趙宇玲

(中國西南電子技術研究所，四川 成都 610036)

0 引言

隨著人類社會的不斷發(fā)展，科學技術發(fā)生著巨大的變化，并對整個社會的文明、政治以及經濟發(fā)展起著至關重要的作用，科技創(chuàng)新水平正成為影響國家、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的決定性因素［1］。為滿足企業(yè)科技創(chuàng)新能力提升的內在需求和適應外部市場開拓、競爭的外在要求，許多企業(yè)一方面，積極爭取國家、地方創(chuàng)新基金支持;另一方面，也加大了對自籌創(chuàng)新基金的投入力度。但由于創(chuàng)新基金項目管理制度不夠健全、管理手段單一、研發(fā)與管理人員意識薄弱，出現(xiàn)重投入輕管理、資金使用不當、資源利用率低、項目質量差等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)弄虛作假挪用經費、擠占經費的問題，既加大了科技創(chuàng)新投入風險，也破壞了科技創(chuàng)新投入的持續(xù)性［2］。因此，加強對創(chuàng)新基金項目經費的管控和監(jiān)督，不僅有利于項目計劃的制訂與執(zhí)行的嚴肅性，而且能確保“好鋼用在刀刃上”，避免重復開發(fā)、重復采購儀器設備，切實提高科技投入經濟效益。本文針對一般企業(yè)自籌創(chuàng)新基金(以下簡稱自籌基金)項目經費管理過程中存在的一些不足之處，探討了改進的對策建議，對企業(yè)自籌基金項目的經費管理具有一定的借鑒和指導意義。

1 自籌基金項目經費管理中存在的問題及原因

近幾年，國家科技部、國防科工局等科技創(chuàng)新項目管理機構加大了對項目投入額度和經費的管控力度。企業(yè)迫于主管機關審計或檢查等壓力，對外部創(chuàng)新基金經費管理相對嚴格、細致。而對自籌基金項目的經費管理則較寬松、粗放，項目立項、執(zhí)行和驗收階段都存在較多問題。

1.1 立項階段預算缺乏科學性

企業(yè)一般沒有制定自籌基金項目預算管理辦法，確定項目批復經費的依據是各項目負責人按照會計制度規(guī)定的列支名目(材料費、直接人工費、其他直接費和管理費等)估算的成本。預算經專家評審、科研管理部門審核及企業(yè)領導審批后最終確定。由于項目負責人和科研管理人員缺乏一定的財務預算知識和成本觀念，或雖具備相關的知識，但缺乏責任感，經費總額及各成本要素預算較隨意(對整個項目投入的工作量沒有嚴謹?shù)墓烙?，對材料價格和外協(xié)價格沒有充分的調研，虛高情況較多);立項評審專家作為非投資方容易忽略項目的財務評審而更多關注需求和技術實現(xiàn)途徑，以上多方面原因導致項目經費預算編制不夠規(guī)范、合理，與項目實際需要存在較大偏差［1］。

對企業(yè)驗收項目的預算執(zhí)行率進行統(tǒng)計、對比，可以發(fā)現(xiàn):項目預算普遍偏高，其中材料費占比高，部分項目申請采購由技改經費落實的軟件或設備超出自籌基金預算范圍;部分項目預計的內/外場試驗費未開支;項目結束時預算執(zhí)行率普遍低于85%，少數(shù)項目預算執(zhí)行率低于50%;外協(xié)費和分攤間接費(固定資產使用費、工資費、管理費)超預算且占比大。

1.2 執(zhí)行階段使用不規(guī)范

多數(shù)企業(yè)對自籌基金項目經費管理均要求?？顚Ｓ?，為每個項目單獨設置一個編號，在批復額度內實報實銷，報銷流程由項目承研部門和財務管理部門審核(科研管理部門未參與)。由于科研人員的“馬太效應”，自籌基金項目團隊通常同時承擔多個項目，而各項目相互間技術高度耦合，發(fā)生的設計費、間接費等難以嚴格區(qū)分，經費混用、挪用現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，企業(yè)項目管理與經費管理分別由科研管理部門和財務管理部門負責，雖然兩者職能劃分明確，但卻導致科研管理與經費管理脫節(jié):前者負責計劃進度監(jiān)管，沒有參與經費使用合理性和有效性的監(jiān)管;后者只負責判斷經費使用是否符合財務制度要求，沒有對經費使用情況與進度的匹配性進行審核［1］。

在執(zhí)行撥款或開展評估時，對企業(yè)自籌基金項目經費開支情況進行檢查不難發(fā)現(xiàn):部分項目用自籌基金項目編號為其他項目采購器件;部分項目報銷了與本項目不相關的外場聯(lián)試費或外協(xié)費，或者報銷了非本項目團隊成員的差旅費;少數(shù)項目不斷延期造成分攤間接費用超過直接費用;個別項目甚至編造會議套取經費。

