銀 燕

科學(xué)事業(yè)單位引入ERP管理信息系統(tǒng)的探討與研究

銀 燕

ERP管理信息系統(tǒng)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，很多因素影響著ERP的實(shí)施效果，由于科學(xué)事業(yè)單位全面引入ERP系統(tǒng)還較少，在實(shí)施過(guò)程中也遇到一些問(wèn)題，本文側(cè)重從財(cái)務(wù)角度分析科學(xué)事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀，探討引入ERP管理信息系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決的對(duì)策。

ERP管理信息系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；科研項(xiàng)目管理；預(yù)算管理

現(xiàn)代化管理離不開(kāi)信息技術(shù)，ERP管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)優(yōu)質(zhì)管理工具已在企業(yè)廣泛推廣和使用并取得良好的效果，而大多數(shù)科研單位只使用了ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，全面引入ERP系統(tǒng)的較少，因此，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理的特點(diǎn)和要求，探索通過(guò)業(yè)務(wù)流程的重組、再造、梳理、優(yōu)化和細(xì)化，建立一套標(biāo)準(zhǔn)管理模式和運(yùn)作流程，建立一個(gè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)合一的集成的科學(xué)事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，提升科學(xué)事業(yè)單位信息化管理的綜合管理水平。

一、目前科學(xué)事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀

（一）科學(xué)事業(yè)單位信息集成程度不高、數(shù)據(jù)不能共享。目前多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位使用最普遍的是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的總賬、工資等有限的模塊，少數(shù)單位還使用了生產(chǎn)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒(méi)有接口，使得內(nèi)部信息無(wú)法共享，各職能部門之間的信息不能有效溝通，必須借助手工輔助的辦法提供綜合信息。這種單一模塊不能滿足科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理、科研經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目管理、生產(chǎn)管理的要求。

（二）科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制主觀性、隨意性較大，缺乏科學(xué)性合理性。通?？蒲许?xiàng)目的立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制財(cái)務(wù)人員并未參與其中，一般是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組成員自行編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃，科研人員不熟悉財(cái)務(wù)，對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制缺乏規(guī)范性、合理性、科學(xué)性，財(cái)務(wù)部門對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)使用情況只能被動(dòng)的核算，無(wú)法對(duì)科研經(jīng)費(fèi)實(shí)行有效控制，因此到項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)預(yù)算數(shù)與執(zhí)行數(shù)出現(xiàn)偏差。

（三）協(xié)作與溝通銜接不夠，出現(xiàn)各自為政、脫節(jié)的現(xiàn)象?，F(xiàn)有的科學(xué)事業(yè)單位的體制基本上是科研部門負(fù)責(zé)科研課題申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題驗(yàn)收，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)試制產(chǎn)品的購(gòu)銷存、后勤部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算，造成了各個(gè)職能部門各自為政、事事無(wú)人管，互相推諉，職責(zé)不清，出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)解決，延誤時(shí)機(jī)。

（四）科學(xué)事業(yè)單位對(duì)生產(chǎn)管理不夠重視。一方面科學(xué)事業(yè)單位的功能定位和業(yè)務(wù)內(nèi)容，主要以開(kāi)展基礎(chǔ)研究、前沿技術(shù)研究和社會(huì)公益研究以及科學(xué)普及等公益性活動(dòng)為主，以生產(chǎn)為輔。另一方面，近年隨著國(guó)家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的投入力度加大，科學(xué)事業(yè)單位往往重科研，輕生產(chǎn)，而且科學(xué)事業(yè)單位產(chǎn)品特點(diǎn)是生產(chǎn)規(guī)模不大、種類繁多、批量小，因此在生產(chǎn)管理方面出現(xiàn)很多問(wèn)題。

