)送祝福短信與郵件。

e－HR系統(tǒng)具有多樣化管理模塊擴(kuò)展功能，相對(duì)于復(fù)雜的代碼編程設(shè)計(jì)，該擴(kuò)展功能操作比較簡(jiǎn)單，可在系統(tǒng)前臺(tái)直接編輯子集與字段的加減，由此可自由設(shè)置譬如薪酬管理、培訓(xùn)管理、教務(wù)管理、學(xué)歷情況管理、工作經(jīng)歷管理等。

2.3 多應(yīng)用系統(tǒng)的對(duì)接性

e－HR系統(tǒng)除了自身集成的多項(xiàng)管理模塊外，亦與醫(yī)院其他的信息管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做了良好的對(duì)接。

2.3.1 招聘系統(tǒng)的對(duì)接。在e－HR系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前，醫(yī)院網(wǎng)站主頁(yè)已有一套招聘系統(tǒng)，醫(yī)院所有的招聘啟事均通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)外發(fā)布，所有應(yīng)聘者亦只能通過(guò)該系統(tǒng)填寫(xiě)簡(jiǎn)歷與申請(qǐng)崗位，而實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化招聘管理工作。相關(guān)職能管理部門(mén)在招聘系統(tǒng)上篩選簡(jiǎn)歷、通知面試、確定人選后，可在招聘系統(tǒng)上直接將入選者的基本信息轉(zhuǎn)入e－HR系統(tǒng)人員信息管理模塊，既保證了信息的原始性，亦可避免重復(fù)手工錄入的麻煩。

2.3.2 自動(dòng)化辦公(Office Automation，OA)系統(tǒng)的對(duì)接。醫(yī)院已使用OA系統(tǒng)多年，系統(tǒng)上的各種模塊功能已逐漸趨于完善。該系統(tǒng)上有全院?jiǎn)T工的基本人事信息，用于支持醫(yī)院的HIS、HBOS人員數(shù)據(jù)。在與e－HR系統(tǒng)對(duì)接前，每次的人員信息變動(dòng)都需要在OA系統(tǒng)上進(jìn)行調(diào)整，造成工作量的重復(fù)，且難以保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性;對(duì)接后，只需要維護(hù)更新e－HR系統(tǒng)的人員信息，即可自動(dòng)更新OA系統(tǒng)的人員信息，進(jìn)而可自動(dòng)更新醫(yī)院大部分需使用員工信息的系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。

2.3.3 科研系統(tǒng)的對(duì)接。為適應(yīng)高速發(fā)展的科研工作，醫(yī)院近年來(lái)上線了先進(jìn)的科研管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可詳細(xì)記錄每位員工的每篇論文、每項(xiàng)基金、每項(xiàng)課題、每項(xiàng)專利等，并可進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。員工的科研業(yè)績(jī)對(duì)其專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升有重大影響，e－HR系統(tǒng)與該科研系統(tǒng)的對(duì)接，可使科研業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)很好地跟職稱評(píng)聘管理模塊有機(jī)結(jié)合起來(lái)，用于員工職稱評(píng)聘管理工作。

3 體會(huì)

3.1 管理層的重視

任何一項(xiàng)管理制度的改革，務(wù)必需要管理層的重視，才能強(qiáng)有力地高效實(shí)施。盡量使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)與肯定人力資源信息管理系統(tǒng)構(gòu)建與改進(jìn)的必要性，使該項(xiàng)工作提升到必要的高度，尋得各職能部門(mén)的支持與配合，一定程度上提前掃除工作開(kāi)展的障礙，降低工作開(kāi)展的難度［3］。

3.2 充分的需求調(diào)研

開(kāi)發(fā)構(gòu)建一個(gè)全新的信息管理系統(tǒng)，需要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，需求調(diào)研是必不可少的一步。醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)不僅要滿足某個(gè)部門(mén)的需求，亦要滿足多部門(mén)的需求，甚至一定程度上要滿足全體員工的需求，又必須有一定的前瞻性與拓展性，以便于將來(lái)的二次開(kāi)發(fā)與其他系統(tǒng)的有機(jī)對(duì)接。廣泛進(jìn)行需求調(diào)研，反復(fù)進(jìn)行需求論證，提早搭建系統(tǒng)框架是構(gòu)建整個(gè)系統(tǒng)成功與否的關(guān)鍵。

3.3 開(kāi)發(fā)公司的甄選

市場(chǎng)上從事軟件開(kāi)發(fā)的公司非常之多，魚(yú)龍混雜。開(kāi)發(fā)構(gòu)建一套醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)是一項(xiàng)不小的工程，工作量大、開(kāi)發(fā)費(fèi)用高，故需對(duì)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)公司實(shí)力進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)估與選擇［4］。醫(yī)院可海選幾家知名度較高、美譽(yù)度較好的軟件開(kāi)發(fā)公司，最好是主營(yíng)業(yè)務(wù)方向是從事醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的公司進(jìn)行對(duì)比，選擇幾所已經(jīng)完成終驗(yàn)項(xiàng)目的客戶醫(yī)院進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，深入了解公司開(kāi)發(fā)人員的實(shí)力與數(shù)量，可更直接地考察合作公司的綜合實(shí)力。

3.4 嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施

一旦確定合作開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的公司，就必須嚴(yán)格按照開(kāi)發(fā)計(jì)劃穩(wěn)步實(shí)施，以保證項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的進(jìn)度。安排具有較好計(jì)算機(jī)能力的員工全程跟進(jìn)項(xiàng)目，與開(kāi)發(fā)公司保持緊密聯(lián)系與溝通，將構(gòu)建過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題及時(shí)反饋給開(kāi)發(fā)公司。

3.5 做好后續(xù)維保

信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一項(xiàng)復(fù)雜工程，在運(yùn)行時(shí)常會(huì)出現(xiàn)意外的故障，項(xiàng)目完成后應(yīng)與開(kāi)發(fā)公司簽訂系統(tǒng)的后續(xù)維保協(xié)議，以保證上線運(yùn)行后出現(xiàn)的各種問(wèn)題能夠得以及時(shí)解決。

人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)掌握與運(yùn)用所有員工的入職、薪酬、福利、調(diào)動(dòng)、晉升、婚姻、生育、離職、退休甚至死亡的信息，醫(yī)院人力資源信息的準(zhǔn)確性、安全性與更新的及時(shí)性，是醫(yī)院整體平穩(wěn)運(yùn)行與制定發(fā)展計(jì)劃的有力保障，而系統(tǒng)功能的全面性與操作的簡(jiǎn)便性，是提高工作效率的關(guān)鍵。構(gòu)建科學(xué)合理的人力資源信息管理系統(tǒng)既要立足于醫(yī)院的現(xiàn)狀，更要有一定的前瞻性與拓展性［5］，使整個(gè)信息管理系統(tǒng)能夠及時(shí)地滿足醫(yī)院整體發(fā)展的動(dòng)態(tài)需要。

［1］ 陳燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用探討［J］.中國(guó)醫(yī)院管理，2010，(6):34 －35.

［2］ 張寶梅，彭雪飛，劉華英.關(guān)于提升人力資源管理信息化水平的研究［J］.中國(guó)電力教育，2013，(20):142 －143.

［3］ 馬超燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)分析［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2013，(29):61.

［4］ 羅琳，徐瓊.某醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐與體會(huì)［J］.現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)，2008，(9):1660 －1662.

［5］ 李慧博，譚風(fēng)玲，丁海燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)探討［J］.中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2011，(5):74 －76.