1.3 驗收階段缺乏審計考核

近幾年，各企業(yè)在自籌基金項目經費撥付過程中結合管理需要進行了不同模式的改革:例如“年度撥款”調整為“實時撥款”;“全額撥付批復經費”調整為“批復額度內實報實銷”。由于驗收階段未開展審計考核，對項目經費使用情況的好壞沒有獎懲，上述改革雖然對促進經費執(zhí)行率與序時進度匹配有一定作用，但是對于規(guī)范經費使用和節(jié)約成本成效甚微。

對項目驗收階段承研部門提交的經費使用報告進行分析時可以發(fā)現(xiàn):項目“滯后報銷”和收尾階段“突擊花錢”的現(xiàn)象屢見不鮮，如論證階段的調研費在驗收前報銷，研制階段的外協(xié)費在驗收時正在走合同審批流程。此外，由于多數(shù)企業(yè)財務系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)未關聯(lián)，項目結余經費未及時處理，導致科研管理部門每年要集中通知財務管理部門在財務系統(tǒng)對此進行封存。少數(shù)項目利用項目驗收和封存工號之間的時間差，在項目驗收后仍利用該工號報銷各種費用。

2 自籌基金項目管理的對策建議

2.1 建立健全自籌基金項目經費管理制度

2.1.1 經費監(jiān)督審核機制

建立自籌基金項目經費監(jiān)督審核機制，不僅可以起到督促、獎懲的作用，還可以對潛在問題提前預警，制定防范措施，防患于未然。要建立和完善自籌基金項目經費監(jiān)督審核機制，可以從以下幾方面著手:

(1)預算過程。對近幾年歷史數(shù)據進行梳理、統(tǒng)計后在經費預算報告中確定各項開支預算比例范圍，控制間接費等額度;在立項評審中提高經費預算評估權重。立項時經費預算報告需提交物資采購部門、財務管理部門和科研管理部門分別對材料價格合理性、政策相符性和目標相關性等進行審核，審核通過后提交專家評審和企業(yè)領導審批。

(2)使用過程。加強對經費支出和報銷的審核?？紤]到管理成本，可根據報銷金額大小設置兩級審批流程:一級由承研部門和財務管理部門領導審批;二級由承研部門、科研管理部門和財務管理部門領導審批。審批過程對票據真實性和業(yè)務真實性進行審核，對違反規(guī)定的支出項目予以駁回并進行通報，購買的專用儀器設備及配套軟件要進行專項審批，入庫后作為企業(yè)公共資產建立臺賬，項目驗收后移交企業(yè)主管部門按其他同類公共資產管理［3］。

(3)驗收過程。驗收階段財務管理部門、審計部門要協(xié)同科研管理部門開展項目驗收，檢查項目是否完成任務書要求的研究內容和技術指標，配套技術資料及有關文件是否完備、可靠，并重點對自籌基金項目經費使用的有效性和合理性實施審計。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求承研單位進行整改，整改不到位的終止撥付經費或收回已撥付經費。驗收通過后，及時在財務系統(tǒng)封存對應項目編號，避免無限期掛賬。

2.1.2 經費激勵機制

人是科研活動中最積極、最重要的因素，如果能對自籌基金項目制定成本控制(節(jié)流)或成果轉化(開源)方面的激勵機制，可有效發(fā)揮科研人員主觀能動性，促進其通過節(jié)約材料、加強方案論證與仿真、嚴格計劃執(zhí)行等措施降低成本，同時通過推進成果轉化提高項目經濟效益。

激勵手段和方式有多種，企業(yè)在制定具體措施時應結合不同員工的具體需求。多數(shù)企業(yè)從事自籌基金項目的員工一般為年輕的高水平技術人員，按照馬斯洛需求理論，其在尊重和自我實現(xiàn)方面的需求較強烈，對此可重點給予授權激勵和晉升激勵，例如授權開源節(jié)流優(yōu)秀團隊利用項目結余經費開展創(chuàng)意孵化等權利，在職位晉升中予以適當?shù)募臃旨畹取?/p>

2.1.3 經費信用評價機制

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，每年投入自籌基金支撐的項目不斷增長，而且部分前沿、探索性項目周期長。若每年對所有在研項目經費進行全面、細致的監(jiān)督檢查耗時長且管理成本大，因此可建立經費使用信用評價機制，對承研項目部門/團隊經費預算、經費使用的誠信情況進行評估并備案［1］，促進科研人員形成良好的科學行為。信用評價結果可用于支撐后續(xù)項目申請、過程監(jiān)督和獎勵評定等，例如對信用評價等級高的承研部門/團隊，可以采取批復項目時預算壓縮少，立項后監(jiān)督頻率低，獎勵評定時優(yōu)先考慮等方式。