（五）科學(xué)事業(yè)單位普遍存在實(shí)物資產(chǎn)管理不規(guī)范。許多科學(xué)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理基本沒(méi)有運(yùn)用信息技術(shù)管理，固定資產(chǎn)的管理仍然沿用手工操作管理模式，工作量大，重復(fù)勞動(dòng)多，效率低，準(zhǔn)確性差，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理效率低下。對(duì)于存貨而言更是疏于管理，倉(cāng)庫(kù)都設(shè)立在研究所各自專題組，庫(kù)存由專題組各自管理，沒(méi)有固定的倉(cāng)庫(kù)管理員，各專題組也沒(méi)有建立存貨臺(tái)帳，往往賬賬不符、賬實(shí)不符，存貨的管理流于形式。

二、ERP管理信息系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位實(shí)施的建議

（一）根據(jù)本單位業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，提出項(xiàng)目建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)，制定實(shí)施方案。“三分軟件七分實(shí)施”，ERP能否成功應(yīng)用關(guān)鍵在實(shí)施，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)ERP信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃目標(biāo)制定實(shí)施方案。實(shí)施方案包括項(xiàng)目規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)及上線切換以及項(xiàng)目驗(yàn)收。

項(xiàng)目規(guī)劃：這個(gè)階段科研單位要確定項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的總體內(nèi)容和期望值，而且這個(gè)期望值是合理并且能夠?qū)崿F(xiàn)的。組建項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)施小組，與ERP簽訂詳細(xì)的項(xiàng)目合同書，包括項(xiàng)目的核心需求，進(jìn)度、階段目標(biāo)和最終目標(biāo)（要達(dá)到的主要技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)）。

方案設(shè)計(jì)：ERP項(xiàng)目組對(duì)單位的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和需求進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的調(diào)研和分析，提出優(yōu)化建議，出具需求分析報(bào)告、提出解決方案。

系統(tǒng)建設(shè)、上線切換：這一階段的任務(wù)包括硬件購(gòu)置、操作系統(tǒng)安裝測(cè)試、操作人員培訓(xùn)、系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入等。ERP項(xiàng)目從調(diào)研、項(xiàng)目規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)到上線切換，周期較長(zhǎng)，每完成一個(gè)階段任務(wù)，應(yīng)對(duì)這一階段的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正偏差，達(dá)到目標(biāo)需求，才能實(shí)施下一階段的工作，使每個(gè)階段的任務(wù)順利完成，保證最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目驗(yàn)收：對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施成效進(jìn)行驗(yàn)收及評(píng)價(jià)，制定系統(tǒng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

（二）引入適合科學(xué)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵因素?？茖W(xué)事業(yè)單位要根據(jù)功能定位和業(yè)務(wù)內(nèi)容選擇適合自身特點(diǎn)的ERP管理信息系統(tǒng)。

1.引入符合預(yù)算制度、政府收支分類改革要求且適合科學(xué)事業(yè)單位科技創(chuàng)新和發(fā)展的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。財(cái)政部、科技部頒布的財(cái)教﹝2012﹞502號(hào)《科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度》明確了科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的主要任務(wù)是：合理編制單位預(yù)算，嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行，完整、準(zhǔn)確編制單位預(yù)算，真實(shí)反映單位財(cái)務(wù)狀況。因此，ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)要加強(qiáng)預(yù)算管理，能對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行精細(xì)核算，對(duì)預(yù)算的編制和執(zhí)行實(shí)行及時(shí)、全面、有效的控制，提高預(yù)算執(zhí)行效率。

2.構(gòu)建加強(qiáng)創(chuàng)新能力適應(yīng)現(xiàn)代科研單位的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，使科研立項(xiàng)管理、經(jīng)費(fèi)管理、結(jié)題驗(yàn)收管理、科技成果管理水平得到進(jìn)一步提高，促進(jìn)科研管理的科學(xué)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，不斷提高單位創(chuàng)新能力。第一，項(xiàng)目管理系統(tǒng)要具備對(duì)科研項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理的功能，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)使用、結(jié)題驗(yàn)收、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目成果等全過(guò)程的管理；第二，要有項(xiàng)目的查詢和報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，克服手工統(tǒng)計(jì)科研項(xiàng)目的不足，通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集自動(dòng)生成各類報(bào)表；第三，監(jiān)控預(yù)警功能，科研經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行超過(guò)預(yù)算時(shí)系統(tǒng)要有提醒功能，切實(shí)做好科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的監(jiān)控、預(yù)警和有效控制。