建立經費信用評價機制是一項復雜的工程，涉及配套的管理制度、評價指標體系、信息采集及評估流程、信息使用和跟蹤辦法等，整個過程不是一蹴而就的，需企業(yè)結合自身組織結構、研發(fā)流程和管理文化等多種因素確定，同時也需要大量的歷史數(shù)據支撐，否則容易挫傷企業(yè)項目科技創(chuàng)新的積極性。

2.2 推進自籌基金項目經費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)建設

經費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)通過將項目經費預算、執(zhí)行情況與項目進度關聯(lián)，實現(xiàn)經費與進度等信息互通，達到科研管理部門對項目經費的實時動態(tài)管理和監(jiān)控的目標，同時可利用系統(tǒng)設置一些預警數(shù)據，將經費使用過程中可能出現(xiàn)的各種隱患消滅在襁褓中，實現(xiàn)項目經費“事前”管理和管控［4］。除了對單個項目經費進行實時動態(tài)管控，系統(tǒng)還可以記錄并積累各項目全生命周期各階段開支明細，利用其統(tǒng)計功能幫助科研管理部門分析各類項目開支項比例、各階段開支比例等規(guī)律，為后續(xù)項目制定預算提供借鑒和支撐。

多數(shù)企業(yè)已建有項目管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)，可考慮將兩者集成。同時要切實發(fā)揮經費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)的作用，就要加強配套管理制度建設(數(shù)據填報與審批制度等)和對用戶部門的監(jiān)督檢查等。

2.3 加強自籌基金項目管理人才培養(yǎng)和激勵

自籌基金項目是企業(yè)開展技術創(chuàng)新的孵化場，對提升創(chuàng)新能力具有不可或缺的作用，建立一支素質高、能力強的管理團隊是推進技術創(chuàng)新的重要保障。前面分析提及，自籌基金項目預算不科學、使用不規(guī)范，與科研管理人員不懂財務和財務管理人員不懂業(yè)務密切相關，其中也不排除部分既懂財務又懂業(yè)務的管理人員因為缺乏激勵而在管理過程中“睜一只眼閉一只眼”，因此有必要加強對兩類人員的培養(yǎng)和激勵。

加強自籌基金項目管理人才培養(yǎng)和激勵可重點圍繞四個方面開展:確定與企業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展需求相適應的人才戰(zhàn)略，保障人才隊伍培養(yǎng)的延續(xù)性和實用性;建立人才選用制度，確保人才素養(yǎng)和能力滿足崗位需求;堅持企業(yè)內訓和企業(yè)外培相結合，完善人才培養(yǎng)體系;制定人才激勵機制，對在管理過程中作出突出貢獻和敢于革新的人才給予獎勵，促進人盡其才。

3 結語

企業(yè)自籌基金作為企業(yè)推進科技創(chuàng)新的重要途徑，必須依靠科學、規(guī)范的制度和流程保障，并且要打破傳統(tǒng)的、靜態(tài)的、各管理部門相互獨立的管理模式［5］。企業(yè)在自籌基金項目經費管理過程中可以結合企業(yè)現(xiàn)有組織架構和流程建立以下管理制度:①項目經費管理辦法;②經費預算實施細則;③經費使用實施細則;④經費審計實施細則;⑤經費信用管理實施細則;⑥經費管理系統(tǒng)管理辦法;⑦經費獎懲實施細則。

本文對企業(yè)自籌基金項目經費管理過程中暴露的問題進行分析后，從制度、監(jiān)管系統(tǒng)建設、人才培養(yǎng)與激勵等方面提出了建議措施，對企業(yè)優(yōu)化自籌基金項目經費管理，降低科技創(chuàng)新成本、推動科技創(chuàng)新良性發(fā)展有一定積極意義。

［1］高亮，宋偉，徐胡昇，等. 科研經費信用管理若干問題探析［J］. 中國高?？萍?，2014 (8):13-16.

［2］劉和東. 財政科技經費管理中的問題及其治理［J］. 科學學與科學技術管理，2009 (2):14-17.

［3］劉繼芳，白麗梅. 科研經費管理中存在的問題與對策思考［J］. 農業(yè)科研經濟管理，2005 (4):4-6.

［4］張冰. 科技經費預算執(zhí)行管理的信息化實現(xiàn)［J］. 應用交流，2011 (9):42-44.

［5］王憑慧，王守強，卓楓，等. 知識經濟時代的科研經費管理［J］. 科研管理，2003，24 (2):61-66. PMT