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一，使科研管理部門和項(xiàng)目專題組及時(shí)跟蹤經(jīng)費(fèi)的使用及進(jìn)展情況，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行有效管理和監(jiān)督。

3.建立資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)?？茖W(xué)事業(yè)單位要特別加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)的信息化管理，應(yīng)用ERP實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理、實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合的原則。首先固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，能及時(shí)準(zhǔn)確的提取固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)、報(bào)表并綜合分析，固定資產(chǎn)系統(tǒng)中固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、處置等增減變動(dòng)情況以及計(jì)提折舊能自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)并生成會(huì)計(jì)憑證和固定資產(chǎn)賬簿，通過(guò)供應(yīng)鏈調(diào)用生成固定資產(chǎn)卡片，實(shí)現(xiàn)賬帳相符、帳卡相符，固定資產(chǎn)的卡片除包括固定資產(chǎn)編碼、使用地點(diǎn)、責(zé)任單位、維修、折舊等信息外，還應(yīng)增加科研項(xiàng)目管理需要的信息，如固定資產(chǎn)的資金來(lái)源（自籌或撥款）、項(xiàng)目編號(hào)（固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目名稱）、預(yù)算編號(hào)（固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的預(yù)算金額），增加固定資產(chǎn)發(fā)票掃描件、大型關(guān)鍵設(shè)備圖片上傳功能，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片與發(fā)票、實(shí)物資產(chǎn)圖片關(guān)聯(lián)；其次，應(yīng)用ERP實(shí)現(xiàn)存貨核算與財(cái)務(wù)一體化，所有的存貨單據(jù)由終端自動(dòng)傳遞到會(huì)計(jì)平臺(tái)并生成會(huì)計(jì)憑證和賬簿，減少手工出入庫(kù)單在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤（倉(cāng)庫(kù)已入庫(kù)，經(jīng)辦人未到財(cái)務(wù)報(bào)賬等），系統(tǒng)定期、自動(dòng)完成存貨的核對(duì)，做到財(cái)務(wù)賬與倉(cāng)庫(kù)賬相符。

4.充分利用ERP信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈模塊，加強(qiáng)試制產(chǎn)品的購(gòu)銷存和成本管理。隨著科研體制改革的深化，科研單位的試制產(chǎn)品生產(chǎn)越來(lái)越多，科研與生產(chǎn)并重，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)試制產(chǎn)品的購(gòu)銷存和成本管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與采購(gòu)、銷售系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理信息共享，加強(qiáng)采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的連貫性，借助系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合管理。成本核算自動(dòng)化，月底結(jié)賬及實(shí)時(shí)報(bào)表統(tǒng)計(jì)自動(dòng)完成，確保準(zhǔn)確、快速的提供各種成本數(shù)據(jù)，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，同時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)信息，隨時(shí)掌握資金動(dòng)態(tài)。

（三）財(cái)會(huì)部門在ERP建設(shè)中承擔(dān)的重要責(zé)任。財(cái)務(wù)流程的規(guī)范和準(zhǔn)確是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保證，財(cái)會(huì)部門在保證所有數(shù)據(jù)的精確性和完整性方面發(fā)揮著重要的作用。數(shù)據(jù)信息是單位各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)屬性的標(biāo)識(shí)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量是確保單位系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此，財(cái)務(wù)必須對(duì)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行合理篩選、核對(duì)、整合，提高信息的準(zhǔn)確性?！犊茖W(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度》也規(guī)定了“科研項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)當(dāng)由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)助單位財(cái)務(wù)部門，按照政策相符性、目標(biāo)相關(guān)性和經(jīng)濟(jì)合理性的原則，根據(jù)研究開(kāi)發(fā)任務(wù)的實(shí)際需要科學(xué)、合理、真實(shí)地編制”，強(qiáng)調(diào)了財(cái)務(wù)人員在科研項(xiàng)目預(yù)算編制中的重要作用。ERP上線后財(cái)務(wù)部門不再僅僅是財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)和核算部門，而將成為預(yù)算監(jiān)控的中心，為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)的管理和決策數(shù)據(jù)。

（四）避免連環(huán)錯(cuò)誤。ERP是一種集成性的系統(tǒng)，雖然可以便捷地將業(yè)務(wù)邏輯一步步地進(jìn)行，但是一旦有一步做錯(cuò)，將導(dǎo)致接下來(lái)的步驟發(fā)生連帶錯(cuò)誤，需要追根溯源去尋找錯(cuò)誤并將其全部更正，整個(gè)尋找糾正過(guò)程比較麻煩，因此，實(shí)施ERP的單位一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要一步步及時(shí)更正，將每個(gè)業(yè)務(wù)流程責(zé)任化，避免系統(tǒng)中的錯(cuò)誤信息越來(lái)越多，出現(xiàn)越來(lái)越多的錯(cuò)誤結(jié)論，使整個(gè)ERP系統(tǒng)陷入惡性循環(huán)。

（五）建立和完善內(nèi)部管理制度，保證ERP管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。首先，要對(duì)ERP信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施歸口管理，理順各相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限，建立崗位責(zé)任制度，做到事事有人管、人人有專責(zé)；第二，制定保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的工作程序和操作規(guī)范，明確操作工作內(nèi)容、權(quán)限等；第三，建立信息系統(tǒng)安全保密和泄密責(zé)任追究制度，ERP上線實(shí)現(xiàn)信息共享、提高效率的同時(shí)，也意味著科研成果泄密、數(shù)據(jù)和信息篡改等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級(jí)程度和傳遞范圍等，相關(guān)人員要提高信息保密意識(shí)，遵守保密制度，防止國(guó)有無(wú)形資產(chǎn)的流失，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力；第四，制定信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份制度、信息設(shè)備管理制度等內(nèi)部控制制度。

（六）建立各職能部門的溝通協(xié)調(diào)和聯(lián)動(dòng)機(jī)制。各部門的合作、溝通是ERP管理模式下的必然要求，信息的價(jià)值必須通過(guò)傳遞和使用才能體現(xiàn)，單位應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部信息在單位各管理級(jí)次、各職能部門、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間進(jìn)行溝通和反饋，定期開(kāi)展必要的信息核對(duì)。傳統(tǒng)的管理模式基本上是各自為政，各部門之間只負(fù)責(zé)本部門的事情，與其他部門溝通較少，而ERP信息管理系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向設(shè)計(jì)的，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)集成，這就要求各部門之間緊密溝通合作。

（七）需要建立強(qiáng)大的高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。高素質(zhì)的人才是ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵之一，因?yàn)镋RP終端的操作都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確，人的因素是關(guān)鍵，全員信息管理素質(zhì)的提高是ERP持續(xù)發(fā)展的根本，ERP上線，應(yīng)針對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、基層操作人員等設(shè)計(jì)不同層次、不同階段的全面培訓(xùn)計(jì)劃，提高全員素質(zhì)，促進(jìn)ERP在科學(xué)事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

［1］財(cái)政部、科技部關(guān)于印發(fā)《科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度》的通知（財(cái)教［2012］502號(hào)）.

［2］關(guān)于印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的通知（財(cái)會(huì)［2012］21號(hào)）.

［3］楊雅婷.利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理.中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2011年03期.

（作者單位：廣東省工業(yè)技術(shù)研究院（廣州有色金屬研究院））